Yokogawa, Franck Wessels

Yokogawa

Franck Wessels, CFO - VP Yokogawa Europe

Toenemende prijsconcurrentie en een stijgend aandeel van de directe spend in de kostprijs dwongen Yokogawa Europe in 2015 tot een herdefinitie van de inkoopfunctie, die tot dan voornamelijk decentraal belegd was in de diverse Europese vestigingen. CFO – Vice President Franck Wessels riep hierbij de hulp in van Emeritor. Gezamenlijk werd binnen 1½  jaar succesvol een Europees Inkoopverbeterprogramma uitgevoerd. Franck: ‘Dankzij Emeritor besparen we nu jaarlijks 13% op onze spend, is inkoop op Europees niveau centraal gepositioneerd en hebben wij een professioneel inkoopbeleid, waarmee ook onze interne controle geborgd is (governance).’ 

Het Japanse bedrijf Yokogawa levert en onderhoudt procesbeheersingproducten en
oplossingen voor onder andere internationals in de olie- en gasindustrie, zoals Shell, BP en Total. Yokagawa Europe is belast met de verkoop en implementatie van deze procesbeheersing-oplossingen in Europa. De benodigde productiemiddelen hiervoor werden tot voor kort decentraal ingekocht. Franck: ‘De directe spend, zoals de inkoop van kasten waarin onze systemen geïnstalleerd worden, werd per project ingekocht, de indirecte spend (autolease, kantoorartikelen etc.) op land- en dus vestigingsniveau.’

Overtuigende ervaring en aanpak

Het stijgende aandeel van de directe spend in de kostprijs en de toenemende prijsconcurrentie dwongen Yokogawa efficiënter in te kopen. Franck: ‘Omdat ieder project klantspecifiek is, waren wij van mening dat decentraal en per project inkopen voor ons de juiste manier was. Totdat Caroline van den Bosch (Emeritor) mij vertelde hoe Emeritor vergelijkbare bedrijven begeleid heeft bij de centralisatie van inkoop en wat dat deze bedrijven kwalitatief en kwantitatief opgeleverd heeft. Dat inhoudelijke verhaal overtuigde ons om onze inkooporganisatie en processen onder de loep te nemen

"Dankzij Emeritor besparen we jaarlijks 13% op onze inkoop."

Onder leiding van Emeritor startte Yokogawa met een Inkoopverbeterprogramma waarbij de grotere Europese vestigingen betrokken waren. Het programma moest leiden tot 10% inkoopbesparing en de inrichting van een voor Yokogawa optimale inkoopfunctie. De aanpak die Emeritor hanteerde was volgens Franck helder en effectief. ‘Emeritor startte met een analyse van de totale spend. Op basis daarvan stelden wij samen de beïnvloedbare spend vast op € 33 miljoen, onderverdeeld in twintig inkoopcategorieën. Per inkoopcategorie werd een multidisciplinair inkoopteam samengesteld waarin onze eigen medewerkers (sales, inkoop, project en engineering) en die van Emeritor vertegenwoordigd waren. Ieder inkoopteam kreeg de taak om het Europees inkoopvolume te combineren en op basis daarvan raamcontracten af te sluiten. Tegelijkertijd werkte Emeritor op boardniveau aan het formuleren van een centraal inkoopbeleid, het harmoniseren van de inkoopcategorieën, de standaardisatie van onze productportfolio en het inrichten van een Europese inkooporganisatie. De inmiddels door ons aangenomen inkoopdirecteur kon perfect instromen in dit traject.’

Niet zonder slag of stoot

Een goed en bewezen plan van aanpak is belangrijk, maar daadwerkelijke resultaten worden alleen geboekt in de praktijk, die weerbarstig kan zijn. Volgens Franck heeft Emeritor ook binnen die context zijn toegevoegde waarde meer dan bewezen. Franck: ‘Onze Yokogawa projectleiders zijn trots op hun werk en hun klanten: het zijn directeuren voor de duur van ieder project.

Als het Europees hoofdkantoor zich dan samen met een externe partij gaat bezighouden met de manier waarop zij inkopen, valt dat niet bij iedereen meteen goed. Communicatie is dan de keyfactor voor succes. Emeritor onderkent dat, steekt er bijzonder veel energie in en zorgt ervoor dat de chemie binnen de projectgroepen goed is en blijft. Ook als dat betekent dat ze bij herhaling het hoe en waarom van het programma toe moeten lichten. Wat ik persoonlijk heel sterk vind is dat de mensen van Emeritor zich opstellen alsof ze in dienst van Yokogawa zijn. Dat creëert wederzijds begrip, verbinding en een teamgevoel.’

Resultaten overtreffen de doelstellingen

Naast communicatie is de inkoop- en organisatiekennis die Emeritor inbrengt in de vorm van coaching, best practices, pricing mechanismes en bruikbare templates, volgens Franck van doorslaggevend belang geweest in het project, evenals het strakke procesmanagement en de zorgvuldige implementatie. Franck: ‘Dankzij Emeritor’s kennis en strakke processturing hebben we het omvangrijke programma in 1,5 jaar afgerond. De medewerkers van Emeritor stoppen niet bij het opstellen van raamcontracten of het nieuwe inkoopbeleid. Ze helpen ook mee bij de implementatie ervan in de praktijk. Ze hebben bijvoorbeeld tweemaal een internationale roadshow georganiseerd. De eerste keer om de gekozen overeengekomen strategie toe te lichten en de tweede keer om de inhoud van de raamcontracten uit te leggen en te implementeren.’

De resultaten van het Inkoopverbeterprogramma overtreffen de vooraf gestelde doelstellingen. In totaal bespaart Yokogawa nu jaarlijks ongeveer € 4,5 miljoen op de inkoop, oftewel 13% van de desbetreffende spend. De nieuwe inkooporganisatie is gepositioneerd direct onder de CFO en staat ingewerkt klaar om het stokje van Emeritor over te nemen. Het programma leverde voor Yokogawa ook een aantal onverwachte extra resultaten op.

"De projectaanpak van Emeritor is bijzonder goed."

Franck: ‘De afgesloten raamcontracten besparen onze projectleiders veel tijd en dus indirect geld. De prijs- en algemene samenwerkingsafspraken met leveranciers staan immers al vast, de projectleiders hoeven per project alleen nog de technische specificaties te omschrijven. Daarnaast hadden wij ons de risico’s van decentraal inkopen onvoldoende gerealiseerd. Omdat in ons nieuwe, strategische inkoopbeleid ook een gedragscode is vastgelegd, hebben we die risico’s aanzienlijk verkleind en de interne controle beter geborgd. Emeritor heeft absoluut waargemaakt wat ze ons beloofd hebben, zelfs meer dan dat. Aan bedrijven die op hun inkoop willen besparen en/of hun inkooporganisatie willen optimaliseren, beveel ik Emeritor dan ook van harte aan.’