Bespaar op uw factuurverwerking

Wouter Klijn

Business Consultant

In de wereld van factuurverwerking is de afgelopen jaren veel veranderd en toch staan we nog maar aan het begin van de grote ommezwaai,. Uit onderzoek “E-Invoicing/E-Billing The Catalyst for AR/AP automation” van Billentis april 2016 is gebleken dat de verzenders van facturen gemakkelijk 6 euro kunnen besparen voor iedere verzonden factuur, terwijl voor de ontvangende partij de besparing al snel 7 euro kan zijn voor iedere ontvangen factuur. Hoe kan dat dan?

Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant. Nadat bij de ontvanger, de afdeling crediteuren de envelop had gekregen, moest een medewerker die envelop openen en werd de factuur voorzien van diverse boekhoudkundige codes en een begeleidingsformulier. Daarna ging de factuur het halve bedrijf rond om alle benodigde handtekeningen te verkrijgen. Dit proces kent een lange doorlooptijd en aan dit proces zitten hele grote risico’s. Dit proces kost het bedrijf dus handenvol met geld.

De grootste negatieve kostendrivers voor de versturende partij zijn:

  1. late reactie van klanten indien belangrijke informatie ontbreekt op de factuur,
  2. handelingskosten voor betaalherinneringen,
  3. weinig controle mogelijkheden of de factuur werkelijk is aangekomen,
  4. te laat betaalde facturen
  5. archiefkosten en het handmatig zoeken van facturen.

Voor de ontvangende partij zijn de belangrijkste negatieve kostendrivers:

  1. de handmatige stappen in het verwerken van de factuur,
  2. het handmatig boeken van de factuur in een boekhoudpakket incl. grote kans op invoerfouten,
  3. het handmatig koppelen van de order aan de factuur,
  4. kwijtraken van de factuur,
  5. archief voor alle fysieke facturen.
  6. geen kloppende boekhouding
"Tot voor kort was het heel normaal dat facturen door de leverancier werden geprint, in een envelop gestopt en bezorgd bij de klant."

Verbeterpotentieel

Één van de mogelijkheden is het implementeren van een scan & herken oplossing binnen de organisatie. Dit verlaagt aan de ontvangende zijde van de keten wel een klein deel van kosten, echter wil je een groot deel van de kosten verlagen, kun je het beste overstappen naar E-invoicing. E-invoicing is een door de Nederlandse belastingdienst goedgekeurde manier van facturen versturen en verwerken. Wel moet een debiteur vooraf toestemming vragen aan de belastingdienst. Het meest gebruikte protocol is het UBL2 protocol.
Het eerder genoemde onderzoek van Billentis toont aan dat de verstuurder van facturen gemiddeld tot 59% van zijn kosten kan besparen. Terwijl de ontvangende partij zelfs tot gemiddeld 64% van zijn kosten kan besparen.

Voor de crediteur zijn de volgende grote besparingen mogelijk per processtap

  • Printen, enveloppen versturen:
    – Print en portokosten lager, beter voor het milieu, korte doorlooptijd
  • Herinneringen versturen:
    – tijdswinst, lagere kosten
  • Overmakingen:
    – Tijdswinst (t.o.v. handmatig), betere/snellere terugkoppeling over betalingen
  • Archiveren:
    – Archivering gaat nu digitaal, dus minder fysieke ruimte, kostenbesparend, betere beschikbaarheid van het archief

Hoe werkt het?

Nu de voordelen van E-invoicing bekend zijn, is het natuurlijk belangrijk om te weten hoe het werkt en of het voor uw organisatie binnen handbereik is. Het principe achter E-invoicing is relatief simpel. Het hart van het model zijn de factuurproviders.

Factuurproviders zijn platformen waar zowel leveranciers als klanten kunnen zich aansluiten en vervolgens hun wederpartij vragen om de facturen via deze partij te verwerken. Zij zorgen er voor dat de facturen bij de rechtmatige ontvanger komen in het juiste format en voldoende aan het wettelijke richtlijnen
Onderstaand is schematisch weergegeven hoe de E-invoicing keten werkt tussen de diverse partijen.

