Meer handen aan het bed. Met dat doel voor ogen stelt het ministerie van VWS subsidies beschikbaar aan zorginstellingen voor projecten die overheadkosten besparen en de organisatie-efficiency verbeteren. In dat kader is Emeritor door diverse zorginstellingen gevraagd om een inkoopanalyse en/of inkooptrajecten uit te voeren. Zo ook door Moveoo, die zorg verleent aan dak- en thuislozen in Venlo, Roermond en Sittard. Eric Heitzer, manager bedrijfsvoering Moveoo vertelt.

‘Wij zijn van origine een maatschappelijke opvangorganisatie die dag- en nachtopvang biedt aan daklozen. In de loop van de tijd hebben we daar de opvang van mensen die vanwege verschillende problemen tijdelijk op straat komen te staan, toegevoegd. We bieden deze mensen onderdak en begeleiden ze bij het oplossen van hun problemen zodat ze op termijn weer zelfstandig verder kunnen in het leven.’ Moveoo verleent die zorg met 135 fte, waarvan 120 fte werkzaam zijn in de directe zorg en 15 fte in de backoffice van de organisatie. Eric heeft als manager bedrijfsvoering onder andere inkoop in zijn portefeuille. Vanuit die verantwoordelijkheid maakte hij eind 2016 kennis met Emeritor. Eric: ‘Emeritor gaf op een regionale zorgbijeenkomst een presentatie over inkoop. Dat was voor mij aanleiding om Emeritor te vragen ons te begeleiden bij de aanbesteding van een nieuw beveiligingscontract. Op de naleving van het oude contract hadden we naar ons zin te weinig grip in termen van flexibiliteit, kostenstijgingen en werkafspraken.’

"Op de naleving van het oude contract hadden we naar ons zin te weinig grip in termen van flexibiliteit, kostenstijgingen en werkafspraken."

Emeritor koopt dagelijks beveiliging in

Emeritor startte met een analyse van het totale inkoopvolume en de inkoopprocessen. Daaruit kwamen een aantal concrete en heldere aanbevelingen waarmee Eric direct aan de slag kan. Eric: ‘We kunnen onze inkoopprocessen met hulp van deze analyse veel efficiënter maken, bijvoorbeeld door contracten en inkoopfacturen direct in ons CRM-systeem te registreren. Het grote voordeel daarvan is dat we dan eerder kunnen signaleren als contracten verlopen en als (financiële) contractafspraken niet volledig nagekomen worden. De eerste stappen hebben we hierin al gezet.’ Uit de analyse bleek verder dat het beveiligingscontract met een inkoopwaarde van 1,2 miljoen euro veruit het grootste inkoopcontract van Moveoo is. Reden te meer om Emeritor te betrekken bij de nieuwe aanbesteding ervan. Eric: ‘Emeritor bracht in dat traject de kennis en ervaring in die we zelf niet hebben. Het was voor ons duidelijk merkbaar dat Emeritor bij wijze van spreken dagelijks voor veel verschillende bedrijven en instellingen beveiliging inkoopt.’

Ondanks extra complexiteit een beter contract

Die kennis en ervaring bleek van extra waarde toen midden in de aanbestedingsprocedure de nieuwe beveiligingscao van kracht werd.

Eric: ‘In de cao stond een nieuwe bepaling die partijen verplicht om beveiligingsmedewerkers van elkaar over te nemen als de opdrachtgever van contractpartner wisselt. Dat leverde bij de beveiligingsbedrijven die wilden inschrijven de nodige vragen en aarzelingen op. Emeritor heeft daarin voor ons veel extra werk verzet en ervoor gezorgd dat we alsnog drie volwaardige aanbiedingen ontvingen.’ Na het vergelijken en beoordelen van de aanbiedingen besloot Moveoo om het contract met hun huidige beveiligingsleverancier te verlengen. Maar dan wel met verbeterde afspraken. Eric: ‘We hebben nu grip op zowel de kwaliteit als de kosten van onze beveiliging. In het nieuwe contract kunnen we op- en afschalen in de inzet van beveiligers en de inkoopprijs marktconformer is geworden. Daarnaast zijn de werkafspraken helder, concreet en meetbaar waardoor we de performance goed kunnen volgen en beoordelen.’

"In het nieuwe contract kunnen we op- en afschalen ... en de inkoopprijs marktconformer is geworden."

