Auteur: Emeritor Procurement Services

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

Posted on by Emeritor Procurement Services

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

Wie op zoek is naar een ervaren procurement manager, kan die inhuren via Emeritor. Sinds kort heeft ook een aantal van de beste zelfstandige professionals zich bij ons aangesloten. Een win-win situatie: we maken gebruik van elkaars kennis en ervaring en profiteren van elkaars netwerk voorextra business. Onze Algemeen Directeur Karin Brommer en Interim Procurement Manager Vicky Wagemakers lichten het innovatieve netwerk toe.

Wat is de meerwaarde van interim procurement managers?

Vicky Wagemakers: “Interim procurement managers worden met name ingezet om verandering te brengen, de inkoopfunctie te verbeteren en om een transitie in de organisatie te realiseren. Voorbeelden hiervan zijn het opzetten van inkoopfuncties en -afdelingen. Hierbij wordt de focus gelegd op de organisatiedoelstellingen. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de operationele en tactische kant van inkoop, maar er wordt met name een koppeling gelegd naar de bedrijfsstrategie en doelstellingen.”

 

Hoe ontstond het idee voor een netwerk van zelfstandige professionals?

Karin Brommer: “Wij vroegen ons af: hoe kunnen we mensen meer bij ons bedrijf betrekken, terwijl ze wel zelfstandig kunnen blijven? Ons antwoord op die vraag was: laten we mensen aan ons binden door het uitwisselen van kennis en ervaringen. Wij zijn erachter gekomen dat er geen netwerken zijn voor interimmanagers, zij werken vaak alleen en alleen is ook maar alleen… Als lid van ons netwerk kan je altijd met ons sparren, ook als je een opdracht hebt die niet via Emeritor loopt.”

Welke vaardigheden worden van een professional verwacht als ze zich bij het netwerk willen aansluiten?

Karin: “Interim procurement managers die zich bij Emeritor hebben aangesloten zijn toppers op hun vakgebied en bieden meer toegevoegde waarde dan de gemiddelde inkoper door hun visie en aanpak. Ze zijn communicatief vaardig, innovatief en in staat om een goed eindresultaat neer te zetten waar de klant nog jarenlang zijn voordeel uit kan halen. Ook hebben zij minimaal 20 jaar werkervaring, wat zorgt voor senioriteit en maatwerk binnen elk (complex) vraagstuk.”

 

Meer weten? Download een van onze whitepapers hier.

Wat is het voordeel voor jullie klanten van deze samenwerking?

Vicky: “Ik zie het als het beste van twee werelden: organisaties krijgen niet alleen een ervaren interim procurement manager, maar ook de tools en templates van Emeritor. Bovendien weet je als klant dat de interimmanager te rade kan gaan bij een hele reeks experts binnen Emeritor en het netwerk, die elk hun eigen expertises hebben.”
Karin: “Bovendien weet je als opdrachtgever altijd waar je aan toe bent: bij Emeritor maken wij een inschatting van hoe lang een opdracht gaat duren en is er altijd de mogelijkheid om op of af te schalen indien nodig. Hiermee dragen we zorg voor flexibiliteit, wat in de dynamische wereld van onze klant regelmatig nodig is…”

 

Wat kunnen we verder van het professionalsnetwerk verwachten?

Karin: “Wij hebben afgesproken om drie keer per jaar met onze interim procurement managers bij elkaar te komen. Emeritor organiseert en faciliteert deze bijeenkomsten, maar gezamenlijk bepalen we de onderwerpen die relevant zijn. Dat geeft ook ruimte voor tegengas; er moet gespard kunnen worden over de inhoud. Zo ben ik benieuwd naar de mening van de professionals over onze modellen.”

Het raakvlak tussen management, commercie en Human Resources is de rode draad in de carrière van Karin Brommer, Algemeen Directeur van Emeritor. Op haar cv staan leidinggevende functies bij bekende consultancy- en detacheringbureaus en activiteiten als ondernemer in Spanje en Groot-Brittannië. Sinds 2015 werkt Karin bij Emeritor.

