Roel Belgers in dienst bij Emeritor als Junior Inkoopadviseur

“Bij Emeritor kan ik mijn ontwikkeling een boost geven. Mijn aanbestedingsrechtelijke kennis kan ik gaan combineren met de expertise van Emeritor op inkoopgebied’’  

Roel Belgers treedt per 1 september 2016 in dienst als junior inkoopadviseur bij Emeritor. Roel is gespecialiseerd in het contractenrecht en het Europees aanbestedingsrecht. Daarnaast heeft hij enige bedrijfskundige kennis. Hij gaat zich bij Emeritor richten op de advisering van opdrachtgevers over inkoopprocessen en het aanbestedingsrecht.

Wat deed Roel voordat hij bij Emeritor ging werken?

Roel heeft rechten gestudeerd aan de Universiteit van Amsterdam. Daarvoor heeft hij een opleiding tot sportleraar gevolgd en een hbo-propedeuse bedrijfskunde MER behaald. Gedurende zijn opleiding heeft hij twee jaar lesgegeven bij de politie (stage) en gedurende zijn studie heeft hij twee jaar gratis juridisch advies gegeven namens de Rechtswinkel Arnhem. Daarnaast is hij werkzaam geweest bij de Ikea, waarvoor hij onder andere verantwoordelijk is geweest voor de winkelvoorraad.

Meer over wat Roel bij Emeritor gaat doen

Bij Emeritor gaat Roel zijn kennis van het aanbestedingsrecht aanvullen met kennis over inkoop. Hij gaat zich ontplooien op inkoopgebied bij verschillende opdrachtgevers van Emeritor. Hij maakt gebruik van zijn juridische en bedrijfskundige achtergrond om de inkoopfunctie van opdrachtgevers te verbeteren. Zijn ervaring met het geven van advies zal Roel gebruiken voor de inkoopprojecten van Emeritor.

Roel heeft veel zin om aan de slag te gaan bij Emeritor: ‘’ Werken voor verschillende opdrachtgevers biedt mij de opportune kans om mij verder te ontwikkelen en kennis te nemen van het inkoopvak. Hij wil met zijn ambitie van toegevoegde waarde zijn en bijdragen aan het succes van Emeritor.’’ 

Interessant? Delen mag!

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 1

BNR radio spot

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit. Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

De recente herziening van de Aanbestedingswet 2012 heeft ook geleid tot herziening van de Gids Proportionaliteit (hierna: de Gids, klik hier voor de Gids). Het doel van deze herziening is een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en de markt, alsook om het gehele aanbestedingsproces voor alle betrokken partijen te vereenvoudigen. Daarnaast wil de wetgever tegemoet komen aan de bezwaren van de markt omtrent de – soms –onredelijke eisen, die aanbestedende diensten in aanbestedingsprocedures stellen.

In mijn vorige artikel, ‘Wat betekenen de wijzigingen op de Aanbestedingswet voor u?’, ben ik globaal ingegaan op de herziening van de Aanbestedingswet 2012 en daarmee samenhangende onderwerpen. In dit artikel, dat in drie delen zal verschijnen, behandel ik – zonder daarbij uitputtend te willen zijn –de belangrijkste aanpassingen van de Gids en geef ik daarbij aan wat dat voor u in de praktijk betekent.

De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel: bij juridische procedures toetst de rechter namelijk evenzeer aan de Gids, als aan de Aanbestedingswet en andere relevante wet- en regelgeving. Ook moeten de in de Gids opgenomen voorschriften verplicht worden nageleefd. Leeft u ze niet na, dan moet u dat motiveren.

"De Gids is nog steeds een verplicht richtsnoer voor de praktische toepassing van het proportionaliteitsbeginsel."

De Gids geldt voor alle aanbestedingen, zowel voor nationale, als voor Europese. De Gids geldt ook voor alle sectoren, dus ook voor de speciale sectoren.
In de drie delen waaruit dit artikel bestaat, zal ik achtereenvolgens de volgende 9 onderwerpen behandelen:

Deel 1
1. elektronisch aanbesteden,
2. facultatieve uitsluitingsgronden,

Deel 2
3. (eisen aan) onderaannemers,
4. bewijsmiddelen,
5. zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen,
6. accountantsverklaring,
7. referenties,

Deel 3
8. aansprakelijkheid en
9. contracts-, inkoop en leveringsvoorwaarden.

