Pak rechtmatigheid proactief aan
6 tips om vervelende verrassingen voor te zijn
Op dit moment zijn veel (overheids) organisaties bezig met de jaarafsluiting of daar net mee klaar. Dat is een uitstekend moment om de vraag te stellen: hoe staat het met uw rechtmatigheid? Wij geloven erin dat u dit thema proactief moet aanpakken. Hoe? In dit artikel geven we zes tips.
Een raadszaal ergens in Nederland. We zijn getuige van een scène die zich al vele malen heeft afgespeeld. En zich nog vaak zal herhalen… Tijdens een verhitte gemeenteraadsvergadering wordt een motie van wantrouwen tegen een wethouder ingediend.
De jaarrekening van de gemeente is namelijk zojuist bekendgemaakt. De middelgrote stad bevindt zich al langere tijd in financieel zwaar weer en is onder verscherpt toezicht gesteld door de provincie. Nu blijkt uit de accountantscontrole van de jaarrekening dat er voor ongeveer anderhalf miljoen euro aan onzekerheden zijn wat betreft de rechtmatigheid van aanbestedingen.
Er is echter geen sprake van ongecontroleerd geld verstrekken, benadrukt de wethouder tegenover de raad. Wel geeft hij toe dat er essentiële documenten in dossiers ontbreken. Uiteindelijk weet hij het vege lijf te redden wanneer de motie wordt verworpen met acht stemmen voor en negen stemmen tegen.
Hoewel de jaarrekening met een nipte meerderheid is aangenomen, was het een avond die geen enkele wethouder wil meemaken.
Liever proactief dan reactief
Of u nu wethouder bent of inkoopmanager bij een (lokale) overheid, het laatste wat u wilt is dat er na afloop vragen ontstaan over de rechtmatigheid van uitgaven. Veel liever bent u die problemen vóór. Dan wordt u namelijk niet geconfronteerd met een fait accompli, maar kunt u de zaken nog bijsturen.
Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste instrumenten waarmee u grip houdt op rechtmatigheid.
1. Up-to-date contractenadministratie
Een goed inkoopproces is niet ad-hoc; er gaat het nodige denkwerk aan vooraf. Daarom moet een contractenadministratie niet alleen up-to-date zijn, deze moet ook belangrijke momenten signaleren. Het systeem kan u bijvoorbeeld op de volgende momenten waarschuwen:
● Over drie maanden loopt uw leasecontract af.
● U nadert de 1 miljoen euro die is afgesproken in de raamovereenkomst met uw IT-leverancier.
Omdat het in beide voorbeelden gaat om diensten die in voorkomende gevallen moeten worden uitbesteed, helpen deze signaleringen u de rechtmatigheid op orde te houden.
2. Purchase-to-Pay (van bestellen tot betalen)
Het Purchase-to-Pay-proces – of misschien bij u bekend onder de naam ‘van bestellen tot betalen’ – geeft grip op de uitgaven. Deze werkwijze biedt veel voordelen, ook op het gebied van rechtmatigheid. Het systeem koppelt bijvoorbeeld bestellingen aan de contracten waaronder ze zijn geplaatst. Op basis van deze gegevens weet u meteen ook dat facturen rechtmatig zijn; ze vallen immers onder een direct oproepbaar, rechtmatig contract.
3. Spendanalyse
Naast de contractenadministratie en ‘van bestellen tot betalen’ biedt de spendanalyse een extra toets. De spendanalyse levert informatie op als: hoeveel geld wordt uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?
Als bepaalde onderwerpen bij tal van leveranciers worden gekocht, haalt u dat op deze manier boven water. Zo was er ooit een provincie die ongeveer driehonderd communicatiebureaus in de arm had genomen. Zulke versnippering is niet alleen inefficiënt en duur; wanneer het totaalbedrag hoog genoeg is, zou het zelfs een onbewuste schending van de aanbestedingsregels kunnen zijn.
4. Procedure voor de afwijking van rechtmatigheid
Soms is het onmogelijk om een inkoop rechtmatig te doen of is een onrechtmatigheid al begaan. In dat geval moet een verklaring worden getekend. Hoe dit document precies heet, verschilt per organisatie; we kwamen onder meer ‘managementbesluit onrechtmatigheid’, ‘waiver’ en ‘afwijkingsprocedure’ tegen.
Deze verklaring houdt de organisatie scherp, omdat elke onrechtmatigheid moet kunnen worden uitgelegd. Bovendien kan een inkoopmanager ingrijpen wanneer deze verklaringen al te vaak worden ingezet.
Het uitzonderingsdocument koppelt u in het Purchase-to-Pay-systeem aan de desbetreffende factuur of overeenkomst. Zo laat u de accountant zien dat u zich van de problematiek bewust bent en uitzonderingen zo veel mogelijk wilt voorkomen in de toekomst. Nog meer grip krijgt u door periodiek te rapporteren over deze onrechtmatigheden.
5. Inkoopkalender
Door vooruit te kijken komt u minder snel voor verrassingen te staan. Een inkoopkalender biedt hier een instrument voor. Op basis van de spendanalyse en contractadministratie maakt u een planning van wat u verwacht uit te geven en welke capaciteit u nodig denkt te hebben. Zonder inkoopkalender wordt het sturen op rechtmatigheid bijna onmogelijk.
6. Inkoop- en aanbestedingssoftware
Gespecialiseerde softwarepakketten ondersteunen bij het inkoopproces, met name aanbestedingen. Hierin kunt u het hele aanbestedingsproces automatiseren. Denk daarbij aan handelingen als: documenten opstellen, de aanbesteding publiceren, aanbieders uitnodigen, offertes ontvangen, offertes beoordelen en vragen stellen.
Het voordeel van deze pakketten is dat u vanaf het begin de gehele procedure vastlegt. Vaak wordt nog een koppeling naar de hieruit voortvloeiende contracten gemaakt. Hierdoor wordt de rechtmatigheidscontrole eenvoudiger.
Transparantie
De rode draad in het bovenstaande verhaal is transparantie. Bij elke stap laat u zo veel mogelijk zien hoe uw inkoopproces verloopt en hoe rechtmatig het is. Op deze manier maakt u het leven gedurende het hele jaar al makkelijker, maar als bonus is de piekbelasting tijdens controles ook een stuk lager.
Ronald Vroom
Managing consultant
