Pak rechtmatigheid proactief aan

Pak rechtmatigheid proactief aan

6 tips om vervelende verrassingen voor te zijn

Op dit moment zijn veel (overheids) organisaties bezig met de jaarafsluiting of daar net mee klaar. Dat is een uitstekend moment om de vraag te stellen: hoe staat het met uw rechtmatigheid? Wij geloven erin dat u dit thema proactief moet aanpakken. Hoe? In dit artikel geven we zes tips.

Een raadszaal ergens in Nederland. We zijn getuige van een scène die zich al vele malen heeft afgespeeld. En zich nog vaak zal herhalen… Tijdens een verhitte gemeenteraadsvergadering wordt een motie van wantrouwen tegen een wethouder ingediend.

De jaarrekening van de gemeente is namelijk zojuist bekendgemaakt. De middelgrote stad bevindt zich al langere tijd in financieel zwaar weer en is onder verscherpt toezicht gesteld door de provincie. Nu blijkt uit de accountantscontrole van de jaarrekening dat er voor ongeveer anderhalf miljoen euro aan onzekerheden zijn wat betreft de rechtmatigheid van aanbestedingen.

Er is echter geen sprake van ongecontroleerd geld verstrekken, benadrukt de wethouder tegenover de raad. Wel geeft hij toe dat er essentiële documenten in dossiers ontbreken. Uiteindelijk weet hij het vege lijf te redden wanneer de motie wordt verworpen met acht stemmen voor en negen stemmen tegen.

Hoewel de jaarrekening met een nipte meerderheid is aangenomen, was het een avond die geen enkele wethouder wil meemaken.

Liever proactief dan reactief

Of u nu wethouder bent of inkoopmanager bij een (lokale) overheid, het laatste wat u wilt is dat er na afloop vragen ontstaan over de rechtmatigheid van uitgaven. Veel liever bent u die problemen vóór. Dan wordt u namelijk niet geconfronteerd met een fait accompli, maar kunt u de zaken nog bijsturen.

Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste instrumenten waarmee u grip houdt op rechtmatigheid.

1. Up-to-date contractenadministratie
Een goed inkoopproces is niet ad-hoc; er gaat het nodige denkwerk aan vooraf. Daarom moet een contractenadministratie niet alleen up-to-date zijn, deze moet ook belangrijke momenten signaleren. Het systeem kan u bijvoorbeeld op de volgende momenten waarschuwen:

● Over drie maanden loopt uw leasecontract af.
● U nadert de 1 miljoen euro die is afgesproken in de raamovereenkomst met uw IT-leverancier.

Omdat het in beide voorbeelden gaat om diensten die in voorkomende gevallen moeten worden uitbesteed, helpen deze signaleringen u de rechtmatigheid op orde te houden.

2. Purchase-to-Pay (van bestellen tot betalen)
Het Purchase-to-Pay-proces – of misschien bij u bekend onder de naam ‘van bestellen tot betalen’ – geeft grip op de uitgaven. Deze werkwijze biedt veel voordelen, ook op het gebied van rechtmatigheid. Het systeem koppelt bijvoorbeeld bestellingen aan de contracten waaronder ze zijn geplaatst. Op basis van deze gegevens weet u meteen ook dat facturen rechtmatig zijn; ze vallen immers onder een direct oproepbaar, rechtmatig contract.

3. Spendanalyse
Naast de contractenadministratie en ‘van bestellen tot betalen’ biedt de spendanalyse een extra toets. De spendanalyse levert informatie op als: hoeveel geld wordt uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?

Als bepaalde onderwerpen bij tal van leveranciers worden gekocht, haalt u dat op deze manier boven water. Zo was er ooit een provincie die ongeveer driehonderd communicatiebureaus in de arm had genomen. Zulke versnippering is niet alleen inefficiënt en duur; wanneer het totaalbedrag hoog genoeg is, zou het zelfs een onbewuste schending van de aanbestedingsregels kunnen zijn.

4. Procedure voor de afwijking van rechtmatigheid
Soms is het onmogelijk om een inkoop rechtmatig te doen of is een onrechtmatigheid al begaan. In dat geval moet een verklaring worden getekend. Hoe dit document precies heet, verschilt per organisatie; we kwamen onder meer ‘managementbesluit onrechtmatigheid’, ‘waiver’ en ‘afwijkingsprocedure’ tegen.