In de artikelen volg ik de doorgaande nummering, zoals hierboven aangegeven. Onderaan het derde en laatste deel van dit artikel sluit ik af met een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

1. Elektronisch aanbesteden
Met de herziening van de Aanbestedingswet 2012, is elektronisch aanbesteden met ingang van 1 juli 2017 (dus vanaf volgend jaar!) verplicht gesteld. Denkt u eraan dat, naast de publicatie, ook de aanbestedingsdocumenten en de inschrijving en de procedure, evenals alle communicatie vanaf 1 juli 2017 elektronisch plaats moet vinden via een van de daarvoor bestemde platformen, zoals TenderNed of Tsenders (door TenderNed geautoriseerde platformen). Op TenderNed kunt u via deze link https://www.tenderned.nl/over-tenderned/ketenpartners een opsomming vinden van Tsenders. De bedoeling van elektronisch aanbesteden is om de administratieve lasten voor uzelf, maar ook voor de inschrijvers te verlichten. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijs ik u naar het artikel Heeft u al een agendapunt voor 1 juli 2017 aangemaakt? Elektronisch aanbesteden! van mijn collega, Marius Dygudaj, die u meer over dit onderwerp vertelt.

2. Facultatieve uitsluitingsgronden
Hier behandel ik de ernstige fout en past performance. Zie hiervoor paragraaf 3.5.1 en voorschrift 3.5 A van de Gids.
a. Ernstige fout
U kunt partijen uitsluiten wegens het hebben begaan van een ‘ernstige fout’, maar deze uitsluitingsgrond mag u alleen in zeer uitzonderlijke situaties toepassen. Juist omdat dit begrip voor meerdere uitleg vatbaar is, moet u terughoudend zijn bij de toepassing ervan. Een deel van de fouten die hieronder vallen, zijn opgenomen in de Gedragsverklaring Aanbesteden.
b. Past performance
Dezelfde terughoudendheid moet u in acht nemen bij het uitsluiten van inschrijvers wegens ‘past performance’ (gedragingen van de inschrijver in het verleden). Wanneer u deze uitsluitingsgrond wil gebruiken, moet u zich daarbij realiseren dat het niet gaat om kleine misstappen van de inschrijver, maar om objectief vastgestelde aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen van essentiële bepalingen bij eerdere opdrachten waar deze inschrijver voor verantwoordelijk kan worden gehouden. Van aanzienlijke of herhaaldelijke tekortkomingen is sprake wanneer het tekortkomingen betreft, die hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst, schadevergoeding of andere vergelijkbare (niet-standaard en substantiële) sanctie. Het betreft “nadrukkelijk uitzonderlijke situaties” en de tekortkoming moet “objectief en consistent” zijn vastgesteld. (Zie de Gids onder voorschrift 3.5 A). U mag hierbij rekening houden met zowel tekortkomingen bij uzelf, als bij andere opdrachtgevers.

De nieuwe Gids geeft duidelijke handvaten over hoe om te gaan met de lijst/het register, waarin de slechte prestaties van aanbieders worden bijgehouden. Wanneer u zo’n lijst/register bijhoudt, moet u dat zorgvuldig doen en altijd rekening houden met het feit dat dergelijke lijsten al snel imagoschade voor bedrijven kunnen opleveren. Het is uw verantwoordelijkheid als aanbestedende dienst om ervoor te zorgen dat uw organisatie daar verantwoordelijk mee omgaat.

"Dit wordt in de Gids het ‘zelfreinigend vermogen’ van ondernemers genoemd."

Zorgt u dus voor voldoende details in de vermelding van de tekortkoming(-en) van bedrijven. Van groot belang is ook dat u elke ondernemer de kans biedt om zijn eventuele vermelding op de lijst ter discussie te stellen en aan te tonen dat hij acties (In de Gids worden dat ‘verbeteracties’ genoemd) heeft ondernomen om eventuele tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Dit wordt in de Gids het ‘zelfreinigend vermogen’ van ondernemers genoemd. U moet daar drie jaar voor terugkijken. Mocht de ondernemer erin geslaagd zijn om aan te tonen dat hij weer een betrouwbare partner is, dan mag u hem niet meer uitsluiten. Wilt u dat toch doen, dan moet u die beslissing heel goed motiveren.

In het tweede deel van deze serie artikelen zal ik ingaan op de volgende onderwerpen: eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen en de accountantsverklaring. In het derde en laatste deel van deze serie komen referenties, aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden aan bod. In het laatste deel treft u ook een handig overzicht aan waarin u in een oogopslag kunt zien op welke wijze de behandelde onderwerpen in het kader van het proportionaliteitsbeginsel juist worden toegepast en wanneer dat juist niet het geval is.

Interessant? Delen mag!

Laat overheden niet participeren

Maarten Erasmus"Overheden moeten accepteren dat het niet altijd gaat zoals zij gewend zijn."

