Carintreggeland, Erwin Kramer
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Carintreggeland

 

Erwin Kramer, Clustermanager Financiën en Inkoop Carintreggeland

Erwin Kramer, Clustermanager Financiën en Inkoop Carintreggeland

Carintreggeland is een grote regionale zorginstelling in het oosten van Nederland en is gevestigd in Twente en omgeving. Carintreggeland biedt onder andere thuiszorg, verpleeg- en verzorgingshuiszorg en diensten op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, zoals logopedie, psychologie en ergotherapie. Bij Carintreggeland werken 5.000 medewerkers en 3.000 vrijwilligers. In 2011 startte Carintreggeland, onder de verantwoordelijkheid van clustermanager financiën en inkoop Erwin Kramer, met de implementatie van INCONTO, het inkoop- en bestelsysteem van Emeritor.

Op onze inkoopafdeling werkten we al met een inkoop- en bestelpakket, maar het was niet mogelijk om dat pakket te koppelen aan onze HRM- en financiële software. Omdat dat nadrukkelijk wel onze wens was, hebben we een tender uitgeschreven voor nieuwe inkoopsoftware. INCONTO van Emeritor kwam daarin als beste uit de bus.

Systeeminrichting conform eigen werkwijze

Het grote voordeel van INCONTO is dat het een flexibel systeem is dat volledig ingericht kan worden op onze werkwijzen en wensen. Zo hebben wij ervoor gekozen om bestellingen te laten accorderen door de budgethouders. Op deze manier weten we vooraf welke verplichtingen aangegaan worden in plaats van achteraf als de facturen binnenkomen. INCONTO is door Emeritor speciaal voor ons zo ingesteld dat bestellers en budgethouders niet van deze bewust gekozen werkwijze af kunnen wijken. Voor bestellers en budgethouders was dit in eerste instantie een behoorlijke omslag in werken. Vooral bij spoedbestellingen leverde dat in het begin nog wel eens wat onbegrip op.

Volledig webbased

Gelukkig is INCONTO volledig webbased. Dit betekent dat het programma vanaf iedere computer benaderbaar is: van een vaste computer tot een laptop en van een smartphone tot een iPad. Sinds wij onze managers uitgerust hebben met een iPad, kunnen ze op ieder moment van de dag en vanaf iedere plek ter wereld facturen en bestellingen accorderen. Dat werkt in de praktijk heel goed.

“Het grote voordeel van INCONTO is dat het een flexibel systeem is dat volledig ingericht kan worden op onze werkwijzen en wensen.”

 Automatische match inkooporders en facturen

Het derde voordeel van INCONTO is dat ingelezen facturen direct gematcht worden met de inkooporders. Verschillen tussen die twee komen automatisch naar voren. Doordat de budgethouders de bestellingen accorderen, kan de facturenstroom volledig door onze financiële administratie afgehandeld worden. Hiermee ontzorgen we de budgethouders enorm wat veel tijdwinst in de lijn oplevert.

Het scannen en inlezen van de binnenkomende facturen verloopt helaas nog niet zo soepel. In de visie van Emeritor verdwijnen papieren facturen binnen afzienbare tijd volledig. INCONTO voorziet dus niet in het scannen en inlezen van deze facturen. Emeritor heeft ons wel aangeboden daar een tijdelijke oplossing voor te laten ontwikkelen, maar we hebben gekozen om hiervoor zelf een bedrijf in de arm te nemen. Het vraagt nu nog veel van onze tijd en energie om dat proces te stroomlijnen.

Geen geld laten liggen

In ons vorige systeem hadden we onze inkoopcontracten niet centraal vastgelegd. Nu deze contracten in INCONTO opgenomen zijn, krijgen we automatisch en tijdig een signaal wanneer er een contract afloopt. Het risico dat contracten automatisch stilzwijgend verlengd worden, is daarmee tot nul gereduceerd. Dat vind ik erg belangrijk, want bij ieder contract dat verlengd wordt zonder overleg laten we in mijn optiek geld liggen.

"Het risico dat contracten automatisch stilzwijgend verlengd worden, is daarmee tot nul gereduceerd."

Snelle implementatie

We zijn in oktober 2011 gestart met de implementatie van INCONTO. Uiteindelijk was het systeem half januari volledig operationeel. De samenwerking met Emeritor verliep heel goed. We zijn ondersteund door een projectleider en een aantal adviseurs. Gezamenlijk hebben zij het systeem volledig naar onze wensen en eisen ingericht en ons begeleid bij de interne communicatie over de implementatie en vernieuwde werkwijzen. Daarnaast hebben ze in totaal 350 medewerkers getraind in het gebruik van INCONTO: bestellers, budgethouders en backoffice medewerkers.

Op dit moment hebben we nog steeds periodiek overleg met Emeritor en krijgen we een tweemaandelijkse update van INCONTO. Er zijn bijvoorbeeld nog enkele verbeteringen en gebruikerswensen die ingevuld moeten worden. Emeritor werkt daar hard aan, hoewel het voor ons altijd nog sneller zou mogen. Al met al ben ik zeer tevreden met onze keuze voor INCONTO. In de praktijk blijkt INCONTO niet alleen flexibel, maar ook erg gebruikersvriendelijk te zijn. Bovendien is de samenwerking met Emeritor gewoon goed.

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page