Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Aanbesteden zonder de juiste resources, dat is een slecht idee! Dat geldt zeker in budget-gedreven omgevingen als in de publieke sector! Een aanbestedingskalender biedt uitkomst.

De wil om de – veelal verplichte – aanbesteding(en) uit te voeren is er vaak wel binnen de publieke sector. Het knelpunt is echter dat noodzakelijke inkopen niet kunnen plaatsvinden omdat de juiste resources (budget, interne denk- en uitvoeringskracht) niet of niet op tijd beschikbaar zijn . Zo kan het gebeuren dat een organisatie de onrechtmatigheid ziet oplopen en/of overeenkomsten die op korte termijn aflopen niet kan aanbesteden waar dat wel moet.

Aanbestedingskalender: het wat

Een aanbestedingskalender is een overzicht van welke aanbestedingen wanneer in de tijd moeten gaan starten en tot een gunning moeten komen. De vorm ervan kan variëren van een handmatig bijgehouden Excel bestand tot een functionaliteit in de inkoop- en contractmanagementsoftware.

 

Aanbestedingskalender: het waarom

Met een aanbestedingskalender dwingt u af dat er rekening wordt gehouden met de capaciteit van inkoop bij de komende aanbestedingen en indien nodig extra capaciteit kan worden aangetrokken. Daarnaast levert zo’n kalender inzicht in de benodigde resources in ‘de business’, zodat deze kunnen worden afgezet tegen de beschikbare resources. Zo dek je de voorgenomen uitgaven en vermijd je zo veel als mogelijk dat voorgenomen aanbestedingen niet kunnen worden uitgevoerd omdat de resources niet tijdig zijn toegewezen.

Aanbestedingskalender: het hoe

Eén manier om de aanbestedingskalender op te stellen is natuurlijk om door ieder jaar bij elkaar te gaan zitten en de voorgenomen aanbestedingen wel of niet op de kalender te plaatsen. Dat lost de problemen in de praktijk echter niet op, omdat gedurende het jaar ook behoeften ontstaan. Ook gebeurt het dat in deze periode bestaande overeenkomsten aflopen, terwijl de organisatie de dienst of het product toch nodig heeft. Vanzelfsprekend heeft u hier ver van tevoren op kunnen anticiperen met behulp van contractbeheer.

Om die redenen is het beter om de aanbestedingskalender periodiek – bijvoorbeeld per kwartaal – te verversen, waarbij er nieuwe projecten aan worden toegevoegd. De juiste frequentie is afhankelijk van de omvang van de organisatie, maar ook van de informatie die in de organisatie beschikbaar is. Veel van onze opdrachtgevers die aanbestedingskalenders gebruiken stemmen die af met de uitkomsten van de budgetteringsronden.

Aanbestedingskalender: de informatie

De informatie die wordt gebruikt om de aanbestedingskalender op te stellen bepaalt het succes ervan, dat zal geen verrassing zijn. In de ideale situatie kan op ieder moment met ‘een druk op de knop’ volautomatisch een aanbestedingskalender worden gegenereerd. Dan moet natuurlijk wel alle informatie over lopende overeenkomsten en voorgenomen inkopen voortdurend worden vastgelegd en beheerd.
Dat kan eigenlijk alleen maar als én alle onderdelen van het inkoopproces worden ondersteund door een adequaat werkend informatiesysteem én alle betrokken medewerkers de inkoopprocessen vlekkeloos uitvoeren. Geen utopie maar ook geen situatie die voor iedere organisatie haalbaar is. De waarheid zal in het midden liggen, maar inzicht in de lopende overeenkomsten én de toekomstige wensen is essentieel. Daarvoor is een systeem nodig waaruit de status van de overeenkomsten (omvang, uitputting, looptijd) is te halen. Daarnaast moet de inkoopafdeling in contact zijn en blijven met de interne afnemers om helder te krijgen welke nieuwe projecten op stapel staan.

 

Tot slot

Een aanbestedingskalender helpt om mensen, tijd en geld planmatig in te zetten en niet te worden verrast en zorgt nadrukkelijk niet dat er resources komen die er eerder niet waren. Wel kan een aanbestedingskalender zorgen voor een groter bewustzijn ten aanzien van resources die de komende tijd nodig zijn. Toch is het geen wondermiddel. Een ‘zwarte zwaan’ als de COVID-19 pandemie heeft ons geleerd dat er nu eenmaal zaken zijn die we niet kunnen voorzien en die een grote impact hebben. Denk ook aan de politiek: niets zo grillig!

Ronald Vroom

Ronald VRoom

Managing Consultant