Vicky Wagemakers ging 22 jaar geleden direct vanuit de schoolbanken bij Emeritor werken, waar ze opklom van Junior via Medior tot Senior Consultant. Inmiddels heeft ze ervaring met alle facetten van het inkoopvak bij de meest uiteenlopende organisaties en heeft ze de stap gemaakt om als ZZP-er verbonden te blijven bij Emeritor en het Interim Procurement Managers netwerk.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van een van onze senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Posted on by Emeritor Procurement Services

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Wanneer u als organisatie ontdekt dat u de inkoop niet voldoende op orde heeft, begint de zoektocht naar een manager van het juiste strategische niveau. Wel eens overwogen om een interim procurement manager in te schakelen? Twee toppers uit het vak vertellen wat ze voor organisaties als de uwe kunnen betekenen.

Op het gebied van inkopers is de arbeidsmarkt krap. Dat stelt organisaties die hun inkoopproces naar een hoger plan willen tillen voor een aantal uitdagingen. Met name mid market-bedrijven, met zo’n 200 tot 2000 medewerkers, hebben het moeilijk bij het vinden van de juiste mensen.

Greenfield: ad hoc inkoop

De situatie in die organisaties is vaak dat inkoopmedewerkers zich op het tactisch en operationeel niveau bevinden, maar dat strategische expertise ontbreekt. Kortom, het inkopen van dag tot dag (en ook de iets langere termijn) gaat prima, maar het lukt niet om in de waan van de dag stappen te zetten op het gebied van beleid, procesverbetering, automatisering, digitalisering en het goed managen van leveranciers en de afgesloten contracten.

Ook startups en scale-ups in het mid market-segment worstelen veelal met hun inkoop. Het gaat dan om spelers die het goed doen en snel groeien, maar die de ‘achterkant’ van hun organisatie nog niet op orde hebben; het accent ligt op business development en sales. Er wordt vrij ad hoc ingekocht, zonder dat er een gestroomlijnd proces achter zit; de inkoopfunctie is een greenfield.

De oplossing: een interim procurement manager

Om een transitie te realiseren die de inkoopfunctie met al haar facetten naar een hoger plan tilt, hebben organisaties, in ieder geval tijdelijk, iemand nodig met strategische kennis en vaardigheden: een interim procurement manager die de noodzakelijke verandering in de organisatie voor elkaar krijgt.
Emeritor werkt samen met zelfstandige inkoopprofessionals die excelleren in verandermanagement en een brede management- en/of bestuurlijke ervaring hebben, gecombineerd met jarenlange strategische inkoopervaring bij een veelheid aan organisaties. Deze toppers op inkoopgebied maken deel uit van een nieuw netwerk van Emeritor, waarin ze ook van elkaars kennis en ervaring kunnen profiteren.

Meer weten? Download een van onze whitepapers hier.

Eén van hen is Menno van Mastrigt, die benadrukt dat zijn rol niet die van de klassieke inkoopmanager is. “Zoals zo vaak is mijn werk een onderdeel van een groter veranderproces,” vertelt Van Mastrigt. “Ik zie procurement echt als onderdeel van de business. Ik kijk door de hele keten heen en probeer ook altijd aansluiting te vinden bij finance en verkoop om de businessdoelstellingen te realiseren. Kortom, ik probeer inkoop zodanig te positioneren in een organisatie dat het businessmodel, het operating model, beter functioneert.”

 

Partnership met voordelen voor iedereen

Ook Matthijs Creutzberg is aangesloten bij het professionalsnetwerk van Emeritor. Dat heeft veel voordelen voor de klanten, weet hij. “Er worden heel ervaren interimmers op projecten gezet, die weten wat je moet doen om een afdeling efficiënt te laten functioneren en tegelijkertijd een verandering door te voeren. Zo garandeer je snel resultaten en ‘blijft de winkel tijdens de verbouwing gewoon open’.”