Tevreden

Over de samenwerking met Emeritor is Eric uitermate tevreden. Niet alleen omdat hij, naar zijn zeggen, op de kennis en ervaring van Emeritor kon varen. Eric: ‘Onze contactpersoon van Emeritor was ook een uitstekende procesbegeleidster. Ze maakte de planning en bewaakte de voortgang daarvan. Ondanks de waan van alledag zorgde ze ervoor dat iedereen de afgesproken actiepunten op tijd afrondde. Dankzij haar hebben we binnen de opzegtermijn van het oude contract onze definitieve keuze voor het nieuwe contract kunnen maken.’ Over een eventuele toekomstige samenwerking met Emeritor hoeft Eric dan ook niet lang na te denken. ‘Als we inkoopvraagstukken of aanbestedingen hebben waarvoor wij de kennis en capaciteit niet in huis hebben, zou ik de hulp van Emeritor zonder meer opnieuw inroepen.’

 


 

 

Meer handen vrij voor de zorg. Met dat doel voor ogen stelt het ministerie van VWS subsidies beschikbaar aan zorginstellingen voor projecten die overheadkosten besparen en de organisatie-efficiency verbeteren. In dat kader is Emeritor door diverse zorginstellingen gevraagd om een inkoopanalyse uit te voeren. Zo ook door GGZ inGeest, die geestelijke gezondheidszorg verleent in de regio groot Amsterdam. Wilma Boelens, manager facilitair accountmanagement GGZ inGeest vertelt.

‘Wij leveren topklinische, op herstel gerichte geestelijke gezondheidszorg aan (jong) volwassenen en ouderen. We verlenen die zorg zowel in de thuisomgeving als in onze eigen locaties, die veelal naast de ziekenhuizen gelegen zijn met wie we op specifieke onderwerpen samenwerken. Daarnaast doen we onderzoek naar de effectiviteit van behandelmethoden en gebruiken we die kennis voor innovatie.’ Bij GGZ inGeest werken ruim 1500 mensen in de directe zorg en 300 mensen in het onderzoek en de backoffice van de organisatie. Wilma heeft als manager facilitair accountmanagement onder andere ook inkoop in haar portefeuille. Wilma: ‘Er is sprake van geweest dat GGZ inGeest zou gaan fuseren met het VUmc (Vu medisch centrum). In de voorbereiding daarop werkten we op inkoopgebied al met elkaar samen. Door ons inkoopvolume te bundelen, konden we betere contracten afsluiten en het aantal leveranciers terugbrengen. Toen de fusie niet doorging, zag ik in onze organisatie de positie van inkoop verslechteren. Reden voor mij om eens kritisch te laten kijken naar onze inkooporganisatie. Hiervoor vonden we in Emeritor een uitstekende partner.’

"Emeritors aanpak was objectief, daadkrachtig en effectief."

Geruisloos, krachtig proces met heldere resultaten

Wilma’s concrete vraag was waar staat GGZ inGeest op inkoopgebied? Wat gaat goed en wat kan er in de inkooporganisatie en in de effectiviteit van inkoop verbeterd worden. Emeritor bracht de antwoorden op deze vragen op een gestructureerde manier in kaart. Wilma: ‘Emeritors aanpak was objectief, daadkrachtig en effectief. Op basis van een quick scan, financiële en kwalitatieve analyses en interviews met medewerkers uit alle geledingen van de organisatie, heeft Emeritor heldere inzichten en een concreet plan van aanpak opgeleverd met actiepunten ter verbetering. Ik weet nu exact waar we op inkoopgebied staan en wat we moeten doen om verder te professionaliseren.’

Behalve met het resultaat is Wilma ook content met de manier waarop Emeritor binnen GGZ inGeest acteerde. Wilma: ‘Ik kan niet anders zeggen dat het een geruisloos proces is geweest. Emeritor is betrokken, pragmatisch en zeer gedegen: onze contactpersonen kwamen afspraken altijd na en hielden voortgang in het proces. Daarnaast betrokken ze de juiste mensen bij het proces en creëerden daarmee het benodigde draagvlak. Ze kunnen zich duidelijk inleven in de omgeving waarin ze zich bevinden en dat is de kwaliteit en de inhoud van het plan van aanpak absoluut ten goede gekomen.’

"Ik kan niet anders zeggen dat het een geruisloos proces is geweest. Emeritor is betrokken, pragmatisch en zeer gedegen..."

