Auping

Casestudy Koninklijke Auping B.V.,

       Arjan van der Plas, Manager Procurement

Zonder grondstoffen valt er weinig te produceren

Auping is een Nederlands succesverhaal. De geliefde bedden en matrassen die in Deventer worden geproduceerd, staan bekend om hun kwaliteit. Zoals bij alle maakbedrijven speelt inkoop een centrale rol. Hoe hielp Emeritor de afdeling Inkoop van Auping met het verder ontwikkelen van de dienstverlening intern en richting leveranciers?

Bij Auping kunnen de inkoopuitgaven worden opgesplitst in twee grote blokken. “Onder product related (PR) inkoop valt alles wat te maken heeft met materialen die we inkopen voor de productie,” vertelt Manager Procurement Arjan van der Plas. “Die spullen vormen een eerste levensbehoefte voor het bedrijf, want zonder materialen en grondstoffen valt er weinig te produceren.” Met zijn team zorgt Van der Plas voor de continuïteit van de leveringen.

De andere uitgaven vallen onder het kopje non-product related (NPR). Daarbij kun je denken aan inkoop voor activiteiten die niet direct aan het product gerelateerd zijn, bijvoorbeeld aan marketingactiviteiten, klantenservice, informatie- en communicatietechnologie, of schoonmaakdiensten.

“De primaire verantwoordelijkheid voor deze uitgaven,” vervolgt de manager, “ligt bij de budgethouders.” Maar inmiddels speelt Inkoop hierin een steeds grotere rol. Wat is hiervan de achtergrond?

De uitdaging

In 2019 rijpte bij Auping het inzicht dat er op de NPR-uitgaven, die een significant deel van de totale uitgaven vormden, besparing mogelijk zou zijn. Om meer grip te krijgen op deze uitgaven zou Inkoop eerder betrokken moeten worden bij het inkoopproces van dit soort uitgaven.

“Vanuit Inkoop besteedden we destijds niet voldoende aandacht aan de NPR-uitgaven,” kijkt Van der Plas terug. “We zaten regelmatig pas aan het eind van het proces aan tafel.”

Vanuit de overtuiging dat je als Inkoop veel eerder met de business in gesprek moet om een goed resultaat te behalen, werd besloten om het inkoopproces te stroomlijnen; van adhoc-beslissingen wilde Auping bewegen naar een centraal gecoördineerde Inkoop.

Van der Plas: “Op zich kun je zulke stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. Zo kwam het idee om een bureau in te schakelen. Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.” In oktober 2019 ging Emeritor aan de slag.

Het project

De opdracht voor Emeritor was om een structuur en Auping-brede werkwijze op te zetten zodat van daaruit de besparingen vanzelf zouden volgen, nu maar ook in de toekomst. Om een deel van de kosten van het traject terug te verdienen vroeg Auping ook of Emeritor mee wilde helpen kosten te besparen.

Het traject begon met een inkoopanalyse, bestaande uit een kwalitatieve analyse van de Auping Inkoopfunctie en een . Zo werd een splitsing gemaakt van kosten die beïnvloedbaar zijn en kosten die dat niet zijn. Dit vormde de basis voor het realiseren van besparingen.

De uitkomsten van de kwalitatieve analyse gaf inzicht op welke punten Auping haar inkoopfunctie kon verbeteren om structureel beter in te kopen. Met name op het gebied van contracten en voorwaarden was er nog aardig wat te winnen. ‘Meer waarde krijgen’ voor je geld was het devies. Zowel Auping als Emeritor heeft toen een aantal contracten herzien of andere leveranciers geselecteerd.

Zo onderhandelde een daarin gespecialiseerde consultant van Emeritor met de ICT-leveranciers over betere contracten. “Bij zulke gevallen is specialistische vakkennis handig,” aldus de Manager Procurement. “We zijn geen multinational, we hebben inkopers die van best veel dingen verstand hebben, maar we hebben geen inkoopspecialist op ICT-gebied.”

Auping beeld (1)

 “Op zich kun je stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. ...Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.”

Arjan van der Plas

Manager Procurement Koninklijke Auping B.V.

