9 Tips voor het inkopen van premiums

Premiums, relatiegescheken, reclame-artikelen, gifts, gadgets er zijn vele namen voor deze producten. Voor veel bedrijven zijn de inkopen van deze premiums incidenteel en behoort het niet tot de corebusiness. Waar moet je als inkoper op letten als je deze producten inkoopt? Wat mag je van je leverancier verwachten en hoe beweeg je je door deze markt?

Een overzicht in 9 tips:

1: Controleer certificering van de fabriek

De certificering van fabrikanten is belangrijker dan certificeringen van de leverancier. Er kan gekeken worden of de fabrikant bijvoorbeeld MVO, SMETA of BSI gecertificeerd is, aangezien zij de producten produceren. Leveranciers weten of de fabriek waarmee ze samenwerken deze certificeringen hebben en kunnen deze ook aantonen. Vraag hierom.

2: Wil je een lage prijs? Bundel je uitvraag

Maar bij prijzen spelen meerdere aspecten een rol:

§  Het aantal stuks is bepalend, meestal geldt hoe meer stuks hoe lager de prijs.

§  Als een leverancier zelf een item mag bedenken op basis van thema, doelgroep, actie en aantal stuks kunnen zij voorstellen doen naar de gewenste prijs. Dit valt vaak voordeliger uit dan wanneer de klant met een standaard/vast product aankomt.

§  Een langere levertijd kan zorgen voor lagere kosten, omdat het dan bijvoorbeeld met andere leveringen op de boot kan (of groepsinkoop). 

§  Type bedrukking en aantal drukkleuren is ook prijsbepalend. Over het algeheel geldt hoe moeilijker de bedrukking of hoe meer kleuren, hoe hoger de prijs.

3: Vraag altijd om een sample

Kijk naar de kwaliteit van het product. Dit kan het beste gedaan worden aan de hand van samples. Deze kunnen worden vergeleken qua kwaliteit van het materiaal, bijvoorbeeld het gewicht van het product. Wanneer er op tijd besteld wordt is er voldoende tijd om samples te ontvangen voor de definitieve levering. Dit is van groot belang voor de goedkeuring, wanneer je het sample ontvangen hebt en goedgekeurd mag de bulk hier niet meer van afwijken.

4: Accepteer geen vooruitbetalingen

Controleer of de leverancier eigen mensen in China heeft werken die regelmatig controles in de fabrieken uitvoeren, zo niet vraag dan goed hoe de leverancier de kwaliteit van jou product borgt. Daarnaast is het verstandig om te kijken voor welke bedrijven een leverancier nog meer werkt en ook hoe lang de leverancier al voor een bedrijf werkt.

Een goede leverancier is in staat alles voor te financieren, er is dus geen sprake van vooruitbetalingen.

5: Spreek een AQL af

Spreek met de leverancier een leveringsgarantie af. Wanneer de levertijd niet gehaald wordt, spreek dan af dat de leverancier op eigen kosten de producten laten invliegen.
Spreek altijd een AQL af. Dit houdt in dat de leverancier steekproefsgewijs test of het product aan alle voorwaardes voldoet. Wanneer het foutpercentage te hoog is, zal er opnieuw geproduceerd moeten worden.

Maak met je leverancier afspraken betreffende de intellectuele eigendomsrechten van het ontwerp. In samenspraak zal worden besloten van wie het ontwerp is en wat de leverancier met het ontwerp mag doen (mag de leverancier het product ook voor andere bedrijven produceren?)

6: Maak van je leverancier een partner

Als partner kan je leverancier goed adviseren welk product bij je uitvraag past. De leverancier kent de markt en de nieuwste gadgets, het kan een groot prijsvoordeel opleveren door met de leverancier te overleggen welk product bij jouw vraag past.

Zorg ook voor een duurzame relatie, zodat er snel gewerkt/geschakeld kan worden. Verder is het belangrijk om de leverancier scherp te houden door frequent te benchmarken en zo samen kennis en ervaring op te bouwen.  

7: Flexibiliteit in dienstverlening, wat heb je nodig?

Er zijn drie soorten leveranciers. Leveranciers die:

§  100% Europees inkopen: deze leveranciers zijn niet flexibel in premiums. Ze werken met (half) fabricaten waar je geen invloed op hebt. Je kunt dus niet van scratch af ontwerpen.

§  70% Europa / maximaal 30% Azië inkopen: deze leveranciers zijn ‘’gevaarlijk’’, omdat zij niet alle controles kunnen uitvoeren die noodzakelijk zijn.

§  Minimaal 70% Azië inkopen: deze leveranciers zijn flexibel, hebben veel ervaring en kunnen makkelijk switchen van fabriek bij problemen. Ook zijn deze leveranciers gewend om te werken met samples. Deze leverancier zal ook samples aanvragen wanneer het in Europa producten besteld. Hierdoor verbetert het resultaat en de kwaliteit van het product.

8: Vraag een vast team

Vraag de leverancier een toegewijd team op de opdracht te zetten: sales, binnendienst, buitendienst, design en inkoop. Je zult vaak moeten schakelen met je leverancier om het gehele proces optimaal te laten verlopen.  

9: Weinig schakels zijn de key

Veel producten komen uit China. Levertijd, prijs, mogelijkheden en creativiteit zijn hier eindeloos. Belangrijk is dat er zo min mogelijk schakels tussen fabrikant en leverancier zitten, dit voorkomt fouten en zorgt voor een scherpe prijs. Ook vergroot dit de flexibiliteit en creativiteit van het eindproduct.