De dokter, we komen er liever niet. Maar wanneer een van je werknemers ziek wordt is het belangrijk dat er goede zorg is. Voor veel bedrijven is het inkopen van de arbodienst een lastig pakket. Want wat koop ik? Waar moet je als inkoper op letten als je een arbodienst inkoopt? Wat mag je van je arbodienst verwachten en hoe beweeg je je door deze markt?

Een overzicht in 9 tips:

  1. Zorg dat je weet wat je krijgt
    De markt van arbodienstverlening is divers. Omdat aanbieders verschillende pakketten aanbieden is het lastig om ze te vergelijken. Daar komt nog bij dat de dienstverlening onderhevig is aan veranderende wetgeving. Zorg daarom eerst voor transparantie.
    Het is van belang inzicht te krijgen in de benodigde dienstverlening en eventuele optionele diensten. Op deze manier is vooraf duidelijk wat wel en wat niet inclusief wordt gerekend in de geoffreerde prijs, hoe processen verlopen, wie voor welk onderdeel verantwoordelijk is en aan welke eisen de ingezette professionals moeten voldoen.
  2. Kies voor een specialist
    De termen bedrijfsarts en arbo-arts worden veelal door elkaar gebruikt en refereren naar een arts die ingezet wordt bij het vormgeven, adviseren en begeleiden van het gezondheidsbeleid. Iemand die aantoonbaar verstand van zaken heeft over arbogerelateerde zaken, gezond ondernemen en het UWV. Raadzaam is om te kiezen voor een geregistreerde bedrijfsarts, zodat het arbobeleid effectief en conform alle wet- en regelgeving wordt gevolgd.
    Bedrijfsartsen hebben een specialisatie gevolgd, staan geregistreerd, volgen nascholing en worden getoetst op hun kennis en kunde door de visitatie van de beroepsvereniging NVAB. Alleen een geregistreerde arts doorverwijzen naar de curatieve sector, dit alles geldt niet voor een arbo-arts.
  3. Kies geen standaardabonnement
    Elke organisatie is anders. Organisaties zijn anders ingericht, kennen een andere structuur, cultuur en eigen problematieken met betrekking tot arbeidsgezondheid. Laat dus de arbodienst maatwerk aanbieden. Schets bij de uitvraag een duidelijk beeld van uw organisatie, de problematiek, de ambitie en de visie met betrekking tot werkgeverschap.
  4. Beveiliging is een must!
    Het is van groot belang dat de (medische) gegevens van je werknemers niet op straat komen te liggen. Kijk daarom goed naar de beveiliging die de arbodienst biedt.
    De ISO-certificering 27001 is een internationale standaard van informatiebeveiliging van persoons- en medische gegevens. Het is de hoogste vorm van ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging, waarin gekeken wordt of een organisatie zijn security en informatieverwerking goed op orde heeft. Organisaties met deze certificering voldoen aan deze hoogste vorm van informatiebeveiliging en hebben voldaan aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de borging van gegevensverwerking bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
  5. Kies geen leverancier, maar een sparrings-partner
    Geef goed aan wat de rol is die de arbodienst in moet gaan vullen. De arbodienst moet jouw belangrijkste partner worden op het gebied van arbodienstverlening, wetgeving en het gezondheidsbeleid van de organisatie.
    Kies dus een partij die in staat is als ‘sparringspartner’ op te treden, mee te denken in het vormen van het beleid en een activerende rol aan zal nemen.
  6. Kies een flexibele dienstverlener
    Veranderingen die elkaar snel opvolgen is de trend binnen de arbodienstverlening en het gezondheidsmanagement in organisaties. Dienstverleners en je potentiele leveranciers moeten in staat zijn mee te bewegen met de heersende trends en ontwikkelingen.
    De arbodienstverlener moet op deze trends en ontwikkelingen in kunnen spelen. Bekijk daarom vantevoren de voorwaarden en overweeg of die aansluiten deze bij de behoeften van de interne organisatie.
  7. Kies voor een vast klantteam
    Het is belangrijk dat de bedrijfsarts een goede klik heeft met de organisatie. Hij of zij is tenslotte een aanspreekpunt voor de medewerkers. Stel zeker dat je hier een stem hebt in de keuze voor de bedrijfsarts. Vraag ook om een vast klantteam. Let op de communicatielijnen en de eventuele overlap met andere activiteiten zoals de RI&E. Korte lijnen, heldere communicatie en deskundig en concreet advies, helpen in de overdracht en bij de uitvoering van de dienstverlening.
  8. Betrek de juiste mensen bij de selectie
    Draag er zorg voor dat de juiste mensen binnen de organisatie worden aangehaakt bij het selectieproces. Wie zijn de belanghebbenden? Naast de HR-medewerkers zijn dit vaak ook de teamleiders, managers en moet misschien ook de OR betrokken worden?
  9. Spreek een duidelijke SLA af
    Het verzuimcijfer kan omlaag en de arbodienstverlener kan daar voor zorgen. Spreek een duidelijke SLA (Een Service Level Agreement) af over het niveau van de te leveren service, prioriteiten, verantwoordelijkheden en garanties. Maak deze afspraken meetbaar. Houd vervolgens in kwartaal meetings bij of deze afspraken worden gehaald.