Maar het belangrijkste onderdeel van het project was het inkoopbeleid dat Emeritor samen met de afdeling Inkoop ontwikkelde. “Hierin spraken we met elkaar af hoe we inkopen, wat je daar belangrijk in vindt en welke spelregels je volgt. Een voorbeeld: vanaf een bepaald bedrag vragen we minimaal drie offertes op.” Ook zijn alle stappen in het inkoopproces – van specificeren en selecteren tot contracteren en bestellen – nu duidelijk omschreven, inclusief een autorisatiebeleid.

Uiteindelijk moeten afspraken ook worden geborgd in de dagelijkse werkpraktijk. “Daarom stelden we een toolkit samen om de collega’s in de business te ondersteunen, met daarin documenten zoals algemene voorwaarden, formats voor contracten en een behoeftestellingformulier. We konden putten uit de aanzienlijke voorraad standaarddocumenten die al bestonden bij Emeritor en deze passend maken voor Auping. Dat de consultants dit al vaker gedaan hadden, hielp ons enorm om snelheid te maken.”


De resultaten

Het project is na negen maanden succesvol afgerond. Een concreet resultaat is al dat er nieuwe contracten met tal van leveranciers zijn, die meer waarde bieden voor hetzelfde budget. En hoe staat het met het inkoopproces bij Auping?

“We hebben een eerste, belangrijke stap gezet in de interne bewustwording van het onderwerp NPR en de rol van Inkoop daarin,” resumeert Van der Plas, die enthousiast is over de prettige samenwerking met consultants Stefan Wildekamp en Edwin Bijlsma. “We zijn nu bezig om de NPR-inkoop verder te professionaliseren. Nu Emeritor weg is, moeten we zelf leren fietsen. Zonder wieltjes, maar dat gaat ons goed af.”

Onze juniorentijd

Onze juniorentijd

Over waarom wij werken bij Emeritor aanraden

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie?

Als junior werk je bij Emeritor aan interessante uiteenlopende inkoopprojecten samen met enthousiaste en gemotiveerde collega’s, die veel kennis en kunde hebben van inkoop. Bij Emeritor werken betekent nooit een dag hetzelfde! Werk je aan een financiële analyse, start je samen met een collega een nieuw project op? Of staat er vandaag een training op het programma van de Emeritor Academie of een intervisiesessie met alle jonge talenten?

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie? Emeritor is een inkoop dienstverlener met ongeveer 60 enthousiaste vakidioten met passie voor het inkoopvak. Wij bieden een sterk inhoudelijke werkomgeving met een grote diversiteit aan uitdagende opdrachten. Onze opdrachten liggen verspreid door het hele land waarbij Nieuwkoop onze thuishaven is. Als jouw voorkeur bij een platte organisatie ligt met een informele sfeer waar je je eigen ideeën kunt inbrengen én deze vaak ook zelf mag uitvoeren, dan is werken bij Emeritor wellicht iets voor jou! Natuurlijk, wij kunnen onszelf goed aanprijzen. Maar misschien laat jij je liever inspireren door junioren die al een tijdje bij Emeritor in dienst zijn. Daarom laten we er een aantal aan het woord!

Ontwikkeling als professional en als mens

Vincent is al een tijdje bij ons in dienst en heeft de eerste twee jaar bij Emeritor als erg positief ervaren. “Mijn eerste opdracht was een Europese aanbesteding. Mijn collega die verantwoordelijk was voor de betreffende opdracht liet mij zoveel mogelijk zelf de werkzaamheden uitvoeren, ondanks dat ik vrijwel geen ervaring had op dit gebied. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik binnen een paar maanden helemaal zelfstandig een Europese aanbesteding kon uitvoeren.”

Vincent vindt het palet van Europese aanbestedingen enorm divers. “Ik krijg telkens te maken met nieuwe materie.” Zijn tijd bij Emeritor heeft volgens Vincent bijgedragen aan zijn ontwikkeling als professional maar ook als mens. Daarnaast heeft Vincent ook de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.


Alle facetten van het inkooptraject

Louise vertelt ons dat de zelfstandigheid van een junior binnen Emeritor groot is. “Je bent proactief en informeert altijd naar nieuwe opdrachten. Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling en ga je op zoek naar de specialisatie in de richting die jou het beste past.”

