De psychologie van het raamcontract

"Het verschil tussen enthousiasme en de kont tegen de krib is niet zo groot."
Maarten ErasmusManaging Consultant

25 jauari 2017 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

De hartenwens van iedere manager, de financiële voorop, is “in control” zijn. In lijn met deze wens brengen ik en collega’s dagelijks inkoopuitgaven in beeld, voeren we bestelsystemen in en kondigen we allerlei regels af om medewerkers bij de voorkeursleverancier te laten inkopen. Af en toe een “nou-is-het-afgelopen!” e-mail van de directie als krachtig signaal dat niemand meer de vrijheid heeft om zelf te gaan zitten “shoppen”.

Misschien valt er iets te leren van de facilitaire wereld, waar bij uitstek veel kennis is over de relatie tussen productiviteit en het welbevinden van medewerkers. In zijn recente boek “Messy” haalt de auteur Tim Halford een onderzoek aan van twee psychologen Alex Haslam en Craig Knight. Zij onderzochten in 2010 het effect van de kantooromgeving op de productiviteit van mensen. Misschien kent u het onderzoek, maar voor mij is het een eye-opener.

Lean

Zij gebruikten 4 verschillende settings van een kantoor waarin proefpersonen een opdracht moesten uitvoeren. In het eerste, een lean kantoor met alleen noodzakelijke meubels en lege wanden hadden de deelnemers moeite om zich te ontspannen. Zij presteerden in deze omgeving het slechtst.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

De rol van Inkoop in Software Asset Management

Peter Reinink

Inkoopadviseur

Software Asset Management (SAM) is een uitdagend onderwerp om in te regelen in de bedrijfsomgeving. Hoe minder applicaties voor actieve bewaking van het gebruik van software in aanmerking komen, hoe beter. Wat kan Inkoop doen om het onderwerp zo klein mogelijk te houden?

Het verantwoorden van software kosten: alleen een feestje voor de IT afdeling?

Wie in een productiebedrijf heeft rondgelopen weet hoe belangrijk het is dat de magazijnen van onderdelen en halffabricaten niet voor een ieder toegankelijk zijn. Zowel misgrijpen, te veel als verkeerd weggelegde onderdelen zullen een keer tot gevolgen leiden. Zeker als er bij verrassing op vrijdagmiddag ‘misgegrepen’ wordt in het magazijn. Crashacties worden opgezet om de levering die vroeg in de volgende week aan de klant beloofd is alsnog te realiseren.

Iets vergelijkbaars kan zich voordoen als software wordt gedownload zonder dat er filters ingebouwd zijn. IT-specialisten, architecten en eindgebruikers zien mooie tools op internet en focussen zich op de functionaliteit die de gedownloade software levert. Maar hoe zit het met de kosten die de download met zich meebrengt? En is de verantwoordelijke manager op de hoogte dat zijn (m/v) budget gebruikt wordt? En is hij het daar wel mee eens? En hoe zit het met beëindigde licenties maar niet verwijderde applicaties?

Vrijdagmiddag

‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden. Inkoop wordt ingeschakeld om te onderzoeken of de leverancier wel gerechtvaardigd is om de IT omgeving te onderzoeken. In allerijl wordt gepoogd om na te gaan welke installaties op welke servers en op welke laptops staan. Discussies over (vermeend) softwaregebruik stijgen in prioriteit. Voor wie er mee te maken heeft gehad, zal dit herkenbaar zijn.
Als de mist in de tunnel is opgetrokken, start het ‘sporenonderzoek’. ‘Waarom weten we niet goed wie wat gebruikt? Waarom kunnen medewerkers software zo maar downloaden, wie is verantwoordelijk voor softwaregebruik? Wat hebben we draaien aan software en hebben we er wel licenties voor?’ Het initiatief voor een SAM project is geboren…

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Als het SAM project wordt vormgegeven, komt direct de discussie op tafel over de te vervullen verantwoordelijkheden. Hiervoor zijn meerdere inrichtingen mogelijk. Na de implementatiefase moeten de verantwoordelijkheden staan waar ze horen. De CIO is een veelvoorkomende landingsplaats van het eigenaarschap van het onderwerp.

"‘Vrijdagmiddag’ is begonnen als een softwareleverancier aankondigt een audit te gaan houden."

En Inkoop?

