Iedereen kan inkopen

Anja Smit

Inkoopadviseur

Wanneer ik vertel dat ik werkzaam ben in het inkoopvak, krijg ik meestal de vraag : ’wat koop je dan in’? Veel medewerkers binnen bedrijven vragen offertes op, praten met leveranciers, sluiten contracten af, plaatsen orders of doen bestellingen voor allerlei producten en diensten waar de organisatie nodig behoefte aan heeft. Ik koop niets in. Tenminste, zakelijk niet. Als senior inkoop consultant adviseer ik organisaties over de professionalisering van hun inkoopfunctie en help ik deze verbeteringen ook daadwerkelijk door te voeren.

Geen inkoopafdeling

Een organisatie zonder HR functie ben ik nog niet tegenkomen. Er is vanzelfsprekend bij elke organisatie een afdeling of functionaris die zich professioneel bezig houdt met werving, beloning, prestaties en ontwikkeling van medewerkers die voor de organisatie werken.

Organisaties zonder professionele inkoopafdeling zien wij wel regelmatig. In die organisaties koopt ‘iedereen’ in: de managers en medewerkers doen dat met hun eigen kennis, ervaring en gezonde verstand. Zo’n ‘gefragmenteerde’ inkoopfunctie betekent nogal eens dat op de prestaties, prijs en hoeveelheid externe leveranciers niet of onvoldoende wordt gestuurd. En zo blijven er belangrijke kansen voor de organisatie liggen.

Met een professionele inkoopfunctie kan een bedrijf zorgen dat inkoop een bijdrage levert aan haar doelstellingen. Dat kunnen financiële doelstellingen zijn (de traditionele besparingen) maar het gaat steeds vaker om toegevoegde waarde (kwaliteit, niveau dienstverlening, efficiency, innovatie) of het realiseren van een acceptabel risico voor de organisatie.
Wat wil je als organisatie met inkoop bereiken, welke beleid hanteer je daarbij, hoe bemens je de inkoopfunctie, welke methoden, procedures en processen richt je daarvoor in? Welke systemen heb je nodig en wat verwacht je hierbij van je leveranciers? Allemaal vragen voor de professionele inkoopfunctie.

"Met een professionele inkoopfunctie kan een bedrijf zorgen dat inkoop een bijdrage levert aan haar doelstellingen."

De beste deal

Een van de belangrijke onderdelen die ontbreekt bij zo’n gefragmenteerde inkoopfunctie is een professioneel tactisch inkoopproces. Zo selecteer je projectmatig, met de juiste stakeholders, de beste deal voor de organisatie. Vaak wordt er gedacht dat inkoop bestaat uit het selecteren van een leverancier, onderhandelen en het afsluiten van een contract. Maar er is meer.

Eerst denken, dan doen

Voordat er leveranciers worden benaderd en offertes worden opgevraagd stellen we samen met de opdrachtgever en projectteam van interne deskundigen een plan op te voor het inkooppakket: hoe doen we het nu, welke leveranciers hebben we, wat geven we hieraan uit, hoe tevreden zijn we, wat willen we bereiken en hoe pakken we dat aan?

De opdrachtgever en het projectteam zullen door de inkoop expert uitgedaagd worden om na te denken over de behoefte: wat zijn de eisen, en wat de wensen, en is dat wat we al jaren doen ook wat we nu nog nodig hebben? Willen we een contract voor 1 of 5 jaar aangaan? Aan welke eisen moet een leverancier voldoen? Willen we perse bij de huidige leverancier(s) blijven?
Een inkoop expert kent de markt en weet ook welke leveranciers aan de behoefte kunnen voldoen. Of onderzoekt dat voor specifieke producten of diensten. Door een projectmatige aanpak, kritisch kijken naar de behoefte en naar alternatieve leveranciers zijn verbeteringen mogelijk.

"Een inkoop expert kent de markt en weet ook welke leveranciers aan de behoefte kunnen voldoen."

Contract niet ergens in een la

Ook na het afsluiten van het contract is er nog winst te behalen voor de organisatie. Net als je dat doet bij de aannemer die thuis de badkamer komt verbouwen: dan wil je volgen of de afspraken uit het contract worden nagekomen en werkbaar zijn, en dat gaat niet vanzelf.

Daarom richten we contractmanagement in voor belangrijke contracten, zodat de gemaakte afspraken worden gevolgd en eventueel bijgestuurd. Wanneer er een goede deal met een leverancier is gemaakt, wil je ook dat de hele organisatie gebruik maakt van deze nieuwe afspraken. Hiervoor is het inrichten van een operationeel bestelproces essentieel: sturen op het gebruik van de juiste leveranciers en contracten en het realiseren van de verbeteringen die dit oplevert.