Uitvoering plan van aanpak

Het door Emeritor opgestelde plan van aanpak is erop gericht om GGZ inGeest van gefragmenteerde inkoop naar gecoördineerde inkoop te brengen: centraal waar het moet (mantelovereenkomsten) en decentraal waar het kan. Emeritor onderbouwde dat GGZ inGeest op die manier toegang krijgt tot een bespaarpotentieel van 8% op de totale inkoopkosten. Daarnaast kan GGZ inGeest zo veel beter gebruikmaken van de kennis en capaciteit van leveranciers bij het realiseren van haar organisatie-doelstellingen, zoals het vinden van stageplaatsen voor cliënten. Wilma: ‘We hebben binnen onze organisatie een projectgroep geformeerd die in 2018 aan de slag gaat met het uitvoeren van de benoemde actiepunten: van het uniformeren van inkoopprocessen tot het uitvoeren van inkooptrajecten.’ Wilma heeft Emeritor gevraagd om als sparringpartner betrokken te blijven en mee te denken in bijvoorbeeld het opstellen van een inkoopbeleid en het inrichten van inkoopprocessen. Wilma: ‘Daarnaast sluit ik niet uit dat ik Emeritors hulp inroep bij het uitvoeren van bepaalde inkooptrajecten. Het is prettig samenwerken met een bureau dat zo allround is op inkoopgebied. Emeritor kan ons vanuit verschillende expertises verder op weg helpen met concrete resultaten.’

 


 

 

'De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld.'
Ronald VroomSenior Inkoopadviseur

juli 2018 | Ronald Vroom

Wat is de Superformule?

De Superformule is een formule die in aanbestedingen gebruikt kan worden om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van Beste Prijs Kwaliteitsverhouding vast te stellen. Net zoiets als bijvoorbeeld de formules “Evaluatieprijs=Inschrijfprijs-Totale meerwaarde” (Gunnen Op Waarde) of “Punten voor prijs = Laagste prijs/Prijs inschrijving)*100 in combinatie met Totaal aantal punten = punten voor Prijs + Punten voor kwaliteit”.

In de Superformule worden naast Prijs (P)) en Kwaliteit (Q) van de inschrijving ook de prijs en kwaliteit van de zogenaamde referentieinschrijving en de exponent “n” als input gebruikt. De prijs van de referentieinschrijving is dan Pref en de kwaliteit van de referentieinschrijving is dan Qref. Deze referentieinschrijving geeft aan welk kwaliteitsniveau Qref de aanbestedende dienst bij een vooraf vastgesteld prijsniveau Pref (in de meeste gevallen een budgetkader) verwacht en acceptabel vindt. Met de hoogte van “n” bepaalt de aanbestedende dienst hoeveel extra kwaliteit (bijvoorbeeld 20%) een 10% duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Het resultaat van de Superformule is de emvi-score.

Wat is de referentieinschrijving?

Om een goede referentieinschrijving vast te stellen is het belangrijk dat de aanbestedende dienst goed inzicht heeft in de eigen behoefte, voldoende kennis van de desbetreffende markt en producten heeft en helder heeft wat het prijskader is. In de praktijk lijkt het niet altijd even eenvoudig om Pref en Qref vast te stellen, maar de praktijk leert dat er bijna altijd wel een prijskader in de vorm van een budget en een referentiekwaliteit is vast te stellen. Bijkomend voordeel van het goed nadenken over een referentieinschrijving is dat de aanbestedende dienst goed zich bewust is van wat zij wil (en wat niet..) en hoeveel geld dat haar waard is.

Als in de Superformule voor P en Q de waarden Pref en Qref worden ingevuld krijgt de inschrijving een emvi-score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q gelijk worden gewaardeerd aan de referentieinschrijving hebben ook een emvi score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q hoger worden gewaardeerd dan de referentieinschrijving hebben een emvi-score lager dan 1, inschrijvingen die lager worden gewaardeerd een emvi-score hoger dan 1.

Hoe bepaal je “n”?

De hoogte van “n” is voor de aanbestedende dienst niet eenvoudig vast te stellen als helder is hoeveel extra kwaliteit een duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Dat is hogere wiskunde! In de praktijk wordt voor de factor “n” door de aanbestedende dienst dan ook een ‘bekende’ waarde uit de volgende tabel gekozen1:

n Percentage hogere prijs Nodige extra kwaliteit om nog interessant te zijn
1,00 10,0% 10,0%
2,98 10,0% 12,5%
4,24 10,0% 15,0%
5,68 10,0% 20,0%
6,41 10,0% 25,0%
7,23 10,0% 30,0%

Tabel 1: waarden voor "n"

Dat de waarden van “n” zo vreemd overkomen ligt – en daar is niets aan te doen- aan de wiskundige eigenschappen van de Superformule .

