De 6 fasen in de levensloop van een contract

In het woord contractmanagement lijkt besloten te liggen dat er pas iets beheerd hoeft te worden als het contract er is. Als je kijkt naar onderstaande 6 fasen in de levensloop van een contract, zou je dus verwachten dat de manager van een contract pas bij fase 4 betrokken is.

➜ Fase 1: behoefte specificeren
De opdrachtgever stelt eisen en wensen op voor een product of dienst.

➜ Fase 2: offerte
De opdrachtgever vraagt offertes op en maakt een selectie van leveranciers.

➜ Fase 3: onderhandelen
Leverancier(s) en opdrachtgever onderhandelen over de voorwaarden. (Bij aanbestedingen gaat dat uiteraard anders.)

➜ Fase 4: ondertekenen
Het tekenmoment! Nu wordt het contractdossier samengesteld en het contract geregistreerd.

➜ Fase 5: uitvoeren
De levering of dienstverlening begint; het contract wordt gemonitord. Afwijkingen en wijzigingen registreer je.

➜ Fase 6: beëindigen en evalueren
Het contract is ten einde of gaat een verlenging in. Je werkt de registratie bij. Belangrijke contracten evalueer je. Dat kan eventueel met de eindklant door middel van een klanttevredenheidsonderzoek: contractmanagement 2.0.

Fase 1 tot en met 3 lijken vooral iets voor de afdeling inkoop, de fasen daarna taken voor de contractmanager. Omdat contractmanagement meer behelst dan het fysieke contract zelf, is het echter aan te raden de contractmanager al vanaf fase 1 te betrekken. Contractmanagement raakt allerlei aspecten van een organisatie: processen en procedures, personeel en organisatie, methoden en communicatie, (IT-)systemen en leveranciers. De kunst is om een gestructureerde werkwijze te vinden waarin je al die aspecten meeneemt, zonder te veel tijd kwijt te zijn aan onbeduidende details. 

Circulair inkopen begint bij een ambitieuze directie

Het klinkt misschien gek, maar de inkoopafdeling moet eigenlijk niet de aanjager zijn van circulair inkopen. Circulariteit speelt immers niet alleen op het exacte moment dat je materialen, producten of diensten inkoopt. Denk maar aan de situatie dat je nauw gaat samenwerken met een nieuwe ketenpartner. Wie doet dan de check of deze partner inzet op hergebruik? Waarschijnlijk niet een taak die standaard in het pakket van de inkoper zit.

Ander voorbeeld: stel dat je ouder meubilair op kantoor hebt staan, ooit gekocht bij een bedrijf dat al niet meer bestaat. Wat gebeurt er met die meubels als je ze vervangt? Kunnen ze elders opnieuw gebruikt worden, of kun je in elk geval de hoeveelheid afval die ervan overblijft tot het minimale reduceren? Daar denkt een inkoopmanager misschien niet uit zichzelf over na. Je leest het al: circulair inkopen begint niet per se bij inkoop. Waar dan wel? Wat ons betreft bij een MVO-coördinator en/of bij een ambitieuze directie.

Van ambities naar concreet circulair beleid

Ons eerste advies bij het opstellen van duurzaam beleid: schakel de slimme krachten in die al voor jouw organisatie werken. Overal zit wel een manager die een ‘groene mindset’ heeft of iemand die duurzaamheidsontwikkelingen in de markt nauwgezet volgt. Circulariteit-ambassadeurs, zou je ze kunnen noemen. Hun kennis kun je aanvullen met handige leidraden en tools die er bestaan voor circulair inkopen. De overheid stelt er een aantal openbaar beschikbaar. Zo is er een kenniskaart met antwoorden op alle veelgestelde vragen over de circulaire economie. En heeft de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een grondstoffenscanner waarmee je in kaart brengt welke grondstoffen jouw organisatie gebruikt én hoe je risico’s op schaarste verkleint.

De volgende stap: spread the word!

Heeft de directie doelen gesteld? Dan is het tijd om de boodschap te verkondigen. Als je wil dat het nieuwe beleid doorsijpelt naar de IT-afdeling, HR en facilitair management (en noem maar op), zul je al die collega’s ook mee moeten krijgen in het circulair denken. Het is een ware paradigmaverschuiving, hieronder mooi op een rijtje gezet met de 6 R’en van de R-ladder:

Hoe het was: produce, use, throw away, produce again.
Hoe het wordt: rethink, reduce, re-use, repair, recycle, recover.

Toegegeven – soms is er nog wat koudwatervrees. Kritische collega’s denken dat circulair inkopen duurder is of zien het nut er niet van in. Dan is het zaak om te laten zien dat er juist financiële voordelen (en subsidies!) zijn voor circulaire organisaties. Bovendien zijn duurzaamheidsdoelen vaak direct te koppelen aan andere bedrijfsdoelen, of bij gemeenten bijvoorbeeld aan het collegeakkoord.