Deze professionals kunnen bovendien gebruikmaken van de bewezen effectieve modellen, tools en templates waar Emeritor bekend om staat. Creutzberg is enthousiast over het Emeritor-gedachtegoed. “Ze hebben bijvoorbeeld een goede visie op het inschatten van de volwassenheid van inkooporganisaties en een pragmatische aanpak om deze te verhogen.”

Maar de samenwerking is ook interessant voor de professionals zelf. “Met name kennisdeling en uitwisselen van het netwerk vind ik interessant,” zegt Menno van Mastrigt. “Ik zie andere zelfstandigen nooit als concurrenten. We kunnen elkaar juist versterken in een samenwerkingsverband.”

Zo zal Van Mastrigt, als de situatie zich voordoet, zeker een beroep doen op een collega die gespecialiseerd is in thema’s als NPR (Non-Product Related inkoop) of IT.

Maar wat levert een interimmer eigenlijk op?

Voor veel opdrachtgevers is inkoop aanvankelijk een kostenkwestie. Overigens kan de wens om te besparen al voldoende reden zijn om voor een goede procurement manager te kiezen. Dat neemt niet weg dat inkoop nog veel méér behelst dan kostenbesparingen. Het gaat ook om het verminderen van risico’s: je loopt minder kans op claims en toekomstige kosten.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van Matthijs, Menno of een van onze andere senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

SVB

Posted on by Emeritor Procurement Services

Casestudy SVB,

       Ebbing Osinga, Hoofd Inkoop & Contractmanagement

Op het moment dat Ebbing Osinga, tot februari 2020 de voorganger van Dorien Sellmeijer als hoofd Inkoop en Contractmanagement van de SVB, startte met de invoering het Leverancier Segmentatie Model viel een van zijn contractmanagers langdurig uit. Emeritor bracht uitkomst met de detachering van een ervaren inkoopadviseur.

Het Leverancier Segmentatie Model (LSM) dat Ebbing binnen de SVB introduceerde, segmenteert de samenwerking met leveranciers op basis van de complexiteit van het contract (procedures) en de businessimpact (maatschappelijk, bestuurlijk, politiek en procesmatig). Ebbing: ‘Het model komt van het UWV en verdeelt leverancierscontracten en dus de leveranciers in een aantal groepen. Hoe groter de complexiteit en de businessimpact hoe groter de noodzaak tot het wederzijds investeren in de relatie en in de dienstverlening.’ Voor SVB is het hebben van een goed functionerend LSM belangrijk. De afdeling contractmanagement is niet groot: de beschikbare capaciteit en de aandacht voor leveranciers moet zo ingezet moet worden dat gemaakte contractafspraken, procedures en kwaliteitscontroles geborgd zijn. Ebbing: ‘Om het LSM goed te implementeren moesten we daarom enerzijds procesafspraken maken met onze business en onze leveranciers. Anderzijds moesten we het LSM verder ontwikkelen, aangepast op onze organisatie.’

Op het moment van implementeren viel een van de twee contractmanagers echter langdurig uit, waarna Ebbing op zoek ging naar een vervanger met voldoende ervaring om direct aan de slag te kunnen. Ebbing wende zich onder andere tot Emeritor. Ebbing: ‘Ik sparde regelmatig met Emeritor, over de ontwikkeling van inkoop en contract-management in de markt en binnen SVB. Vanuit die betrokkenheid kon Emeritor goed inschatten welke persoonlijkheid en expertise we nodig hadden.

Emeritor reageerde daadkrachtig en maakte op het voor ons juiste moment een goede match.’ De inkoopadviseur die instroomde had onder ander bij de NS gewerkt en bracht de juiste ervaring in. Ebbing: ‘Hij heeft voor ons alle facilitaire contracten in het LSM ingebracht. Hij begreep de problematiek en de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van sommige contracten. Daarnaast bleek hij uitstekend in staat te zijn om te ontwikkelen én hands on uit te voeren.’