Vindt de aanbestedende dienst extra kwaliteit net zo belangrijk als een hogere prijs dan kiest de aanbestedende dienst voor “n”=1 en levert de Superformule dezelfde uitkomsten op als Gunnen Op Waarde. Eigenlijk gebruikt iedereen die Gunnen Op Waarde toepast de Superformule dus al!

Wat hebben inschrijvers aan de Superformule?

De Superformule geeft de aanbestedende dienst zoals we zagen de mogelijkheid om expliciet vooraf aan te geven
wat ten aanzien van de inschrijvingen het referentieniveau van de aanbestedende dienst is;
hoe belangrijk de aanbestedende dienst extra kwaliteit vindt ten opzichte van een hogere prijs.
Door de inschrijvers met een rekentool (bv in Excel) waar zij hun prijs en de kwaliteit die zij verwachten kunnen invoeren de emvi-score te laten berekenen kunnen zij zelf beoordelen hoe hun inschrijving scoort t.o.v. de referentieinschrijving.

Voor de liefhebbers: zo luidt de Superformule!

emvi= n1/2[(P/Pref)n+(2-Q/Qref)n ]

waarin
emvi = De emvi-score van een inschrijving.
n = De factor waarmee de verhoudingen tussen kwaliteit en prijs voor inschrijvingen met eenzelfde emvi score worden bepaald.
P= Inschrijfprijs.
Pref = Inschrijfprijs van de referentieinschrijving.
Q = Totale kwaliteit van de inschrijving in punten of Euro’s.
Qref = Totale kwaliteit van de referentieinschrijving in punten of Euro’s.

Conclusie

De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld”. Bij Gunnen op Waarde gebruiken we de Superformule al met “n”=1. Wat ons betreft wordt de Superformule vanaf nu ook voor andere waarden van “n” gebruikt. Daar plaats ik wel een kanttekening bij: de aanbestedende dienst moet wel helder uitleggen hoe deze werkt!


1Kuiper, “Beste koop bepaald met de superformule (versie 0.1)”, 5 februari 2016, EMVI-research

 

 

"De ethische cultuur komt extra onder druk te staan in bedrijven die veel zaken doen in hoge risicolanden en in bedrijven met een sterke bonuscultuur."
Maarten ErasmusManaging Consultant

13 juli 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: CFO.nl

Inkoopuitgaven zijn gevoelig voor fraude. Dit komt omdat er vaak meerdere mensen in het proces betrokken zijn die los van elkaar hun taak uitvoeren. De persoon die iets gekocht wil hebben, werkt meestal niet samen met de mensen die orders uitsturen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de betalingen.

Volgens de jaarlijkse fraude-in-dicator van Crow Clark Whitehill gaat in westerse landen gemiddeld 6 procent van de omzet verloren door fraude. Een belangrijk deel hiervan, 5 procent, is inkoopfraude. Ook andere rapporten, bijvoorbeeld van PWC, stellen dat veel fraude terug te voeren is op eigen medewerkers en leveranciers. Bekende trucs zijn het opvoeren van extra kosten op de factuur, of leveranciers die een complot smeden met medewerkers, bijvoorbeeld om valse facturen te laten goedkeuren of betalingen naar een privérekening te sluizen.

Lees het hele artikel op CFO.nl.

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Onlangs had ik bij een aanbestedende dienst een boeiende dialoog met de accountant over geconstateerde onrechtmatigheden met betrekking tot inkoopuitgaven. Een belangrijke dialoog, want een te grote hoeveelheid onrechtmatigheden kan leiden tot een “accountantsverklaring met beperking” of zelfs een afkeurende accountantsverklaring voor de aanbestedende dienst. Voor bestuur en directie niets vervelender dan dat!

Met “onrechtmatigheid” in inkoopuitgaven wordt bedoeld dat een inkoopuitgave niet is uitgevoerd in overeenstemming met toepasselijke in- en externe wet- en regelgeving. Onderdeel daarvan is de wet- en regelgeving ten aanzien van aanbesteden. Daar valt in ieder geval de Aanbestedingswet 2012 (AW2012) en de uitwerking daarvan (Gids Proportionaliteit, ARW2016, aanbestedingsbesluit, etc.) onder.