"Het principe achter E-invoicing is relatief simpel."

Qua business model zijn er verschillende varianten in de markt. De ene factuurprovider vraagt een vergoeding aan de verstuurder van de factuur en dee andere factuurprovider vraagt niets voor het versturen en ontvangen van facturen, echter worden er wel kosten gerekend voor aanvullende diensten. Het ontvangen van de factuur is veelal gratis.
In bovenstaande schematische weergave kan leverancier X dus facturen versturen naar Klant 1 en Klant 2. Terwijl Klant 2 facturen kan ontvangen van alle Leveranciers.

De technische uitvoering van de koppeling tussen de leveranciers en de factuurproviders is afhankelijk van het facturatie systeem van de leveranciers, maar de meeste factuurproviders hebben al een standaard interface met de meest gangbare facturatiesystemen zoals Exact, AFAS en SAP.

Het leveren van de facturen kan op verschillende manieren. De klant kan zelf op een portaal van de Factuurprovider de factuur in PDF formaat ophalen, danwel de factuur direct laten leveren in een systeem naar keuze. Dit kan dus een boekhoudsysteem zijn, zoals AFAS Profit of een Purchase-to-Pay systeem als INCONTO. In het laatste geval kan de hele verwerking en workflow inclusief procuratie van de factuur door INCONTO worden uitgevoerd. Als onderdeel van de workflow kan de factuur gekoppeld worden aan een valide inkooporder, waardoor het verwerkingsproces van een factuur verder versneld kan worden.

Interessant? Delen mag!

Maarten van der Linde in dienst als Junior Inkoopadviseur

“Bij Emeritor kan ik me persoonlijk verder ontwikkelen en mijn bedrijfskundige en bedrijfseconomische kennis combineren om mijn passie voor inkoop tot zijn recht te laten komen”  

Maarten van der Linde treedt per 1 oktober 2016 in dienst als Junior Inkoopadviseur bij Emeritor. Maarten is gespecialiseerd in proces optimalisatie. Hij gaat zich bij Emeritor richten op inkoopprojecten bij verschillende opdrachtgevers/klanten, maar voornamelijk op het verder ontwikkelen van zijn kennis op het gebied van inkoop.

Wat deed Maarten voordat hij bij Emeritor ging werken?

Maarten heeft zijn HBO-bachelor Logistiek en Economie en WO-master International Business and Economics afgerond. Naast theoretische kennis heeft hij ook praktische ervaring opgedaan tijdens drie verschillende stages en een literatuurscriptie. Door de bachelor heeft hij een bedrijfskundige achtergrond, die hij tijdens zijn master heeft leren combineren met bedrijfseconomische kennis waar het oplossen van micro en macro economische problemen of bedrijfsvraagstukken in internationaal perspectief, door bijvoorbeeld een risk analyse, het schrijven van een business plan en empirisch onderzoek voorop stond.

Tijdens de drie stages, bestaande uit zowel kwantitatieve als kwalitatieve onderzoeksmethoden, heeft hij verschillende vaardigheden ontwikkeld, waaronder het analyseren van een inkoopproces, het opstellen van adviesrapportages en het implementeren en evalueren van processen.

Meer over wat Maarten bij Emeritor gaat doen

Maarten gaat zich voornamelijk richten op inkoopprojecten bij verschillende opdrachtgevers/klanten. De ambitieuze, en professionele omgeving van Emeritor staat centraal voor Maarten om zich persoonlijk verder te ontwikkelen. Het opbouwen van een netwerk op sociaal en professioneel gebied ziet hij als één van de belangrijkste punten op zijn “to do list’’. Hij presteert dan ook het best in een omgeving waarin sociale en professionele aspecten samenkomen.

