Contract- en leveranciersmanagement; voorkom verrassingen!
We zijn allemaal geschrokken van de bizar hoge energieprijzen. Dat de tarieven omhoog zouden gaan wisten we, maar niet dat het zó ernstig zou zijn. We hebben ons laten verrassen. En niet in positieve zin. Hoe ondervangt u dit soort onvoorziene problemen met contracten? In deze blog vertellen we op welke drie onaangename verrassingen u écht niet zit te wachten als inkoopprofessional of als manager. En… hoe u voorkomt dat u zich laat overrompelen.
Een contract waarbij de voorwaarden ontbreken. Een overeenkomst waarvan u alleen de initiële, ongetekende offerte nog kunt vinden in een oude e-mail. Het overkomt ons allemaal wel eens dat we het overzicht over onze contracten verliezen. Zakelijk en privé. Denk aan dat sportschoolabonnement dat we al maanden niet meer gebruiken. De fietsverzekering voor een fiets die u al verkocht heeft. En nog actueler en pijnlijker: een energiecontract waarbij u ongemerkt bent omgezet naar een variabel tarief.
Drie verrassingen rondom contracten en leveranciers
Voor organisaties die afhankelijk zijn van leveranciers komt daar nog een zorg bij. Wat te doen als een leverancier ineens wegvalt door personeelsgebrek of grondstoffentekort? Alles bij elkaar zijn er behoorlijk wat onzekerheden op het gebied van contracten en leveranciers. We voorspellen drie mogelijke onaangename verrassingen waar u in deze tijden tegenaan zou kunnen lopen.
1. Contracten en voorwaarden die opduiken als een duveltje uit een doosje
In de ideale wereld weet u precies welke contracten er lopen en onder welke voorwaarden. In de praktijk zijn er bij veel organisaties toch overeenkomsten die ‘ertussendoor glippen’. Uit recent onderzoek van World Commerce & Contracting blijkt dat slechts 11% van de organisaties vindt dat het contractmanagement effectief genoeg is ingericht. Er is intern niet altijd één duidelijke verantwoordelijke persoon aangewezen voor een contract. De overeenkomst of de voorwaarden zijn ‘kwijt’. Erger nog: soms blijkt de overeengekomen prestatie zelfs helemaal niet meer noodzakelijk of nuttig.
Het liefst zou u een seintje krijgen als een contract afloopt én als het te weinig wordt gebruikt – of juist te veel.
2. Plotsklaps exploderende tarieven
Inflatie betekent dat geld minder waard wordt en dat uit zich in stijgende prijzen. Niet alleen energietarieven gaan hard omhoog. Ook bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal en transport worden fors duurder. Het is logisch dat leveranciers die hogere kosten doorberekenen. Let wel op. Inzicht in de kostenopbouw is essentieel. De impact van stijgende verpakkingskosten is voor een leverancier veel hoger als dit 80% van de kostprijs uitmaakt, dan als dat slechts 10% is. Stel uzelf dus de vraag: is de indexering in verhouding? Hier moet u als inkoopverantwoordelijke echt héél scherp op zijn.
Ook goed om uit te zoeken: bij welke contracten en leveranciers kan het tarief in de toekomst een probleem gaan vormen? Zijn er ontwikkelingen gaande die u in de gaten moet houden?
3. Op = op! Tekort aan materialen en personeel
We zien het steeds meer in allerlei sectoren: grondstoffen die schaars zijn. Papier in de drukkerijen. Hout en metaal in de bouw. En dan zijn er nog de human resources: ook aan personeel is een groot tekort. Allerlei soorten externe dienstverlening waar organisaties gebruik van maken, kunnen daardoor in het gedrang komen. Het is soms zelfs nodig om de dienstverlening zelf over te nemen. Bijvoorbeeld zelf beveiligers inhuren in plaats van dat door een beveiligingsbedrijf te laten doen. Dan wilt u wel precies weten wát u zelf in huis moet halen. Wat waren eigenlijk de afspraken in het contract? In hoeverre kunnen we daar zelf een alternatief voor vinden? Idealiter bent u de schaarste vóór, zodat u er vooraf op in kunt spelen.
Wat is contract- en leveranciersmanagement?
Emeritor-adviseurs denken dagelijks met organisaties mee hoe vervelende verrassingen op inkoopgebied te voorkomen. We helpen systematisch, effectief en efficiënt te sturen op zowel naleving van contractafspraken als leveranciersprestaties . Het goed inrichten van contract- en leveranciersmanagement levert veel op. Zo betaalt u niet te veel voor diensten en neemt u ook geen diensten af waarvan u onvoldoende gebruikmaakt. Een ander voordeel: professioneel ingericht contract- en leveranciersmanagement helpt u ten volle te profiteren van de expertise van uw leveranciers.
Maak een top 10 en borg risico’s
Eén van onze adviezen in deze onzekere tijden: maak een top 10 van de meest spannende contracten. Van welke contracten zou u ’s nachts wakker kunnen liggen? Zo’n top 10 moet echter geen eenmalige exercitie zijn. Uiteindelijk wilt u risico’s duurzaam borgen in uw organisatie. Emeritor hanteert daarom als best practice CATS CM®. Een methode die mensen, procedures en systemen verbindt. Door die onderdelen van CATS CM® toe te passen die bij uw organisatie aansluiten, richten we contract- en leveranciersmanagement pragmatisch, professioneel en profijtelijk in!
Meer lezen over contract- en leveranciersmanagement? Bekijk hier de meest gestelde vragen over contract- en leveranciersmanagement.
