Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Voorbereiding en monitoren is key! 

2 maart 2016 | Edwin Bijlsma | Publicatie: AanbestedingsCafé

We zijn heel druk bezig met onze nieuwe woning. Binnenkort wordt deze opgeleverd en krijgen we de sleutel van ons nieuw gebouwde huis. Erg leuk allemaal!

Het kopen van het huis is één ding, maar het inrichten ervan nog iets heel anders. We zijn al bijna twee jaar bezig na te denken over de kleuren op de muur, wat voor vloeren mooi zijn, wat we met de keuken willen en welke apparatuur noodzakelijk of gewenst is. Wat we ook met betrekking tot de badkamer moesten bedenken. En dan de slaapkamers nog en de inrichting van de woonkamer waar we te veel functies in de beschikbare ruimte willen. Wat heeft dit nu met inkopen en aanbesteden te maken hoor ik jullie denken? Dat zal ik uitleggen.

Afgelopen week heb ik meerdere malen discussies gevoerd met bestuurders en managers over het fenomeen Europees aanbesteden. En meer specifiek over het beeld dat bij veel managers van aanbestedende diensten heerst dat Europees aanbesteden zoveel tijd kost. En dat dát de reden is dat deadlines van projecten niet gehaald worden. Kwestie van beter plannen lijkt me.

Zoals bij de inrichting van onze woning heel duidelijk werd, vergt het behoorlijk veel tijd om überhaupt te bedenken wat er allemaal nodig is. We hebben marktoriëntatie uitgevoerd om te weten wat allemaal mogelijk is, wat globaal kosten zijn (we hebben nu eenmaal een bepaald budget) en keuzes gemaakt in onze minimale eisen en wensen. Toen ging het snel. We hebben offerterondes uitgevoerd, onderhandelingen gedaan en leveranciers gegund.

Zo gaat het ook met Europees aanbesteden. De voorbereiding vergt 50-60% van de beschikbare tijd en doorlooptijd van een inkoopproces. Het aanbestedingsproces is de rest. Het is dus niet het Europees aanbestedingsproces wat veel tijd vergt, maar de voorbereiding. Dat is dus niet gerelateerd aan de te kiezen aanbestedingsprocedure!
Een aanbestedende dienst kan al 40 kalenderdagen na aankondiging van een voorgenomen opdracht inschrijvingen ontvangen. Met beoordelen en gunnen erbij kan je na 2-2,5 maand een leverancier gecontracteerd hebben. Dat lijkt me alleszins acceptabel.
Dit is naar mijn mening ook niet anders dan voor private ondernemingen. Wil je de juiste leverancier aan je binden met de juiste producten of diensten, dan vergt dit nu eenmaal tijd.

Het is een kwestie van plannen. Hierin wordt helaas regelmatig vergeten dat inkopen tijd kost. Ik zeg bewust inkopen, niet aanbesteden! Waar ik met managers over spreek, is onze beschikbare tijd en energie stoppen in het helder krijgen van hetgeen we willen in plaats van veel (negatieve) energie te stoppen in het maar blijven ontduiken (proberen althans) van wetgeving. Die, nogmaals naar mijn mening, niet vertragend werkt. We hebben het eigenlijk over goed opdrachtgeverschap en professioneel inkopen.

Zijn we er voor wat betreft onze woning dan? Nog niet. We moeten immers ook alle verschillende leveranciers nog de spullen laten leveren en installeren en monteren. Hiervoor hebben we een heus implementatieplan gemaakt. Er is veel afgestemd met de leveranciers over wie wanneer komt. Op een dusdanige wijze dat ze elkaar niet in de weg lopen. Daarbij controleren we ook of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Wij moeten tijdig betalen. De leveranciers moeten de kwaliteit leveren die we willen en hebben afgesproken. We zijn heuse contractmanagers.

Ook hier leg ik direct de link naar de aanbestedingspraktijk. Als de aanbestedende dienst heeft ingekocht, wat dan? Zijn er mensen beschikbaar die de wederzijdse afspraken monitoren en bijsturen daar waar nodig is? Of verdwijnt de getekende overeenkomst in het archief en gaan we over tot de orde van de dag? Ik durf wel te stellen dat iedereen die een huis helemaal laat inrichten er wel voor waakt alles op z’n beloop te laten. In mijn gesprekken over Europees aanbesteden is het monitoren en beheren van de overeenkomst ook onderwerp van gesprek. Gelukkig zie ik dat contractmanagement meer en meer gemeengoed wordt bij aanbestedende diensten. Betrek bij de voorbereiding op een inkoopproces ook het contractmanagement er direct bij. In welke mate moet de nieuwe overeenkomst beheerd worden? Hoe organiseren we dat dan binnen de organisatie en hebben we de benodigde capaciteit beschikbaar? In mijn optiek minstens net zo belangrijk als het goed doorlopen van een inkoopproces.

Als de drie aspecten van inkoop, het goed voorbereiden van de gewenste inkoop, het doorlopen van een goed (rechtmatig én doelmatig) inkoopproces én het borgen van de monitoring van afspraken goed is georganiseerd en vormgegeven, dan krijgt de aanbestedende dienst wat ze wil.

Ik kijk er naar uit te genieten bij onze houtkachel en terug te denken aan ons inkoopproces en het uiteindelijke resultaat van onze inspanningen en die van de leveranciers!

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page