“De medewerker van Emeritor heeft voor ons alle facilitaire contracten in het LSM ingebracht. Hij begreep de problematiek en de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van sommige contracten. Daarnaast bleek hij uitstekend in staat te zijn om te ontwikkelen én hands on uit te voeren.”

Ebbing Osinga

Hoofd Inkoop & Contractmanagement

Na het succesvol afronden van de opdracht, werd de Emeritor inkoopadviseur binnen SVB intern doorgeplaatst naar de afdeling Contract en Leveranciersmanagement van de directie IT. Daar werkt hij nu samen met SVB aan de implementatie van het LSM en draagt hij zijn kennis over op de inkopers en contractmanagers van IT. Ebbing: ‘Hij verricht gewoon heel goed werk voor ons.’ In voorkomende gevallen zal Ebbing niet aarzelen om wederom de hulp van Emeritor in te roepen. Ebbing: ‘Er is wederzijds vertrouwen en Emeritor heeft bewezen de kennis, ervaring en capaciteit in huis te hebben waarmee wij geholpen zijn.’

Monuta

Posted on by Emeritor Procurement Services

Casestudy Monuta,

       Bas Brouwer, Head of Corporate Development

Uitvaartverzorger en verzekeraar Monuta had een probleem: door natuurlijk verloop was in korte tijd veel inkoopexpertise uit de organisatie verdwenen. Emeritor werd te hulp geroepen. We hielpen het bedrijf met het inrichten van een nieuwe inkoopafdeling. En toen we toch binnen waren, konden we ook substantiële besparingen realiseren. Bas Brouwer van Monuta vertelt hoe hij samen met ons aan de slag ging

Bas Brouwer is Head of Corporate Development bij Monuta. “Ik ben verantwoordelijk voor een aantal domeinen die als overkoepelend thema hebben dat we vanuit de organisatie van binnen naar buiten kijken,” vertelt Brouwer, “dus fusies en overnames, onze langetermijnstrategie en innovatie.”

Sinds eind 2019 valt ook inkoop onder zijn verantwoordelijkheid. “Inkoop heeft ook te maken met naar buiten kijken, naar je leveranciers, naar je toeleveringsketen,” licht Brouwer toe.
Kort daarvoor was de afdeling verplaatst van het uitvaartbedrijf naar de holding. “Zo kon Inkoop zich gaan richten op inkoopwerkzaamheden voor de hele groep, dus niet alleen voor het uitvaartbedrijf maar ook de verzekeringstak.”

Als nieuwe verantwoordelijke voor inkoop werd Brouwer meteen met een probleem geconfronteerd: door natuurlijk verloop van langgediende werknemers was de afdeling bijna helemaal leeg gestroomd. Aan Brouwer de schone taak om de afdeling opnieuw op te bouwen.

Grip op data

Vóór 2019 had Bas Brouwer nog geen inkoopervaring. Reden om een deel van de expertise buiten de deur te zoeken. Omdat de inkoopdienstverlener in 2016 ook naar tevredenheid een inkoopbesparingsprogramma had uitgevoerd, was het voor Brouwer logisch ook nu Emeritor te benaderen.

In gezamenlijk overleg werd besloten om een traject te starten langs twee sporen. Allereerst zou Emeritor-consultant Rick Schoots, die al enige tijd bij Monuta gedetacheerd was, zo veel mogelijk taken oppakken als de facto teamleider. Extra capaciteit kwam in de vorm van andere Emeritor-medewerkers.

“In de tussentijd voerde ik sollicitatiegesprekken voor een vaste teamleider. Die is in februari 2020 begonnen. Ondanks de krappe arbeidsmarkt voor inkopers hebben we in Edwin van der Veer een heel sterke teamleider binnengehaald die mijn ambities voor Inkoop deelt, er goed in slaagt de organisatie mee te nemen en een groot netwerk heeft. Samen met hem zijn we het team gaan opbouwen. Met elke hire konden we de inzet van Emeritor afschalen.”