Nu hij is afgestudeerd, is hij toe aan een nieuwe uitdaging. Gedurende zijn stages heeft hij  kennis mogen maken met het vakgebied inkoop. Naar aanleiding van positieve ervaringen wil hij zich hierin verder ontwikkelen en specialiseren. Hij zocht dan ook naar een functie waarin hij zich kan ontwikkelen en zijn organiserend vermogen kwijt kan binnen een dynamische omgeving. Dit heeft hij gevonden in de functie Junior Inkoopadviseur bij Emeritor.

Interessant? Delen mag!

Innovatie en sourcing

"Niet elk zaadje hoeft uit te groeien tot een succesvolle partner."
Maarten ErasmusManaging Consultant

28 september 2016 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Start-ups zouden gebaat zijn bij meer ondernemerschap door gevestigde organisaties. Die creëren echter een klimaat waarin kleine leveranciers steeds minder kans krijgen. Dat is een probleem voor de start-ups, maar ook nadelig voor de innovatiekracht van deze organisaties.

Een zaadje planten aan leverancierskant gebeurt weinig, terwijl dit aan de verkoopkant normaal is. Daar kijkt niemand ervan op dat zaadjes verloren gaan en slechts enkele uitgroeien tot een nieuwe klant. Maar het nemen van dezelfde soort risico’s wordt aan de leverancierskant onacceptabel gevonden. Als bedrijven zich ontwikkelen, nemen de kansen voor kleine leveranciers af en dus ook voor innovatieve start-ups.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Interessant? Delen mag!

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 3

BNR radio spot

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

In de eerste twee delen van deze reeks artikelen over de herziene Gids Proportionaliteit ben ik ingegaan op de wijzigingen inzake elektronisch aanbesteden, facultatieve uitsluitingsgronden, eisen aan onderaannemers, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen, de accountantsverklaring en referenties.

In dit derde en laatste deel van deze serie zal ik ingaan op aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden. Onderaan dit laatste deel vind u een tabel, waarin ik een en ander schematisch weergeef.

8. Aansprakelijkheid

Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden. Uiteraard is het daarbij van belang om de aansprakelijkheid voor beide partijen goed geregeld te hebben. Daar geeft de Gids enkele regels voor. Bij de beoordeling van de vraag of de eisen die u in dit kader stelt, proportioneel zijn, kunt u de volgende aspecten betrekken:

  • Welke risico’s loopt u daadwerkelijk? De aansprakelijkheidseis die u stelt, dient hiermee direct verbonden te zijn.
  • Wat is op het vlak van aansprakelijkheid gebruikelijk in de branche/voor vergelijkbare opdrachten? Bij aansprakelijkheid (bijvoorbeeld in geval van letsel, dood en zaakschade) raadt de Gids u aan om aan te sluiten bij de standaarden van de verzekeringsbranche, die gelden voor de betreffende branche en/of voor vergelijkbare opdrachten. Wat is in dat kader verzekerbaar?
"Aan de ene opdracht zijn weinig, aan de andere opdracht veel risico’s verbonden."

U kunt per opdracht bepalen welke beperking proportioneel is. De aansprakelijkheid kan worden beperkt in soort, hoogte en duur.
Voor wat betreft de soort aansprakelijkheid, kan er onderscheid gemaakt worden tussen directe en indirecte schade. U mag ingevolge voorschrift 3.9 D van de Gids geen onbeperkte directe/indirecte aansprakelijkheid eisen van inschrijvers. Dat is namelijk disproportioneel.

Ook voor wat de hoogte van het bedrag van aansprakelijkheid betreft, geldt dat u geen ongelimiteerde aansprakelijkheid mag eisen van inschrijvers, wederom omdat dat disproportioneel is.
Voor wat betreft de duur van de aansprakelijkheid kunt u aansluiten bij een percentage van de opdrachtwaarde van een jaar. In ieder geval mag u geen aansprakelijkheidseis van onbepaalde duur stellen: ook dat is disproportioneel.

