Daelzicht, John Hoofs
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Daelzicht

 

John Hoofs, Manager Services Daelzicht

John Hoofs, Manager Services Daelzicht

Daelzicht is een zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking. De instelling biedt zorg aan 1.200 cliënten in de vorm van beschermd wonen, begeleid wonen in de wijk, zorg in de thuissituatie en diverse vormen van dagbesteding. Bij Daelzicht werken 2.000 mensen (1.200 fte) op 85 locaties. Medio 2011 startte Daelzicht, onder de verantwoordelijkheid van de Manager Services John Hoofs, samen met Emeritor met het opstellen van een Daelzicht breed inkoopbeleid.

Op dit moment kan in principe iedere medewerker van Daelzicht naar de winkel gaan om boodschappen te doen of telefonisch bestellingen plaatsen. Deze werkwijze brengt veel kasverkeer, administratieve handelingen, facturen en een grote diversiteit aan leveranciers met zich mee. Dit betekent ook dat we niet altijd de beste prijzen bedingen. Daarom gaan we inkoop centraliseren.

Omdat we centraal in de organisatie niet over inkoopmedewerkers en inkoopkennis beschikten, besloten we externe kennis in te huren. We hebben gesprekken gevoerd met diverse partijen en op basis daarvan vol overtuiging voor Emeritor gekozen. Emeritor was het enige bureau dat inkoop integraal benadert; het inkoopproces (van bestellen tot betalen) in zijn geheel overziet. De andere bureaus spraken alleen over de inkoopkosten.

“Emeritor was het enige bureau dat inkoop integraal benadert en niet alleen over kosten praat.”

Opzetten van inkoopbeleid

De adviseurs van Emeritor zijn begonnen met het opstellen van het gewenste inkoopbeleid. Ze hebben daarvoor diverse interviews afgenomen binnen de organisatie: van medewerkers tot managers. Gesproken is over de huidige manier van inkopen en de wensen ten aanzien van de inkoop in de toekomst. Ook hebben de adviseurs van Emeritor in de interviews een stuk van de weg geplaveid naar centralisatie van de inkoop. De eerste reactie van medewerkers was wat afwijzend; ze waren bang een stuk vrijheid te verliezen. Door aan te geven wat centralisatie van inkoop op kan leveren, groeide het begrip voor deze keuze.

Kern van het uiteindelijke inkoopbeleid is dat inkoop altijd facilitair is. We gaan inkopen in crossfunctionele teams waarin zowel de zorg- als de inkoopafdeling vertegenwoor-digd zijn. Het is een coproductie die moet leiden tot de beste afspraken met voorkeursleveranciers van Daelzicht. De specifieke zorgkennis is daarin net zo belangrijk als de specifieke inkoopkennis.

Selectie voorkeursleveranciers

Na het opstellen van het inkoopbeleid is Daelzicht gestart met de selectie van voorkeursleveranciers voor de inkooppakketten voeding, kantoorartikelen, medische verbruiksartikelen en materialen voor de dagbesteding. Met dit selectieproces zijn wij momenteel hard aan de slag.

Voor voeding hebben we onder begeleiding van een adviseur van Emeritor een aanbesteding uitgeschreven. De inkoopkennis en expertise van de adviseur van Emeritor heeft ons geholpen om de juiste inkoopcriteria op te stellen op basis waarvan we tot de juiste leverancierskeuze kunnen komen. Niet alleen wordt gekeken wat een mogelijke kostenbesparing zou kunnen zijn, maar ook wordt gekeken wat onze leveranciers voor onze cliënten kunnen betekenen (social return).

Tegelijkertijd hebben we de organisatie op de hoogte gebracht van de inhoud van het nieuwe inkoopbeleid en de werkwijze die we daarin met elkaar gaan volgen. Door deel te nemen aan teamoverleggen en het geven van presentaties aan de zorgafdelingen creëren we draagvlak en committent voor onze centrale inkoopafdeling, die we inmiddels hebben ingericht. Formeel gaan we vanaf 1-3-2013 gebruikmaken van een geautomatiseerde bestelapplicatie centraal inkopen. In de nieuwe situatie kunnen medewerkers in dat systeem hun bestellingen doen bij de voorkeursleveranciers conform de mandateringsregeling van Daelzicht.

"We ontzorgen de medewerkers van de zorgafdelingen maximaal."

Toegevoegde waarde

Al met al gaat gecentraliseerde inkoop Daelzicht veel opleveren. In de eerste plaats een goed kwalitatief assortiment dat op locatie geleverd en centraal geadministreerd wordt. Daarmee ontzorgen we de medewerkers van de zorgafdelingen maximaal. Het bespaart ze tijd die extra besteed kan worden aan de zorg voor onze cliënten. Daarnaast levert het ons inzicht op. We krijgen meer en betere managementinformatie over onder andere onze openstaande financiële verplichtingen en over het verbruik van producten per locatie. Ook zijn we vanuit de centrale inkoopafdeling veel beter in staat om de contracten goed te beheren.

De toegevoegde waarde van Emeritor is voor ons erg groot geweest. De adviseurs hebben heel veel inkoopkennis ingebracht en overgedragen, zowel op strategisch als tactisch en uitvoerend niveau. Ze hebben ons uitstekend begeleid, scherp gehouden en veel werk uit handen genomen door het inkoopbeleid voor ons uit te schrijven. Zij hebben ons verder heel duidelijk geadviseerd hoe wij het inkoopbeleid het beste kunnen vormgeven en implementeren. Ik beveel Emeritor daarom ook van harte aan bij andere instellingen en organisaties.

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page