Brouwer prijst de flexibiliteit die de inzet van de Emeritor-consultants hem opleverde en hun ‘heel goede, warme overdracht’.

Het tweede spoor dat Brouwer samen met Emeritor volgde was het structureren van de toekomstige afdeling. “Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”

“Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”

Bas Brouwer

Head of Corporate Development

Het bleek veel moeite te kosten om op deze – in wezen simpele – vragen antwoord te krijgen. “We hadden namelijk een heel gedecentraliseerde inkoop, waar veel in de business zelf gedaan werd en er relatief weinig onder contract gebeurde.”

Door systemen aan elkaar te knopen en met de tools en expertise van Emeritor werd de benodigde data boven water gehaald. “Medio 2020 hadden we de antwoorden op al onze vragen. We wisten hoeveel leveranciers we hadden, welke leveranciers al dan niet onder contract stonden, in welke inkoopcategorieën we compliant waren en in welke we dit nog konden verbeteren.”

 

Besparingen en structuur

Het resultaat van al deze data? In dezelfde zomer presenteerde Brouwers team een nieuwe inkoopstrategie. “Hiermee dachten we forse inkoopvoordelen te realiseren binnen afzienbare tijd. De directie herkende de ontwikkeling van een operationele afdeling naar een strategische en was vanzelfsprekend enthousiast over de plannen. Zij daagde ons uit om nog sneller tastbare resultaten te boeken. En als we daarvoor externe capaciteit nodig hadden, moesten we een voorstel doen.”

Het was al snel duidelijk dat Emeritor hierin ook een rol kon spelen, met hun eerder opgedane ervaring bij Monuta. Samen met de inkoopexperts werd een inkoopbesparingsprogramma opgetuigd.

“We hebben de verschillende pakketten verdeeld over onze eigen medewerkers en de experts van Emeritor. Op het gebied van bijvoorbeeld lease, vastgoed, marketingcommunicatie en facilitair konden we gebruikmaken van hun specifieke kennis.”

Een eerste resultaat was het bundelen van contracten en het verbeteren van voorwaarden, met veel besparingen als gevolg. Deze contracten vormden op hun beurt de basis voor een tweede resultaat: het implementeren en uitrollen van een Purchase-to-Pay-systeem en proces, dat tijdens dit interview zijn voltooiing nadert

 

Gevoeligheden van de uitvaartbranche

Terugkijkend op de diverse trajecten zegt een tevreden Brouwer: “Emeritor heeft niet alleen capaciteitsproblemen opgelost, maar ons ook geholpen met het naar boven halen van de nodige data. De inzichten uit de data hebben we gebruikt om als Inkoop strategisch op te treden en pro-actief verbetervoorstellen in de volle breedte van de organisatie uit te werken en uit te rollen. Bovendien hebben we stevig bespaard.”

De Head of Corporate Development kreeg Inkoop onder zich zonder ervaring in het vak. “Ik moest voor een deel leunen op de kennis van Emeritor. Zij hebben me heel snel bijgebracht wat het betekent om op strategisch niveau met inkoop bezig te zijn. Bovendien begrepen ze de complexiteiten en gevoeligheden van onze branche.”

Rhenus

Posted on by Emeritor Procurement Services

Casestudy Rhenus Logistics,

       Markus Simons, Finance Director

Rhenus is een wereldwijd opererend logistiek dienstverlener met een jaaromzet van 5,4 miljard euro. De 33.500 medewerkers bieden klanten in verschillende industrieën een breed scala aan supply chain oplossingen. Emeritor hielp Rhenus de inkoop naar een hoger niveau te tillen.

In 2018 trad Markus Simons aan als Finance Director bij Rhenus Contract Logistics. “Ik kwam als outsider binnen,” vertelt Simons, die afkomstig was van elektronicafabrikant Canon. “Dat was een enorme organisatie die al erg ver was op het vlak van het professionele inkoopproces.”