Wanneer u gebruik maakt van paritair opgestelde voorwaarden (voorwaarden die zijn overeengekomen tussen enerzijds de overheid en anderzijds (een vertegenwoordiging van) marktpartijen), waarin regelingen zijn getroffen aangaande aansprakelijkheid, kunt u aansluiten bij die regelingen.

9. Contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden

Onder dit kopje noem ik kort nog enkele andere wijzigingen die voor uw praktijk wellicht van belang zijn:

  • U moet aan (potentiële) inschrijvers tijdens de aanbestedingsprocedure de mogelijkheid bieden om voorstellen tot aanpassing van de conceptovereenkomst, dan wel voorstellen tot afwijking van de inkoopvoorwaarden te doen;
  • Wanneer er voor de overeenkomst die u wilt gebruiken, paritair opgestelde contractmodellen of algemene voorwaarden bestaan, moet u deze modellen of voorwaarden integraal overnemen/gebruiken. Voorbeelden van paritair opgestelde voorwaarden zijn de UAV –GC 2005 (voor de bouw) en de RVOI 2001 (voor de Ingenieursbranche);
  • U mag niet vragen dat inschrijvers u garanderen dat zij de met u overeengekomen prijs met terugwerkende kracht zullen aanpassen aan de lagere prijs, die zij in de toekomst eventueel met andere wederpartijen zouden overeenkomen.
"Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen."

Conclusie

Het belang en de noodzaak van het proportionaliteitsbeginsel in de praktijk is toegenomen, reden waarom de hierboven behandelde wijzigingen in de Gids Proportionaliteit zijn doorgevoerd. Veel onderwerpen die voorheen niet met name in wet- en regelgeving werden genoemd, zijn nu geregeld in de Gids. Voor de aanbestedende dienst houdt dat een verzwaring in van de plicht om haar praktijk aan te passen aan deze wijzigingen. Ik hoop dat deze reeks artikelen en de tabel hieronder u zullen bijstaan bij het op de juiste wijze doorvoeren van de behandelde onderwerpen in uw organisatie.

2016 tabel Herziene Gids Proportionaliteit

Interessant? Delen mag!

De herziene Gids Proportionaliteit: 9 tips voor uw praktijk – deel 2

BNR radio spot

Andrea del Castilho

Inkoopadviseur

In het eerste deel van deze reeks artikelen over de herziene Gids Proportionaliteit ben ik ingegaan op de wijzigingen inzake elektronisch aanbesteden en de facultatieve uitsluitingsgronden. In het tweede deel van deze driedelige reeks artikelen zal ik ingaan op de aan onderaannemers gestelde eisen, bewijsmiddelen, zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen, de accountantsverklaring en referenties.

3. (Eisen aan) Onderaannemers

Krijgt u te maken met onderaannemers, dan mag u aan hen geen zwaardere eisen stellen dan aan de inschrijvers zelf. Dat is disproportioneel volgens de Gids. Ook moeten de eisen die u aan onderaannemers stelt, direct terug te voeren zijn op (de competenties die benodigd zijn voor) de aan te besteden opdracht. Anders voldoet u ook niet aan de proportionaliteitseis.

4. Bewijsmiddelen

U mag slechts de inschrijver, die de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht, vragen om bewijsmiddelen te leveren waarmee hij kan aantonen dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Volgens de Gids is het ook disproportioneel om meer bewijsmiddelen te vragen dan die daadwerkelijk betrekking hebben op de door u gestelde uitsluitingsgronden.
De opgave van uitsluitingsgronden moet voortaan verplicht gedaan worden via het UEA, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, dat in de plaats van de vroegere Eigen verklaring is gekomen.

"U mag alleen zekerheidsstelling van inschrijvers eisen, voor zover die noodzakelijk is voor het afdekken van de risico’s."