Deze verklaring houdt de organisatie scherp, omdat elke onrechtmatigheid moet kunnen worden uitgelegd. Bovendien kan een inkoopmanager ingrijpen wanneer deze verklaringen al te vaak worden ingezet.

Het uitzonderingsdocument koppelt u in het Purchase-to-Pay-systeem aan de desbetreffende factuur of overeenkomst. Zo laat u de accountant zien dat u zich van de problematiek bewust bent en uitzonderingen zo veel mogelijk wilt voorkomen in de toekomst. Nog meer grip krijgt u door periodiek te rapporteren over deze onrechtmatigheden.

5. Inkoopkalender
Door vooruit te kijken komt u minder snel voor verrassingen te staan. Een inkoopkalender biedt hier een instrument voor. Op basis van de spendanalyse en contractadministratie maakt u een planning van wat u verwacht uit te geven en welke capaciteit u nodig denkt te hebben. Zonder inkoopkalender wordt het sturen op rechtmatigheid bijna onmogelijk.

6. Inkoop- en aanbestedingssoftware
Gespecialiseerde softwarepakketten ondersteunen bij het inkoopproces, met name aanbestedingen. Hierin kunt u het hele aanbestedingsproces automatiseren. Denk daarbij aan handelingen als: documenten opstellen, de aanbesteding publiceren, aanbieders uitnodigen, offertes ontvangen, offertes beoordelen en vragen stellen.

Het voordeel van deze pakketten is dat u vanaf het begin de gehele procedure vastlegt. Vaak wordt nog een koppeling naar de hieruit voortvloeiende contracten gemaakt. Hierdoor wordt de rechtmatigheidscontrole eenvoudiger.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Transparantie

De rode draad in het bovenstaande verhaal is transparantie. Bij elke stap laat u zo veel mogelijk zien hoe uw inkoopproces verloopt en hoe rechtmatig het is. Op deze manier maakt u het leven gedurende het hele jaar al makkelijker, maar als bonus is de piekbelasting tijdens controles ook een stuk lager.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing consultant

Dennis Dirkzwager foto

Dennis Dirkzwager

Managing consultant

Overziet u wel alle kansen die de Nota van Inlichtingen biedt?

Overziet u wel alle kansen die de Nota van Inlichtingen biedt?

Nota van inlichtingen

Het doel van een aanbesteding is om vraag en aanbod met elkaar te matchen. Om de kans op een goede match te vergroten heeft u verschillende instrumenten ter beschikking. De Nota van Inlichtingen is één van die instrumenten. Haalt u wel het maximale uit de Nota van Inlichtingen? In deze blog geven wij u tips die u kunt gebruiken voor een optimaal resultaat!

Een aanbestedingsstuk roept vragen op. Vragen over wat de aanbestedende dienst precies voor ogen heeft, de specificaties die zij hebben opgesteld, de contractuele voorwaarden waar mee gewerkt wordt, de spelregels, de eisen en wensen die leiden tot de uiteindelijke keuze. Deze vragen kunnen worden gesteld in de Nota van Inlichtingen.


Laat de gelegenheid op goede interactie niet aan u voorbijgaan

Wij zien de Nota van Inlichtingen als een – vaak niet goed benutte – kans om interactie te creëren. Die interactie heeft voor iedereen meerwaarde. Namelijk:

Een betere verstandhouding tussen de aanbestedende dienst en de markt;
Een duidelijkere uitvraag waarmee het aanbod beter afgestemd is op de vraag;
Een heldere routekaart naar het beoogde eindresultaat van het aanbestedingsproces.

Gebruik de Nota van Inlichtingen om met elkaar in dialoog te gaan. Maar hoe doet u dat op een goede manier? Wij delen graag onze tips voor zowel inschrijvers als aanbestedende diensten.

Tijd voor tips! Zo kijkt u met een andere bril naar de Nota van Inlichtingen

Tips voor u als inschrijver

1. Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer
Door de juiste vragen te stellen kunt u achterhalen wat de houding van de aanbestedende dienst is. Is de aanbestedende dienst flexibel? Staat zij open voor ideeën of is de toon rigide en strikt?