22 augustus 2016 | Maarten Erasmus | Publicatie: CFO.nl

“Lokale initiatieven uit de samenleving zelf, werken beter dan initiatieven die door de overheid worden gestuurd. Dit blijkt uit Amerikaans onderzoek,” zegt Prof. Dr. Menno Fenger in zijn oratie aan de faculteit Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit. Hij ontdekte dat burgerinitiatieven mislopen, zodra de overheid zich ermee gaat bemoeien.

Lees het hele artikel op CFO.nl.

Interessant? Delen mag!

Van VAR naar modelovereenkomst, wat kan een opdrachtgever het beste doen?

Timme van Aardenne

Inkoopadviseur

De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) voor zzp’ers is met ingang van 1 mei 2016 met invoering van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) afgeschaft. Met de inwerkingtreding van de wet DBA, zijn zowel de opdrachtgever als de zzp’er / opdrachtnemer (hierna: zzp’er) verantwoordelijk geworden voor de controle op de beoordeling van de onderlinge werkrelatie. Nu de VAR is te komen vervallen, dienen opdrachtgever en zzp’er in een overeenkomst te bepalen hoe zij hun onderlinge werkrelatie vorm willen geven.

De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) voor zzp’ers is met ingang van 1 mei 2016 met invoering van de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) afgeschaft. Met de inwerkingtreding van de wet DBA, zijn zowel de opdrachtgever als de zzp’er / opdrachtnemer (hierna: zzp’er) verantwoordelijk geworden voor de controle op de beoordeling van de onderlinge werkrelatie. Nu de VAR is te komen vervallen, dienen opdrachtgever en zzp’er in een overeenkomst te bepalen hoe zij hun onderlinge werkrelatie vorm willen geven.

Voor een opdrachtgever brengt dit veranderingen met zich mee: zijn verantwoordelijkheid met betrekking tot de werkrelatie, die bestaat tussen hem en een zzp’er, is groter geworden. Daardoor kan de opdrachtgever na 1 mei 2017 te maken krijgen met forse naheffingen van de Belastingdienst, wanneer de Belastingdienst zou concluderen dat er sprake is van een dienstbetrekking tussen de opdrachtgever en de zzp’er. Tot 1 mei 2017 geldt een transitieperiode, waarin een inspanningsverplichting voor opdrachtgevers bestaat om de nodige aanpassingen door te voeren die aansluiten bij de nieuwe situatie. Nu van de transitieperiode reeds een aantal maanden zijn verstreken, dringt de tijd voor een goede voorbereiding op de nieuwe situatie. Om u daarin bij te staan, geef ik u hierbij enkele tips, die u als opdrachtgever kunnen helpen om de werkrelatie met de zzp’er zodanig vorm te geven, dat het duidelijk is dat die zzp’er niet in loondienst bij u werkt en dat er geen sprake is van een dienstbetrekking.

"De opdrachtgever kan na 1 mei 2017 te maken krijgen met forse naheffingen van de Belastingdienst."
  • Maak een inventarisatie
    Betrek daarbij alle zzp’ers die op basis van een opdrachtovereenkomst of een overeenkomst van aanneming van werk in uw organisatie werken. Kijk naar de wijze waarop de werkrelatie met deze zzp’er in de overeenkomst en in de praktijk is vormgegeven en kijk wat de juridische basis van de overeenkomst is. Uit het Burgerlijk Wetboek volgen drie criteria aan de hand waarvan u kunt beoordelen of er sprake is van een dienstbetrekking: gezag (de werknemer moet onder gezag en toezicht van de werkgever werken), arbeidsplicht (de werknemer is verplicht persoonlijk arbeid voor de werkgever te verrichten) en loonbetalingsverplichting (de werkgever is verplicht de werknemer loon te betalen als tegenprestatie voor de door de werknemer verrichte arbeid). Als één van de drie elementen ontbreekt is er geen sprake van een dienstbetrekking. In de praktijk komen echter vele soorten werkrelaties voor, waardoor het voor partijen niet altijd duidelijk is of er sprake is van een dienstbetrekking. Voor deze grensgevallen komt de wet DBA in beeld.
  • Sluit aan bij een modelovereenkomst
    Indien u twijfelt over de aard van de werkrelatie, kunt u twee dingen doen. Het eerste is een overeenkomst met de zzp’er opstellen, naar het voorbeeld van een van een modelovereenkomst van de Belastingdienst of van een andere (branche-)organisatie. Het werken op basis van een dergelijke overeenkomst is, net zoals het hebben van een VAR, niet verplicht. Wil een opdrachtgever of zzp’er vooraf meer zekerheid hebben dat er geen sprake is van een dienstbetrekking, dan is het werken met een overeenkomst op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurd model raadzaam. Dat wordt ook zeker geadviseerd bij de inhuur van een zzp’er. Zodoende verkleint de opdrachtgever de kans dat hij achteraf onverwachts geconfronteerd wordt met naheffingen en correctieaanslagen. 