Dus. Iedereen kan blijven inkopen óf je kunt het anders aanpakken en je bedrijf met een professionele inkoopfunctie helpen bij het realiseren van haar doelstellingen. En meestal levert dat ook een besparing op van minimaal 5-15%.

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

"Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen."

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

"Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn."

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Observaties uit administraties

Florian Helsoot

Financial Data Analyst

Bij Emeritor komen allerlei administraties langs. Uitstekende administraties, waarbij uitgebreide analyses gemaakt kunnen worden, en administraties die de analyse extra uitdagend maken. Graag deel ik met jullie vijf opvallende observaties uit de uitdagendere administraties van afgelopen jaar.

Een financiële administratie verschaft in principe informatie tot op factuurregel niveau. Het is al snel mogelijk iets te zeggen over de aard van de kosten aan de hand van de crediteur. Neem een leveranciersnaam als Nuon. Deze inkoop betreft waarschijnlijk inkoop van nutsvoorzieningen. Categorisering op basis van leveranciersnaam blijft vaak oppervlakkig. In het geval van de leverancier Randstad, kan de aard van de kosten kan nog vele kanten op. Om te weten of het inhuur van marketing uitzendkrachten, financieel advies of recruitmentvergoedingen betreft, zal dieper gegraven moeten worden.

Een duidelijke administratie geeft ook veel informatie op grootboekrekening niveau. De enige kanttekening hierbij is de afhankelijkheid van de financiële afdeling. Een grootboekrekening als representatiekosten kan vol zitten met kosten die gemaakt zijn voor het personeel, maar ook voor marketing doeleinden. Vanuit inkoop technisch oogpunt een belangrijk verschil. Bovendien kunnen onduidelijke facturen of voor de administratie onbekende crediteuren onder allerlei grootboekrekeningen zijn weg geboekt. In dit soort gevallen geeft de factuuromschrijving meestal uitsluitsel over de aard van de inkoop. De eerste observatie die volgt, haakt hier meteen op in.

"Je zou denken dat bekend is aan wie betaald wordt."

1) De lettervrije administratie
De lettervrije administratie bestaat alleen uit codes. Coderen werkt voor alle waarden in de administratie, behalve voor factuuromschrijvingen. De controleslag die factuuromschrijvingen kunnen bieden, was hier dus niet mogelijk. In dit geval is de kwaliteit van de analyse volledig afhankelijk van crediteurnamen en grootboekomschrijvingen.

2) De onbekende crediteur
Je zou denken dat bekend is aan wie betaald wordt. Toch vind ik in veel administraties posten terug zonder crediteurnaam of geboekt onder een crediteurnaam als onbekend. Over het algemeen zijn de betreffende facturen terug te vinden in grootboeken die voor inkoop weinig interessant zijn, zoals declaraties. De facturen zonder crediteur blijven in dat geval buiten de analyse. In deze betreffende administratie was, van het niet uitgesloten inkoopvolume, meer dan een kwart geboekt met crediteuromschrijving unknown. Succes met leveranciers-onderhandelingen!

3) De verloren facturen
Een enkele keer was het gepresenteerde inkoopvolume verrassend laag. De verwachting was dat er te veel grootboeken of crediteuren waren uitgesloten tijdens de analyse. Later bleek dat er slechts drie facturen buiten de aangeleverde administratie waren gevallen. Drie facturen zorgen meestal niet voor een significant veranderde output, echter waren deze drie facturen verantwoordelijk voor maar liefst 15% van het totale inkoopvolume.

4) De leveranciersgrootboekrekening
Soms is er een leverancier of een factuur die bij meerdere grootboeken past. Het is een kwestie van interpretatie van de financiële medewerker in welke deze dan terecht komt. Mogelijk wordt zelfs gekozen voor een nieuwe grootboekrekening. Doorgaans kom ik honderd tot honderdvijftig grootboeken tegen per administratie. De meest uitgebreide administratie afgelopen jaar bracht me welgeteld 462 grootboeken. Opvallend was dat van deze grootboeken bijna de helft gelijk was aan een leveranciersnaam. Extra opvallend was dat enkele leveranciers zelfs twee grootboeken hadden: een gelijk aan de leveranciersnaam en een gelijk aan leveranciersnaam + b.v.

"De meest uitgebreide administratie afgelopen jaar bracht me wel 462 grootboeken."