Al snel kwam hij tot de conclusie dat er bij Rhenus nog stappen waren te zetten op dit gebied. Hoewel Rhenus Contract Logistics een onderdeel vormde van het veel grotere internationale Rhenus, kon het op veel gebieden autonoom beslissingen nemen.

Simons: “Ik ben voor mezelf spendrapportages gaan opstellen en ik zag dat we een bepaald spend-patroon hadden dat voor verbetering vatbaar was. Terwijl het inkopen van carrier services onder controle was – deze uitgaven ondersteunen ons primair proces -, was er nog winst te halen bij de indirecte spend.”

De analyse

Rhenus had een periode van snelle groei achter de rug en wilde ook blijven groeien. Een goed moment om met de uitgaven aan de slag te gaan. Na overleg met de directie kreeg Simons het mandaat om een externe partij in te huren die in deze problematiek gespecialiseerd is.

Simons: “Emeritor was een van de partijen die we kenden uit de markt. Zo zijn we in gesprek gekomen. Toen we een goede klik met ze bleken te hebben, zijn we fase 1 gestart: de facts & figures.”

De Finance Director was zelf al begonnen aan een inkoopanalyse. Emeritor nam deze klus over en voegde waarde toe door ook de benchmarks uit de markt hieraan te koppelen. Vervolgens gingen de consultants van Emeritor in gesprek met de sleutelspelers in het bedrijf. “Dat was het meest waardevol. Tijdens dit kwalitatieve aspect van het onderzoek hebben ze alle aanwezige kennis en informatie bij betrokken collega’s verkregen en samengebracht.”

De combinatie van data en gesprekken mondde uit in een eindverslag dat Emeritor presenteerde. “Dat was uitermate concreet,” vertelt Simons enthousiast, “er stond in begrijpelijke taal wat de consultants geconstateerd hadden, goed gefundeerd met data en interviewcontent.”

 

De uitvoering

Tijd voor de tweede fase: het uitvoeren van het advies! Omdat er binnen Rhenus niet genoeg capaciteit was om dit te doen, werd Emeritor opnieuw gevraagd. “Zo kochten we ook tijd om onze inkoopfunctie uit te breiden. Bovendien lag het in dit geval voor de hand om het advies te laten implementeren door de partij die het bedacht had.”

Het plan bestond uit twee aspecten. Aan de ene kant werd de inkooporganisatie beter gestructureerd. “Het gaat dan om het inkoopbeleid en de juiste bouwstenen in een inkoopproces. Het doel was te groeien in inkoopvolwassenheid.”
Aan de andere kant waren er inkoopprojecten waarop direct bezuinigingen waren te realiseren. “Op die manier konden we een deel – of meer – van de kosten van Emeritor terugverdienen.”

Het bijzondere van dit hele traject was dat het moest plaatsvinden binnen een omgeving die altijd in beweging is. “We zijn integraal onderdeel van de supply chain van onze klanten; logistiek is een dynamische omgeving waar we moeten zorgen dat de belangen van onze klanten zo goed mogelijk worden behartigd. Je kunt het zien als verbouwen terwijl de winkel druk bezocht wordt…”

“De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”

Markus Simons

Finance Director Rhenus Logistics

De resultaten

Met de hulp van Emeritor heeft Rhenus flinke stappen gezet in het professionaliseren van de inkoopfunctie. “Met name door de tactische rollen die we in overleg met Emeritor hebben ingevuld.”

Op de planning staat nog een verdere stroomlijning van de operationele inkoopfunctie. Die hangt nauw samen met de spoedige implementatie van een Purchase-to-Pay systeem.

Ook heeft Emeritor flinke kostenbesparingen gerealiseerd: gemiddeld 13% over inkooppakketten zoals pallets en gebouwonderhoud. “De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”

Naast de besparingen is een groot aantal contracten ook kwalitatief op orde gebracht. Dat betekent dat de voorwaarden nu beter zijn dan in het verleden.

