Best Value Procurement

BVP staat voor 'Best Value Procurement' (ook wel 'Prestatie-inkoop’ genoemd) en is een inkoopmethodiek waarbij een aantal aspecten wezenlijk anders zijn als bij een 'normaal' inkoopproject. Hieronder de belangrijkste:

  • BVP gaat uit van het optimaal gebruik maken van de expertise van de leverancier in plaats van dat een opdrachtgever in detail voorschrijft wat hij wil hebben. De leverancier krijgt hierbij de ruimte om zijn kennis in te zetten, hij is immers de expert. De opdrachtgever hoeft zo minder kennis te hebben van alle (detail)mogelijkheden en varianten. De uitvraag dient daarmee zo functioneel mogelijk te zijn en uit te gaan van het 'wat' en niet van het 'hoe'. Door minder voor te schrijven wordt de leveranciers de kans gegeven zich te onderscheiden en wordt een betere oplossing verkregen. Ook bespaart het tijd om geen uitgebreid PVE te hoeven maken. Bij BVP worden daarom alleen de scope en de projectdoelstellingen in detail beschreven, leveranciers krijgen hierna de ruimte om op basis van hun kennis en expertise een oplossing aan te bieden.
  • BVP gaat uit van een plafondprijs en deze wordt in de aanbestedingsdocumenten expliciet genoemd. Een opdrachtgever geeft hiermee aan dat hij de beste oplossing voor dit bedrag wil hebben en dus niet meer een oplossing die voldoet aan zijn 'programma van eisen' voor het laagste bedrag. Vergelijk het met het kopen van een auto, ook dan wil je de beste auto voor je budget.
    BVP gaat onder andere uit van het beoordelen van een leverancier op basis van de kansen en risico's die hij ziet. Daarnaast wordt door middel van interviews met 'sleutelfunctionarissen' onderzocht of een leverancier het vraagstuk doorgrond en overziet. Pas later wordt met de voorkeursleverancier het aanbod in detail besproken en uitgewerkt.
  • BVP gaat daarmee uit van vertrouwen in de leverancier. De leverancier dient bij de aanbesteding overtuigend aan te tonen het vraagstuk aan te kunnen en de risico's te kunnen managen, daarna bij de implementatie neemt bij het voortouw (en verantwoordelijkheid), ook in het managen van de (interne) risico's. Dit vraagt om vertrouwen en een andere manier van samenwerken tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer in de uitvoeringsfase.

Een andere aanpak

Het mag duidelijk zijn dat BVP een andere aanpak vereist als een ‘normaal’ inkooptraject. Emeritor ondersteunt organisaties bij deze aanpak tijdens het totale proces, vanaf de voorbereiding tot en met de uitvoering. Door ervaring kennen onze adviseur de valkuilen en aandachtspunten. De dienstverlening betreft onder andere:

  • Het bepalen of het vraagstuk geschikt is voor BVP
  • Borging van het project door het opstellen van een projectplan, een stappenplan en planning.
  • Het samenstellen en opleiden van het kernteam;
  • Het bepalen van de doelstellingen en de scope.
  • Het opstellen van de beoordelingsmethodiek en wegingsfactoren;
  • Advisering omtrent interviewmethodes.
  • Advisering bij de concretiseringsfase.
  • Advisering bij de implementatie.

Begeleiding van leveranciers

Best Value Procurement vergt niet alleen van inkopende/aanbestedende partijen een andere werkwijze, ook van leveranciers worden andere vaardigheden gevraagd. Voor toeleveranciers heeft Emeritor een dienstenaanbod samengesteld dat zich richt op begeleiding van de inschrijving tot en met het voorbereiden van de medewerkers bij interviews. Wij doen dit alleen indien we niet betrokken zijn bij de inkopende partij of op uitdrukkelijk verzoek van de inkopende partij.