Ook de zzp’er verkleint hiermee de kans dat hij zijn voordelen van zelfstandigheid (zoals de zelfstandigenaftrek en MKB winstvrijstelling) verliest. Om te voorkomen dat u onnodig risico loopt, raad ik u daarom aan om ervoor te zorgen dat u voor 1 mei 2017 met elke zzp-er in uw organisatie overeenkomsten bent aangegaan naar het voorbeeld van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst of andere organisaties die deze beschikbaar stellen. Ga ook met toekomstig in te huren zzp’ers altijd een overeenkomst aan op basis van een door de Belastingdienst goedgekeurd model, om de kans zoveel mogelijk te verkleinen dat de Belastingdienst tot het oordeel komt dat er sprake is van een dienstbetrekking.Past een door de Belastingdienst goedgekeurd model niet bij de werkzaamheden die de zzp’er voor u zal verrichten, stel dan zelf een overeenkomst op en leg deze dan vóór 1 februari 2017 ter toetsing voor aan de Belastingdienst. Het toetsen van de overeenkomst vergt immers tijd. De Belastingdienst zal de op de hierboven genoemde drie elementen, die in het BW genoemd zijn, toetsen en duidelijkheid verschaffen over haar beoordeling van de werkrelatie tussen opdrachtgever en zzp’er. Zonodig kunt u vervolgens de nodige aanpassingen doorvoeren in de overeenkomst.

  • De overeenkomst in het licht van de praktijk
    Toch blijft, ondanks het gebruik van de in paragraaf 2 omschreven overeenkomst als basis van de werkrelatie, een groot risico bestaan. Anders dan de VAR geeft een dergelijke overeenkomst geen volledige vrijwaring voor de afdracht van loonheffingen.In tegenstelling tot periode waarin de VAR werd gebruikt (toen ging de Belastingdienst alleen op onderzoek uit wanneer een duidelijk aanwijsbare aanleiding was om de situatie te controleren), gaat de Belastingdienst namelijk per 1 mei 2017 preventief waarnemingen ter plaatse verrichten en actief controleren op de werkvloer. Daarbij wordt vooral gekeken of de situatie op de werkvloer overeenkomt met wat door partijen bij overeenkomst is overeengekomen. Is dat niet het geval, omdat er bijvoorbeeld toch een gezagsverhouding bestaat, dan zal de Belastingdienst aan de opdrachtgever een correctieverplichting, dan wel een naheffingsaanslagen met terugwerkende kracht opleggen. De Belastingdienst zal in dat geval terug kijken vanaf de aanvang van de werkzaamheden van de zzp’er tot uiterlijk 1 april 2016. Het hebben van een overeenkomst met de zzp’er doet hier dan niets aan af. De opdrachtgever is vooraleerst verantwoordelijk voor de consequenties die hieruit voortvloeien, maar kan de loonbelasting/premie volksverzekeringen in principe verhalen op de zzp’er. Uiteraard staat het voor de opdrachtgever vrij om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beslissing van de Belastingdienst.
"Ga het gesprek aan over de noodzaak van het gebruik van een overeenkomst en de eventuele aanpassingen in de samenwerking met de zzp’er."

De kans op deze problemen kan worden voorkomen, wanneer u zich ervoor inspant om vooraf inzicht te verkrijgen in de aard van de samenwerking tussen de zzp’er en u. Ga het gesprek aan over de noodzaak van het gebruik van een overeenkomst en de eventuele aanpassingen in de samenwerking met de zzp’er, die dat met zich meebrengt. Om ervoor te zorgen dat de overeenkomst wordt uitgevoerd zoals afgesproken, moeten de managers/medewerkers die met de zzp’ers werken, goed worden geïnformeerd over de do’s en don’ts in dit kader en moet over de wijze waarop de zzp’er de werkzaamheden bij u verricht goed worden nagedacht en overlegd, ook met de zzp’er.

