Best Value Procurement: vertrekpunt voor overspecificatie

Maarten van der Linde

Inkoopadviseur

Best Value Procurement (BVP) is een paradigma wat in de jaren 90 ontwikkeld is door Dean Kashiwagi. BVP heeft onder andere het doel om de in 1987 populair geworden Total Cost of Ownership (TCO) te verlagen. Vanuit dit oogpunt wordt het goed toepassen van BVP als kwaliteit gezien.

Om een eventueel positief verband aan te tonen van de kwaliteit BVP en de invloed op TCO, wordt er in dit betoog gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Daniel Ofman heeft dit model ontwikkeld om sterke en zwakke punten van een kwaliteit inzichtelijk te krijgen. Het model wordt gebruikt als een hulpmiddel om de discussie met betrekking tot BVP en TCO te analyseren. De vraag die in dit betoog centraal staat is: kan het kernkwaliteitenmodel gebruikt worden om de begrippen BVP en TCO samen te smelten.

Kernkwaliteitenmodel

Zoals genoemd wordt er gebruik gemaakt van het kernkwaliteitenmodel. Het model in figuur 1 veronderstelt dat het in overdreven mate gebruik maken van een ‘kwaliteit’ een ‘valkuil’ kan worden. De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’. De ‘uitdaging’ is tevens het tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’. 

Figuur 1: Kernkwaliteitenmodel

Echter, in dit betoog wordt gekeken naar de complementariteit van de ‘kwaliteit’ en ‘uitdaging’. Het teveel gebruik maken van de uitdaging kan een ‘allergie’ worden. De ‘allergie’ is het negatief tegenovergestelde van de ‘kwaliteit’.

Total Cost of Ownership

Het gebruik van TCO is populair geworden door de Gartner Group in 1987. De essentie van TCO is de integrale benadering van de kosten die gemaakt worden bij het inkopen van een product en/of dienst. Het gaat hier dus niet om enkel de aanschafkosten, maar de kosten die gemaakt worden gedurende de gehele levensduur.

"De ‘vuilkuil’ kan worden verholpen door het positief tegenovergestelde de ‘uitdaging’."

Bij de start van een inkooptraject, waarbij de TCO benadering centraal staat, zal de inkoper in samenspraak met een multidisciplinair team de specificaties vaststellen betreffende het product en/of dienst. Het goed specificeren draagt bij aan de kwaliteit van de TCO benadering.

De markt kan op haar beurt een waarde koppelen aan de verschillende specificaties. Het doorslaan in het specificeren kan echter averechts allergisch inwerken op de uitkomst van de offertes. Hierdoor wordt de leverancier beperkt in het innovatief meedenken met de klant. Dit is een gemiste kans voor de klant met betrekking tot marktontwikkelingen en verbetering in de concurrentiepositie.

Best Value Procurement de oplossing?

BVP kan een oplossing zijn voor de beperking in het Innovatief meedenken vanuit de leveranciers. In de situatie waar BVP centraal staat, wordt van de potentiele leveranciers verwacht dat zij de specificaties aanleveren.

De potentiële leverancier krijgt informatie met betrekking tot de scope en projectdoelstelling, ook wel het functioneel ontwerp genoemd. Het principe om eisen te stellen aan de potentiele leveranciers wordt hiermee losgelaten. De filosofie achter deze gedachtegang is dat de inschrijvende partij over de expertise beschikt. Het goed gebruik maken van BVP is een kernkwaliteit die leidt tot de beste prijs-kwaliteit verhouding voor de klant.

De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers. Dit kan als gevolg hebben dat de specificaties niet passend zijn aan de behoefte van de klant. De klant kan te maken krijgen met overspecificatie: ‘nice to have’ in plaats van ‘must have’. Belangrijk hierbij is te weten wat er nu en in de toekomst mogelijk is binnen de organisatie. Vaak weet de klant het beste welke behoeftes en beperkingen er intern zijn. De uitdaging van deze valkuil is TCO, dus zelf weer aan de leiding om de specificaties te definiëren.

"De valkuil van de BVP benadering is het teveel uitgaan van de expertise van de potentiele leveranciers."

Conclusie

Een combinatie van de twee verschillende perspectieven of vertrekpunten, zal een optimaler en beter gebalanceerd resultaat geven. Het kernkwaliteitenmodel is een instrument om BVP en TCO in elkaar te smelten. De in de jaren 90 ontwikkelde BVP benadering geeft een nieuwe aanvliegroute wat betreft de in 1987 populair geworden TCO benadering. Vanuit deze optiek wordt bevestigd dat BVP en TCO ingedeeld kunnen worden in het kernkwaliteitenmodel, aangezien de kernkwaliteit (BVP) en de uitdaging (TCO) complementair zijn.