In het groeipad dat je bewandelt bij Emeritor stel je jezelf continu bij aan de hand van de opdrachten die je gaat uitvoeren bij de opdrachtgevers. “Zelf heb ik bij de Luchtmacht (Defensie) in Woensdrecht de grootste ontwikkeling doorgemaakt. De publieke sector is een mooie plek om te leren en biedt veel kansen!” Zo’n opdracht stelt de consultant in staat om alle facetten van het inkooptraject door te maken, van specificeren tot het beheer van contracten. Op die manier leer je de organisatie kennen, vergroot je je eigen vakinhoudelijke kennis en krijg je kansen om op hoger niveau te acteren.

Maak gebruik van de kennissessies en trainingen

Wat Marinda erg aanspreekt wat betreft het werken bij Emeritor is de diversiteit in opdrachten en projecten. “De mogelijkheid om in verschillende sectoren ‘een kijkje in de keuken’ te nemen, te leren en te ontwikkelen vind ik fantastisch!” Junioren krijgen bij Emeritor de vrijheid en mogelijkheid om zich te blijven ontwikkelen door middel van kennissessies en trainingen. “Deze zijn leerzaam en ook nog eens leuk om te volgen”, vertelt Marinda. “Het lastige van het consultancyvak is dat je je eigen collega’s langzaam leert kennen. Dit komt omdat je steeds van opdracht naar opdracht verplaatst. Daarom zijn er intervisiebijeenkomsten, welke naast het leeraspect ook een sociaal aspect hebben. Door gebruik te maken van de app Yammer kan je wel volgen waar collega’s zich mee bezig houden.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Zo verliep mijn eerste opdracht

Een eerste opdracht is natuurlijk altijd spannend… Martijn deelt graag zijn ervaring met je. “Bij mijn eerste opdracht werkte ik mee aan een optimalisatieprogramma voor een bedrijf dat landbouwvoertuigen produceert. Met een dergelijk project zit je ook met de afdeling Research & Development aan tafel. De mensen van deze afdeling hebben de technische kennis over het product in huis en als inkoopadviseur moet je zorgen dat je zo snel mogelijk op de hoogte bent van waar het product uit bestaat.

Uiteindelijk brachten we bij dit project een advies uit hoe de opdrachtgever kon besparen en kregen we de vrijheid om met de leveranciers om tafel te zitten om samen tot die besparing te komen.”


De enorme diversiteit aan omgevingen werkt motiverend

Roel zoekt zijn uitdaging in de continue wisseling van opdrachtgevers. Wel vertelt hij: “Wanneer je een tijdje binnen een opdrachtgever actief bent, wordt het teamgevoel minder en bij sommige opdrachten kan dit vrij ‘eenzaam’ voelen. Het in contact blijven met mijn collega’s van Emeritor helpt dan wel. En de enorme diversiteit aan omgevingen werkt hierin juist ook motiverend.”

Alicia heeft in het begin van haar carrière bij Emeritor veel voor Defensie betekent. Zo kocht ze reserveonderdelen van de diverse gevechtsvoertuigen – bijvoorbeeld een Leopard tank en een CV90-infanteriegevechtsvoertuig – in. “Dat kunnen kleine schroefjes tot aan infraroodcamera’s zijn.” Ze heeft veel geleerd bij Defensie. “Naast inhoudelijke kennis over de diverse gevechtsvoertuigen heb ik ook geleerd dat je soms geduldig moet zijn binnen de publieke sector. Je hebt niet 1, 2, 3 toegang tot de diverse systemen en de informatie die je nodig hebt om de artikelen te kunnen inkopen.”

Emeritor is gewoon een leuke werkgever

Als je Stein vraagt naar zijn ervaring bij ons is hij heel helder: “Ontwikkeling, kennis en ervaring! Dat zijn de eerste woorden die bij mij opkomen als ik aan Emeritor denk. Daarnaast de leuke collega’s en opdrachten bij verschillende organisaties.” Stein vertelt verder dat Emeritor een bedrijf van het juiste formaat is om als junior te beginnen én te kunnen groeien. “Jouw talenten en vaardigheden kan je aanwenden binnen de organisatie, vooral omdat de medewerkers qua verschillende talenten en vaardigheden sterk uiteenlopen.”

Contact

Denk je na het lezen van al deze ervaringen: wat tof! Misschien zijn wij wel een goede match? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ook als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.