Ten slotte
Minder leveranciers en de verantwoordelijkheid bij één partij, hebben direct, zowel organisatorisch als administratief een positieve werking op de uitvoering en opvolging van het gezondheidsbeleid. Kijk daarom of je de arbodiensten gecombineerd in kan kopen met andere diensten op het gebied van gezondheidsmanagement.

 

Dit zijn de 7 zonden van inkoop - en zo kun je ze voorkomen

Caroline van den Bosch - Managing Partner
"Ook zelf doen kan leiden tot meer efficiency in het inkoopproces."

13 april 2016 | Publicatie: Management Team

Dit zijn de 7 zonden van inkoop en zó kun je ze voorkomen
Goede inkoop draait niet om het maken van werelddeals, maar om anders leren kijken en de 7 zonden van de inkoper te vermijden.
Zeven zonden

'De kwaliteit kan flink omhoog, de kosten fors omlaag door anders te kijken', stellen Caroline van den Bosch en Inge Norbruis van inkoopadviseurs Emeritor. Zij waarschuwen voor zeven valkuilen.

Lees hier verder ...

Relatie cfo en accountant

"Het is opvallend hoe onderbelicht de rol van een belangrijke counterpart van de accountant blijft: de chief financial officer."

09 april 2016 | Publicatie: Het Financieele Dagblad

Relatie cfo en accountant
Het aantal misstanden als gevolg van falend accountants optreden heeft ernstige gevolgen voor de branche. Onlangs werden de 'big four' nog stevig beboet.

De oude Romeijnen in Split

Caroline van den Bosch"Hoewel ze qua uiterlijk niets met elkaar gemeen hebben, lijken Amsterdam en New York sterk op elkaar."

09 april 2016 | Publicatie: Het Financieele Dagblad

Het favoriete vervoersmiddel van Caroline van den Bosch is de fiets. Die liefde heeft ze van haar vader. Maar wat zou Caroline doen als ze een agenda zonder beperkingen van tijd, afstand of geld heeft.

Bekijk het volledige artikel hieronder:
20160409-FD-droomweekend-Caroline.pdf (343 downloads)

Om een inkoopproject succesvol uit te voeren is het aan te raden om bij de start een inkoopprojectplan of inkoopstrategie op te stellen en door de interne opdrachtgever goed te laten keuren. Door het opstellen van een dergelijk plan wordt voor alle betrokkenen, de interne opdrachtgever en het projectteam, het inkooptraject inzichtelijk en voorkomt men later tijdens de uitvoering verrassingen.Om dit doel te bereiken worden in het projectplan de volgende zaken opgenomen:

