Han Leemhuis, Algemeen Directeur, Nido Universal Machines

Keuze voor Emeritor als partner

Sinds april 2007 doen wij zaken met Emeritor. Emeritor helpt ons om tot verbeteringen, en dus besparingen, in onze inkoopportfolio te komen. We zijn daarbij op zoek naar zowel besparingen in de organisatie van het inkoopproces als naar besparingen bij leveranciers.

Wij zijn een metaalbewerkingsbedrijf. Vanwege hoge arbeidskosten hebben we de laatste jaren veel delen van onze productie geoutsourced. Als gevolg daarvan verschoof de focus van inkoop meer naar logistiek. Tegelijkertijd werden wij geconfronteerd met een stijging van de prijzen van roestvrijstaal. Deze drie ontwikkelingen resulteerden in een onacceptabele stijging van onze inkoopkosten ten opzichte van onze omzet. Reden voor ons om begin 2007 op zoek te gaan naar een inkoopbureau die ons kon ondersteunen in het aanscherpen van onze inkoopprocessen.

Na een aantal gesprekken met verschillende bureaus zijn we uiteindelijk in zee gegaan met Emeritor. De klik tussen ons was er direct, mede omdat Emeritor zeer pragmatisch en doelgericht overkwam. We spraken af dat Emeritor eerst een quick scan af zou nemen om te bepalen of en hoe we het beste konden besparen. Na de quick scan hebben we gezamenlijk een plan van aanpak gemaakt, dat we nu aan het uitvoeren zijn.

Plan van aanpak

Als eerste stap hebben we tien inkooppakketten samengesteld, zowel van product gerelateerde als niet-product gerelateerde goederen en diensten. Voor ieder inkooppakket werd een projectteam samengesteld met vertegenwoordiging vanuit Nido en Emeritor. Ieder projectteam is vervolgens aan de slag gegaan met het detailleren en specificeren van de in te kopen producten en diensten, het analyseren van het aantal en soort leveranciers en het uitschrijven van Request For Proposals. Deze werkwijze heeft ons enorm veel opgeleverd, met name grote besparingen op onze inkoopkosten. Daarnaast zijn we nu, samen met Emeritor, bezig om onze inkooporganisatie aan te passen op de nieuw gekozen werkwijzen. Om het kort samen te vatten heeft Emeritor onze ogen geopend dat veel van onze in te kopen producten en diensten eigenlijk commodities zijn en daar hoort een andere manier van inkopen bij.

Weerstand en succes

Natuurlijk is het allemaal niet zo makkelijk gegaan als ik het nu vertel. In het begin stuitten wij, directie Nido en Emeritor, op enorm veel weerstand binnen onze eigen organisatie en bij al onze leveranciers. Medewerkers waren bang grip te verliezen op de kwaliteit van de producten, leveranciers om een klant kwijt te raken. Dit bracht veel spanning met zich mee.

Ook het feit dat het opstarten van een dergelijk project in het begin meer geld kost dan het oplevert (de kost gaat voor de baat uit), leverde intern behoorlijk wat spanning op. Ik kan niet anders zeggen dat Emeritor daar met veel gevoel voor interne verhoudingen op een uiterst professionele manier mee omging. Het omslagpunt in het traject volgde gelukkig redelijk snel. Met het afsluiten van het eerste grote raamcontract (voor de inhuur van flexibele arbeid) was aan een ieder de bewijslast geleverd dat kwaliteit hand in hand kan gaan met besparingen op langere termijn. We zijn nog steeds heel blij dat we deze stap hebben gezet!