Casestudy OLVG,
Michel Overwijk, Manager Food & Beverages
OLVG, onderdeel van het samenwerkingsverband Santeon, koos in de aanbesteding van de personeels-restaurants en de commerciële horeca voor de best value inkoopmethode. Het Amsterdamse topklinische ziekenhuis daagde daarmee leveranciers uit om op een eigentijds manier invulling te geven aan de totale dienstverlening in deze takken van sport, oftewel om het makelaarschap in gastvrijheid op zich te nemen. Michel Overwijk, manager Food & Beverage, vertelt hoe Emeritor dit proces begeleidde en wat dat opgeleverd heeft.
Met twee ziekenhuislocaties en ruim 6000 medewerkers is OLVG een van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Binnen deze organisatie is Michel Overwijk verantwoordelijk voor de personeelsrestaurants, de patiëntenvoeding, roomservice aan het bed en de commerciële horeca, waar in totaal 270 mensen werken.
Michel: ‘Wij wilden voor de dienstverlening van onze personeelsrestaurants en commerciële horeca een aanbesteding uitschrijven. Onze inkoopafdeling adviseerde dat via de best value inkoopmethode te doen. Om dat traject te begeleiden werd Emeritor, met wie OLVG al langere tijd samenwerkt, naar voren geschoven.’ Er ontstond een nauwe samenwerking tussen Michel als projecteigenaar en de contactpersoon van Emeritor als projectmanager en inkoopkennishebber.
Naast het overdragen van de noodzakelijke kennis over de best value methode, begeleidde zij OLVG bij het formuleren van de doelstellingen waaraan de aanbiedingen moesten voldoen en bij het bepalen van de objectieve beoordelingscriteria.
Michel: ‘Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan. Daarbuiten hebben we feitelijk maar één vraag gesteld: hoe zouden jullie de totale horecafunctie eigentijds en inspirerend inrichten: van de bemensing tot en met het interieur en het assortiment (totale concept ontwikkeling). We zijn op zoek gegaan naar een makelaar in gastvrijheid waardoor we niet, zoals we dat voorheen deden, verschillende soorten dienstverleners zelf hoefden in te kopen en aan te sturen.’
Objectievere beoordeling, meer draagvlak en completere dienstverlening
Hoewel Michel ervoer dat er in een best value inkooptraject minder ruimte is om te onderhandelen, is hij content met de gekozen inkoopmethodiek en met de uitkomst ervan. Enerzijds omdat de vooraf bepaalde criteria ervoor zorgden dat de verschillende aanbiedingen objectief beoordeeld konden worden door een commissie waarin alle relevante stakeholders vertegenwoordigd waren: van mensen van de werkvloer tot directie en management. Michel: ‘Dat leidde tot een groot draagvlak voor het proces en dus ook voor de gekozen partner.’
Anderzijds omdat de aanbiedingen innovatieve ideeën en oplossingen bevatten, die OLVG zelf nooit bedacht zou hebben. Michel: ‘In de reguliere manier van inkopen hadden we zelf de specificaties bedacht waaraan de aanbiedingen moesten voldoen, terwijl we geen conceptontwikkelaars zijn. Nu hebben we kunnen profiteren van de kennis en ervaring van specialisten en dat is terug te zien in het design van de horecagelegenheden, het assortiment en in extra dienstverlening voor onze gasten en medewerkers, denk hierbij aan een supermarkt maar ook een 24-uurs ophaalpunt.’
“Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd."”
Michel Overwijk
Head of Food & Beverages
Tevreden over de samenwerking
De samenwerking met Emeritor heeft Michel als onontbeerlijk ervaren. Emeritor bracht de nodige kennis van best value inkoop in en zorgde ook voor een goede planning en projectvoortgang, zowel inhoudelijk als in faciliterende zin. Michel: ‘Ik heb het als een partnership ervaren waarin we samen voor het beste resultaat gingen. Onze contactpersoon was meer dan goed op haar taak berekend: ze was betrokken, reageerde snel en dacht mee. Ik kon het niet bedenken of zij had het al bedacht. Daarnaast kreeg ze de mensen mee door hun inbreng op waarde te schatten.
Ook bereidde ze inhoudelijke presentaties en stukken uitstekend voor, getuige het feit dat onze Raad van Bestuur recentelijk positief geadviseerd heeft over het adviesdocument waarin de businesscase en de uitkomst van het inkooptraject gepresenteerd worden.’ Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd. Michel: ‘Binnen OLVG is er een visiedocument opgesteld over patiëntenvoeding voor de beide ziekenhuizen. Op advies van Emeritor hebben we dat document als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn. We hebben een goed gevoel bij die keuze en de uitkomst van de aanbesteding. Ook in dit traject heeft Emeritor uitstekend werk geleverd.’