Vebego, Elroy van Duurling

Vebego

 

Elroy van Duurling, Directeur Inkoop en ICT

Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf dat actief is in facility services, personeelsdiensten, de gezondheidszorg en de publieke sector. Het bedrijf kent zijn oorsprong in het zuiden van Nederland, waar oprichter Ton Goedmakers sr. in 1943 startte met het schoonmaakbedrijf Hago. Anno 2013 vallen onder Vebego 50 eigen bedrijven en 67 joint-ventures met een gezamenlijke omzet van ruim € 1,1 miljard en bijna 50.000 medewerkers.

Voor de Nederlandse bedrijven, onderverdeeld in zes resultaat verantwoordelijke eenheden (RVE’s), startte Vebego in 2012 onder leiding van Elroy van Duurling met het centraliseren van de inkoopfunctie. Emeritor staat Vebego hierin ter zijde.

Inkoop op strategische agenda

In 2011 hebben we inkoop op onze strategische agenda gezet. Met als doel om de inkoopfunctie te professionaliseren, ons inkooprendement te verbeteren en vanaf 2013 100% duurzaam in te kopen, conform de criteria van Agentschap NL. Wij hebben vervolgens Emeritor gevraagd ons te adviseren over hoe we deze doelstellingen kunnen realiseren. Emeritor heeft daarvoor een kwalitatieve en kwantitatieve analyse gemaakt van de inkoopfunctie in onze organisatie. Zo kregen we inzicht in onder andere het geconsolideerde inkoopvolume, het besparingspotentieel per productgroep en de gefragmenteerde manier waarop we inkochten. Emeritor adviseerde ons de inkoop te centraliseren en schetste een aantal scenario’s hoe dat te realiseren. Van een ‘big bang’ scenario, waarin onder regie van Emeritor binnen één jaar de inkoopfunctie ingericht zou worden en alle benoemde inkooptrajecten centraal uitgevoerd zouden worden, tot een meer geleidelijke invoering. Emeritor heeft op deze manier op een zeer professionele wijze een belangrijke en goede bijdrage geleverd aan onze gedachte-vorming en besluitvormingsproces.

“We zijn er in geslaagd om op jaarbasis 1,8 miljoen euro besparing te realiseren op het kavel Mobiliteit.”

We hebben er uiteindelijk voor gekozen om de weg naar gecentraliseerde inkoop stap voor stap af te leggen. Dat past goed bij de cultuur van onze organisatie, die zich onder andere kenmerkt door een grote mate van zelfstandigheid en autonomie. Begin 2012 hebben we een kleine, centrale inkoopafdeling ingericht en vervolgens een inkoopprogramma geformuleerd. In dat programma onderscheiden we ongeveer 50 inkoopkavels die we tot 2015 gecoördineerd gaan inkopen; 10 tot 15 kavels per jaar. Ieder inkooptraject sluiten we af met een advies aan de stuurgroep, die bestaat uit een afvaardiging op RvB en/of RVE niveau van onze organisatie. De uiteindelijke adviezen per inkoopprogramma worden in scenariovorm gepresenteerd, omkleedt met kwantitatieve en kwalitatieve aspecten.

Toegevoegde waarde Emeritor

Per kavel beslissen we of het inkooptraject volledig centraal belegd wordt of dat vertegenwoordigers vanuit de diverse RVE’s erbij betrokken worden. Daarnaast beoordelen we per kavel of we de benodigde product-, markt- en inkoopkennis in huis hebben. Als dat niet het geval is, huren we die deskundigheid in bij Emeritor. Emeritor is voor ons de partij die ons op die manier ondersteunt. Ons aanvult als de kennis bij ons ontbreekt. De samenwerking verloopt soepel en zeer goed. De inkoopadviseurs van Emeritor voegen veel waarde toe. Ze opereren vanuit de algemene kennis van onze organisatie, brengen algemene inkoopkennis en -expertise in en specifieke marktkennis over de betreffende kavels. In de breedste zin van het woord: ze kennen de marktpartijen, de diensten en producten en de ontwikkelingen. 

Daarnaast beschikken ze over een hands-on-mentaliteit die heel goed bij ons past, zijn ze flexibel en denken mee. De samenwerking tussen onze inkoopmanager en de inkoopadviseurs van Emeritor loopt als vanzelfsprekend. Onze inkoopmanager is ‘regisseur’ projectleider van alle inkooptrajecten. Per inkooptraject bepaalt hij in goed overleg met Emeritor wie welke taak op zich neemt binnen het inkoopproces. Zo verdelen wij de verantwoordelijkheden op de meest efficiënte en effectieve wijze.

Emeritor is voor ons een zeer betrouwbare, professionele partner. Op het moment dat Emeritor de door ons gevraagde expertise niet in huis heeft, zoals het geval was bij de kavel huisvesting, zijn onze contactpersonen daar open en eerlijk over. Daarnaast bieden ze direct een oplossing door ons voor te stellen aan een professionele partij die wel over die expertise beschikt. Ook heb ik respect voor de manier waarop ze omgaan met onze werkwijze. Bij veel van hun klanten heeft Emeritor de regie over het inkoopverbeterprogramma. Bij ons ligt de regie volledig in onze handen. Emeritor gaat daar professioneel en flexibel mee om. Wij maken aan de voorkant een zo goed mogelijke planning, waar Emeritor perfect in meebeweegt. Het risico op leegloop nemen ze daarin voor eigen rekening.

"We hebben er uiteindelijk voor gekozen om de weg naar gecentraliseerde inkoop stap voor stap af te leggen."

Succesvolle samenwerking

De samenwerking met Emeritor is succesvol. Op de kavels waarbij Emeritor betrokken is geweest, hebben we aansprekende resultaten behaald. Een van de eerste kavels die we opgepakt hebben, is mobiliteit. Van leaseauto’s tot brandstof, wagenparkbeheer en autoverzekeringen. In deze succesvolle samenwerking met Emeritor zijn we erin geslaagd om uiteindelijk op jaarbasis 1,8 miljoen euro besparing te realiseren. Een ander voorbeeld is onze ICT. In 2012 hebben we besloten om ook ICT centraal te beleggen. Als eerste stap hebben we een inkooptraject uitgezet voor de centrale infrastructuur en het beheer ervan. De inkoopadviseur van Procure-IT, 100% dochterbedrijf van Emeritor, heeft ons daarin uitstekend begeleid, zowel met inkoop- als specifieke ICT-kennis. Hij adviseert ons nu nog over de verdere inrichting van zowel de inkoop- als de ICT-afdeling.

Wij streven ernaar om eind 2014 alle benoemde inkoopkavels centraal ingekocht te hebben. Dat betekent niet dat onze samenwerking met Emeritor daarna ten einde loopt. Ik ben ervan overtuigd dat we altijd bepaalde inkoop- en marktkennis nodig zullen hebben. Bovendien kennen de inkoopkavels een wederkerig karakter. Zo loopt eind van dit jaar ons tweejarige contract voor mobiele telefonie af. We zullen de expertise van Emeritor dan opnieuw nodig hebben bij het afsluiten van een nieuw contract. Wat mij betreft is het dan ook een samenwerking voor de langere termijn.