AB Oost, Jan Doosje

AB Oos

 

Jan Doosje, Financieel Directeur AB Oost

Jan Doosje, Financieel Directeur AB Oost

AB Oost is meer dan alleen een uitzendbureau. Een bedrijf van en voor agrariërs met als primaire doelstelling: de continuïteit van het agrarisch bedrijf waarborgen. AB Oost is ook actief in het uitzenden en detacheren van personeel in vele andere bedrijfstakken. Bij AB Oost werken dagelijks 1.800 vaste medewerkers en duizenden flexibele medewerkers in de provincies Drenthe, Flevoland, Gelderland en Overijssel. In 2011 startte financieel directeur Jan Doosje samen met Emeritor een inkoopverbeterprogramma binnen AB Oost.

In 2011 hebben wij op strategisch niveau onze organisatie en dienstverlening tegen het licht gehouden door op verschillende organisatiegebieden benchmarks te laten uitvoeren. Voor een benchmark van de strategische inkoopfunctie zijn we door de A&B groep doorverwezen naar Emeritor. Aan het kennismakingsgesprek dat volgde met de directie van Emeritor hielden we een bijzonder goed gevoel over. Op basis daarvan hebben we Emeritor gevraagd onze inkoopfunctie door te lichten.

Inkoopverbeterprogramma

Uit de kwalitatieve en kwantitatieve scan die medewerkers van Emeritor binnen onze organisatie uitgevoerd hebben, concludeerde Emeritor dat de inkoopprocessen gestructureerd moesten worden en dat er een besparingspotentieel aanwezig was van 10% van ons inkoopvolume. Die conclusies bevestigden onze eigen vermoedens. We hebben Emeritor de opdracht te geven om een inkoopverbeterprogramma op te stellen en uit te voeren.

“De inkooptrajecten zijn succesvol afgerond en hebben ons naast essentiële kostenvoordelen ook goede, duurzame contracten opgeleverd.”

Emeritor heeft dat voortvarend en met kennis van zaken opgepakt. Om het besparingspotentieel daadwerkelijk te gelde te maken, heeft Emeritor inkooppakketten samengesteld en voor ieder inkooppakket een inkooptraject opgestart. Bij ieder inkooptraject, dat onder leiding van Emeritor uitgevoerd werd, waren inkoopadviseurs van Emeritor en medewerkers van onze eigen organisatie betrokken. Emeritor bracht de noodzakelijk inkoop-, markt- en onderhandelingskennis in, onze eigen medewerkers de kennis van onze organisatie en onze wensen en behoeften.

Succesvolle aanpak

Nu, bijna anderhalf jaar later, bevinden de laatste inkooptrajecten zich in de afrondende fase. De overige inkooptrajecten zijn succesvol afgerond en hebben ons naast essentiële kostenvoordelen ook goede, duurzame contracten opgeleverd. Ik vind dat Emeritor dit traject heel professioneel heeft aangepakt. De inkoopadviseurs zijn zonder uitzondering goed in hun vak en hebben veel inkoopkennis en specifieke marktkennis onze organisatie ingebracht. De samenwerking in de stuurgroep, waarin besluiten genomen werden over de wensen ten aanzien van de inkoopcriteria en inkoopvoordelen, verliep bijzonder goed.

In de stuurgroep werd Emeritor vertegenwoordigd door de projectmanager, die dagelijks bij ons aanwezig was, en een van de managing partners, die alleen zitting had in de stuurgroep. In de praktijk betekende dit dat deze laatste met een frisse, scherpe blik de voortgang volgde en er niet voor schuwde ook discussies te voeren over de door zijn collega ondernomen stappen.

Dat heeft de kwaliteit van het proces alleen maar verbeterd. Ik heb dat als zeer professioneel en bijzonder klantgericht ervaren.

Besparing in fte

Naast het realiseren van het besparingspotentieel heeft Emeritor ons ook geholpen om de inkoopprocessen te structureren en te verbeteren. Door strakke procesafspraken te maken en deze in de toekomst te automatiseren middels INCONTO, is het inkoopproces niet alleen kwalitatief verbeterd, maar kunnen we het ook met minder mensen beheren. Een goed voorbeeld daarvan is de bestelprocedure. Voorheen werden op diverse plaatsen in de organisatie bestellingen geplaatst zonder dat er vooraf afstemming plaatsvond met de budgetverantwoordelijke. In de nieuwe situatie kan er niets besteld worden zonder akkoord van de budgetverantwoordelijke. Hierdoor kunnen facturen één op één gekoppeld worden aan de bestellingen. Alleen dat heeft ons al 1,5 fte. besparing opgeleverd.

Daarnaast hebben we besloten om onze eigen inkoopafdeling terug te brengen naar één tactische inkoper, die verantwoordelijk wordt voor de uitvoering van ons inkoopbeleid. De expertise die nodig is op strategisch niveau, bijvoorbeeld bij toekomstige inkooptrajecten, huren we bij Emeritor in. Emeritors corebusiness is inkoop.

"Wat volgde was een goed gesprek en een adequaat plan van aanpak met heldere afspraken en strakke deadlines.."

Waarom zouden wij zelf tijd en energie steken in het binnenhalen en up-to-date houden van inkoop- en marktkennis die we bovendien niet dagelijks nodig hebben, als dat goed en tegen een eerlijke prijs ingekocht kan worden?

Klantgerichte sparringpartner

Op dit moment maken we nog parttime gebruik van de kennis van de Emeritor projectleider en zijn we bezig met de implementatie van INCONTO, het bestel- en contractbeheersysteem van Emeritor. Dit verloopt wat minder soepel dan ik vooraf gehoopt had. Mijn analyse is dat dit voor een deel aan onze organisatie ligt. Enerzijds omdat we een lastige organisatiestructuur hebben met bijvoorbeeld veel verschillende BV’s en veel processen en financiële stromen tussen die BV’s. Anderzijds kennen we nog een wat behoudende cultuur. Mensen vinden het lastig om te veranderen. Emeritor pakt dit overigens heel klantgericht op. De dag nadat ik het signaal afgaf dat het proces stroef verliep, stond de directie van Emeritor op de stoep. Wat volgde was een goed gesprek en een adequaat plan van aanpak met heldere afspraken en strakke deadlines.

Al met al kan ik niet anders zeggen dat de samenwerking met Emeritor ons heel goed bevallen is. Voor ons heeft het toegevoegde waarde om een relatie te ontwikkelen die langer duurt dan alleen deze opdrachten. Er zijn legio inkoopgerelateerde onderwerpen waarover ik graag met Emeritor van gedachten blijf wisselen. Zoals ons huisvestingsbeleid voor buitenlandse werknemers. Emeritor kan daar vanuit kennis van zaken goed over meedenken. De wereld om ons heen verandert snel, dat geldt zeker ook voor inkoop en onze leveranciersmarkten. Het is dan prettig te weten dat we terug kunnen vallen op de kennis, kunde en ervaring van Emeritor.