8 Stappen methodiek

Emeritor voert de meeste inkoopprojecten uit aan de hand van het Emeritor 8 stappen inkoopproces. Afhankelijk van de informatie die reeds beschikbaar is en de sector waarbinnen u werkzaam bent, worden de stappen in meer of mindere mate uitgevoerd. U vindt hieronder de methodiek voor de private sector. Wij hanteren een aangepast proces voor aanbestedende diensten.

De 8 stappen zijn:

0. Besluit tot inkopen
In de organisatie is op strategisch niveau besloten om een vraag in te vullen door inkoop. Dit besluit gaan vooraf aan het projectplan.

  1. Projectplan
    Opstellen van het projectplan met bijbehorende strategische analyse en globale functionele specificatie van het inkooppakket en samenstelling van het "multidisciplinaire" projectteam. Desgewenst kunnen de stappen van de implementatiemethodiek gestart worden.
  2. Marktanalyse
    Interne analyse: uitwerking van de financiële inkoopanalyse in detail, analyse van bestaande contracten, kwalificeren en kwantificeren van historisch gebruik en toekomstige behoefte, analyse op de huidige prijsstelling, inzichtelijk maken van klanttevredenheid en verbeteraspecten, en mogelijkheden tot standaardisatie bepalen.Externe analyse: marktonderzoek naar potentiële leveranciers, trends, product/dienst combinaties, financieringsconstructies en gangbare specificaties in de markt. Deze fase dient te resulteren in een inkoopstrategie over hoe het inkooppakket in de markt gezet wordt: verkaveling, kostprijsstrategie, portfoliostrategie, opstellen van beoordelingscriteria.
  3. Specificatie
    Specificeren van de behoefte (inkooppakket): algemeen (bijvoorbeeld omvang), functioneel en/of technisch, rekening houdend met de integrale kostprijs en levenscyclus van het product en/of de dienst. Dit dient te resulteren in een Programma van Eisen en een conceptovereenkomst.
  4. Leveranciersselectie
    Uitzetten van RFP's bij leveranciers, het beoordelen van offertes binnen het projectteam, het opstellen van een gunnings-/selectieadvies en het onderhandelen met de geselecteerde leverancier(s).
  5. Goedkeuring
    Het verkrijgen van goedkeuring door te rapporteren met betrekking tot het gunnings- cq. selectieadvies.
  6. Contracteren
    Het contracteren van de leverancier(s). Niet geselecteerde leveranciers bedanken, het implementatieplan afstemmen, en eventuele service levels nader uitwerken. Hierna wordt het contract gesloten.
  7. Implementatie
    Communiceren van nieuwe contract(en) en leverancier(s). Participatie verankeren en bestelproces inrichten. Overdracht naar contract- en leveranciersmanagement en zekerstellen van de implementatie.
  8. Evaluatie
    Evalueren van het inkoopproject (project: proces, plan, communicatie), projectteam en resultaat.