  • Doelstelling en resultaat van het project
    Wat wenst een organisatie te bereiken met het project? Waarom wordt het project gedaan? Aan wie wordt het resultaat (meestal een contract) overgedragen?
  • Scope van het project 
    Wat behoort er tot de scope van het project en wat behoort er niet toe? Door dit duidelijk vast te leggen is ook voor het de interne opdrachtgever helder wat er wel en niet gaat worden ingekocht. Deze scope wordt later uitgewerkt in het ‘Programma van Eisen’.
  • De planning
    Een project in de publieke sector is gebonden aan de regelgeving van de aanbestedingswet en de daarbij behorende termijnen. Door de planning globaal vast te stellen wordt inzichtelijk wanneer het project ongeveer zal zijn afgerond en wanneer de huidige contracten dus moeten zijn opgezegd.
  • Het Budget
    Wat zijn de huidige kosten van het inkooppakket? Wat is het budget van de opdrachtgever voor het project? Wat als dit niet toereikend is? En hoe belangrijk is het budget ten opzichte van de kwaliteit?
  • Relaties met andere projecten
    Welke relatie is er met andere projecten binnen de organisatie? Wanneer het project afhankelijk is van andere projecten kan dit mogelijk de doorlooptijd van het project beïnvloeden omdat het andere project eerst afgerond dient te worden. Niet zelden weten projectgroepleden niet van andere gerelateerde projecten (als bijvoorbeeld een reorganisatie, verhuizing of fusie).
  • Betrokkenen bij het project
    Wie zijn er vanuit de opdrachtgever betrokken bij het project, bijvoorbeeld in de projectgroep? Wat is hun expertise en rol in het project? Wie is de verantwoordelijke en dient zijn goedkeuring te geven en is bevoegd om uiteindelijk het contract te ondertekenen? Is een klankbordgroep gewenst (met een afvaardiging van de medewerkers)? En hoeveel inzet wordt er van ieder projectgroeplid (op welk moment) verwacht?
  • Risico’s
    Welke risico’s kent het project? En welke maatregelen kunnen er getroffen worden om de risico’s te verminderen?

Bovenstaande onderwerpen worden besproken in een kick-off meeting van de projectgroep, waarna er een concept projectplan wordt opgesteld. Het concept plan wordt in het projectteam besproken en verder gefinetuned, waarna het ter accordering wordt voorgelegd aan de interne opdrachtgever. Wanneer de interne opdrachtgever akkoord gaat is voor iedereen die bij het project betrokken is helder door wie het project wordt uitgevoerd, op welke wijze, binnen welke termijn, met welk budget en wat het te verwachten eindresultaat van het project is. Het project kan gestart worden en zal veel soepeler verlopen dan een project zonder projectplan.

Accountants: marktwerking als medicijn

"Merkwaardig genoeg blijft de rol van de opdrachtgever onderbelicht."

11 april 2016 | Inge Norbruis | Publicatie: InkopersCafe

Het zal niemand zijn ontgaan dat er nogal wat aan de hand is in de accountantsbranche. Om misstanden te voorkomen is er inmiddels sprake van een wettelijk verplichte roulatie van eens in de 8 jaar. Deze verplichte roulatie geldt voor de zogenaamde OOB’s, Organisaties van Openbaar Belang; op dit moment zijn dit de beursgenoteerde ondernemingen. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft gereageerd op de misstanden door een streng puntensysteem voor kwaliteitscontrole in te voeren. Maar merkwaardig genoeg blijft de rol van de opdrachtgever in dit alles onderbelicht.

Wat mij als inkoper intrigeert, is hoe het mogelijk is dat er zoveel misstanden zijn (lees: slechte prestatie van een leverancier), en dat opdrachtgevers toch pas in beweging komen nadat zij daartoe wettelijk zijn verplicht. Natuurlijk is het niet eenvoudig voor een beursgenoteerde onderneming om van accountant wisselen, en natuurlijk worden de misstanden mede veroorzaakt door het spanningsveld tussen de belangen van de opdrachtgever en die van de accountant. Maar uiteindelijk schaden de misstanden de belangen van diezelfde opdrachtgever, en zijn er ook vele niet-beursgenoteerde ondernemingen (waarvoor een wisseling eenvoudiger is), die jarenlang met dezelfde accountant werken ondanks dat deze niet optimaal presteert.