5) De sluitpostrekening
De sluitpost is volgens het woordenboek, mits het niet over de doelman gaat, een gering bedrag, laatste post van een rekening of schattingspost. Doorgaans komen er kleine bedragen terecht in dit soort grootboeken. Opvallend was dan ook dat in de betreffende administratie drie procent van de totale inkoopuitgaven geboekt stond op het grootboek sluitpostrekening. De grootste factuur op deze sluitpostrekening: € 418.000,-!

In de bovengenoemde administraties is kennis verloren gegaan door de manier van boekhouden. Des te duidelijker de administratie is bijgehouden, des te sneller en des te meer interne informatie beschikbaar is voor de organisatie. Zoals voormalig CEO van Hewlett-Packard Carly Fiorina zei:

‘’The goal is to turn data into information, and information into insight.’’

Als het administreren dan toch verplicht is, beschouw het dan meteen als een kans tot het verkrijgen van belangrijke interne data.

Huwelijkse voorwaarden in plaats van gemeenschap van goederen in inkoopland, een goed idee?

Rob van den IJssel

Inkoopadviseur

In het verleden trouwden mensen standaard in gemeenschap van goederen, tenzij ze naar de notaris stapten en huwelijkse voorwaarden op gingen stellen. In lijn met het door de Eerste Kamer aangenomen wetsvoorstel 28 maart dit jaar, is het wellicht interessant om dit onderwerp te bezien in relatie tot inkoopcontracten. Wanneer de nieuwe wet echt van kracht wordt is dit mechanisme grotendeels omgedraaid, waarbij de vooraf ingebrachte zaken via huwelijkse voorwaarden gescheiden blijven, net als b.v. een erfenis op naam van een van de echtgenoten, die buiten de tijdens het huwelijk opgebouwde gemeenschap van goederen blijven. 

In de praktijk zie je ook bedrijven, die het niet zo nauw nemen met contracten en het doornemen van de voorwaarden die van toepassing zijn op de inkooptrajecten. In de meeste gevallen, worden deze afspraken niet professioneel vergezeld van de juiste documenten, waarbij ook klakkeloos de voorwaarden van de leverancier worden geaccepteerd. Je hebt vaak te maken met een welbespraakte verkoper die je het idee geeft, een goede deal gesloten te hebben, waarna het “echte werk” nog moet gaan beginnen. Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout.

Net als in het begin van een relatie, in dit specifieke geval het sluiten van een huwelijk, wordt het als storend ervaren, om te beginnen over huwelijkse voorwaarden. Er wordt dan vaak gedacht aan een gebrek aan vertrouwen in elkaar, want je houdt immers van elkaar, dus waarom nu al bezig zijn met het regelen van dit soort zaken, in het “onwaarschijnlijke” geval dat het fout af loopt met de relatie. De cijfers over scheidingen liegen er niet om. Momenteel eindigt 34% van de huwelijken in een echtscheiding.

Bij het aangaan van een verbintenis met een leverancier, is de noodzaak voor het plaatsen van een bestelling meestal hoog en wordt deze vaak gedaan vanuit de business, zonder tussenkomst van inkoop. Hierbij wordt het traject van afspraken doorgaans “geskipped”, omdat dit als lastig wordt ervaren en in lijn met een huwelijk denkt men dat toch wel goed zal komen. Het vertrouwen op een goede afloop is vaak hoog.

"Gelukkig gaat het ook heel vaak goed, maar het gaat ook wel vaak “goed” fout."

Helaas blijkt ook in inkoopland, dat een ogenschijnlijk “gelukkig huwelijk” met een leverancier na verloop van tijd toch wat barstjes en soms zelfs forse scheuren laat zien. Tot zover de parallel met het huwelijk.

Realiteit

Vaak blijkt de praktijk weerbarstiger ten aanzien van de voorwaarden, waaronder de verbintenis tot stand is gekomen. Een aantal voorbeelden hierbij zijn o.a. de looptijd van de overeenkomst, opzegtermijn, benchmarkclausule, risico, aansprakelijkheid, etc.

Vanuit de realiteit zou, voorafgaand aan een bestelling, en zeker voor het aangaan van een overeenkomst met een dienstverlener ,een zorgvuldige contractering moeten plaats vinden met als resultaat, een raamovereenkomst, SLA/DAP en een adequate dienstbeschrijving. Dit dient op een dusdanige manier te gebeuren, dat hier later zo min mogelijk misverstanden over zouden kunnen ontstaan. Ook zal je over contract e.d. adequate afspraken dienen te maken. Ook wat betreft de looptijd van een overeenkomst. Hierdoor kun je bij veranderde marktomstandigheden (concurrentie/marktwerking), bijvoorbeeld met gunstiger inkoopvoorwaarden, flexibel zijn, in het overstappen naar een leverancier met gunstiger inkoopcondities. Daarbij moet je afspraken maken over afhandeling van b.v. DOA’s of wanneer het geleverde niet overeenkomt aan de vooraf gestelde criteria en dus verwachtingen van de klant.