Inkoop is een belangrijke stakeholder in het SAM onderwerp om een aantal redenen:

  • Inkoop sluit het softwarecontract af en zorgt voor contractverlengingen en -wijzigingen.
  • Inkoop speelt een rol in het contractmanagement waaronder software contracten.
  • Binnen Inkoop is het contractbeheer belegd.

De contracteigenaar bepaalt welke inhoudelijke verwachtingen er zijn met betrekking tot het software contract. Het is aan Inkoop om vervolgens – in het kader van SAM- kritisch te zijn op de meetbaarheid van de gewenste software. Lastig te meten software metrieken moeten voorkomen worden. Het kan dan handig zijn om een ‘# users’ contract af te sluiten in plaats van ‘concurrend users’ of een iets duurder ‘unlimited’ contract af te sluiten waar andere business units ook van kunnen meegenieten. En daarmee tegelijkertijd het maken van interne kosten voor het meten en bijsturen van het softwaregebruik weg te nemen. Daarnaast kijkt Inkoop via welke kanalen software is aangeschaft en welke leverancier de rechten heeft op de broncode. In een audit gaat het om de bronleveranciers van software, niet om de resellers. Daarnaast kijkt Inkoop of het aantal resellers van kleine pakketten verkleind kan worden. Dat helpt de communicatie te vereenvoudigen in het licht van SAM.

Als het SAM tool is geïnstalleerd kan Inkoop bijdragen aan het vaststellen van applicaties waar geen contract tegenover staat. Inkoop kan van tevoren met de contracteigenaren vastgesteld hebben welke contracten (niet) beheerd worden en hierop proactief actie nemen.
Het zijn redelijk voor de hand liggende initiatieven, maar de praktijk kan anders zijn.

En de verantwoordelijkheid van de leverancier?

Inkoop kan in overleg met de leverancier borgen dat de aangeschafte gebruiksrechten bij voorkeur niet overtreden kunnen worden. Als er meer software gebruikt kan worden dan aan rechten is gekocht dat spreekt Inkoop de leverancier hierop aan en stelt intern vervolgstappen voor als de leverancier niet aan een oplossing meewerkt. Dat zal voor de minipakketjes software niet zo’n vaart lopen maar wel voor de pakketten van de grootste software leveranciers en de pakketten die in het bedrijf tussen tafellaken en servet zitten. Hoe meer Inkoop het meten en verantwoorden terug kan dringen of eenvoudiger kan maken , hoe beter het is.

"Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien."

Financieel

Daarnaast geldt voor softwarecontracten hetzelfde als voor de andere contract categorieën: de controller wil de juiste verplichtingen in de boeken hebben en zit niet te wachten op ‘vrijdagmiddag’ effecten. Bij de grote softwareleveranciers kunnen (her)contracterings scenario’s spelen die tot verschillende kostenramingen leiden over meerdere jaren. Als het financieel contractmanagement is belegd bij Inkoop, dan kan Inkoop een bijdrage leveren aan het voorkomen van een ‘vrijdagmiddag’ effect. Het is niet de eerste keer dat bij een beëindigd softwarecontract een eindafrekening volgt die niet was voorzien.

Samengevat

Zowel in het reguliere inkooptraject als het contractmanagement dat er op volgt kan Inkoop de SAM eigenaar faciliteren. De praktijk wijst uit dat SAM geen gemakkelijk onderwerp is om in te regelen. Terecht wordt vaak een adviesbureau betrokken om te helpen bij de technische en functionele implementatie van het onderwerp. Maar Inkoop kan los daarvan al initiatieven nemen om SAM niet groter te laten zijn dan nodig is.
De gang naar de cloud maakt het SAM onderwerp er niet eenvoudiger op. Zolang de verantwoordelijkheid voor softwaregebruik niet bij de xAAS leverancier ligt, veranderen de SAM verantwoordelijkheden niet. Reden te meer dat Inkoop initiatief neemt om het onderwerp zo klein mogelijk te houden!