Naast de wettelijk verplichte roulatie en het zelfreinigend vermogen van de Beroepsorganisatie is het daarom tijd voor een extra medicijn: marktwerking op initiatief van de opdrachtgever. Iedereen die wel eens een monopolist is tegen gekomen weet immers, dat het erg lastig is om deze uit te dagen tot een optimale prestatie. En in een jarenlange relatie voelt en gedraagt een accountant zich als monopolist.

Hoewel voor dit extra medicijn geen intensieve clinical trials nodig zijn, gaat het niet vanzelf. Concurrentiestelling in deze is gevoelige materie. De toezichthouder (Raad van Commissarissen, Raad van Toezicht) beslist, en deze verkiest vaak (ook bij niet-beursgenoteerde ondernemingen) een Big4 accountant. Maar concurrentiestelling tussen de Big4 is natuurlijk óók marktwerking. De ervaring leert overigens, dat als je als niet-beursgenoteerde onderneming bij deze concurrentiestelling ook een aantal andere accountantskantoren meeneemt, de beslissing niet zelden in het voordeel van een niet-Big4 kantoor uitvalt. En dat is niet alleen vanwege tarieven, maar ook vanwege klantgerichtheid en maatwerk, kortom: toegevoegde waarde.

Als inkopers weten we alles van marktwerking en concurrentiestelling. Zo weten we ook, dat concurrentiestelling een mooie gelegenheid is om voorafgaand daaraan eens goed na te denken over wat je nu eigenlijk zoekt in de betreffende leverancier, en om de bijbehorende processen eens goed onder de loep te nemen (wat doe je zelf, wat besteed je uit enz). Deze voorbereiding zorgt – naast de concurrentiestelling - nog eens voor extra voordeel in kwaliteit en efficiency. Helaas blijkt dat inkopers in de praktijk lang niet altijd betrokken zijn bij overwegingen ten aanzien van de accountantskeuze. Tijd voor een goed gesprek met uw CFO?

Klik hier om de column op Inkoperscafe.nl te lezen.

Vier managementbenoemingen bij inkoopspecialist Emeritor

Consultancy.nl

"In lijn met de groeiambities heeft Emeritor recent enkele benoemingen doorgevoerd."

6 april 2016 | Publicatie: Consultancy.nl

Inkoopdienstverlener Emeritor heeft de afgelopen maanden enkele benoemingen doorgevoerd. Karin Brommer is extern aangetrokken als Managing Director en zal verantwoordelijk zijn voor de verdere uitbouw van de Kennis en Capaciteit praktijk van Emeritor. Verder zijn drie Emeritor professionals intern benoemd tot Managing Consultant: Hoking Cheung, Vicky Wagemakers en Daniëlle Koelemij.

Lees verder op Consultancy.nl

Financiële analyses worden op verschillende manieren aangeboden. Men spreekt over spendanalyses, inkoopscans, financiële scans en grootboek-analyses. Naast dat de benaming uiteenloopt, zijn ook de prijzen en de inzichten die een financiële analyse biedt verschillend. In dit artikel leg ik uit wat het nut is van een financiële analyse en wat de verschillen zijn.

Read more Nut en noodzaak van een financiële analyse

Martijn Serlie in dienst als Senior Inkoopadviseur

Martijn-Serlie“Emeritor is gespecialiseerd in inkoopadvisering in de breedste zin van het woord. Daarom was voor mij de keuze om bij dit leuke, ambitieuze bedrijf te gaan werken, een eenvoudige”  

Martijn Serlie treedt per 01-04-2016 in dienst als Senior Inkoopadviseur bij Emeritor. Martijn is gespecialiseerd in inkoopadvisering op allerlei vlakken. Marcom, ICT, Facilitair, Autolease, Onderhoud gebouwen, et cetera. Hij gaat zich bij Emeritor richten op een diversiteit aan inkoop (advies) trajecten. Van het ondersteunen van inkoopafdelingen bij ziekte of zwangerschap tot het initiëren en implementeren van inkoop verbeterprogramma’s.

Wat deed Martijn voordat hij bij Emeritor ging werken?

