Inkoop ICT is anders dan de inkoop van pennen en potloden

"In 'ict-land' zijn relatief veel ontwikkelingen, meer dan op de meeste andere gebieden."

16 december 2015 | Joost Lucassen | Publicatie: Facto.nl

Het lijkt misschien logisch, de inkoop van ict is niet hetzelfde als de inkoop van pennen en potloden. Maar waarom eigenlijk? Hoe komt het dat je ict-inkoop niet hetzelfde kunt benaderen als het inkopen van pennen? Hieronder een aantal redenen.

  1. Ict'ers houden van afkortingen en jargon dat voor buitenstaanders niet is te volgen. Als je als inkoper een serieuze sparringpartner voor de it-afdeling wilt zijn moet je weten waar men het over heeft, bijvoorbeeld als iemand 'een koppeling wil met de AD' of een 'gevirtualiseerd serverplatform in zijn Tier3 datacenter' heeft.
  2. In 'ict-land' zijn relatief veel ontwikkelingen, meer dan op de meeste andere gebieden. Als ict-inkoper moet je daarom bijblijven en weten welke ontwikkelingen relevant zijn voor het betreffende vraagstuk. Dit maakt ook dat er relatief veel inkooptrajecten zijn door een relatief snellere omlooptijd van diensten en producten. Ict medewerkers hebben daardoor zeer regelmatig ook ervaring met eerdere inkooptrajecten, ook meer dan in andere vakgebieden. Door het hoge tempo van vernieuwingen zijn contracttermijnen relatief kort en staan vast. Onderhandelen over bestaande contracten is daarmee lastig.
  3. Bij het inkopen van ict is er meer dan gemiddeld sprake van aanvullende vraagstukken zoals 'wat doe ik zelf, wat besteed ik uit' en 'welke architectuurprincipes zet ik in'. Deze zijn van invloed op het inkoopvraagstuk en maken het vraagstuk daarmee ingewikkelder. Een gedegen inkoopstrategie is daarmee vaak veel belangrijker dan bij gangbare diensten of leveringen.
  4. Ict-leveranciers houden potentiële afnemers (ict-afdelingen) veel beter op de hoogte dan in andere vakgebieden. Ict-land kent bijvoorbeeld veel (ook dagelijkse) nieuwsbrieven die informatie en ontwikkelingen behandelen en afnemers op de hoogte houden. Ook komen leveranciers pro-actief langs om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Dit maakt dat it'ers vaak goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de markt en of deze voor hun relevant zijn.
  5. Ict-afdelingen zijn meer dan gemiddeld gewend aan het werken met (ingehuurde) externen. Dit maakt dat Ict afdelingen de regiefunctie en contractmanagement vaak beter hebben ingericht dan andere afdelingen maar ook dat makkelijker onderkend wordt dat 'anderen' zaken misschien wel beter kunnen dan zijzelf.|
  6. Bij ict-projecten waar een nieuw systeem moet worden ontwikkeld (bijvoorbeeld een nieuw complex systeem voor een ministerie) is het vooraf niet helemaal duidelijk wat je uiteindelijk krijgt. Dat dit een inkoop/aanbestedingstraject anders maakt dan bijvoorbeeld de aankoop van pennen en potloden mag duidelijk zijn. De aanbestedingsdocumenten zijn veel complexer onder andere omdat aanvullende zaken als een 'proof of concept' of het gezamenlijk ontwikkelen moet worden behandeld.
  7. Bij ict is er kans op vendor lock-in. Als je niet goed oplet zit je de komende jaren aan een leverancier en zijn voorwaarden vast. Erp-projecten zijn hier een goed voorbeeld van; Heb je eenmaal een erp-systeem ingevoerd dan is het zeer lastig deze in te wisselen voor een andere. Ook dit maakt dat de aanbestedingsdocumenten complexer zijn dan die bij 'pennen en potloden'.
  8. Ict'ers denken vaak in specificaties en mogelijkheden van de bij hun bekende oplossingen. Een door hun opgesteld 'programma van eisen' is daardoor niet zelden (onbewust) toegeschreven op een product of merk waardoor marktwerking (en scherpe prijzen) niet mogelijk zijn. Leveranciers maken hier dankbaar gebruik van door Ict medewerkers uit te nodigen voor showroom bezoeken, seminaars of persoonlijke afspraken om zo als enige aan de wensen en eisen te kunnen voldoen. Het is aan de (ict-)inkoper om zorg te dragen dat een programma van eisen wel merkonafhankelijk is.

En als laatste: Ict projecten zijn nu ook weer niet altijd complex en ingewikkeld. Er is ook genoeg 'commodity ict'. Het niet onderkennen hiervan maakt een aanbesteding onnodig groot en ingewikkeld (en disproportioneel). Soms is ict daarmee dus wel vergelijkbaar met pennen en potloden....

Interessant? Delen mag!

Meerderheid beursgenoteerde ondernemingen niet transparant over externe kosten

Meerderheid beursgenoteerde ondernemingen niet transparant over externe kostenMeer dan de helft van de Nederlandse beursgenoteerde bedrijven is in hun jaarverslag niet transparant over externe kosten.