Om de parallel door te trekken qua realiteit, zie je dat bij de huwelijken, vanuit een zekere realiteitszin met het oog op het scheidingspercentage, de standaard nu is/wordt, trouwen op huwelijkse voorwaarden i.p.v. in gemeenschap van goederen. Je vertrouwt nog steeds op een goede afloop, maar in het geval het niet goed gaat, is een en ander bij de notaris geregeld.

Hiertoe zal ook een bonafide leverancier zijn medewerking verlenen, zeker omdat men ook vanuit leverancierskant gebaat is bij een duurzame relatie, waarbij de “quick wins” vanuit het “dozen schuiven” uit een eenmalige deal snel verdampt zijn.

De meerwaarde vanuit inkoop is dan ook helder. Zorg vanuit je expertise, dat het enthousiasme over een product of leverancier vanuit een stuk professionaliteit is ingekaderd middels vastlegging van de juiste afspraken en exit clausules, voorzien van een jaarlijkse benchmark clausule. Alleen dan kan een “gelukkig huwelijk” blijven bestaan, en mocht het tot een voortijdig einde van dit huwelijk komen, heb je als klant e.e.a. op een juiste manier beschreven, zodat je in de emotie van het moment van afscheid, toch zorgt, dat je belangen overeind blijven richting die leverancier.

"Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing."

Focus Inkoop

Vanuit inkoopperspectief kun je adviseren richting organisatie, zonder daarbij al te nadrukkelijk op de stoel van de business te gaan zitten. Maar evident is wel, dat je ook richting contractmanagement adviserend kunt optreden. Dit kan zowel vanuit bestaande contracten van een organisatie, dan wel nieuwe contracten die een meer passende situatie kunnen ondersteunen. Vanuit inkoop is het zaak, dat de juiste vragen gesteld worden aan de organisatie m.b.t. roadmap, projectenkalender, strategie en visie e.d. ,waarbij inkoop nadrukkelijk betrokken zou moeten zijn.

Met betrekking tot kosten die gemoeid zijn met beleidskeuzes, is het zaak dat deze zo vroeg mogelijk in het vaststellen van de Roadmap bekend zijn, al zal dat in veel gevallen een geschat budget zijn, aangezien bepaling van definitieve budgetten een detailbenadering vereist. Daarnaast kan inkoop uiteraard een rol spelen in contractmanagement, consolidatie van oplossingen/contracten en periodieke benchmark van de in gebruik zijnde oplossingen.
Ook is aan te raden om voor reguliere aanschaf per bedrijfsbehoefte, één leverancier te selecteren of een beperkt aantal leveranciers, omdat je gedurende een contractperiode, afspraken rond prijsstelling hebt gemaakt. Dit is wellicht mogelijk op basis van Open Prijs Calculatie, waarbij je je het recht voorbehoud om naar behoefte periodiek een benchmark uit te voeren, om vast te stellen, of je conform raamovereenkomst verzekerd bent van de beste prijs.

Het is dan ook zaak, om de positie van inkoop in een organisatie op voldoende hoog niveau gepositioneerd te krijgen, omdat het belangrijk is, om mee te kunnen praten aan het begin van een beslissingstraject, zodat je toegevoegde waarde verder reikt dan die van “besteller”.

Naar de toekomst toe

Aangezien inkoop in de meeste bedrijven een steeds prominentere plaats in neemt, zal de focus ook meer en meer komen te liggen op ondersteuning van de organisatie op een zo professioneel mogelijk vlak, daarbij oog hebbend voor het gebruiksgemak. Waar organisaties te klein zijn, om een aparte FTE in dienst te hebben voor inkoop, zal in sommige gevallen de een andere persoon hiervoor verantwoordelijk gemaakt worden. Dit is niet altijd iemand die ook verstand heeft van Inkoop, zodat je daar wellicht kansen laat liggen op dat gebied. Grotere organisaties zie je meer en meer, een aparte Fte invullen als verantwoordelijke inkoper, waarbij je ook ziet, dat per aandachtsgebied, afhankelijk van de “spent” een meer inhoudsdeskundige inkoper wordt aangesteld. Denk hierbij aan een specifieke ICT inkoper. Deze trend zal zich naar verwachting voort zetten.
Uiteindelijk wil je toch de best passende oplossing voor de organisatie en die kun je alleen met de juiste mensen op de juiste plek realiseren.