Martijn werkte hiervoor bij Stichting Woonzorg Nederland (landelijk woningcorporatie) als Senior Inkoper. Hij heeft daar een centraal gecoördineerde inkoopafdeling opgezet en was daar verantwoordelijke voor alle inkoopactiviteiten met een totale beïnvloedbare inkoop spend van ongeveer 90 miljoen euro. “Daarvoor maakte ik deel uit van het inkoopteam bij USG People, het grote beursgenoteerde uitzendconcern waar merken zoals o.a. Start People, Unique, USG Innotiv onder vallen. Daar heb ik samen met 3 collega inkopers een centrale inkoopafdeling opgezet.”

Inkoopoptimalisatie

Zijn jarenlange ervaring met het opzetten van centrale (gecoördineerde) inkoop binnen verschillende bedrijven maakt het dat Martijn breed inzetbaar is bij Emeritor. Martijn: “Inkoop van scratch af aan opzetten of inkoop verbeterprogramma’s uitvoeren zullen naar verwachting de focus hebben.” Martijn ziet verbindingen leggen in organisaties als een must om inkooptrajecten te doen slagen. Martijn: “Draagvlak creëren is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Een goede analyse van de situatie maken en vervolgens de juiste stakeholders in een projectgroep formeren zal de kans dat het inkooptraject slaagt en dus daadwerkelijk ook geborgd word in de processen van de organisatie alleen maar versterken.” Martijn heeft in januari 2016 zijn Inkoop Management opleiding afgerond met een eindcijfer 10. Hij kan dus als geen ander de theorie op een goede professionele wijze in praktijk brengen.

Een frisse start bij het ambitieuze, hands-on Emeritor

Martijn kijkt er naar uit om zijn ruime inkoop ervaring in te gaan zetten bij Emeritor. “De diversiteit van opdrachtgevers in verschillende branches zal altijd verfrissend blijven!”.

Joe Thornton in dienst als  Inkoopadviseur

Joe-Thorton“Bij Emeritor heb ik de kans om mijn inkoopervaring te verrijken met de unieke kennis binnen Emeritor en ik kan doorgroeien naar een hoger niveau in mijn carriere.” 

Joe Thornton treedt per 1 april 2016 in dienst als Inkoopadviseur bij Emeritor. Joe is gespecialiseerd in Supply Chain Management. Hij gaat zich bij Emeritor richten op inkoopprojecten bij verschillende opdrachtgevers/klanten binnen de private sector.

Wat deed je voordat je bij Emeritor ging werken?

Joe werkte anderhalf jaar bij Yacht als Interim inkoper en heeft verschillende opdrachten succesvol uitgevoerd. Namelijk als inkoper (Vliegtuig interieurs) bij KLM gedurende 1 jaar en voor 6 maanden als inkoper (ICT) bij Telegraaf Media Groep. Daarvoor heeft Joe 5 jaar gewerkt als Inkoper bij KPN op verschillende afdelingen en functie niveaus. In totaal heeft hij inmiddels 7 jaar inkoop werkervaring.

Meer over wat je bij Emeritor gaat doen

Door zijn sterke analytisch vaardigheden en inkoopervaring is Joe goed in te zetten voor zowel Kennis & Capaciteit als voor de Inkoopanalyse en Inkoopverbeterprogramma's bij Emeritor. Joe: "In deze tijd van financiele onzekerheid binnen het inkoopvak moeten bedrijven en ook hun medewerkers steeds meer focussen op de waarde van hun inkoopafdeling en wat zij voor het bedrijf kunnen betekenen. Inkoop biedt steeds meer kansen. Dit eist meer kennis en professionaliteit van de inkoop afdeling binnen alle bedrijven."
Als Inkoopadviseur gaat Joe ook aan de slag met het leren van unieke inkoop methodieken. Daarnaast is hij altijd aan zijn Nederlands aan het verbeteren.

Joe heeft veel zin om aan de slag te gaan bij Emeritor: "Ik kijk uit naar de kansen om mijn CV nog verder op te bouwen met werkervaring waar ik passie voor heb. Ik ben trots om onderdeel van het Emeritor team te zijn. En ik vind het prettig om verbonden te zijn met zo'n bekend inkoopadviesbedrijf binnen Nederland. "