Aafje, Frits van der Velden
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Aafje

 

Frits van der Velden, Directeur Bedrijfsvoering Aafje

Frits van der Velden, Directeur Bedrijfsvoering Aafje

Ieder inkoopvoordeel leidt direct tot minder ontslagen in de zorg. Vanuit die wetenschap startte de Rotterdamse zorgverlener Aafje eind 2014 onder begeleiding van Emeritor met een inkoop-verbeterprogramma. Over de resultaten is directeur bedrijfsvoering Frits van der Velden tevreden. ‘Dankzij Emeritor hebben we 80% van onze inkoopstromen geanalyseerd en daar waar nodig opnieuw gecontracteerd. Zonder in te leveren op de kwaliteit hebben we 50% van onze contracten herzien en hiermee 10% bespaard.’

De zorg staat in brand, dat is algemeen bekend. Zorginstellingen worden geconfronteerd met de invoering van een stelselwijziging en een constante kostendruk. Stilstaan is geen optie, volgens Frits. ‘2015 is het jaar van de verandering voor Aafje. We hebben gereorganiseerd en zijn overgestapt op een regionale indeling met zelfsturende teams. Daarnaast werden we door het uitstappen van onze softwareleverancier gedwongen nieuwe software te implementeren in ons primaire proces.’

Veel te winnen in inkoop

Ondanks de druk die deze veranderingen op de organisatie legde, koos Aafje ervoor om ook met de inkoop aan de slag te gaan. ‘Uit de inkoopanalyse die Emeritor eind 2014 gemaakt had, bleek dat er veel te winnen was. Zowel kwantitatief (besparingen) als kwalitatief door het aangaan van strategische partnerships met leveranciers. We wisten dat we het onszelf en Emeritor niet makkelijk maakten, maar de besparingsurgentie was hoog en er zijn altijd redenen om veranderingen uit te stellen. Dus gingen we ervoor.’

“Emeritor hield ons bij de les."

Meebewegen zonder verlies van focus

Vanuit de inkoopanalyse werden inkoopprojecten gedefinieerd en uitgevoerd door inkoopteams bestaande uit een inkoopadviseur van Emeritor en uit inkopers en lijnmedewerkers van Aafje. De voortgang werd bewaakt in een stuurgroep waarin ook Emeritor zitting had. Frits: ‘In de uitvoering bleek dat de gedegen, planmatige aanpak en de inkoopkennis van Emeritor gewoon goed zijn: dat was voorwaardelijk voor het succes. Daarnaast bewoog Emeritor goed mee met onze organisatie, zonder de focus op voortgang te verliezen. In de stuurgroep hielden ze ons bij de les en boden ze gezond tegenwicht aan onze zorg over het absorptievermogen van onze mensen.

In de uitvoering gingen de meeste inkoopadviseurs met respect en tact om met de koudwatervrees en weerstand van inkoop- en lijnmedewerkers. Met die houding oogsten ze goodwill en vertrouwen. Het kon kraken, maar uit zijn voegen barsten deed het niet.’

Meer ingezeten?

Door planmatig door te werken, realiseerden Aafje en Emeritor 10% kostenbesparing op 50% van de inkoopstromen. Een prestatie op zich, gezien de omstandigheden. Toch denkt Frits dat er nog meer in had gezeten. ‘Een aantal inkoopdomeinen, zoals voeding, is op ons verzoek nog niet onder handen genomen: we moeten intern eerst een nieuwe voedingsvisie ontwikkelen.’ 

"Ik denk dat het voor iedere organisatie goed is om eens in de vier jaar met een stofkam door de inkoopcontracten te gaan."

Kwalitatief had Frits gehoopt dat de inkoopafdeling zich verder ontwikkeld had. ‘De scope van onze inkoopafdeling is vergroot; onze inkopers zijn bij veel meer inkoopdomeinen actief betrokken. Emeritor is er echter onvoldoende in geslaagd om een voedingsbodem te creëren voor een structurele kwaliteitsverbetering. Dat kwam enerzijds door de mismatch van een van de inkoopadviseurs met onze organisatie, anderzijds door bezettingsproblemen van onze kant. Het duurde achteraf gezien te lang voordat Emeritor daarop inspeelde. Een volgende keer zou ik daar zelf eerder op interveniëren. En vooraf meer inzicht willen hebben in de achtergrond van de externe inkoopadviseurs.’

Opnieuw kiezen voor Emeritor

‘Ik denk dat het voor iedere organisatie goed is om eens in de vier jaar met een stofkam door de inkoopcontracten te gaan. Als wij daar weer aan toe zijn, zal ik niet aarzelen om opnieuw met Emeritor om tafel te gaan. Uiteindelijk heeft in Emeritor in moeilijke omstandigheden een prima resultaat geboekt.’

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page