Amsterdam – Meer dan de helft van de Nederlandse beursgenoteerde bedrijven is in hun jaarverslag niet transparant over hun externe kosten. Daarnaast hanteren zij geen eenduidige verantwoordingsmethode over die kosten. Ook is er bij de meeste bedrijven geen verband tussen de aandacht voor inkoop in jaarverslagen en de feitelijke omvang van hun inkoop. Dit blijkt uit onderzoek van inkoopspecialist Emeritor. Zij onderzocht hoe transparant Nederlandse beursgenoteerde bedrijven zijn over hun externe kosten en de beheersing daarvan.

AEX-bedrijven zijn het minst transparant over externe kosten. Slechts 38% geeft hierover inzicht in het jaarverslag. De small-cap bedrijven scoren met 48% procent hoger dan gemiddeld en de midkap iets lager (41%).

Externe kosten en inkoop onderbelicht

Inge Norbruis, managing consultant bij Emeritor: “Externe kosten vormen een substantieel deel van de totale kosten van bedrijven, in veel gevallen zelfs 70% tot 90%. Het zou logisch zijn als bedrijven transparant zijn naar aandeelhouders over de hoogte, samenstelling en vooral de beheersing van die externe kosten, maar dat is vaak niet het geval.” Als indicatie voor de beheersing van externe kosten heeft Emeritor de aandacht voor inkoop in jaarverslagen onderzocht. De toetsing vond plaats in welke mate relevante inkoopgerelateerde termen voorkomen in jaarverslagen. “Er is in de meeste gevallen geen verband tussen de omvang van de totale inkoop van een bedrijf en de aandacht voor inkoop in het jaarverslag. Opmerkelijk, want het sturen op externe kosten is iets wezenlijk anders dan sturen op interne kosten. Het lijkt erop dat veel CFO’s zich hiervan onvoldoende bewust zijn. Onze jaarverslaganalyse doet vermoeden dat er op dit punt nog veel ruimte voor verbetering is.”

Over het onderzoek

Emeritor analyseerde de jaarverslagen van de 25 large-cap, 25 midkap en 25 small-cap bedrijven over 2014. De jaarverslagen werden onderzocht op transparantie over de externe uitgaven en de hoogte van het inkoopaandeel en de aandacht voor inkoop in het algemeen.

Over Emeritor

Emeritor is een autoriteit op inkoopgebied in de private- en publieke sector en zorgt ervoor dat organisaties beter inkopen. Daarbij is de gedachte leidend dat een hogere kwaliteit van inkoop het resultaat van organisaties sterk verbetert. Emeritor werd 17 jaar geleden opgericht door Caroline van den Bosch en Cees Ubink en is marktleider in Nederland met honderd medewerkers in vaste dienst. Naast complete Inkoopverbeterprogrammas op resultaatsbasis biedt Emeritor, Kennis & Capaciteit op project- en detacheringsbasis en INCONTO inkoopsoftwareoplossingen.

Meerderheid beursgenoteerde ondernemingen niet transparant over externe kosten
Interessant? Delen mag!

De salarissen, dat gaat nog wel. Maar verder laat de meerderheid van de Nederlandse bedrijven nauwelijks zien waar het zijn geld aan uitgeeft. Waar geeft mijn bedrijf geld aan uit en wat krijgen wij daarvoor precies terug? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar de meerderheid van de beursgenoteerde bedrijven in Nederland kan die vraag niet goed beantwoorden, zo blijkt uit onderzoek van inkoopspecialist Emeritor.

Lees verder op Management Team.

Interessant? Delen mag!

Bedrijven laten nauwelijks zien waar ze hun geld aan uitgeven

Management-team-logo2"De conclusie van het onderzoek is ontluisterend."

14 december 2015 | Publicatie: Management Team

De salarissen, dat gaat nog wel. Maar verder laat de meerderheid van de Nederlandse bedrijven nauwelijks zien waar het zijn geld aan uitgeeft.

Waar geeft mijn bedrijf geld aan uit en wat krijgen wij daarvoor precies terug? Het lijkt een eenvoudige vraag, maar de meerderheid van de beursgenoteerde bedrijven in Nederland kan die vraag niet goed beantwoorden, zo blijkt uit onderzoek van inkoopspecialist Emeritor.

Externe kosten

In het onderzoek staat de vraag centraal hoe transparant Nederlandse beursgenoteerde bedrijven zijn over externe kosten en de beheersing daarvan. Externe kosten zijn hierbij omschreven als alle kosten die een bedrijf maakt, met uitzondering van de salariskosten. De conclusie van het onderzoek is ontluisterend; 58% van de jaarverslagen geeft geen helderheid over externe kosten.

Inkoop is onvermijdelijk

Waar dat aan ligt, weet managing consultant Inge Norbruis van Emeritor direct te omschrijven. Directies zien inkoop als een lastige, maar onvermijdelijk taak. Zolang de ingekochte producten en diensten maar op tijd zijn, goed genoeg en binnen het vooraf gestelde budget dan is het in orde, zo lijkt het. Norbruis: “De CFO is nog te vaak onbewust onbekwaam op het gebied van inkoop."