5. Zekerheidsstelling en cessie van verzekeringspenningen

Voorschrift 3.5 D van de Gids gaat over zekerheidsstellingen, bijvoorbeeld cessie (van verzekeringspenningen), bankgaranties, inhouding van betalingen en escrows. (Met cessie van verzekeringspenningen wordt bedoeld dat de verzekeraar haar vorderingen op de verzekerde, bijvoorbeeld verzekeringspremies of uitkeringen, overdraagt aan anderen, bijvoorbeeld aan u als opdrachtgever.) Deze regels zijn gesteld omdat u er als aanbestedende dienst - in het kader van uw naleving van het proportionaliteitsbeginsel - altijd rekening mee moet houden wat de door u gestelde eisen en regels in de praktijk betekenen voor de inschrijvers. Het eisen van zekerheidsstellingen betekent voor elke inschrijver namelijk hoge kosten en beperkt de inschrijver in de mogelijkheden om zijn geld te beheren en besteden.

U mag alleen zekerheidsstelling van inschrijvers eisen, voor zover die noodzakelijk is voor het afdekken van de risico’s, verbonden aan de uitvoering van de opdracht. En dan nog mag de waarde van de zekerheidsstelling maximaal 5% van de waarde van de opdracht zijn. Wilt u van dit percentage afwijken, in die zin dat u een hoger percentage wil eisen, dan moet u dat deugdelijk motiveren in uw aanbestedingsstukken. Dit mag bijvoorbeeld wanneer u met de inschrijver overeengekomen bent dat u hem vooruit betaalt, dus voordat hij de prestatie heeft geleverd: de hoogte van de zekerheidsstelling mag u in zo’n geval relateren aan de door u gegeven vooruitbetaling of het door u gegeven voorschot. In het kader van de proportionaliteit mag u niet vragen dat de zekerheidsstelling langer loopt dan strikt noodzakelijk is voor de aan te besteden opdracht en raadt de Gids u aan om de zekerheidsstelling naar beneden bij te stellen, wanneer een deel van de opdracht is afgerond. Ook moet u in het oog houden dat u geen dubbele zekerheidsstellingen (bijvoorbeeld zowel een bankgarantie, als inhouding van betalingen) mag vragen: dat is disproportioneel.

Omdat verzekeraars in het algemeen niet instemmen met het cederen van verzekeringspenningen wordt het door de Gids sterk afgeraden om inschrijvers te vragen om cessie van verzekeringspenningen.

6. Accountantsverklaring

Pas nadat u een opdracht heeft gegund, mag u van de partij aan wie u gegund heeft, een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening vragen. U mag echter geen door de accountant overgelegde (deel-)verklaring, die betrekking heeft op een of meer onderdelen van de jaarrekening van de inschrijver, verlangen. Is een inschrijver niet jaarrekeningplichtig, dan is het voldoende dat hij een beoordelings- of samenstellingsverklaring overlegt. Zie hiervoor voorschrift 3.5 E van de Gids.

De achterliggende reden voor laatstgenoemd voorschrift is wederom, dat het in beginsel disproportioneel is om een goedkeurende accountantsverklaring bij een jaarrekening te vragen aan een ondernemer die niet jaarrekeningplichtig is, omdat het voor die ondernemer voor extra administratieve verplichtingen zorgt. Van dergelijke inschrijvers kunt u dus ofwel een beoordelings-, ofwel een samenstellingsverklaring eisen, maar dan alleen van de inschrijver waarvan u verwacht, dat die de opdracht gegund zal krijgen.

Afwijkende of aanvullende verklaringen mag u niet eisen: dat is disproportioneel. U mag dus niet vragen om extra verklaringen bij bijvoorbeeld referentieprojecten. En wanneer een inschrijver deel uitmaakt van een concern, is het voldoende dat de inschrijver geconsolideerde jaarstukken van het gehele concern overlegt: vragen naar een enkelvoudige accountantsverklaring daarnaast is disproportioneel, wanneer het concern alleen geconsolideerde jaarstukken beschikbaar heeft. U mag dan wel van de inschrijver vragen dat zij via een eenvoudige verklaring vastlegt, dat het concern met betrekking tot de door u gestelde eisen garant staat voor deze inschrijver.

