80/20-regel geldt niet voor alle inkoopuitgaven

Uit een door Emeritor uitgevoerd onderzoek op het gebied van de Pareto analyse blijkt dat een relatief klein deel van de leveranciers verantwoordelijk is voor een groot deel van de uitgaven. 

Dit betekent dat organisaties sterk afhankelijk zijn van leveranciers. Is deze afhankelijkheid erg?

Het Pareto-principe: 20% zorgt voor 80%

Het Pareto principe is ooit bedacht door de Italiaanse econoom en socioloog Vilfredo Pareto. Pareto constateerde dat 80% van de welvaart van een land wordt beheerst door 20% van de bevolking. Daarom wordt de Pareto analyse ook wel de 80/20 regel genoemd. Deze regel bleek niet alleen van toepassing te zijn op de verhouding van welvaart en bevolking, maar ook op vele andere situaties. We analyseerden of het principe ook van toepassing is op de inkoop bij organisaties.

De financiële inkoopanalyse en het Pareto-principe
Als onderdeel van een financiële inkoopanalyse doet Emeritor altijd een Pareto analyse. Emeritor analyseerde 50 van haar recent uitgevoerde financiële analyses. De financiële analyses werden uitgevoerd in uiteenlopende sectoren: zorg, dienstverlening, gemeenten en maakindustrie.

Het percentage leveranciers dat 80% van de uitgaven vertegenwoordigt , lag tussen de 1,7% en de 14,2%, veel minder dan de 20% van Pareto. Kijkend naar de sectoren zijn er geen onderscheidende verschillen geconstateerd tussen de verschillende sectoren.

Extreme Pareto voor inkoopuitgaven
Wanneer we specifiek kijken naar het Pareto-principe op inkoopgebied, dan is de stelling dat 20% van de leveranciers verantwoordelijk zijn voor 80% van de inkoopuitgaven. In de praktijk blijken deze verhoudingen extremer te liggen. In de 50 geanalyseerde financiële analyses is gemiddeld 6,7% van de leveranciers verantwoordelijk voor 80% van de inkoopuitgaven. Hieruit blijkt dat een groot deel van de inkoopuitgaven naar een kleiner deel van de leveranciers gaat. Naarmate het percentage leveranciers lager wordt, groeit (mogelijk) de afhankelijkheid van de afnemer.

Afwijkende Pareto hoeft niet erg te zijn
Om te kunnen bepalen of er risico’s zijn bij een extreme Pareto kan de Kraljic Matrix een goed hulpmiddel zijn. Deze matrix helpt inzicht krijgen in het toeleveringsrisico en de invloed op het financiële resultaat. Indien er sprake is van een extreme Pareto is het relevant om dit inzicht te krijgen voor de top 20 leveranciers. In hoeverre zijn de diensten en de producten die worden ingekocht een risico voor de continuïteit van de organisatie? Wanneer er een groot risico is op stagnatie is het belangrijk om te zorgen voor een back-up.

De Kraljic-matrix brengt in kaart welke inkoop strategieën van toepassing zijn. Bij routineproducten is er een groot aanbod aan leveranciers beschikbaar en kan een leverancier eenvoudig worden vervangen. Echter bij strategische producten is het toeleveringsrisico en de invloed op het financieel resultaat hoog en is het wisselen van leverancier vaak een stuk minder eenvoudig.

Om antwoord te geven op de vraag is een afwijkende Pareto erg? Nee, maar het kan wel aanleiding zijn om met behulp van de Kraljic Matrix de afhankelijkheidsrelatie en daarmee de mate van kwetsbaarheid ten opzichte van de leveranciersmarkt te bepalen.