Strategische en manipulatieve inschrijvingen op aanbestedingen

Joop Forster

Inkoopadviseur

Iedereen in aanbestedingsland is bekend met de beruchte begrippen strategische en manipulatieve inschrijvingen. Ze leiden in de regel tot rinkelende alarmbellen; het risico op uitsluiting ligt op de loer! Maar wat betekenen deze begrippen nu precies? Wat is een abnormaal lage inschrijving? Wat mag er wel en wat mag er niet? In mijn artikel ‘Strategisch en manipulatieve inschrijvingen’ ga ik op zoek naar de antwoorden op deze vragen en geef ik concrete voorbeelden van deze inschrijfvormen. 

Strategische inschrijving

Bij een strategische inschrijving maakt de inschrijver slim gebruik van de scoringsmethodiek die door de aanbestedende dienst is bepaald, bijvoorbeeld door met bedragen over posten te schuiven (voorbeeld 1). Strategisch inschrijven is toegestaan en moet niet als negatief worden gezien.

Voorbeeld 1: het schuiven met bedragen over verschillende posten
Een aanbestedende dienst vraagt in een Europese aanbesteding werkplekapparatuur uit. Men dient een PC, een beeldscherm, een muis en een toetenbord aan te bieden. De prijzen van de producten worden gewogen en bij elkaar opgeteld om tot een gewogen totaalprijs te komen. Deze wordt in de scoringsmethodiek meegenomen. De weging is afhankelijk gemaakt van de verwachte waarde van de producten; hoe groter de waarde, hoe groter de wegingsfactor. In onderstaande tabellen staan de aanbiedingen van twee inschrijvers. Inschrijver 2 schrijft strategisch in.

"Een inschrijving is manipulatief wanneer deze aan de eisen van de aanbesteding voldoet, maar de mededinging op de markt beperkt."

Inschrijver 1 heeft een € 20,- lagere inkoopprijs en biedt de complete werkplek € 20,- goedkoper aan dan inschrijver 2. Hij heeft duidelijk de beste aanbieding. Door met bedragen over de verschillende posten te schuiven creëert inschrijver 2 toch een lagere gewogen totaalprijs dan inschrijver 1. Inschrijver 2 komt, ondanks een duurdere aanbieding, het beste uit de bus op het prijsonderdeel en maakt een grote kans op de gunning. Niet de beste maar de slimste inschrijver wint.

Manipulatieve inschrijving

Een inschrijving is manipulatief wanneer deze aan de eisen van de aanbesteding voldoet, maar de mededinging op de markt beperkt. Een voorbeeld van een manipulatieve inschrijving is een abnormaal lage aanbieding. Dit is het geval wanneer de inschrijver de opdracht niet tegen de aangeboden (lage) prijs uit kan voeren en daarom minder kwaliteit zal leveren of het verlies op een andere manier in rekening zal brengen. Manipulatieve inschrijvingen zijn verboden en dienen door de aanbestedende dienst te worden uitgesloten.

"Een strategische inschrijving is in principe toegestaan, een manipulatieve niet."

Het voorkomen van ongewenste resultaten

Een strategische inschrijving is in principe toegestaan, een manipulatieve niet. De grens tussen beide vormen is echter niet altijd direct duidelijk, vooral als het gaat om een (abnormaal) lage aanbieding. Ondanks het feit dat een strategisch inschrijving in beginsel is toegestaan, kan deze leiden tot een ongewenst resultaat voor de aanbestedende dienst; het niet winnen van de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De aanbestedende dienst kan er daarom voor kiezen om (vormen van) strategisch inschrijven te verbieden of de mogelijkheden hiertoe beperken, bijvoorbeeld door het aantal prijzenposten te beperken of negatieve prijzen en bedragen van € 0,- te verbieden.

De aanbestedende dienst dient al in de voorbereidingsfase na te denken over de mogelijke risico’s van strategische inschrijvingen en hier bij het ontwerpen van de scoringsmethodiek rekening mee houden. Het is ook belangrijk dat er direct bij publicatie van de aanbesteding zo concreet mogelijk richting de markt wordt gecommuniceerd wat is toegestaan en wat niet. Voor inschrijvers is het raadzaam om bij onduidelijkheden vragen te stellen. Zo weten alle betrokken partijen waar ze aan toe zijn. Dit versoepelt de procedure en zorgt ervoor dat het beoogde resultaat wordt bereikt.

Bron: www.pianoo.nl