Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG), Ingrid Hissink
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG)

 

Nol Verhees & Ingrid Hissink, Manager Financiën, Control & Informatievoorziening & Inkoopmanager

Nol Verhees & Ingrid Hissink, Manager Financiën, Control & Informatievoorziening & Inkoopmanager

Onze Lieve Vrouw Gasthuis (OLVG) is het grootste algemene ziekenhuis van Amsterdam. Jaarlijks komen er 330.000 patiënten voor onderzoek, ruim 22.000 voor een poliklinische dagbehandeling en ruim 24.000 voor opname. Medio 2013 fuseert het OLVG op bestuurlijk niveau met het Amsterdamse Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. In datzelfde jaar wordt strategisch inkoopmanagement concreet ingevoerd. In het proces daar naartoe wordt het OLVG begeleid door Emeritor.

Verhees: ‘Onze inkoop is nu nog operationeel ingesteld. Inkoop stelt contracten op als de dokter de deal al gesloten heeft. Dat werd jarenlang van inkoop gevraagd. We beseffen ons echter dat als we als organisatie willen groeien, we de stap moeten maken naar strategische inkoop. Alleen op die manier zijn er meer revenuen uit inkoop te halen, halen we meerwaarde uit onze relaties met leveranciers en kan het inkoop- en betalingsproces beter op elkaar aangesloten en dus verbeterd worden.’

Sparringpartner

Hissink: ‘Een van de gedachtes was om Inkoop bij de afdeling Financiën aan te haken en zo het proces van purchase to pay organisatorisch dichter bij elkaar te brengen. Aan mij werd de vraag gesteld of ik hierover mee wilde denken. Omdat ik zelf minder ervaring in het inkoopvak heb, had ik behoefte aan een sparringpartner. Ik had Caroline van den Bosch van Emeritor ooit eerder gesproken. Zij gaf toen aan dat er in een ziekenhuis op inkoopgebied nog een wereld te verbeteren valt. Die opmerking is mij altijd bij gebleven.’

“De verwachte besparing van 15% tot 20% kan worden besteed aan directe zorg aan het bed.”

Verhees: ’Voordat we besloten om Emeritor in te huren, hebben we gesprekken gevoerd met twee andere partijen. Qua kennis en kunde ontliepen de organisaties elkaar niet veel, maar met Emeritor hadden we beiden direct een goede klik. Dat vonden we erg belangrijk, omdat we op zoek waren naar een sparringpartner.’

Bij de les houden

Hissink: ‘Emeritor, in de persoon van Maarten Erasmus, heeft ons in het formuleren van ons inkoopbeleid gecoacht. Vragen gesteld, instrumenten aangereikt en ons bij de les gehouden. Ervoor gezorgd dat we, ondanks een drukke dagelijkse praktijk, ruimte bleven maken om na te denken over strategische inkoop. Dat heeft er in geresulteerd dat we tot een gezamenlijke inkoopvisie kwamen.’

Verhees: ‘En dat inzichtelijk werd welke stappen gezet moeten worden om te komen tot invulling van die visie. Zo hebben we een inkoopboard geïntroduceerd en de 150 belangrijkste inkoopprojecten voor 2013, inclusief besparingsdoelstellingen, benoemd.

De inkoopboard bestaat uit een doorsnede van ons management en wordt voorgezeten door een lid van de Raad van Bestuur. De board is toezichthouder als het gaat om het uitvoeren van het beleid. En als inkoopmanager leg ik aan de board verantwoording af over de voortgang.’

Spelregels

Hissink: ‘De spelregels die we afgesproken hebben, zijn heel helder. Inkoop wordt door Inkoop gedaan. Samen met de medische specialisten. Inkoop brengt de inkoopkennis in en de specialisten de medische inhoudelijke kennis die nodig is in een inkooptraject. We streven ernaar dat op termijn 95% van alle inkoop zo gerealiseerd wordt.

Ook gaan we aanbesteden op basis van goede programma’s van eisen.

"We beseffen dat als we als organisatie willen groeien, we de stap moeten maken naar strategische inkoop."

Verhees: ‘We verwachten hiermee 15% tot 20% te besparen. Wij hebben een omzet van € 300 miljoen en werken met een marge van 1% tot 2% per jaar. Een kwart van onze kosten zijn inkoopgerelateerd. Iedere euro die we daarin kunnen besparen, kan besteed worden aan de directe zorg aan het bed. Dit alles vraagt van onze inkopers een omschakeling in denken en werken. Daarom voeren we het stap voor stap in, nemen de medewerkers in het proces mee. In samenspel met ons heeft Maarten Erasmus daar veel aandacht aan besteed. Uitleggen, luisteren en laten zien wat de veranderingen gaan opleveren. En samen oplossingen bedenken voor mogelijke problemen of nieuwe werkwijzen. Zo werd het ons gezamenlijk verhaal.’

Professionaliteit

Hissink: ‘In de uitvoering kiezen we bewust voor de lange, structurele en duurzame adem en gaan we de medewerkers zelf opleiden en begeleiden. Het past niet bij onze cultuur en de tijdgeest om externe projectleiders in te zetten op bijvoorbeeld de geformuleerde inkooptrajecten. Wat ik echter niet uitsluit is dat we Emeritor in blijven zetten alssparringpartner op de achtergrond.’

Verhees: ‘Met Emeritor hebben we een open en scherpe relatie waarin we goed kunnen samenwerken. Als er iets niet zo soepel loopt, wordt dat door Emeritor direct op tafel gelegd en expliciet gemaakt. Buiten hun kennis, kunde en ervaring waardeer ik Emeritor vanwege het feit dat ze bereid zijn om de sparringpartner op de achtergrond te zijn en die rol bijzonder goed in te vullen. Ze respecteren ons besluit om in de uitvoering geen externen in te zetten en gaan niet op zoek naar andere wegen om alsnog vervolgopdrachten te scoren. Dat tekent voor mij de professionaliteit van Emeritor.

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page