Roze olifant

"Vaak is iemand zich er niet eens van bewust dat het om een roze olifant gaat."
Inge NorbruisManaging Consultant

16 januari 2017 | Inge Norbruis | Publicatie: Inkoperscafe.nl

Onze interne klant is erg goed in het bedenken van een roze olifant. Als inkopers proberen wij dan hem of haar op andere gedachten te brengen. Een grijze olifant is makkelijker verkrijgbaar, goedkoper want in concurrentie uit te vragen en betrouwbaarder want hij bestaat al erg lang en er is enorm veel ervaring mee. Een roze olifant daarentegen is niet standaard leverbaar. Hij moet speciaal gemaakt worden (verf, kruising met flamingo’s?), met het risico dat het eindresultaat toch net niet is wat je ervan verwachtte. Bovendien is er nog geen ervaring mee opgedaan, en moet je dus maar afwachten of de roze olifant in de context waarin je hem wilt gebruiken, goed bevalt. Past hij bijvoorbeeld wel bij het klimaat en het landschap? Bij het voedsel dat beschikbaar is? En kan hij wel goed samenleven met de andere dieren? Misschien kom je na het bespreken van al dit soort vragen wel op andere oplossingen, zoals 2 tijgers of een kameel en 3 gordeldieren.

Lees het hele artikel

Aanbesteden is wel leuk!

Van plezier in inkopen tot en met plezier in Europees Aanbesteden

Marjan Pijlman

Inkoopadviseur

Jarenlang werkte ik als strategisch inkoper in een leuk team bij een Zorggroep. Het inkopen van potloden, diensten tot en met de gehele inrichting van nieuwe OK’s (operatie kamers) behoorde tot ons pakket. We prijsden ons altijd gelukkig dat we niet verplicht waren aan te besteden.

U kent de verhalen wel: “Krijg je vast niet de juiste leverancier”, “ Wat een papieren tijger, daar gaat onze Harry nooit op inschrijven.”

Heerlijk om samen met bijvoorbeeld de teamleider OK een aantal bekende, leveranciers uit te nodigen en onze behoefte voor te leggen. Met de ontvangen offertes de ‘ must haves’ en ‘ nice to haves’ te filteren om vervolgens te komen tot een definitief PvE, dit uit te vragen en uiteindelijk te onderhandelen tot we het gewenste resultaat bereikt hadden.

Net niet in gedachten

Op een druilerige dag in december 2015 was ik onderweg om te gaan praten over een nieuwe afwisselende functie.

Tijdens het zoeken naar de juiste locatie belde Caroline. Hetgeen ze zei trok direct mijn aandacht en ik besloot de auto aan de kant te zetten om goed te luisteren naar wat ze zei . Het kwam erop neer dat mijn profiel goed aansloot bij Emeritor. De volgende dag zaten Frans en ik al om de tafel om het gesprek met Caroline vervolg te geven. Frans vertelde me dat Emeritor naast mijn inkoopervaring op zoek was naar mensen die kunnen Europees Aanbesteden…..

"Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet."

Dat had ik nou net niet in gedachten, maar goed hij overtuigde me dat als je een goede offerteaanvraag kunt doen, je ook snel kunt leren aanbesteden.
De eerste maanden was ik werkzaam voor de Sint Maartenskliniek, ook niet aanbestedingsplichtig. Dat ging goed. En vanaf april mocht ik naar de KNAW, hét (opleiding) Europees Aanbestedingscentrum! Er ging een andere wereld voor me open.

Het gewenste resultaat wél behalen

Het was ronduit ontspannend om tijdens de werkgroepoverleggen te luisteren naar de argumenten waarom aanbesteden geen kans maakte op gewenste resultaten , want die kende ik namelijk al.

Dan sta je daar ineens voor een geheel nieuwe uitdaging;

  • de werkgroep overtuigen dat je ook met Europees Aanbesteden het gewenste resultaat wel kunt behalen;
  • dat Europees Aanbesteden volgens een handige en heldere procedure verloopt en;
  • dat de leverancier aan de gestelde voorwaarden moet voldoen.

Aan die voorwaarden en procedure voldoet zaken doen met onze Harry meestal niet. Van Harry, bij wie de ‘inkopers’ hele hoge kortingen of andere voordelen krijgen, moet afscheid genomen worden.

Harry, met wie je zo goed samen een offerteaanvraag op kon stellen en gaande weg bijstellen, zodat je zeker weet dat Harry de leverancier wordt. Hoe dan ook, ik moest de werkgroep toch meekrijgen, met andere woorden over mijn eigen tegenargumenten springen. Het voelde een beetje als Ankie van Grunsven die een ruiter probeert te overtuigen dat je ook met een shetland pony over de balken kan springen.