De accountant controleert of zich ten aanzien van inkopen onrechtmatigheden hebben voorgedaan door de inkoopuitgaven (op basis van een steekproef) te toetsen aan (in ieder geval) de Aanbestedingswet. Als dat door de aanbestedende dienst met de accountant in het controleprotocol is afgesproken worden de inkoopuitgaven ook getoetst tegen de interne regelgeving zoals bijvoorbeeld het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De jurisprudentie geeft weer hoe het aanbestedingsrecht moet worden opgevat.

Kennis

Om de inkoopuitgaven succesvol te kunnen controleren is dan ook het noodzakelijk dat de accountant voldoende kennis heeft van in ieder geval AW2012. Daarnaast is kennis van de relevante jurisprudentie en de voor de inkoopuitgave relevante markten vereist. De jurisprudentie geeft immers weer hoe het aanbestedingsrecht moet worden opgevat als bijvoorbeeld de letterlijke tekst van AW2012 geen uitkomst biedt. Ook is kennis van de relevante markt (producten en aanbieders) in veel gevallen belangrijk. Het op het juiste peil houden van deze kennis is geen eenvoudige zaak, wekelijks verschijnt er jurisprudentie en markten maken snelle ontwikkelingen door.

Als die kennis bij de accountant niet op orde is kunnen inkoopuitgaven onterecht als onrechtmatig worden bestempeld en zal de aanbestedende dienst haar best moeten doen om uit te leggen dat de inkoopuitgave toch rechtmatig was. Gebeurt dat te vaak dan ontstaat mogelijk een soort “rechtmatigheidskramp” die er toe leidt dat opdrachten die niet hoeven te worden aanbesteed toch worden aanbesteed. Omwille van het enkel strikt navolgen van wet- en regelgeving zou dan wel eens zo veel gemeenschapsgeld kunnen worden uitgegeven (kosten van medewerkers en adviseurs) dat het niet meer uit te leggen is!

Daarnaast is de kans groot dat er een stortvloed aan afwijkingsbesluiten aan de directie wordt vastgelegd zodat “er in ieder geval een afwijkingsbesluit is mocht de accountant moeilijk doen”. Denk hierbij aan situaties waarin niet meervoudig onderhands is aanbesteed waar dat volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid wel had gemoeten. Bestuur en directie hebben wel wat beters te doen dan onnodige afwijkingsbesluiten te behandelen!

Bestuur en directie hebben wel wat beters te doen dan onnodige afwijkingsbesluiten te behandelen!

Verklaren

Natuurlijk ligt het niet alleen aan de accountant! Ook de aanbestedende dienst kan en moet bijdragen aan het terugbrengen van de “rechtmatigheidskramp” ! Hiervoor moet de afdeling die verantwoordelijk is voor inkoop en aanbesteding haar rol als “trusted advisor” naar de business al in het begin van het inkooptraject oppakken. In deze rol worden samen met Juridische Zaken risico’s ten aanzien van (on)rechtmatigheid worden vastgesteld en maatregelen worden genomen om die risico’s te kunnen beheersen. Het is daarbij belangrijk om achteraf te kunnen verklaren waarom bepaalde beslissingen genomen zijn. Beslissingen moeten dan ook goed zijn vastgelegd in het inkoop- of aanbestedingsdossier zodat de accountant op basis van die vastlegging een eventuele onrechtmatigheid beter kan vaststellen.

Op die manier kan de accountant haar werk doen en hoeven discussies over (on)rechtmatigheid minder vaak en minder diepgaand gevoerd te worden.

Ruim €100 miljoen aan circulaire inkoopkracht in nieuwe Green Deal Circulair Inkopen

"Ik ben trots dat we als Emeritor met onze adviseurs een bijdrage kunnen leveren aan het welzijn van toekomstige generaties."
Edwin Bijlsma, Directeur Publiek Emeritor

juni 2018 | MVO Nederland

Zeker 50 publieke en private bedrijven en organisaties gaan circulair inkopen. Op donderdag 7 juni ondertekenden zij met de Rijksoverheid de Green Deal Circulair Inkopen 2.0 van initiatiefnemers MVO Nederland, NEVI, PIANOo en Rijkswaterstaat. De deelnemers vertegenwoordigen samen ruim 100 miljoen aan inkoopkracht.

In deze Green Deal Circulair Inkopen werken de deelnemers samen aan het versnellen van de circulaire economie door de inzet van het inkoopinstrument. Circulair inkopen betekent dat je afspraken maakt met ketenpartners over het faciliteren van hergebruik van producten, componenten en/of grondstoffen.

