Cordaan, Jan Hoff

Cordaan

 

Jan Hoff, Directeur Huisvesting Cordaan

Jan Hoff, Directeur Huisvesting Cordaan

De Amsterdamse zorginstelling Cordaan biedt zorgdiensten in verpleeg- en verzorghuizen (VenV), de verstandelijke gehandicaptenzorg (VGZ) en de geestelijke gezondheidszorg (GGZ). Cordaan verleent verblijf, zorg en dagbesteding aan haar cliënten in de thuissituatie en op 90 locaties in Amsterdam. Directeur Huisvesting Jan Hoff startte in 2011 samen met Emeritor met het vastleggen en inkopen van het meerjaren onderhoud voor deze gebouwen.

De behoeften van onze cliënten veranderen. Zo blijven mensen het liefst zo lang mogelijk zelfstandig wonen. Dat betekent dat de vraag naar plaatsen in een verzorgingshuis dalende is. Wij spelen daarop in door onze verzorgingshuizen te transformeren naar verpleeghuizen en door verschillende doelgroepen, die qua zorgvraag en belevingswereld bij elkaar passend, in één tehuis te huisvesten. Samen met de directeuren in de Zorg ben ik verantwoordelijk voor die huisvesting. Daarnaast ben ik er verantwoordelijk voor dat onze cliënten en medewerkers kunnen wonen en werken in een goed en veilig gebouw.

BOEI Conditiemeting

Tot voor een jaar geleden lag die taak nog bij Facilitaire Services. Direct na de oprichting van Huisvesting besloot ik een conditiemeting uit te laten voeren van al onze gebouwen. Dit was nodig om het meerjaren onderhoud in de meerjaren prognose vast te kunnen leggen. Maar ook om inzicht te krijgen in de conditie van de gebouwen en in de bruikbaarheid ervan voor de verschillende zorgdoelgroepen. Bij een conditiemeting wordt het gebouw getest op brandveiligheid (B), staat van het onderhoud (O), energie (E) en installaties (I). Deze metingen worden verricht door gespecialiseerde bureaus, ook wel BOEI-bureaus genoemd.

“Emeritor is ook op ons specifieke inkoopgebied een innovatief bureau.”

Voor de selectie van de BOEI-bureaus heb ik de hulp ingeroepen van Emeritor. Ik was op zoek naar een partij die inhoudelijke vakkundigheid combineert met het vermogen om een inkoop- en uitvoeringproces te organiseren en managen. Ik kende Emeritor uit het verleden en wist dat ze hier goed in zijn. De adviseur van Emeritor heeft de selectiecriteria en de longlist van bureaus samengesteld. Daarna heeft hij selectie-gesprekken gevoerd, referenties nagetrokken, offertes opgevraagd en contracten opgesteld. De specifieke technische kennis die hiervoor nodig is, combineerde hij met kennis over inkooptrajecten en –processen. Al deze stappen hebben we gezamenlijk voorbereid en afgerond.

Vraagbaak en inkoopdeskundigheid

Na de selectie startten de drie uitverkoren bureaus met het uitvoeren van de BOEI-metingen. Emeritor heeft ook dit traject voor ons begeleid. Onder meer door de voortgang te monitoren en de eenduidigheid in de werkwijze van de bureaus te waarborgen. 

In de dagelijkse operatie beantwoordde Emeritor alle praktijkvragen van de bureaus en verwerkte de stroom van informatie uit de metingen in een database. Dit is zowel voor ons als voor de BOEI-bureaus een heel leerzaam traject geweest, waarbij we elkaars professionaliteit goed konden benutten.

De informatie uit de metingen is de input voor de laatste projectfase. Samen met Emeritor en de BOEI-bureaus zijn we gestart met het selecteren van partners voor het meerjaren onderhoud van onze gebouwen. Op alle denkbare gebieden: van installateurs tot schildersbedrijven. De BOEI-bureaus en onze eigen organisatie denken hierbij hoofdzakelijk vanuit de techniek en de gebouwen. Emeritor brengt met name de inkoopdeskundigheid in en het vermogen om de inhoudelijke, technische kennis te filteren en te prioriteren. Als procesbewaker stelt de Emeritor adviseur zich op als een professionele opdrachtgever met voldoende inhoudelijke kennis, zonder dat hij op de stoel van de BOEI-bureaus of leveranciers gaat zitten.

Dit hele project levert ons uiteindelijk veel op. Zoals professionele meerjaren onderhoudscontracten en helder inzicht in onze meerjaren onderhoudskosten. En een goed georganiseerd onderhoudsproces, dat in de praktijk goed gemanaged kan worden. Doordat het onderhoud op het juiste moment en gepland uitgevoerd wordt, verwacht ik tot een kwart te besparen op onze onderhoudskosten. Los daarvan zal het aantal schades als gevolg van te laat of onjuist uitgevoerd onderhoud dalen en onze cliënttevredenheid mede hierdoor stijgen.

"Dit hele project levert ons uiteindelijk veel op."

Professioneel en innovatief

Ik ben blij dat ik de hulp van Emeritor heb ingeroepen. Het is prettig werken met de medewerkers van Emeritor. Ze onderscheiden zich door hun inkoop- en technische kennis, hun hands-on-mentaliteit en het vermogen om te luisteren en mee te denken. Daarnaast zijn ze flegmatiek: ze kunnen meeveren zonder het doel en deadlines uit het oog te verliezen. Emeritor is ook op dit specifieke inkoopgebied overigens een innovatief bureau. Het gebeurt immers zelden dat een echte inkoopbenadering toegepast wordt op bouw en bouwgerelateerde aanbestedingstrajecten. En juist die benadering levert ons een sprong voorwaarts op als het gaat om het professionaliteit en beheersbaarheid.