Studiekeuze123, Lex Sijtsma
Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Studiekeuze123

Lex Sijtsma, Service- en Productmanager NSE

Met een website die jaarlijks ruim een miljoen bezoekers trekt, biedt Studiekeuze123 onafhankelijke informatie over alle HBO- en universitaire opleidingen in Nederland. Studiekeuze123 is een regieorganisatie bestaande uit tien professionals en maakt veel gebruik van externe partijen. Voor de inkoopondersteuning bij aanbestedingen koos Studiekeuze123 voor samenwerking met Emeritor. Servicemanager en productmanager NSE Lex Sijtsma: ‘Emeritor brengt inkoopkennis en -capaciteit in die wij niet in huis hebben.’

 

Een stabiele database met inhoudsvolle en onafhankelijke content zijn voorwaardelijk voor de kwaliteit en de toegevoegde waarde van Studiekeuze123. De website content wordt door Studiekeuze123 grotendeels verzameld via de nationale studentenenquête (NSE) die jaarlijks onder 700.000 studenten gehouden wordt. Voor zowel de database als de NSE schrijft Studiekeuze123 eens in de vier jaar een aanbesteding uit. Lex: ‘We zijn een stichting die door het ministerie van OCW gefinancierd wordt. Hoewel we formeel niet aanbestedingsplichtig zijn, vinden we dat we om die reden wel Europees moeten aanbesteden. Bovendien dwingt een aanbesteding ons om scherp te formuleren wat we willen inkopen.’

"De kennis en expertise van Emeritor sluit prima aan bij wat we nodig hebben."

Brede expertise

Voor ondersteuning bij de aanbestedingen koos Studiekeuze123 voor een samenwerking met Emeritor. Lex: ‘Bij vorige aanbestedingen werkten we samen met een juridisch inkoopadvies-bureau. We zijn overgestapt naar Emeritor omdat Emeritor naast juridische kennis over aanbestedingen ook procedurele en inhoudelijke kennis in huis heeft. Emeritor kan ons in de volle breedte begeleiden.’ De samenwerking startte met de aanbesteding voor de opbouw en het technisch beheer van de database. Emeritor nam de rol van procesbegeleider op zich en bracht de noodzakelijke juridische en procedurele kennis in, Studiekeuze123 tekende voor de inhoudelijke input. 

Dat bleek een goede rolverdeling te zijn. Lex: ‘Het proces is uitstekend verlopen. Onze contactpersonen zorgden voor een realistische planning en bewaakten die strak. Verder zorgden ze voor de juridisch check en brachten ze bruikbare templates in voor bijvoorbeeld beheersdocumenten en contracten. De uiteindelijke aanbiedingen hebben ze dusdanig samengevat dat ze goed vergelijkbaar werden.’

Ze stelden veel vragen

Studiekeuze123 wilde graag één leverancier voor zowel de opbouw van de database als voor het technisch beheer. Omdat deze expertises moeilijk te combineren zijn, zou dat in de praktijk neerkomen op een hoofdaannemer met een onderaannemer. Lex: ‘Hoewel wij verantwoordelijk waren voor de inhoud van de aanbesteding, lieten onze contactpersonen het niet na om ons over genoemde constructie kritische vragen te stellen. Mede daardoor hebben we besloten om alleen het technisch beheer uit te besteden en zelf de opbouw (content) van de database op ons te nemen: we hebben daarvoor recent iemand aangenomen. Ik ben ervan overtuigd dat dit besluit de kwaliteit van de aanbesteding en het uiteindelijke contract absoluut ten goede is gekomen.’

"Ik kan het proces met een gerust hart aan Emeritor overlaten. Dat werkt zeer prettig."

Op basis van deze goede ervaringen werkt Studiekeuze123 op dit moment met Emeritor samen aan de aanbesteding voor de NSE. Vanwege de aard van de aanbesteding is er een andere contactpersoon van Emeritor bij betrokken. Lex: ‘We zitten nog midden in de aanbestedings-procedure: het programma van eisen is net afgerond. De onderlinge samenwerking verloopt even soepel als voorheen. De mensen van Emeritor zijn deskundig, zakelijk en bereid om het onderste uit de kan te halen. Goed is niet goed genoeg en wanneer ik ze ook nodig heb, ze zijn altijd bereikbaar voor overleg. Emeritor brengt aanbestedingskennis – en capaciteit in die wij niet in huis hebben. Ik heb veel vertrouwen in de kennis en expertise van Emeritor en kan het proces met een gerust hart aan ze overlaten. Dat werkt zeer prettig.’

Help elkaar en deel ...Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookEmail this to someonePrint this page