“Mede door de vijf opgezette transitieagenda’s afgelopen jaar is er een enorme behoefte aan praktijkervaring over nieuwe businessmodellen en ketensamenwerking”, zegt MVO Nederland-directeur Michel Schuurman. ”En uiteindelijk gaat het hierbij om het sluiten van contracten. Met de Green Deal Circulair Inkopen 2.0 bouwen we voort op de ervaringen van de afgelopen vier jaar en willen we middels opschaling van de pilotprojecten een stevige vraag creëren naar circulaire diensten en producten. Door in een Green Deal samen te werken, bundelen we de ervaringen van publieke en private partijen en dat is nodig om snel schaal te bereiken.”

Roald Lapperre, directeur-generaal Milieu en Internationaal bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu, tekende namens de Rijksoverheid. “Het is niet voor niets dat landen als Frankrijk en Finland naar ons kijken wat betreft de Green Deal Circulair Inkopen. En Vlaanderen heeft nu zelfs ook zo’n deal. Dat is natuurlijk niet zo gek. Deze deal leidt tot minder gebruik van grondstoffen en tegelijkertijd werken we aan de doelen van Parijs, want de projecten zorgen voor minder CO2-uitstoot. Hoe groen wil je je deal hebben?”, aldus Lapperre.

Ruim-100-miljoen-aan-circulaire-inkoopkracht-in-nieuwe-Green-Deal-Circulair-Inkopen

Nieuwe pilots én opschaling

Naast het opzetten van nieuwe inkoopprojecten, richt men zich in deze nieuwe Green Deal vooral op opschaling van de projecten uit de eerste Green Deal Circulair Inkopen. Waar in de eerste variant al voor ruim €100 miljoen circulair werd ingekocht, is de verwachting dat dit in de nieuwe Green Deal ruimschoots wordt overschreden, mede door het groeiend aantal deelnemers.

Succesvolle voorbeelden uit de eerste Green Deal Circulair Inkopen waren onder andere:

  • CIRCL, het circulaire paviljoen van ABN AMRO
  • Circulaire kantoorinrichting binnen het Rijk door Rijkswaterstaat
  • Circulaire bedrijfskleding bij Dura Vermeer
  • Circulaire kabels bij Alliander

De Green Deal Circulair Inkopen 2.0 staat open voor alle publieke en private organisaties die circulair willen inkopen. Meedoen kan nog steeds. Meer informatie en praktijkvoorbeelden zijn te vinden op gdci.nl.

"Opbrengsten zijn veel leuker en ook de reden waarvoor je P2P wilt inrichten"
Maarten Erasmus, Managing Consultant

13 juni 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Het schijnt nogal Hollands te zijn om bij elk besluit dat je moet nemen eerst precies uit te rekenen wat het gaat kosten. Amerikanen doen dat anders. Die gelóven ergens in en doen het dan gewoon.
Ik moet hier vaak aan denken als ik met klanten praat over de invoering van een inkoopsysteem. Je weet dat het geld oplevert, maar hoevéél precies? Dat is moeilijk uit te rekenen. “Het levert echt geld op, dat moet je gelóven” werkt helaas niet.

Maar ik heb goed nieuws. Inmiddels is me de vraag zo vaak gesteld dat ik heel aardig heb leren uitrekenen wat een goed ingericht P2P (Purchase-to-pay) oplevert.
Misschien heeft u ook plannen en kampt u ook met sceptische rekenaars… Dan heb ik hier wat tips.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

"In westerse landen gaat gemiddeld 5,85% van de omzet verloren door fraude"
Maarten Erasmus, Managing Consultant

5 juni 2018 | Maarten Erasmus | Publicatie: Facto.nl

Volgens de jaarlijkse Crow Clark Whithill fraude-indicator gaat in westerse landen gemiddeld 5,85% van de omzet verloren door fraude. Een belangrijk deel hiervan – 4,76% – is inkoopfraude.
Het rapport stelt dat met name de inkoopkosten bloot staan aan een breed scala potentiële frauderisico’s.

Waarom zijn inkoopkosten gevoelig voor fraude? Dat komt omdat bij het proces vaak meerdere mensen betrokken zijn die los van elkaar hun taken uitvoeren. De persoon die iets gekocht wil hebben, werkt meestal niet direct samen met de mensen die de orders uitsturen en degenen die verantwoordelijk zijn voor de betalingen.

Lees het hele artikel op Facto.nl.