2. Stel altijd open vragen 
Door korte en gesloten vragen te stellen nodigt u uit tot ja/nee antwoorden. Geef daarom altijd aan waarom u de vraag stelt, onderbouw kort uw belang bij het stellen van deze vraag, en stel deze open. Neem eventueel suggesties mee in uw vraag en vraag om toelichting op keuzes in de aanbesteding.

3. Wist u dat u vertrouwelijke vragen kunt stellen?
Soms wilt u niet dat uw concurrenten uw vraag en het antwoord daarop meekrijgen. Gelukkig is er om die reden altijd een optie om een vraag vertrouwelijk in te dienen. Let op, dit is wel aan voorwaarden verbonden.

4. Stel vragen eerder
In aanbestedingen is een deadline gesteld voor het stellen en het beantwoorden van vragen. Door uw vragen eerder te stellen kan de aanbestedende dienst ook eerder antwoorden, is er mogelijkheid tot het stellen van verder verduidelijkende vragen én kunt u eerder aan de slag met de nieuwe informatie.

5. Wees proactief 
Als u snel een antwoord nodig heeft, bijvoorbeeld om te bepalen of u wel of niet gaat inschrijven, kunt u de aanbestedende dienst verzoeken uw vraag snel te beantwoorden.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Tips voor u als aanbesteder

Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer – Na publicatie is de Nota van Inlichtingen dé thermometer om te zien hoe de markt reageert op de uitvraag. Zijn partijen wel geïnteresseerd? Zien zij grote hindernissen in de uitvoering? Krijgt u geen vragen? Dat is ook een signaal, maar wat voor signaal?

Zorg dat de argumentatie helder is – Maak duidelijk waarom u bepaalde keuzes maakt; wees transparant in de onderbouwing van uw antwoorden.

Maak een afgewogen keuze over de inrichting van de vragenronde – U heeft opties die passen bij verschillende inkoopprojecten. U bent zeer vrij in de inrichting van de Nota van Inlichting. Kies daarom de inrichting die past bij de aard van uw aanbesteding. Een voorbeeld is het gebruik maken van de mogelijkheid tot doorlopend vragen stellen en beantwoorden van vragen.

Wijs partijen erop dat vertrouwelijke vragen kunnen worden gesteld – Benoem in uw aanbesteding de mogelijkheid tot het stellen van vertrouwelijke vragen. Geef daarbij ook aan welke spelregels hiervoor gelden.

Denk na over de achtergrond van de gestelde vraag – Probeer na te gaan waar een vraag precies vandaan komt. Denk hierbij na over de aard van de vraag: wordt om verduidelijking gevraagd, is uw input niet toereikend, probeert de vragensteller concurrentievoordeel te halen? Pas uw antwoord hierop aan.

Maak de Nota van Inlichtingen interactiever – Sommige vragen zijn moeilijk alleen schriftelijk te beantwoorden. Een oplossing hiervoor is het opnemen en publiceren van een video waarin u antwoorden toelicht of een schouw.

Pas uw stukken aan naar aanleiding van vragen – Gestelde vragen kunnen leiden tot aanpassingen of verduidelijking van uw aanbestedingsstukken. Bekijk per aanbesteding of deze aanpassingen na afloop van de vragenronde verwerkt moeten worden in uw aanbesteding. Wij adviseren in ieder geval het conceptcontract in nieuwe versie te publiceren na het beantwoorden van de laatste vragen.

Heeft u behoefte aan meer begeleiding bij uw aanbestedingen?

Het Emeritor Aanbestedingscentrum

Vanuit het Emeritor Aanbestedingscentrum (EAC) hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn met recht een expert. Binnen de EAC bundelen onze inkoopspecialisten, aanbestedingsdeskundigen en aanbestedingsjuristen hun krachten. Zo kunnen wij u op efficiënte en effectieve manier ondersteunen bij Europese Aanbestedingen. Daarbij kijken we naar rechtmatigheid en doelmatigheid van uw aanbesteding. Meer weten?

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek