Gemeente Haarlem, Ray van Loon

Gemeente Haarlem

 

Ray van Loon & Patrick Spigt, Manager Middelen & Hoofd Juridische Zaken Gemeente Haarlem

n een duo interview vertellen Ray van Loon, Manager Middelen en Services, en Patrick Spigt, hoofd Juridische Zaken Gemeente Haarlem, over de samenwerking met Emeritor. In 2010 startte Edwin Bijlsma, Managing Consultant Emeritor, met het centraliseren en professionaliseren van de inkoop bij Gemeente Haarlem. Inmiddels is inkoop zo ver uitgegroeid dat het veel meer is dan alleen inkoop. De geïmplementeerde werkwijze levert ons een schat aan informatie op. Daarnaast zijn er concrete, in geld uit te drukken resultaten geboekt. Aanbestedingsvoordelen zijn vervolgens in de budgetten verwerkt als concrete inkoopvoordelen. Dit heeft geleid tot concrete verlaging van budgetten.

Van Loon: ‘In 2009 kwam ik in dienst bij de gemeente Haarlem. Op inkoopgebied trof ik een minder professionele organisatie dan ik verwacht had. De inkoopkennis die er was, was even daarvoor uit de organisatie vertrokken. In inkooptrajecten werden de geldende regels nauwelijks nageleefd en stonden snelheid en een zo laag mogelijke inkoopprijs centraal. Na die constatering heb ik inkoop op de agenda van het directieteam gezet. Om bewustwording te creëren dat strategisch en gemeenschappelijk inkopen meerwaarde oplevert voor de hele organisatie. In 2010 is Emeritor, in de persoon van Edwin Bijlsma, hier gestart. Sindsdien werken we samen aan het centraliseren en professionaliseren van onze inkoop.’

Verbeterslagen

Spigt: ‘In het eerste jaar hebben we ons geconcentreerd op het verbeteren van de Europese aanbestedingen. Dat was een bewuste keuze. Europese aanbestedingen zijn complexe en langdurige trajecten waarmee veel geld gemoeid is. Door hierin te professionaliseren, konden we de organisatie laten zien wat gemeenschappelijk inkopen oplevert. Vervolgens heeft Emeritor het inkoopproces gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Zodanig dat alle medewerkers volgens dezelfde procedure werken en alle informatie die nodig is om het inkoopproces te volgen makkelijk detecteerbaar is. Belangrijk onderdeel van deze uniforme werkwijze is de inkoopkalender en de contractenbank. In de inkoopkalender worden alle voorgenomen inkooptrajecten centraal vastgelegd en de contractenbank bevat alle afgesloten contracten. In het inkoopbeleid, dat we in 2011 vastgesteld hebben, is vastgelegd dat deze instrumenten de basis voor onze inkoopfunctie zijn.’

“De wisselwerking tussen de kennis en ervaring van Emeritor en onze kennis over onze organisatie en de gemeentelijke financiële huishouding heeft absoluut zijn vruchten afgeworpen.”

Concrete aanbestedingsvoordelen

Van Loon: ‘Een belangrijk uitgangspunt bij de vaststelling van dat inkoopbeleid was dat alle betrokken partijen – zijnde de budgethouders, de gemeenteraad en onze afdelingen als organisator en regievoerders over de inkoop – voordeel moeten hebben van de aanbestedingsvoordelen die de nieuwe inkoopwijze oplevert. Vanuit die gedachte hebben we bepaald dat aanbestedingsvoordelen uit het budget van de budgethouder gehaald worden en terugvallen naar een centrale stelpost. Dat geld wordt vervolgens gebruikt om de kosten van de inkoopprofessionalisering te betalen, tegenvallers van budgethouders te compenseren en de algemene reserve aan te vullen. 

Op het moment dat Emeritor bij ons startte, beschikte ik nauwelijks over budget voor externe inhuur. Ik was er echter van overtuigd dat Emeritor zichzelf terug zou verdienen in aanbestedingsvoordelen. Dat is daadwerkelijk gebeurd en op deze manier ook heel zichtbaar gemaakt.’

Spigt: ‘Om het inkoopbeleid goed in de organisatie te laten landen hebben we een inkoopcommissie en een inkoopoverleg in het leven geroepen. De inkoopcommissie bestaat uit een aantal functionarissen uit de top van onze organisatie. De commissie komt vier tot vijf maal per jaar bij elkaar om de voortgang in uitvoering te bewaken, het beleid verder te ontwikkelen en besluiten te nemen over mogelijke vraagstukken uit de operatie. Het gemeentelijk inkoopoverleg bestaat uit vertegenwoordigers van de diverse gemeentelijke afdelingen. Zij bespreken de voortgang op tactisch en uitvoerend niveau en ideeën ter verbetering.’

"Inkoop is inmiddels meer dan inkoop geworden in onze organisatie."

Verbinding tussen mensen

Van Loon: ‘Inkoop is inmiddels meer dan inkoop geworden in onze organisatie. De geïmplementeerde werkwijze levert ons een schat aan informatie op. Informatie die organisatiebreed tot meerwaarde leidt. Een simpel voorbeeld daarvan is dat we inhuurcontracten nu kunnen vergelijken met wat er daadwerkelijk ingehuurd wordt. Zo kunnen we sneller inspelen op afwijkingen die naar voren komen. We zijn dan ook erg tevreden met het traject dat we samen met Emeritor doorlopen hebben. We hebben concrete, in geld uit te drukken resultaten geboekt in de vorm van aanbestedingsvoordelen. Maar ook wat minder concrete resultaten zoals efficiency voordelen. Of een medewerker nu twintig verschillende contracten moet beheren of één mantelovereenkomst, dat is nogal een verschil.’

Spigt: ‘De wisselwerking tussen de kennis en ervaring van Emeritor en onze kennis over onze organisatie en de gemeentelijke financiële huishouding heeft absoluut zijn vruchten afgeworpen. Wat daarnaast heel belangrijk geweest is, is dat Edwin Bijlsma altijd de verbinding heeft gezocht met onze mensen. Om ze vervolgens vanuit kennis en inhoud mee te nemen naar volgende stappen in het proces. Als je als organisatie echt iets wilt veranderen, draait het voor een groot deel daar om.