Interessant? Delen mag!
Cees Ubink en Caroline van den Bosch

Staat 1 juli 2017 al bij u in de agenda? Electronisch Aanbesteden

Marius Dygudaj

Inkoopadviseur

18 april 2016 was een belangrijke datum, niet alleen vanwege de implementatie van de nieuwe Europese richtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25, maar ook vanwege de invoering van elektronisch aanbesteden. Hoewel de Nederlandse overheid voor de invoering van verplicht elektronisch aanbesteden uitstel tot 18 oktober 2018 heeft gekregen, heeft zij besloten om deze verplichting reeds vanaf 1 juli 2017 te stellen. Deze beslissing is genomen na een internetconsultatie en in overleg met marktpartijen, aanbestedende diensten, speciale-sectorbedrijven en adviesgesprekken met belangenorganisaties. De invoerdatum geldt overigens niet voor aankoopcentrales (aanbestedende diensten die voor andere aanbestedende diensten bestemde leveringen of diensten verwerven): voor hen gaat de verplichting al per 18 april 2017 in.

Uit de uitkomsten van een onderzoekproject LIPSE van 2014 (Learning from Innovation in Public Sector Environments), gecoördineerd door de afdeling Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam, blijkt dat meeste Nederlandse aanbestedende diensten zich als “volgers” typeren. Daarmee wordt bedoeld dat zij wachten met introductie van e-aanbesteden, totdat zij daartoe worden aangemoedigd door ervaringen van andere organisaties (pioniers). Dit onderzoek benadrukt ook dat Nederland relatief laat is met digitalisering van de aanbestedingsprocedure. Het hoogtepunt beleefde Nederland in dit kader in 2013/2014, terwijl andere lidstaten e-aanbesteden reeds tussen 2005 en 2008 hebben geïntroduceerd.

Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt. U misschien ook. Om die reden is het handig om een aantal zaken op een rijtje te zetten:

Wat wordt onder elektronisch aanbesteden begrepen? Het langs elektronische weg overbrengen en uitwisselen van informatie in alle fasen van de aanbestedingsprocedure, inclusief het versturen van verzoeken tot deelname en de verzending van inschrijvingen. Dit betekent afschaffing van het gebruik van papieren documenten.
Wat vindt men in de wetgeving hierover terug? Vóór de implementatie van bovenvermelde richtlijnen, heeft de Aanbestedingswet 2012 aanbestedende diensten verplicht alle openbare aanbestedingen, zowel nationaal (met voorafgaande aankondiging) als Europees, eerst op TenderNed te publiceren. Vervolgens kon de aanbestedende dienst zelf voor elektronisch of niet elektronisch verlopen van de procedure kiezen. De nieuwe Europese richtlijnen (en dus de huidige Aanbestedingswet 2012) verplichten elektronisch aanbesteden, wat betekent dat de aanbestedende diensten geen keuze meer hebben over het verloop van de aanbestedingsprocedure: de gehele procedure moet elektronisch gebeuren!
Wat is TenderNed? Waarschijnlijk kent u TenderNed al. Voor diegenen die het niet weten: TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid, waarop alle aanbestedende diensten verplicht zijn hun nationale en Europese aanbestedingen te publiceren. Het platform is onderdeel van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken.

"Ik was in de veronderstelling dat er al lang (volledig) elektronisch aanbesteed wordt."

Elk jaar wordt een rapportage door TenderNed gepubliceerd waarin het gebruik van het platform nader beschreven wordt. De cijfers laten onder andere de adoptiegraad van elektronisch aanbesteden zien. Deze lag voor 2015 op 69% van alle openbaar aangekondigde aanbestedingen, waarvan 1835 aanbestedingen volledig via TenderNed verliepen en 1885 op TenederNed gepubliceerd waren maar verliepen via andere platforms (zogenaamde tSenders – de geautoriseerde commerciële platforms die een automatische importkoppeling met TenderNed hebben). Meer dan 1.500 (31%) aanbestedingen zijn nog op een traditionele manier uitgevoerd, dat betekent de publicatie digitaal heeft plaatsgevonden, echter, de inschrijving moest nog op papier ingediend worden. Elk jaar wordt er tevens meer volledig digitaal aanbesteed: het afgelopen jaar is het percentage digitaal aanbesteden met 37,5% gestegen.

De cijfers hebben alleen betrekking op nationale en Europese (openbare en niet-openbare) aanbestedingen. De adoptiegraad bij enkel- en meervoudig onderhandse inkooptrajecten is in het rapport niet inbegrepen. De reden hiervoor is dat de publicatie en het digitaal verlopen van bovengenoemde aanbestedingsprocedures niet wettelijk verplicht is gesteld.

