Advertorial: INCONTO|one, contractmanagement voor het MKB

Een collega vraagt aan jou of je de opzegdatum van het contract voor de koffiemachines weet. Hij heeft namelijk een mooie aanbieding van een andere leverancier gekregen. Even achter de oren krabben, waar ligt dat contract ook al weer? Na verschillende archiefkasten doorgespit te hebben kom je tot de conclusie dat het contract bij een andere collega in de la ligt. Uit het contract blijkt dat de opzegtermijn verstreken is en het contract dus nog één jaar loopt. Zonde, nu kan er geen gebruik gemaakt worden van de aanbieding en is er tijd verspild aan het zoeken naar het contract. INCONTO|one is de oplossing.

Een collega vraagt aan jou of je de opzegdatum van het contract voor de koffiemachines weet. Hij heeft namelijk een mooie aanbieding van een andere leverancier gekregen. Even achter de oren krabben, waar ligt dat contract ook al weer? Na verschillende archiefkasten doorgespit te hebben kom je tot de conclusie dat het contract bij een andere collega in de la ligt. Uit het contract blijkt dat de opzegtermijn verstreken is en het contract dus nog één jaar loopt. Zonde, nu kan er geen gebruik gemaakt worden van de aanbieding en is er tijd verspild aan het zoeken naar het contract. INCONTO|one is de oplossing.

INCONTO|one is ontwikkeld door INCONTO en Emeritor. Het is een contractmanagement applicatie speciaal gemaakt voor het MKB in Nederland. Onder andere door de gebruiksvriendelijkheid en de lage maandelijkse kosten is deze oplossing ideaal voor midden- en kleine ondernemingen. De applicatie faciliteert de organisatie in een werkwijze, waarmee de contracten eenvoudig geregistreerd en beheerd worden. In ruil krijgen medewerkers en contractmanagers hier gemak, besparing en een goede beheersing van de prestaties van de leveranciers voor terug.

Wat is het nut van (digitaal) contractmanagement?

Een applicatie voor contractmanagement biedt gemak en efficiëntie. De proceskosten dalen na de invoering van een systeem, omdat allerlei lijstjes en verschillende manieren van werken worden geëlimineerd. Het eenduidig opslaan van contractinformatie zorgt voor overzicht en daarmee inzicht in kwantiteit en kwaliteit van inkoopcontracten. Ook zorgt een systeem voor beter gebruik van de inkoopcontracten, waardoor het rendement van inkoopafspraken toeneemt. Geautomatiseerde herinneringen over vervaldata voorkomen dat contracten stilzwijgend verlengd worden. Een systeem voor contractmanagement gaat de versnipperde opslag van contracten en –documenten tegen.

Contracten

INCONTO|one is niet alleen voor inkoopcontracten, maar kan voor alle soorten contracten in de organisatie gebruikt worden. Verkoopcontracten kunnen met hun eigen condities en details vastgelegd worden. Hetzelfde geldt voor arbeidscontracten. Om het proces te ondersteunen waarin een contract tot stand komt heeft INCONTO|one de mogelijkheid een workflow te creëren per contractsoort. In deze flow wordt het interne proces met verschillende acties en autorisaties van eerste onderhandeling tot getekend contract vastgelegd.

Borging documentbeheer

In het ergste geval liggen documenten verspreid in de hele organisatie. Van bureaulade tot archiefkast in een donker hok. Vaak is het niet meteen duidelijk waar een contract zich bevind. Door middel van INCONTO|one worden documenten niet door verschillende partijen op meerdere plaatsen bewaard, maar zijn ze altijd centraal beschikbaar in de ‘Cloud’. Hierdoor kan je altijd en overal bij je contracten, het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding. Daarnaast is het mogelijk om te monitoren wie documenten toevoegt of download. Doormiddel van lees- en schrijfrechten kan de toegang tot documenten centraal beheerd worden.

Proactief contractbeheer

In INCONTO|one worden alle inkoopcontracten geregistreerd door de contractbeheerders. Het beheer kan volledig bij Inkoop of Contract Beheer worden gelegd. Anderen, zoals de (decentrale) contracteigenaar of budgethouder kunnen schrijf- of leesrechten krijgen. Er kunnen ‘herinneringen’ worden ingegeven, zodat de juiste persoon tijdig gewaarschuwd wordt als het contract afloopt of andere acties vereist zijn. Mocht deze persoon niet reageren dan zal escalatie plaats vinden. Een vooraf ingestelde persoon krijgt dan een melding. Dit voorkomt ongewenste verrassingen.

INCONTO|one is de ‘light’ versie van de INCONTO contractmanagement module en is bijzonder interessant voor bedrijven met een beperkt aantal gebruikers. Het is al interessant vanaf twee contractbeheerders of raadplegers. INCONTO|one is zeer toegankelijk door de lage maandelijkse kosten. Bij INCONTO|one zit u niet vast aan een langlopend contract, INCONTO|one is maandelijks opzegbaar! Geïnteresseerd? Ga voor meer informatie naar www.incontoone.nl.