Victas, Michael de Munnik

Victas

 

Michael de Munnik, Directeur Bedrijfsvoering

Michael de Munnik, Directeur Bedrijfsvoering

Het in Utrecht gevestigde Victas is provinciebreed actief in de verslavingszorg. In de meest brede zin van het woord. De stichting, waar 500 medewerkers werkzaam zijn, geeft onder andere voorlichting, runt een aantal verslavingsklinieken en opvanghuizen, verzorgt methadonverstrekking en geeft ambulante zorg aan verslaafden. In 2012 startte Victas een reorganisatie gericht op professionalisering en verbetering van de stichtingresultaten. Op inkoopgebied werd in dat kader met hulp van Emeritor het project ‘Winnend inkopen’ opgezet. Michael de Munnik, directeur bedrijfsvoering, evalueert de resultaten hiervan.

Aan het project ‘Winnend inkopen’ was zowel een kwalitatieve als kwantitatieve doelstelling gekoppeld. Kwalitatief hadden we ons ten doel gesteld onze inkoop te professionaliseren, kwantitatief wilden we een kwart miljoen euro besparen op onze inkoopkosten. Onder begeleiding van Emeritor hebben we beide doelstellingen ruimschoots behaald.

Besparingspotentieel

Emeritor startte in eerste instantie met een uitgebreide analyse van onze inkoopuitgaven. Hieruit bleek dat twaalf producten c.q. productgroepen 80% van onze inkoopuitgaven omvatten. 

“Onder begeleiding van Emeritor zijn de doelstellingen ruimschoots behaald.”

Op basis van de parate kennis van haar medewerkers en een aantal benchmarks schatte Emeritor het besparingspotentieel voor deze producten in op een kwart miljoen euro. Dat werd de besparingsdoelstelling voor het project ‘Winnend inkopen’.

Om het besparingspotentieel daadwerkelijk te verzilveren hebben we samen met Emeritor een stuurgroep en een aantal inkoopteams samengesteld. In de stuurgroep, waarin ook Emeritor vertegenwoordigd was, werden de doelstellingen en prioriteiten gesteld en strategische besluiten genomen. Binnen de inkoopteams werden voor de top 12 producten (80% van de uitgaven), zoals ICT, telefonie, kantoorartikelen, voeding en schoonmaak, inkooptrajecten uitgevoerd. Met als doel om tot verbeterde inkoopcontracten te komen en deze in de organisatie te implementeren.

Meer bespaard en kennisoverdracht

Ieder inkoopteam bestond uit medewerkers van onze organisatie en van Emeritor. De medewerkers van Emeritor brachten de inkoopkennis en ervaring in, onze medewerkers de inhoudelijke kennis die nodig is om bijvoorbeeld tot de gewenste productcriteria te komen. De samenwerking in zowel de stuurgroep als de inkoopteams was goed. De tijdinvestering voor onze eigen medewerkers viel achteraf gezien erg mee. 

Mede omdat Emeritor veel voorbereidend werk op zich nam, ook in de implementatie-trajecten. Zonder in te boeten op de kwaliteit van de inkoopcontracten, zijn we er op deze manier samen in geslaagd om veel geld te besparen, meer dan vooraf ingeschat.

Na deze succesvolle en vlekkeloos verlopen inkooptrajecten zijn de inkoopteams aan de slag gegaan met het herijken van de inkoopcontracten van de overige 20% van onze inkoopuitgaven. Ook daar zijn substantiële inkoopbesparingen gerealiseerd. Het kostte ons relatief gezien wel meer inspanning om deze doorgaans kleinere contracten te implementeren in onze organisatie.

Onlangs hebben we een centraal inkoopteam samengesteld dat, na het vertrek van Emeritor, verantwoordelijk wordt voor toekomstige inkooptrajecten. Emeritor begeleidt de leden van dit inkoopteam door kennis over te dragen en raamwerken voor inkooptrajecten, offerteaanvragen en contracten te borgen in onze organisatie. Zo kunnen we naar verwachting ook kwalitatief een grote stap voorwaarts maken in onze inkoop.

"Onlangs hebben we een centraal inkoopteam samengesteld dat verantwoordelijk wordt voor toekomstige inkooptrajecten."

Deskundig, betrouwbaar en integer

Ik kijk met een goed gevoel terug op onze samenwerking met Emeritor. Ik vind Emeritor bijzonder deskundig. De medewerkers van Emeritor hebben veel kennis van zaken en werken gestructureerd. Gebaseerd op werkwijzen en raamwerken die zich binnen verschillende organisaties bewezen hebben en waar veel inkoopkennis en ervaring in verwerkt is. Daarnaast vind ik Emeritor betrouwbaar en integer. Afspraken worden altijd nagekomen en ondanks dat de hoogte van Emeritor’s fee voor een groot deel gekoppeld was aan de hoogte van de gerealiseerde besparingen, stond de kwaliteit in ieder nieuw inkoopcontract voorop. Prijs is voor Emeritor nooit het eerste of enige selectiecriteria geweest. Dat waardeer ik zeer. Ik zou in de toekomst dan ook zeker weer met Emeritor in zee gaan.