Nut en problematiek van de digitale revolutie

Waarom werd de plicht voor elektronisch aanbesteden ingevoerd? Wat voor toegevoegde waarde heeft dat voor u als aanbestedende dienst en voor de potentiële inschrijvers? En waarom zou u elektronisch willen aanbesteden? Alle overheidsopdrachten op één plek, is de achterliggende gedachte van de Europese Unie. Elke belanghebbende marktpartij heeft door elektronisch aanbesteden op elk willekeurig moment toegang tot aanbestedingsdocumenten, die kosteloos ter beschikking zijn gesteld. Daardoor wordt het transparantiebeginsel (een van de belangrijkste pijlers van de aanbestedingswet) gewaarborgd, de concurrentiestelling wordt groter en er wordt rechtmatig(er) aanbesteed. Het resultaat van vooral het laatstgenoemde is, dat er minder fouten worden gemaakt. Elektronisch aanbesteden zorgt verder onder andere voor efficiëntere afwikkeling van aanbestedingen, verkorting van de duur van aanbestedingsprocedures en levert een bijdrage aan de professionalisering van de inkoopfunctie.

Er zijn nog twee standpunten die vaker genoemd worden door de voorstanders van dit initiatief tot elektronisch aanbesteden, waarover ik me wil uitlaten:

Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op (denkt u aan minder papier- en energieconsumptie). Dat klopt, denk ik, mits de aanbestedende dienst de inschrijvingen niet gaat uitprinten om deze te laten beoordelen door het opgestelde beoordelingsteam en/of de aanbestedingsstukken volledig digitaal opgesteld worden. Hetzelfde geldt ook voor inschrijvers die hun stukken vaak uitprinten, teneinde ze te bespreken met collega’s. Denkt u ook aan een aantal in te dienen documenten die niet bruikbaar zijn in de digitale vorm. Natuurlijk draagt e-aanbesteden bij aan een papierloze wereld, maar we zijn pas aan het begin van een heel lange reis, voordat we werkelijk zonder papier te werk kunnen gaan. Want weest u eens eerlijk: Wanneer heeft u documenten voor een inschrijving, een ander aanbestedingsstuk of beoordelingsmatrix voor het laatst uitgeprint? Gaat u zich per 1 juli 2017 aanpassen aan “het nieuwe papierloze aanbesteden”?

Stelling: Elektronisch aanbesteden zorgt voor minder administratieve lasten. De meningen hierover zijn verdeeld. Denkt u aan aanbestedende diensten die de digitale revolutie nog niet hebben meegemaakt, die geen resources en/of geen ruime ervaring met aanbestedingsplatforms hebben. Het personeel moet dan wel getraind worden, er moet een software licentie aangeschaft worden en er moet een procedure beschreven worden die voor elk type aanbesteding de kaders schept. Overigens zal aan templates gewerkt moeten worden, zodat een publicatie zo min mogelijk tijd in beslag neemt. U kunt ook een voorkeursplatform selecteren, waarop u alle aanbestedingen gaat publiceren. Dat kan of TenderNed, of één van de tSenders zijn. Hier zijn natuurlijk kosten van eHerkenning of van een licentie aan verbonden. Mijn advies is, om zo gauw mogelijk het toepassen van e-aanbesteden te overwegen, mocht uw organisatie dat nog niet hebben gedaan. Nogmaals: de deadline is 1 juli 2017 en de tijd dringt!
Ook de marktpartijen worden geconfronteerd met digitaal aanbesteden en moeten zij eraan wennen. Zij wijzen echter nadrukkelijk erop dat er verschillende systemen voor e-aanbesteden binnen één branche worden gebruikt. Welke gevolgen heeft dat (voor het MKB)? De aanbieders zullen de weg op meerdere platforms weten te vinden. In het beste geval wordt alleen op TenderNed gewerkt en in het ergste geval op nog 8 tSenders die tegenwoordig geaccrediteerd en gekoppeld zijn met het aanbestedingsplatform van de overheid. Dat brengt kosten met zich mee – tSenders zijn namelijk commerciële bedrijven die op basis van licenties (maandelijkse of jaarlijkse contributie) werken. Het personeel van de gebruiker dient getraind te worden, procedures moeten worden omschreven en alle verplichte documenten, zoals een uittreksel van Kamer van Koophandel of een Gedragsverklaring Aanbesteden, moeten geüpload én beheerd worden. Dat kost tijd, energie en voornamelijk veel investering. De potentiële aanbieder kan echter van de inschrijving afzien vanwege het gebruikte platform – de aanbestedende diensten moeten niet verwachten dat alle marktpartijen alle 9 platforms actief gebruiken, anders wordt een onnodige drempel voor het MKB gecreëerd en wordt voor marktfragmentatie gezorgd. Juist dat is niet de bedoeling van het elektronisch aanbesteden.

"Stelling: Elektronisch aanbesteden levert voordelen voor het milieu op."

Onder de drempel; digitaal of juist niet?

