8 tips bij het inkopen van zakelijke mobiele telefonie

De afgelopen jaren heeft het bedrijfsleven een enorme groei gemaakt op het gebied van communicatie. Vaste lijnen zijn afgesloten en bijna iedere werknemer gebruikt een smartphone. Het is frappant dat de meeste bedrijven weinig kennis in huis hebben over de inkoop van mobiele telefonie en data. Communicatie is tenslotte één van de pilaren die bijdragen aan het succes van een onderneming. In dit artikel: waar moet een inkoper op letten bij het afsluiten of herzien van mobiele contracten.

 

1: Ga uit van het contract van de aanbieder

Binnen de zakelijke mobiele telefoniesector zijn maar een paar grote partijen actief. Dit betekent dat mobiele providers veel macht hebben. Zelf een eisenpakket opstellen resulteert vrijwel altijd in een “no-bid”. Vraag dus eerst naar een conceptcontract van de aanbieders.

2: Stem het abonnement af op het bedrijf

Voor zakelijke contracten bestaan geen standaardbundels. Alle bundels kunnen worden aangepast op bedrijf, groep, en zelfs specifiek verbruik per persoon. Dit geldt ook voor de prijzen. Vraag de leverancier dus een goed voorstel te doen op basis van de verbruiksgegeven en maak gebruik van de mogelijkheid om bundels te individualiseren, zeker als er veelvuldig internationaal zaken wordt gedaan.

3: Kies voor een korte contractduur

De markt van mobiele communicatie is onderhevig aan vele veranderingen. Nieuwe middelen dienen zich aan en er vinden verschuivingen plaats van spraak naar data. Om als bedrijf blijvend in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen en flexibel te zijn, is het raadzaam uit te gaan van een maximale contractduur van 3 jaar. Optioneel kan een duur van 5 jaar worden opgenomen met een benchmark na 3 jaar.

4: Stel zelf een prijzenblad op

De markt van mobiele communicatie is niet doorzichtig. Het vergelijken van de prijs van één belminuut of één MB data tussen leveranciers is vrijwel onmogelijk. De ene leverancier biedt gratis bellen naar Litouwen, maar heeft hogere kosten per minuut in Nederland en een andere leverancier heeft weer andere voordelen.

Stel daarom zelf een prijzenblad op dat wordt meegestuurd met de uitvraag. Zelf een vergelijking maken –op basis van de ter beschikking gestelde informatie van de leverancier- is erg tijdrovend (bijna onbegonnen werk).

5: Neem een blokexpiratie op in het contract

Abonnementen hebben soms een langere looptijd dan voorheen werd gedacht. Er zijn vaak nieuwe werknemers in dienst getreden, waarvoor een nieuw abonnement moest worden afgesloten. Neem als eis op in de RFP dat er blokexpiratie is. Dit houdt in dat ook nieuwe abonnementen binnen het contract dezelfde einddatum hebben.

6: Stel een Service level agreement op

Stel eisen omtrent het service level op. Eisen, waaronder dekkingsgraad en MOS (mean opinion score), zijn essentieel. Men dient niet uit te gaan van een 100% dekkingsgraad, want in de praktijk is dit niet haalbaar. Vraag de leverancier naar de dekkingsgraad en wat er wordt gedaan als er op cruciale plekken (e.g. kantoor) geen dekking is.

Er kan altijd gevraagd worden om een dekkingsgraadtest en een actieplan bij slechte dekking. Leveranciers kunnen eventueel extra signaalversterkers plaatsen.

7: Voorkom hoge kosten en schade door diefstal met Mobile Device Management

Het mobiel maken van de medewerkers kan ook onverwachte kosten en gevaren met zich meebrengen. Het bellen van dure 0900- nummer of excessief dataverbruik zijn kosten waar je als werkgever niet voor wilt opdraaien. Wat doet u als een smart phone wordt gestolen met belangrijke bedrijfsinformatie? Voor dit soort zaken zijn er MDM-tools.

MDM-tools zijn erop gericht om per telefoon of groep aan te geven wat wel en niet is toegestaan. Welke nummers mogen worden gebeld, hoeveel data mag verbruikt worden en welke apps mogen wel of niet gebruikt worden. Daarbij kunnen de toestellen in het geval van diefstal getrackt, geblokkeerd en gewist worden.

8: Combineer mobiele telefonie met andere diensten

Als laatste geldt ook in deze branche, hoe meer er wordt afgenomen hoe meer kortingen er mogelijk zijn. Het is een must om naast mobiele telefonie en data ook het perceel vaste telefonie en internet mee te nemen.

Extra tip: U hoeft het toestel niet bij het abonnement te kopen

De core-business van de leveranciers is het tot stand brengen van verbindingen en dit geniet ook de voorkeur. Waarbij vroeger ieder abonnement met een device werd geleverd, worden tegenwoordig alleen nog de sim-only kaartjes voor spraak en data geleverd. Het meeleveren van devices is voor aanbieders een serviceproduct. Het is daarom raadzaam om losse mobiele apparaten via andere partijen aan te schaffen.