Geen verband tussen omvang en aandacht

Het onderzoek laat ook zien dat er in de meeste gevallen geen verband is tussen de totale inkoop van een bedrijf en de aandacht voor inkoop in het jaarverslag.
AEX-bedrijven zijn het minst transparant over hun externe kosten. Slechts 38% geeft hierover inzicht in het jaarverslag. De small-cap bedrijven scoren met 48% procent hoger dan gemiddeld en de midkap iets lager (41%). Maar boven de 50 procent wordt het dus niet.

Tijd om wakker te worden dus. Op welke manier kunnen de CFO’s beter sturen en daarmee kosten verlagen?

1. Bundelen inkoop2015 Emeritor jaarverslagenonderzoek
Norbruis: “Op dit moment zien directies vaak pas wat er eigenlijk met de budgetten gebeurt als wij ze feedback geven.” Emeritor helpt partijen onder meer om inkoopkosten waar mogelijk te verlagen, maar vooral om beter in te kopen.

“Nu is het vaak zo dat de ICT-afdeling de techniek inkoopt, de HR-manager de benodigdheden voor human resources en de marketingafdeling zoekt dan weer naar een pr-bureau om mee in zee te gaan. Dat is niet efficiënt.” Door uitgaven te coördineren kan er winst worden behaald.

2. Belangrijker maken
Behalve dat de uitgaven gebundeld moeten worden, moet de beslissing over inkoop hogerop in de beslissingsketen worden gemaakt, volgens Norbruis. Nu ziet de managing consultant nog vaak dat dit type uitgaven door de directie als niet-beïnvloedbaar worden gezien en dus niet belangrijk genoeg om op directieniveau over te beslissen. Door de beslissing juist wel naar de directie te tillen kan de directie beter coördineren welke bedragen waaraan worden uitgegeven.

3. Expertise
Behalve de afwezigheid van informatie ontbreekt het directieleden ook aan gereedschappen om aan de slag te gaan met die kennis. Reden voor een vervolgonderzoek. Norbruis en haar collega’s willen kijken of er nu op de hogescholen en universiteiten wel genoeg aandacht aan het onderwerp inkoop wordt gegeven. “Heb je het over directe of indirecte kosten, dan weet iedereen waar het over gaat, maar bij externe en interne kosten is dat nog te vaak niet het geval.” In het voorjaar van 2016 verwacht het bedrijf meer inzicht te hebben in mogelijke hiaten in de huidige curricula.

Interessant? Delen mag!

BVP staat voor ‘Best Value Procurement’ (ook wel ‘Prestatie-inkoop genoemd) en is een inkoopmethodiek waarbij een aantal stappen wezenlijk anders zijn dan bij een ‘normaal’ inkoopproject. Hoe verlopen de stappen nou precies bij BVP en welke zijn er anders dan bij dat ‘normale’ project? 

Read more BVP: prestatie-inkoop nader toegelicht (deel 2)

Interessant? Delen mag!

Emeritor en ConQuaestor gaan strategische samenwerking aan

Inkoopspecialist Emeritor en adviesorganisatie ConQuaestor kondigen vandaag een strategische samenwerking aan. Emeritor en ConQuaestor gebruiken elkaars dienstverlening om hun klanten nog beter te bedienen.

Inkoopspecialist Emeritor en adviesorganisatie ConQuaestor kondigen vandaag een strategische samenwerking aan. De twee organisaties gebruiken elkaars dienstverlening om hun klanten nog beter te bedienen.

Emeritor is een autoriteit op inkoopgebied in de private- en publieke sector, en zorgt ervoor dat organisaties beter inkopen. Daarbij is de gedachte leidend dat een hogere kwaliteit van inkoop het resultaat van organisaties sterk verbetert. Adviesorganisatie ConQuaestor, richt zich op het verbeteren van de prestaties binnen het financieel, proces- en IT-domein. Zowel Emeritor als ConQuaestor heeft circa 100 medewerkers. 

Caroline van den Bosch, managing partner van Emeritor: “Onze organisaties zijn volledig complementair. Dat kan onze opdrachtgevers en die van ConQuaestor veel voordeel bieden omdat ze vanuit een geïntegreerde aanpak het beste van ons allebei krijgen. We kijken ernaar uit voortaan ook voor ConQuaestor-klanten te werken en ConQuaestor’s kracht in onder meer de inrichting van Purchase-to-Pay processen bij onze klanten in te zetten.”

www.emeritor.com
http://www.conquaestor.nl

Interessant? Delen mag!

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.  

Read more Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest voor de overheid”, droom of realiteit?

Interessant? Delen mag!

De Europese Commissie heeft op 25 november  jl. de nieuwe drempelwaarden voor 2016 en 2017 gepubliceerd. De drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Europese Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro.

Read more Nieuwe Europese drempelwaarden

Interessant? Delen mag!