De herziende versie van Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedingen boven de Europese drempel digitaal te laten verlopen. Wat is dan de regeling met betrekking tot tenders onder de drempel? Jaarlijks wordt immers meer meervoudig onderhands aanbesteed, dan nationaal én Europees bij elkaar. Wettelijk wordt noch publicatie, noch digitalisering verplicht gesteld voor deze aanbestedingsvorm. In de praktijk wordt dit daarentegen vaker toegepast, door middel van tSenders die de onderhandse markt hebben veroverd. De platforms zijn zodanig ingericht, dat de aanbestedende diensten meerdere procedures ter beschikking hebben: onderhands, openbaar, niet-openbaar en procedures voor de private sector. Aan de andere kant ontbreekt het aan een uitgebreid onderzoek naar tevredenheid van de aanbestedende diensten en inschrijvers, waar ook het gebruik en de gebruiksvriendelijkheid van tSender platforms aan de orde komt. Ook zijn er geen officiële cijfers, waaruit het aantal doorgelopen procedures, die niet op TenderNed gepubliceerd hoeven te worden, bekend.

En TenderNed? De focus daarvan ligt op nationale en Europese trajecten en het is vooral niet handig om een meervoudig onderhandse aanbesteding via TenderNed te laten verlopen. Reden hiervoor: te veel verplichte gegevens, wat vertaald kan worden naar te veel administratieve lasten ten opzichte van de opbrengst en het eindresultaat.

Gaat TenderNed een eenvoudigere versie ontwikkelen voor aanbestedingen onder de Europese drempel? Zou zo’n oplossing handig zijn? Zou het een positieve bijdrage leveren aan volledige digitalisering van de aanbestedingswereld? Of is TenderNed al te laat met zulke oplossing? De antwoorden op deze vragen moeten we nog afwachten.

Interessant? Delen mag!

Wijzigingen Aanbestedingswet; Laat kansen niet liggen

"Inschrijven op aanbestedingen is een intensief traject. Het is niet iets dat je half kunt doen."

07 augustus 2016 | Inge Norbruis | Publicatie: Service Management

De grote schoonmaakbedrijven hoef je niets te vertellen over inschrijven op Europese Aanbestedingen. Zij doen dit al jaren en zijn zeer door de wol geverfd. Maar wat doe je  als je geen eigen professionele tenderdesk hebt? Laat je dan al die kansen op nieuwe opdrachten zomaar liggen?

Lees het hele artikel

Interessant? Delen mag!

Schone data

Maarten Erasmus"De kwaliteit van de data waar een inkoper mee moet werken, varieert meestal van ‘incompleet’ tot ‘bagger'."

04 augustus 2016 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Ik heb eens les gehad van een accountant die nog nooit eerder een groepje inkopers voor zich had. Het viel hem op hoe weinig angst inkopers hebben voor lange lijsten. Zonder blikken of blozen doken wij in een bestand met drieduizend regels om te zien of er iets bijzonders te ontdekken viel.

Kennelijk zijn wij gewend om met een dump uit de administratie ons werk te doen. Na een middagje turen, knipperen en plakken komen we meestal wel tot een aardig beeld van wat ons te doen staat. Maar als je er goed over nadenkt is het een nogal ambachtelijke manier van werken.

Kan dat niet anders?

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!
Cees Ubink en Caroline van den Bosch

Inkoper; Hoe creatief ben jij?

Om als inkoper succesvol te zijn is onder andere creativiteit een essentiële competentie om noodzakelijke veranderingen door te voeren binnen zijn of haar omgeving . Nagenoeg elke inkoper zal dan ook bevestigend antwoorden wanneer deze gevraagd wordt of hij of zij deze competentie bezit. Hoe komt het dan dat het niet uitzonderlijk is dat inkopers deze competentie lijken te missen.

Of zijn er wellicht valkuilen voor de inkoper?

