1. Structuur in inkoop bij Internationale Schoonmaakmiddelenproducent

De programma manager is verantwoordelijk voor het opzetten en implementeren van de inkoopfunctie voor de zogenaamde non-product related (NPR) producten en diensten.
Daarnaast houdt hij zich bezig met het definiëren, opstarten en afronden van commodity projecten, het boeken van resultaten en ondertussen interne en externe inkoopmedewerkers coachen en opleiden. De aanpak:

• Introductie van gestructureerde werkwijze door een multi-disciplinair team de acht stappen in het inkoopproces te doorlopen;
• Introductie van rapportage-tools en focus op de lange termijn verbeteringen;
• Kennis van de markt is vergroot door opstellen van KPI's en het gebruik van resources van Emeritor.

Over een periode van vier maanden heeft dit geresulteerd in een projectbesparing van meer dan 300.000 euro. De jaarlijks terugkerende besparingen zullen een veelvoud hiervan zijn.

2. Coaching bij Leverancier van Metalen in Zuid Nederland

Uitkomsten van een eerder uitgevoerde inkoopdiagnose en beperkte inkoopcapaciteit waren redenen om deze klant te coachen bij het snel en effectief bereiken van doelstellingen zoals:

• Implementatie van een contractmanagementsysteem;
• Schrijven inkoophandboek;
• Organiseren inkoopdag;
• Realiseren besparingen.

Op ICT gebied zijn er nieuwe, vaak gebundelde contracten onderhandeld en ondergebracht in een systeem. De procedures zijn beschreven in een inkoophandboek. Hierin worden methodieken zoals leveranciersmanagement, portfolio analyse, offerteaanvragen en contract voorbeelden verankerd voor de toekomst.

Door nieuwe contracten af te sluiten, met kortere looptijden en - betalingstermijnen, zijn directe kostenbesparingen gerealiseerd waarbij wij onszelf 2,5 keer terugverdiend hebben. Door procesoptimalisatie en de overdracht van vaste methodieken worden indirecte besparingen realiteit in de komende jaren. Een stijging van 5 tot 10% op jaarbasis is een realistische inschatting.

3. Europese Aanbestedingen bij Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO)

Vanwege het grote aantal aanbestedingen en de korte tijdslijnen geeft Emeritor ondersteuning aan deze overheidsinstantie.

Onze experts hebben diverse Europese aanbestedingen doorlopen, onder andere op de vakgebieden ICT, drukwerk, opleidingen, lichtbakken en medische expertise. De offertes zijn aan de hand van formele eisen getoetst en beoordeeld op vastgelegde gunningscriteria.

De doorlooptijden van de aanbestedingen zijn verkort door expertise en capaciteit van Emeritor. De volgende besparingen zijn reeds gerealiseerd:

• Aanbesteding Lichtbakken: 170.000 euro contractresultaat t.o.v. 500.000 budget;
• Aanbesteding Medische Expertise: jaarlijks 3 mln. euro contractresultaat t.o.v. 5 mln. budget.

4. Implementatie Inkoopsysteem bij Vervoersbedrijf

Als onderdeel van een geoptimaliseerd inkoopproces heeft Emeritor het in eigen beheer ontwikkelde elektronisch inkoop- en bestelsysteem geïntroduceerd (nu: INCONTO E-procurement). Dit bestelsysteem sluit aan bij de noodzaak van een transparant en efficiënt bestelproces bijdragend aan optimalisatie van het inkoopproces.

Emeritor heeft dit systeem inmiddels gefaseerd geïmplementeerd bij de klant waarbij het aantal gebruikers en de catalogus in stappen is vergroot. Alle secundaire inkopen zijn in het systeem geregistreerd en is inzichtelijk wie, wat, waar bestelt.

Decentraal bestellen en centraal inkopen heeft het volgende opgeleverd:

• Tevredenheid van interne klanten over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem;
• Afname van administratieve handelingen;
• Significante besparingen.

5. Kwantitatieve analyse bij Ministerie

Om inkoopdoelstellingen helder te krijgen en korte termijn besparingen te definiëren is een kwantitatieve analyse uitgevoerd.

De Pareto analyse heeft duidelijk gemaakt bij welke leveranciers en inkooppakketten het grootste inkoopvolume ligt en waar prioriteit aan gegeven kan worden. Middels de Portfolio analyse is een nadere basis gelegd voor de strategieën van de inkooppakketten. De belangrijkste conclusies:

• Er gaat veel geld om in de productgroepen Flexibele arbeid en ICT. Door deze aan te pakken zijn snel grote besparingen (quick wins)te halen;
• Leveranciersreductie wordt toegepast in de inkooppakketten Kantoorbenodigdheden en Personeels-gerelateerde zaken;
• Door de gemiddeld lage factuurbedragen binnen Kantoorbenodigdheden zal factuurreductie daar het grootste resultaat geven;
• Binnen de overheid zijn er beperkte mogelijkheden om facturen te reduceren: elektronisch bestellen en factureren is dé oplossing om procesefficiëntie en -verbeteringen te realiseren.

6. Kwalitatieve analyse bij Producent van Plantaardige Oliën en Vetten

Met als doel de inkoopfunctie op een hoger niveau te brengen zijn een kwantitatieve analyse van de uitgaven en een kwalitatieve analyse van de inkoopfunctie en -processen uitgevoerd.

Parallel aan de kwantitatieve analyse is door het afnemen van diepte interviews een helder beeld verkregen van het volwassenheidsniveau van het inkoopproces. Op basis van deze resultaten zijn conclusies en aanbevelingen opgesteld. De belangrijkste aanbevelingen zijn:

• Opstellen van een ontwikkelplan om te groeien naar een hoger volwassenheidsniveau in de inkoopfunctie;
• Faciliteren van groei door het introduceren van een matrix organisatie;
• Opstarten inkooppakket projecten;
• Betrokkenen passende training geven.

Op een hoger volwassenheidsniveau worden indirecte besparingen bereikt door vermindering van inkoopcapaciteit. Automatisering van processen en efficiënt contractmanagement verlagen de hoeveelheid operationeel werk. Het échte inkoopwerk wordt naar een tactisch of zelfs strategisch niveau getild.