Stein Rusman in dienst als Junior inkoopadviseur

Stein Rusman treedt per 01 juni 2018 in dienst als Junior inkoopadviseur bij Emeritor. Stein heeft een hbo-facilitymanagement afgerond met een specialisatie in Procurement en contractmanagement. Hij gaat zich bij Emeritor met name richten op de publieke sector en wil het nodige leren over Europees aanbesteden

Wat deed Stein voordat hij bij Emeritor ging werken?

Stein werkte hiervoor bij Pluripharm B.V. als operationeel inkoper. Pluripharm is een van de grootste farmaceutische groothandels in Nederland en levert aan apotheken en ziekenhuizen. Van groot tot klein en van simpele pleister tot bijzonder levensreddend medicijn. "In de periode dat ik daar werkzaam was heb ik mij voornamelijk beziggehouden met de ondersteuning van de categoriemanager bij het verbeteren van de categorie Spécialité (patent-medicijnen) en de dagelijkse werkzaamheden daar."

Stein kijkt er naar uit om als Junior Adviseur bij Emeritor te starten. Hij hoopt op een fijne werkkring met leuke collega’s en afwisselende opdrachten. Hierbij zal hij zijn uiterste best doen om een goede bijdrage te leveren aan het resultaat van de organisatie.

"Ik weet dat mijn praktijkervaring nog beperkt is maar wil heel graag leren en mijzelf ontwikkelen. Emeritor biedt daar een prachtige kans in en ik sta te poppelen om deze te benutten. Door mij aan Emeritor te binden krijg ik de kans om met meerdere organisaties in contact te komen en mijzelf te verdiepen in verschillende uitdagende vraagstukken die het inkoopproces met zich meebrengt."


Stein-Rusman
‘‘Ik heb voor Emeritor gekozen omdat zij een grote verscheidenheid aan werk hebben, er binnen de organisatie veel kennis en ervaring is op het gebied van inkoop en ik daar graag van wil leren zodat ik mijn specialisaties verder kan ontwikkelen. Hier verwacht ik een leuke en afwisselende job te kunnen uitoefenen.’’
Stein Rusman, Junior Inkoopadviseur

 

Meervoudig onderhandse aanbesteding: vrijheid blijheid of niet?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Jos Anneveld

Natuurlijk bent u het fenomeen wel eens tegengekomen als aanbestedende dienst of als ondernemer: de ‘meervoudig onderhandse aanbesteding’. Maar wat mag er nu wel of niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘Vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Onderstaand artikel geeft u een inkijkje en tien aandachtspunten voor aanbestedende diensten en ondernemers aan de hand van ervaringen uit de wereld van geo-informatie en Geo-ICT.

1. Wanneer meervoudig onderhands?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding (verder ook ‘mvo’) vindt in het algemeen plaats als de waarde van de opdracht (excl. BTW) die wordt aanbesteed beneden de zogenaamde EU-drempelwaarden blijft. Die drempelwaarde is voor leveringen en diensten voor de meeste aanbestedende diensten €221.000 maar voor de Rijksoverheid € 144.000. Voor werken is de EU-drempelwaarde voor alle aanbestedende diensten € 5.548.000. In de praktijk worden er voor werken echter lagere drempels voor mvo gehanteerd, en wordt meervoudig onderhands aanbesteden voor opdrachten met een waarde boven de € 1.500.000 niet proportioneel geacht (Gids Proportionaliteit par. 3.4.2). Tussen de € 1.500.00 en de EU-drempelwaarde is de Nationale openbare of niet-openbare procedure aangewezen. Daarnaast zijn voor speciale sector bedrijven de drempelwaarden € 418.000 (leveringen en diensten) en € 5.548.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bv vervoer, transport van energie).
Daarnaast vinden mvo’s plaats als binnen een raamovereenkomst of een erkenningsregeling nadere opdrachten worden uitgezet bij twee of meer ondernemers.

Tip 1

Aanbestedende dienst: zorg er voor dat, als er in het inkoopbeleid is aangegeven wanneer er meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, dat ook gebeurt. Anders handelen kan, maar dan moet er wel een afwijkingsbesluit van de directie zijn. Is dat er niet dan kan de inkoop dor de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.
Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk had moeten worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst een goede reden die u dan maar moet respecteren, maar niet altijd! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten

Hoeveel ondernemers uitnodigen?
In de Gids Proportionaliteit wordt voorgeschreven dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waar veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.
Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd!