" Als je foute argumenten zoekt, pak dan een spiegel en geen vergrootglas."
Rudy Exterkate

Geen gedoe meer

Door samen met ervaren collega’s een Europese Aanbesteding van begin af aan te doorlopen zie je dat het voordelen biedt en echt leuk kan zijn.
Wat mijns inziens het grote verschil is met ‘gewoon’ inkopen, is dat bij Europees Aanbesteden het werk vooraf grondig en objectief gedaan moet worden. Het grootste gedeelte van het werk zit in de voorbereiding; hetgeen je later veel voordeel oplevert.

Daarnaast heb je geen ‘gedoe’ meer over het contract en de inkoopvoorwaarden. Deze hebben ze immers geaccepteerd, zodra ze besluiten een aanbieding in te sturen. Als ik terug kijk op mijn periode bij de zorggroep had ik veel tijd en subjectiviteit kunnen besparen door vooraf grondiger te werk te gaan, zoals bij een Europese Aanbesteding en klopt de uitspraak van Frans.

Je moet alleen jouw mindset even aanpassen en dan is Europees Aanbesteden echt leuk!!!

Peter van Dijk in dienst als Junior Inkoopadviseur

“Ik heb voor Emeritor gekozen omdat ik mij graag wil ontwikkelen/specialiseren als inkoopadviseur in zowel de private als de publieke sector.”  

Peter van Dijk treedt per 9 januari in dienst als Junior Inkoopadviseur bij Emeritor. Peter is als jurist gespecialiseerd in het privaatrecht. Hij gaat zich bij Emeritor richten op zowel de publieke als de private sector. Verder gaat Peter zich bezighouden met contractbeheer en contractmanagement.

Wat deed Peter voordat hij bij Emeritor ging werken?

Eerder werkte Peter bij een bewindvoerderkantoor waar hij zich bezig hield met het beheren en beschermen van het vermogen van cliënten. Verder heeft Peter gewerkt bij het Kadaster in Groningen waar hij als taak had om hypotheken en koopcontracten te behandelen en in te voeren in het kadastrale systeem. Verder heeft Peter tijdens zijn studie stage gelopen bij de rechtbank en de gemeente Groningen. Tijdens deze stage heeft hij onderzoek gedaan naar het inkoopbeleid van de gemeente Groningen.

Meer over wat Peter bij Emeritor gaat doen

De eerste periode is Peter vooral op kantoor in Nieuwkoop te vinden. Na twee maanden introductieprogramma gaat Peter inhouse bij klanten op bezoek. “Ik heb zowel interesse in de private als de publieke sector’. ‘Vooral de afwisseling tussen private en publiek organisaties spreekt mij zeer aan omdat er verschillende culturen zijn binnen deze organisaties waardoor het te geven inkoopadvies telkens anders zal zijn’.

Peter staat in de startblokken om aan de slag te gaan als Junior Inkoopadviseur bij Emeritor. ‘Ik wil mij graag ontwikkelen/specialiseren als inkoopadviseur omdat het klantcontact mij erg aanspreekt en ik energie haal uit de gedachte dat ik straks adviezen kan geven over onder meer aanbesteding en inkoop’.

IT Besparingen; Waar moet je op letten? Wie kan je daar bij helpen?

""Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen."
Rob van den IJsselSenior Inkoopadviseur

21 december 2016 | Rob van den IJssel | Publicatie: ManagementCareer.nl

Zowel in de publieke als in de private sector, zie je meer en meer vacatures ontstaan voor ICT inkopers. Er is een behoefte aan deskundige ondersteuning bij het benaderen van de markt voor IT oplossingen. Om nu niet direct in een vendor lock-in te verzeilen vanuit advies van een leverancier, zoeken instanties naar deskundige inkopers in loondienst dan wel via inhuur, die beschikken over een brede IT ervaring in combinatie met inkoop skills.

Het is belangrijk, dat een dergelijke functionaris de juiste vragen kan stellen en kan bogen op een zorgvuldig opgebouwd netwerk in de IT wereld. Naast het optuigen van Informatie Management voor het bepalen van de IT behoefte van een organisatie, is het daarna de taak voor de IT manager om die IT behoefte te vertalen in passende oplossingen voor de organisatie. Uiteraard dient dit in nauwe samenwerking te gebeuren met inkoop.

Lees het hele artikel op ManagementCareer.nl.