Aegon, Frank Jansen

Aegon

Frank Jansen, Manager Procurement

Onze strategische inkoop was tot voor kort suboptimaal georganiseerd en daarmee ook onvoldoende zichtbaar in onze organisatie. Voor ons aanleiding om in 2014 de inkoopfunctie opnieuw in te richten. Anders dan voorheen wilde ik de inkoopadviseurs verantwoordelijk maken voor het begeleiden van het totale inkooptraject; van initiatie tot en met het afsluiten van de contracten. Daarnaast wilde ik categoriemanagement invoeren. Voor de invulling hiervan was het belangrijk dat alle inkoopadviseurs in Den Haag gevestigd zouden worden, dicht bij de interne opdrachtgevers.

We zijn op zoek gegaan naar een ervaren inkoop- of consultancybureau die onze plannen kon toetsen en ons kon helpen bij de realisatie en uitvoering ervan. We kozen vol overtuiging voor Emeritor vanwege hun bewezen kennis én pragmatische werkwijze. Bij de andere partijen kreeg ik het gevoel alsof ik een collegezaal zat. Het theoretische verhaal klopte, maar ik kreeg geen handvatten hoe we dat in de praktijk geïmplementeerd konden krijgen. Emeritor is hierin duidelijk anders: Emeritor adviseert en laat daarnaast zien hoe je het daadwerkelijk ingericht krijgt.

"De Emeritor-medewerkers zijn bevlogen, pragmatisch, resultaatgericht en flexibel."

Emeritor onderschreef onze plannen, maar heeft in voorbereiding op de daadwerkelijke uitvoering veel meer nadruk gelegd op het verbeteren van de positie van inkoop in onze organisatie. Door gesprekken te voeren met de belangrijkste stakeholders zijn we er bijvoorbeeld in geslaagd om de procurement board te verzwaren en hoger in de organisatie gepositioneerd te krijgen. De kennis en kunde van Emeritor waren daarbij onmisbaar. De senior adviseur van Emeritor was bij alle gesprekken aanwezig en met name zijn kennis over inkoop en ervaringen bij andere bedrijven zijn hierbij van doorslaggevend belang geweest.

Ook bij de implementatie van de veranderingen is Emeritor’s inbreng belangrijk geweest. We hadden een ervaren en professionele Emeritor inkoopadviseur ingehuurd om de vacatures die ontstonden als gevolg van het overhevelen van werk vanuit Leeuwarden naar Den Haag tijdelijk in te vullen. Om niet in de verleiding te komen om alle inkooptrajecten toch al vanuit de organisatie op te pakken, hebben we een tweede Emeritor adviseur volledig ingezet op het verbeterprogramma. We kozen zo bewust voor focus op de veranderingen en namen de tijdelijke pijn die in een veranderende organisatie kan ontstaan voor lief.

 

Emeritor heeft een grote bijdrage geleverd aan het zichtbaar maken van onze afdeling. De Emeritor adviseur heeft ons inkoopbeleid zodanig herschreven dat het voor iedereen helder is wat de toegevoegde waarde van inkoop is. Daarnaast heeft zij standaard inkoopdocumenten ontwikkeld, op intranet een self service portaal opgezet en van content voorzien, onze procesbeschrijvingen op een leesbare manier uitgewerkt en ons geholpen bij het uitwerken van onze categorie management plannen. Dit alles heeft ertoe geleid dat procurement kwalitatief beter georganiseerd is en intern beter op de kaart staat. Lijnmedewerkers weten inmiddels waarvoor ze onze kennis en toegevoegde waarde wel en niet kunnen inzetten. De betrokkenheid van procurement is gegroeid; zowel in de begeleiding van het aantal inkooptrajecten als met de inzet van tools om lijnmedewerkers zelfstandig in te kunnen laten kopen, daarbij rekening houdend met risico’s die Aegon wil afdekken.

"Bij de andere partijen kreeg ik het gevoel alsof ik een collegezaal zat. Emeritor is hierin duidelijk anders."

Ik kijk met veel plezier en waardering terug op onze samenwerking met Emeritor. We zijn er samen in geslaagd om naast de realisatie van het verbeterprogramma ook alle inkoopdoelstellingen voor 2014 te behalen (deze waren bepaald voordat sprake was van een herstructuering). De Emeritor-medewerkers zijn bevlogen, pragmatisch, resultaatgericht en flexibel. Feitelijk combineren ze het beste uit twee werelden. Ze hebben veel kennis van zaken waardoor ze een echte sparringpartner zijn. Maar wel een sparringpartner met executiekracht die ervoor zorgt dat het beste advies ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt in de praktijk.