Welke ondernemers uitnodigen?
Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria kan lastig zijn, maar denk aan bijvoorbeeld de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. Een mooi voorbeeld in dit verband is de aanbesteding voor een systeem van kabel- en leiding data waar ondernemingen werden uitgenodigd die op een congres hun interesse hierin hadden kenbaar gemaakt. Tot slot kunnen ook de prestaties uit het verleden (bv toerekenbare tekortkoming) worden gehanteerd als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Het helpt als u de criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vaststelt. Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". "

4. Uitsluitingsgronden

Aanbestedende diensten zijn bij mvo’s in feite vrij in de keuze van uitsluitingsgronden zolang deze maar relevant zijn voor de opdracht. Toch zien we in de praktijk zelden uitsluitingsgronden bij mvo’s. Dat is niet zo gek, want bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uitsluitingsgronden als het goed is al getoetst bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 4

Aanbestedende Diensten: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg er voor dat de motivering daarvan klaar ligt!
Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een mvo en ze lijken niet relevant voor de opdracht of de aanbestedende dienst kent u al, vraag dit dan na bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

5. Geschiktheidseisen

Bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. Het hanteren van geschiktheidseisen is volgens de Gids Proportionaliteit dan ook iets waar zeer terughoudend mee moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Indien de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet kent kan de aanbestedende dienst aan alle uit te nodigen ondernemers (proportionele) geschiktheidseisen stellen. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uit te nodigen ondernemers als het goed is al getoetst op de geschiktheid bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 5

Aanbestedende Diensten: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn en zorg er voor dat die eisen proportioneel zijn.
Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

6. Nota’s van Inlichtingen

Bij mvo’s kent de aanbestedende dienst de ondernemers in verreweg de meeste gevallen. Maar kennen de uitgenodigde ondernemers de aanbestedende dienst en de opdracht goed genoeg? Zorg er dan ook voor dat er vragen kunnen worden gesteld en dat die (vanzelfsprekend) met alle uitgenodigde ondernemers worden gedeeld in één of meer Nota’s van Inlichtingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken.

Tip 6

Aanbestedende Dienst: geef gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen!
Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Volhardt de aanbestedende dienst dan kunt u maar beter niet inschrijven…

7. Transparantie in de offerteaanvraag

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere geïnteresseerde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende Dienst: zorg er, ook als alle inschrijvers bekend zijn, voor dat het duidelijk is wat er van inschrijvers wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij eisen en/of bepalingen waar een sanctie op staat helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er beoordeeld wordt, hoe er beoordeeld wordt en welke scores er kunnen worden behaald. Omdat een zekere mate van subjectiviteit niet te vermijden is heeft de aanbestedende dienst altijd een zekere ruimte voor eigen oordeel om zo het verschil tussen inschrijvers te kunnen maken.
Ondernemers: Lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Misschien overbodig, maar lees de bepalingen over het stellen van vragen goed door en stel vragen! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt.."

8. Gelijke behandeling van inschrijvers

Bij mvo’s moet de Aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen, dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de anderen die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: liever gelijk dan achteraf gez….
Ondernemers: als u er op een of andere wijze lucht van krijgt dat u niet gelijk bent behandeld, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

9. Gunningsbeslissing

Ook bij mvo’s moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. In die gunningsbeslissing moeten alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing staan, want na het verzenden van de gunningsbeslissing mogen er geen nieuwe redenen voor afwijzing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken.

Tip 9

Aanbestedende dienst: zorg voor dat alle relevante redenen in de gunningsbeslissing staan.
Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

10. Opschortende termijn

In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een opschortende termijn bij een mvo. Toch is er voor aanbestedende diensten op grond van vaste jurisprudentie de verplichting om bij een mvo een opschortende termijn in acht te nemen. Gebeurt dat niet dan is de kans groot dat afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen, wat volgens de rechter in strijd is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste 5 werkdagen maar liever 7 kalenderdagen in acht.
Ondernemers: bent u van mening dat u onterecht bent afgewezen en wordt er in de gunningsbeslissing geen opschortende termijn genoemd? Reageer dan direct met een bezwaar en verzoek om een opschortende termijn! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[1] Bij de Nationale procedure wordt de opdracht alleen in Nederland gepubliceerd.
[2] Zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl
[3] De Gids Proportionaliteit geeft op basis van ‘Comply or explain’ een nadere uitwerking van het begrip ‘Proportionaliteit’ uit de Aanbestedingswet. De voorschriften in de Gids Proportionaliteit moeten worden nageleefd, maar indien deugdelijk gemotiveerd kan er worden afgeweken.