Ministerie van Algemene Zaken, John van Laar

Ministerie van Algemene Zaken

 

John van Laar, Directeur Financieel Economische Zaken

John van Laar, Directeur Financieel Economische Zaken

Tot 2003 was de inkoopfunctie binnen Algemene Zaken decentraal belegd bij de budgethouders, zijnde de hoofden van diensten. Om helderheid in inkoopprocessen te krijgen en de aanbestedingsrisico’s weg te nemen, hebben we in 2003 met hulp van Emeritor de inkoopexpertise centraal belegd in een servicedesk inkoop, gepositioneerd onder mijn afdeling, Financieel Economische Zaken. De servicedesk werd de thuisbasis van de inkopers. Budgethouders konden de hulp inroepen van de servicedesk bij inkooptrajecten, maar waren dat nog niet verplicht.

In 2006 constateerden we dat de inkoop, ondanks de servicedesk, te veel versnipperd bleef plaatsvinden. Hierdoor was er onvoldoende in- en overzicht in de afgesloten contracten en verliepen met name de administratieve inkoopprocessen zoals bestellen en de financiële afwikkeling inefficiënt. We besloten de servicedesk inkoop om te vormen tot een team inkoop, waar alle inkoopprocessen centraal belegd zijn.

De noodzaak tot het centraliseren van alle inkoopprocessen werd versterkt doordat de inkoopsamenwerking tussen ministeries steeds meer inhoud kreeg en nog steeds krijgt. Ministeriebreed werd categoriemanagement ingevoerd. Concreet betekent dit dat benoemde inkoopgroepen, zoals post, energie, papier en communicatie-uitingen, centraal belegd zijn bij een van de ministeries. Het verantwoordelijke ministerie is kennishouder op het gebied van product/dienstinnovaties, verduurzaming en ontwikkelingen in de inkoopmarkt en is daarnaast de trekker van aanbestedingen.

"Emeritor is in staat de werkelijke problematiek achter onze vraag te doorgronden"

Emeritor is vakkundig

Bij ons ministerie is, hoe kan het ook anders, media inkoop belegd. Verder sluiten we bij de benoemde inkoopcategorieën aan bij andere ministeries. De aard van ons ministerie brengt met zich mee dat we zelf nog een klein aantal specifieke contracten afsluiten en beheren. Door deze ontwikkeling is de inkoopfunctie binnen Algemene Zaken veranderd. De nadruk ligt steeds meer op de tactische en operationele taken, waaronder leveranciers- en contractmanagement.

Emeritor staat ons sinds 2003 op een vakkundige wijze bij, door de inzet van kennis en extra inkoopcapaciteit. Ik ben indertijd op zoek gegaan naar een bureau dat snel begreep hoe onze organisatie in elkaar zit, wat er nodig was om de gewenste veranderingen door te voeren en dat vertaalde in pragmatische oplossingen. Emeritor, of beter gezegd de mensen van Emeritor, kunnen dat. Ze scheppen inzicht en overzicht en brengen naast inkoopkennis ook daadkrachtig persoonlijkheden met zich mee.

"De noodzaak tot het centraliseren van alle inkoopprocessen werd versterkt doordat de inkoopsamenwerking tussen ministeries steeds meer inhoud kreeg en nog steeds krijgt."

Emeritor is in staat gebleken de werkelijke problematiek achter onze centralisatievraag – met name het ontbreken van heldere operationele inkoopprocessen – te doorgronden en mee te denken over concrete oplossingen. Zonder overigens de strategische en tactische processen, zoals aanbestedingstrajecten, uit het oog te verliezen. Eerlijk gezegd zie ik een ander bureau dat niet zo snel en zo makkelijk combineren. Mijn ervaring is dat grotere bureaus te veel gericht zijn op de inkooptechnische kant en te veel vanuit modellen denken. Daar is ons ministerie echter te klein en te pragmatisch voor en Emeritor heeft dat heel goed begrepen!

Het Ministerie van Algemene Zaken is het ministerie van de minister-president (MP) en de ministerraad (MR). Het ministerie houdt zich voornamelijk bezig met de coördinatie van het algemeen regeringsbeleid en de overheidscommunicatie. Naast de directe ondersteuning van MP/MR door een hoogwaardig secretariaat zijn de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) en de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) de belangrijkste organen van Algemene Zaken.