  • Afgestompt door de interne organisatie
    Je hebt als inkoper je neus al meerdere malen gestoten wanneer je met oplossingen kwam waarvoor geen probleem blijkt te bestaan binnen de eigen organisatie. Zelfs al toon je aan dat de organisatie hier businesswise beter van wordt. Jouw doelstellingen stroken kennelijk niet met de interne organisatie en/of gebruiker. Een voorbeeld van een techneut of facilitair manager die niet wenst te bewegen richting alternatieve oplossingen kennen de meeste inkopers wel.
  • Zelfoverschatting
    Creativiteit kent vele vormen en misschien nog wel meer interpretaties. Een inkoper heeft veelal de neiging zijn sporen na te laten om (alsnog) te laten zien wat hij of zij waard is en verwart dit wel eens met creatief zijn. In ongelijke machtsverhoudingen komen tot verslechterde betalingscondities voor leveranciers is een bekend voorbeeld.
"Een inkoper zonder bijvoorbeeld leiderschapskwaliteiten is als een doodgeslagen biertje."
  • Vooringenomenheid
    Mensen hebben vaak de neiging te redeneren vanuit de eigen kennis en kunde en deze hoger in te schatten dan die feitelijk is. Mede hierdoor worden kansen over het hoofd gezien of zelfs bewust genegeerd. Onlangs maakte ik mee dat een inkoper simpelweg riep dat een leverancier iets niet zou kunnen, terwijl hij de leverancier niet echt bleek te kennen.
  • Cognitieve dissonantie
    Ook menselijk is de neiging om te geloven in resultaten die niet feitelijk behaald zijn. In plaats van de feiten onder ogen te zien en nieuwe wegen te zoeken, worden zaken anders voorgesteld, dan ze werkelijk zijn. Uitkomsten van (niet werkelijk behaalde) besparingen is hiervan een voorbeeld. Toch is dit uiteindelijk wel een vorm van creativiteit, maar de organisatie is er niet mee geholpen.
  • Niveau van opereren
    Veel inkopers, zelfs met tactische en/of strategische rollen, klagen over de grote operationele werklast, die dagelijks in grote diversiteit op hun bureau belandt. Administreren en trouble shooten kost het gros van hun tijd. In een dergelijke setting slaat creativiteit vanzelf dood.

Is het dan zo slecht gesteld met de creativiteit van de inkoper? Het antwoord hierop is de combinatie van competenties die een inkoper nodig heeft om te creatief succesvol te kunnen zijn. Een inkoper zonder bijvoorbeeld leiderschapskwaliteiten is als een doodgeslagen biertje. Koud uit de koelkast lijkt het heel wat, maar in het glas is het een teleurstelling. Leiderschap is noodzakelijk om teleurstellingen te overwinnen, door te gaan, niet te trappen in de in de genoemde valkuilen maar jezelf kritisch tegen het licht te houden. Noodzakelijk om te slagen als Inkoper!

Wanneer genoemde zaken herkenbaar voor je zijn dan zijn er meerdere opties. Accepteren dat het is zoals het is, is de makkelijkste, maar op termijn meest onaantrekkelijke optie. Wil je, ook voor jezelf, het verschil maken dan daag ik je uit de competentie lef en durf aan te spreken, anders is het wellicht een advies om stappen te ondernemen richting een andere werkgever of zelfs een ander vakgebied te kiezen, dat je beter past.

"Creativiteit kent vele vormen en misschien nog wel meer interpretaties."
Interessant? Delen mag!

Vincent Brandt in dienst als Senior Inkoopadviseur

Vincent Brandt“Ik heb voor Emeritor gekozen, omdat ze gespecialiseerd zijn in het interessante vak Inkoop, van operationeel tot zeer strategisch. De hands-on manier van werken, de down-to-earth mentaliteit, de kennis van het inkoopvak en de prettige uitstraling trekken mij tot Emeritor aan.”  

Vincent Brandt treedt per 1 augustus 2016 in dienst als senior inkoopadviseur bij Emeritor. Vincent is gespecialiseerd in Europese en nationale aanbestedingen en Contractmanagement. Hij gaat zich bij Emeritor vooral richten op Contractmanagement, aangezien daar nog een groot veld open ligt waar diverse dingen structureel verbeterd kunnen worden. En waar veel rendement uitgehaald kan worden voor zowel de publieke als de private sector.

Wat deed Vincent voordat hij bij Emeritor ging werken?

Vincent werkte hiervoor bij het IUC-Vreemdelingenketen als Senior Contractmanager. Hij hield zich daar hoofdzakelijk bezig met het managen van diverse strategische contracten, waaronder medische, arbo-gerelateerde en opleiding inkooppakketten. Daarvoor was hij Senior Adviseur Inkoop bij Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud en hield hij zich bezig met het begeleiden en zelfstandig uitvoeren van diverse inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Meer over wat Vincent bij Emeritor gaat doen

Mijn inkoop-en contractmanagementervaring en algemene kennis van de publieke sector kan een meerwaarde zijn voor Emeritor en ik hoop daarmee een positieve bijdrage te kunnen leveren aan de dienstverlening vanuit Emeritor naar de klant toe.

"Ik heb veel zin om aan de slag te gaan bij Emeritor en mezelf aan Emeritor te verbinden. Het verbeteren van de inkoop- en contractmanagementfunctie van onze klanten ga ik met veel enthousiasme oppakken."

Interessant? Delen mag!