Agentschap NL, Willem Raijmakers

Agentschap NL

 

Willem Raijmakers, Facilitair Bedrijf Agentschap NL

Willem Raijmakers, Agentschap NL

Gebruik maken van het momentum. Dat is wat mij betreft de enige manier om grip te krijgen op inkoopstromen in organisaties als Agentschap NL. Voor ons brak dat moment eind 2006 aan, toen vanuit het ministerie van Economische Zaken de dringende vraag gesteld werd om helderheid te verschaffen in de inkoopstromen binnen onze organisatie. Daarna kwam alles in een stroomversnelling.

Voorafgaand hieraan voerde Emeritor in 2004 in opdracht van Economische Zaken een inkoopdiagnose voor het ministerie uit. Emeritor trok de enige conclusie die mogelijk was: op abstract niveau kon de totale inkoopportefeuille goed gevolgd worden, maar op een gedetailleerd niveau was dat binnen SenterNovem onmogelijk. Vooral omdat iedere projectleider zijn eigen projectspecificaties gebruikte om inkoopgelden te administreren.

Dit was overigens niet alleen voor SenterNovem, maar voor veel onderdelen van Economische Zaken. Mede op basis van de bevindingen van Emeritor, werd het Inkoopplatform Economische Zaken opgericht. Het Platform heeft als doel om – rekening houdend met de Europese aanbestedingswetgeving – binnen Economische Zaken zoveel als mogelijk gezamenlijk in te kopen. Daarvoor is inzicht in de inkoopstromen uiteraard vereiste nummer een.

“De mensen van Emeritor hebben niet alleen veel inkoopkennis ingebracht, maar hebben door hun manier van optreden ook een grote bijdrage geleverd aan het positioneren van inkoop.”

Prima ondersteuning

Gevoed door deze ontwikkeling kreeg ik eind 2006 de officiële opdracht om een inkoopbeleid voor Agentschap NL (toen nog alleen SenterNovem) te ontwikkelen en implementeren. Uitgangspunt voor het beleid was dat de inkoopverantwoordelijkheid decentraal belegd zou blijven. De regie – zijnde advies en begeleiding van inkooptrajecten - werd vanaf dat moment echter belegd bij inkoop. Rechtmatigheid, doelmatigheid en duurzaamheid werden benoemd tot de pijlers onder het inkoopbeleid.

In februari 2007 werd het startschot gegeven om het beleid uit te rollen. We zochten hiervoor samenwerking met Emeritor, die ons op drie vlakken prima ondersteund heeft. Op de eerste plaats heeft Emeritor onze inkoop ingedeeld in inkoopcategorieën en geholpen onze automatisering en boekhouding daarop aan te passen. Hierdoor kregen we op detailniveau inzicht in onze inkoopstromen.

Daarnaast heeft Emeritor ons - in de persoon van Edwin Bijlsma - ondersteund in het verder aanscherpen van ons inkoopbeleid en het professionaliseren van onze inkoopprocessen en -capaciteit. Als laatste is Emeritor leverancier van inkoopcapaciteit voor het begeleiden van grote aanbestedingstrajecten.

Met succes. Anno 2010 is het bijvoorbeeld heel vanzelfsprekend om voor iedere aanbesteding boven € 125.000,= een inkoopteam samen te stellen, waarin inkoop als procesdeskundige vertegenwoordigd is.

“Mede op basis van de bevindingen van Emeritor, werd het Inkoopplatform Economische Zaken opgericht.”

Emeritor is gedurende de implementatie heel belangrijk voor ons geworden. De mensen van Emeritor hebben niet alleen veel inkoopkennis ingebracht, maar hebben door hun manier van optreden ook een grote bijdrage geleverd aan het positioneren van inkoop. Ze zijn dynamisch, klantvriendelijk maar ook eerlijk, kritisch en niet bang om de confrontatie aan te gaan als de situatie erom vraagt. En dat is belangrijk in verandertrajecten. Emeritor is een allround inkoopbureau, dat voldoende inhoud heeft om in alle takken van de inkoopsport te presteren, zowel op strategisch als tactisch en operationeel niveau.

Ons gezamenlijk succes is binnen Economische Zaken niet onopgemerkt gebleven. Dit jaar wordt als volgende stap naar inkoopsamenwerking binnen Economische Zaken een Inkoop Expertisecentrum opgericht. Vanuit het Expertisecentrum zullen bijvoorbeeld alle organisatiebrede inkooptrajecten begeleid worden. De inrichting van het Expertisecentrum wordt gestoeld op het SenterNovem inkoopmodel. Ik denk dat wij, maar ook Emeritor, geen mooier compliment hadden kunnen krijgen voor onze geleverde inspanningen.

Onder Agentschap NL vallen de Economische Voorlichtingsdienst, het Octrooicentrum Nederland en SenterNovem. SenterNovem is enerzijds het subsidieloket voor projecten op het terrein van innovatie en duurzaamheid en anderzijds de intermediair tussen de rijksoverheid en het bedrijfsleven voor deze onderwerpen; op beleidsniveau en door middel van de initiatie van ontwikkelingsprojecten. Daarnaast geeft SenterNovem vorm en inhoud aan publieksvoorlichting over milieu en energie. Agentschap NL is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken.