Circulus – Berkel, Hilko Pruntel en Dominique Bolhuis
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Circulus - Berkel

 

Hilko Pruntel, Hoofd Facilitaire zaken en Afvalstroombeheer
Dominique Bolhuis, Locatiemanager Epe en Apeldoorn

Circulus-Berkel werkt met ruim 550 medewerkers, waarvan 250 met een afstand tot de arbeids-markt, aan de afvalinzameling en het beheer van de openbare ruimte in zes gemeentes in de regio Stedendriehoek. Daarbij streeft de dienstverlener onder meer naar operational excellence, 0% restafval en burgerparticipatie. In de aanbestedingen voor ondergrondse afvalcontainers en afvalinzameling koos Circulus-Berkel voor innovatief omschreven bestekken én voor begeleiding van Emeritor. Hilko Pruntel, hoofd facilitaire zaken en afvalstroombeheer en Dominique Bolhuis, locatiemanager Epe en Apeldoorn, vertellen over het waarom, het hoe en het wat. ‘Door zoveel mogelijk functioneel te specificeren hebben we de allernieuwste productontwikkelingen in huis kunnen halen.’ 

Van afval naar grondstof. Van openbare ruimte naar een gedeelde leefomgeving. Uit de slogans van Circulus-Berkel spreekt ambitie en innovatief denken, competenties die ook terugkomen in de manier waarop de dienstverlener met inkoop bezig is. Hilko: ‘We wilden aan de slag met Best Value Procurement (BVP) en zochten een partner die ons daarmee op weg kon helpen. Uit de verschillende partijen kozen we met overtuiging voor Emeritor. Emeritor maakte veruit de meest deskundige indruk en de werkwijze, waarbij het overdragen van kennis centraal staat, sprak ons ook erg aan.’

Zoveel mogelijk functioneel specificeren

Emeritor gaf een BVP-workshop aan de afdeling inkoop en de budgethouders en begeleidde een afvaardiging daarvan bij het bepalen hoe BVP ingezet kan worden in de inkooppraktijk van Circulus-Berkel. Dominique: ‘We kwamen er al snel achter dat we BVP niet voor 100% konden gebruiken in onze bestekomschrijvingen. Bij de voorliggende aanbesteding voor ondergrondse afvalcontainers moesten we bijvoorbeeld rekening houden met technische specificaties van bestaande bedrijfsmiddelen zoals voertuigen en de grondlocaties. We kozen er daarom voor om zoveel mogelijk functioneel te specificeren en alleen waar het niet anders kon te kiezen voor technische specificaties’

Circulus-Berkel besloot om zich bij die uitdaging te laten begeleiden door Emeritor, die de rol van procesbegeleider op zich nam. Hilko: ‘We stelden samen met Emeritor een projectteam samen waarin alle betrokken afdelingen vertegenwoordigd waren: van inkoop tot en met ICT en onze technische afdeling. We waren gewend om werkelijk iedere schroef in een bestek technisch te omschrijven en wilden vanaf de start een zo groot mogelijk draagvlak creëren voor de nieuwe werkwijze.’

"Emeritor hielp ons om toonaangevend en innovatief aan te besteden in een technisch georiënteerde markt."

Spannend proces

Het meenemen van alle betrokkenen bleek achteraf een goede en zeer noodzakelijk keuze te zijn geweest. Het overstappen op functioneel specificeren vraagt om anders denken en om het durven loslaten van technische zekerheden. Dominique: ‘Dat was voor ons allemaal heel erg spannend. We waren gewend om bijvoorbeeld te omschrijven dat de containers van minimaal 20 mm dik staal gemaakt moesten worden omdat wij dachten te weten dat dat het duurzaamst was. Dan is heel eng om in plaats daarvan alleen te specificeren dat de containers 20 jaar lang mee moeten gaan. Onze grootste gedeelde zorg was of we op basis van zo’n beschrijving de container zouden krijgen die we kwalitatief nodig hebben.’

Dat er uiteindelijk een goed bestek kwam dat voor 80% functioneel omschreven was, is volgens Hilko en Dominique voor een belangrijk deel te danken aan Emeritor. Hilko: ‘Emeritor begeleidde de gesprekken en zorgde ervoor dat we op koers bleven. Door maar door te blijven vragen, bracht onze inkoopadviseur ons terug bij de basis, de ware functionele omschrijving (het waarom) achter iedere specificatie. We hebben ons regelmatig aan hem geïrriteerd en dat is wat ons betreft een compliment. Hij gaf niet op, scheidde hoofd- van bijzaken, bleef met ons allen in contact en hield ons aan ons gezamenlijk doel. Dat was zijn meerwaarde.’

Verrassend goede inschrijvingen

De reacties van de leveranciers op het bestek waren goed, ondanks dat in deze markt technische bestekken gemeengoed zijn. De meeste leveranciers zagen er een kans in om hun nieuwste productontwikkelingen in hun aanbieding op te nemen. Met verrassende resultaten. Dominique: ‘We hebben ons voor het eerst echt als klant gedragen en leveranciers uitgedaagd zich te onderscheiden in kennis, ervaring en innovatie. De uiteindelijke ondergrondse afvalcontainer is kwalitatief beter dan we zelf hadden kunnen specificeren. Er zit bijvoorbeeld een innovatief slot op, een kleurendisplay en een realtime communicatieverbinding.’

"Als er weer een omvangrijk of qua impact belangrijk inkooptraject komt, zal ik absoluut weer gebruikmaken van Emeritor."

Gesterkt door deze resultaten koos Circulus-Berkel ook in de aanbesteding voor afvalinzameling voor een toonaangevende, innovatieve uitvraag en werd daarbij wederom begeleid door Emeritor. De dienstverlener koos voor de insourcing van zes vrachtwagens met chauffeurs in plaats van het uitbesteden van een aantal ophaalwijken. Hilko: ‘Dat betekent dat wij flexibiliteit inkopen: wij kunnen zelf bepalen waar we de vrachtwagens inzetten. Daarnaast houden we zo meer grip op de kwaliteit van onze dienstverlening.’ Emeritor hielp Circulus-Berkel bij het stellen van de juiste vragen om vooraf de kwaliteit te kunnen beoordelen en om de leveranciers uit te dagen om actief bij te dragen aan de integratie in de Circulus-Berkel organisatie.

Hilko: ‘Onze inkoopafdeling is te klein - in capaciteit en kennis - om dit soort innovatieve en grote inkooptrajecten zelfstandig te kunnen uitvoeren. De keuze om Emeritor erbij te halen, is een goede gebleken. Emeritor is kritisch, deskundig en doelgericht. De medewerkers houden de processen en procedures strak in de hand, maar zorgen er ook voor dat er voortgang geboekt wordt. We werden echt achter de broek gezeten als we over afgesproken deadlines dreigden te gaan. Als er weer een omvangrijk of qua impact belangrijk inkooptraject komt, zal ik absoluut weer gebruikmaken van de kennis en expertise van Emeritor.’

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page