"Pas nadat u een opdracht heeft gegund, mag u van de partij aan wie u gegund heeft, een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening vragen."

7. Referenties

Volgens voorschrift 3.5 G van de Gids mag u per kerncompetentie maximaal een (1) referentie vragen. Volgens de Gids is dat voldoende. Vraagt u naar referentieprojecten, dan raadt de Gids u aan om niet te vragen naar referentieprojecten met een hogere waarde dan maximaal 60% van de geraamde waarde van de opdracht, die wordt aanbesteed. Wilt u daarvan afwijken, dan moet u dat gedegen motiveren.

Voor werken mag u een referentietermijn van maximaal 5 jaar aanhouden. Voor diensten en leveringen geldt een referentietermijn van maximaal 3 jaar. U mag deze termijnen verkorten, maar niet verlengen. Alleen wanneer er onvoldoende gegadigden zijn die kunnen voldoen aan de door u gestelde referentie-eisen, mag u overgaan tot verlenging van deze termijnen.
Uit de overgelegde referenties moet blijken dat de inschrijver daadwerkelijk beschikt over de competenties, die noodzakelijk zijn om hetgeen u vraagt, in de praktijk te brengen. Het is niet nodig dat de referenties betrekking hebben op identieke opdrachten, als die u wilt aanbesteden.

Verder wordt aangeraden terughoudend te zijn met het stellen van vormvereisten aan referenties. In de praktijk zou dat namelijk voor de inschrijver kunnen betekenen dat hij telkens terug moet naar zijn referent (waarvoor hij mogelijk jaren geleden de referentieopdracht heeft verricht) om telkens opnieuw om een handtekening te vragen voor telkens een nieuw referentie-opgave-model. De Gids geeft aan dat dit disproportioneel is, omdat het onder andere leidt tot ongewenste administratieve belasting van de inschrijver.

In het derde en laatste deel van deze serie komen referenties, aansprakelijkheid en contract-, inkoop- en leveringsvoorwaarden aan bod. In het laatste deel treft u ook een handig overzicht aan waarin u in een oogopslag kunt zien op welke wijze de behandelde onderwerpen in het kader van het proportionaliteitsbeginsel juist worden toegepast en wanneer dat juist niet het geval is.

Interessant? Delen mag!

Arthur Fischer in dienst als Senior Inkoopadviseur

Arthur Fisher“Bij Emeritor kan ik mijn kennis en ervaring professioneel delen”  

Arthur Fischer treedt per 5 september in dienst als senior Inkoopadviseur bij Emeritor. Zijn specialiteit is het opzetten en optimaliseren van inkoopafdelingen. Hij gaat zich bij Emeritor richten op verbeterprogramma’s bij cliënten.

Wat deed Arthur voordat hij bij Emeritor ging werken?

Arthur werkte als zelfstandig Inkoopadviseur. Zijn aandachtsgebied is hoofdzakelijk in de financiële en ICT-sector. Als laatste opdracht heeft hij bij Volkswagen Pon Financial Services bijgedragen aan het professionaliseren van de Inkoopafdeling. Hij is werkzaam geweest bij diverse bedrijven waaronder ING, Atos en WestlandUtrecht Bank.

Meer over wat Arthur bij Emeritor gaat doen

Bij Emeritor gaat Arthur zich inzetten om gezamenlijk met collega’s bij de cliënten inkoop naar een hoger niveau te brengen. Zijn ruim 20 jaar ervaring in het inkoop vak zal hieraan bijdragen.
Hij zal zijn kennis en kunde overbrengen aan de collega’s om gezamenlijk succesvol te zijn bij de cliënten.

Arthur kijkt ernaar uit te beginnen bij Emeritor: “Mijn ervaring vanuit het verleden aangevuld met de opgedane kennis en kunde zie ik als een goede bijdrage. Ik kijk ernaar uit om uitdagende projecten op te pakken en deze succesvol te realiseren.”

Interessant? Delen mag!