Bij Rhenus waren ze zo tevreden over deze resultaten dat ze Emeritor-consultant Rob van Dijk vroegen om nog enkele maanden als Manager Procurement a.i. op te treden. “Hij heeft veel ervaring, gaat professioneel om met leveranciers en past goed bij onze organisatie,” aldus Markus Simons.

Terugkijkend op de samenwerking voegt hij tevreden toe: “De match tussen Rhenus en Emeritor is: ter zake kundig, geen wollige taal en gericht op actie en resultaat.”

Auping

Posted on by Emeritor Procurement Services

Casestudy Koninklijke Auping B.V.,

       Arjan van der Plas, Manager Procurement

Zonder grondstoffen valt er weinig te produceren

Auping is een Nederlands succesverhaal. De geliefde bedden en matrassen die in Deventer worden geproduceerd, staan bekend om hun kwaliteit. Zoals bij alle maakbedrijven speelt inkoop een centrale rol. Hoe hielp Emeritor de afdeling Inkoop van Auping met het verder ontwikkelen van de dienstverlening intern en richting leveranciers?

Bij Auping kunnen de inkoopuitgaven worden opgesplitst in twee grote blokken. “Onder product related (PR) inkoop valt alles wat te maken heeft met materialen die we inkopen voor de productie,” vertelt Manager Procurement Arjan van der Plas. “Die spullen vormen een eerste levensbehoefte voor het bedrijf, want zonder materialen en grondstoffen valt er weinig te produceren.” Met zijn team zorgt Van der Plas voor de continuïteit van de leveringen.

De andere uitgaven vallen onder het kopje non-product related (NPR). Daarbij kun je denken aan inkoop voor activiteiten die niet direct aan het product gerelateerd zijn, bijvoorbeeld aan marketingactiviteiten, klantenservice, informatie- en communicatietechnologie, of schoonmaakdiensten.

“De primaire verantwoordelijkheid voor deze uitgaven,” vervolgt de manager, “ligt bij de budgethouders.” Maar inmiddels speelt Inkoop hierin een steeds grotere rol. Wat is hiervan de achtergrond?

De uitdaging

In 2019 rijpte bij Auping het inzicht dat er op de NPR-uitgaven, die een significant deel van de totale uitgaven vormden, besparing mogelijk zou zijn. Om meer grip te krijgen op deze uitgaven zou Inkoop eerder betrokken moeten worden bij het inkoopproces van dit soort uitgaven.

“Vanuit Inkoop besteedden we destijds niet voldoende aandacht aan de NPR-uitgaven,” kijkt Van der Plas terug. “We zaten regelmatig pas aan het eind van het proces aan tafel.”

Vanuit de overtuiging dat je als Inkoop veel eerder met de business in gesprek moet om een goed resultaat te behalen, werd besloten om het inkoopproces te stroomlijnen; van adhoc-beslissingen wilde Auping bewegen naar een centraal gecoördineerde Inkoop.

Van der Plas: “Op zich kun je zulke stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. Zo kwam het idee om een bureau in te schakelen. Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.” In oktober 2019 ging Emeritor aan de slag.

Het project

De opdracht voor Emeritor was om een structuur en Auping-brede werkwijze op te zetten zodat van daaruit de besparingen vanzelf zouden volgen, nu maar ook in de toekomst. Om een deel van de kosten van het traject terug te verdienen vroeg Auping ook of Emeritor mee wilde helpen kosten te besparen.

Het traject begon met een inkoopanalyse, bestaande uit een kwalitatieve analyse van de Auping Inkoopfunctie en een . Zo werd een splitsing gemaakt van kosten die beïnvloedbaar zijn en kosten die dat niet zijn. Dit vormde de basis voor het realiseren van besparingen.

De uitkomsten van de kwalitatieve analyse gaf inzicht op welke punten Auping haar inkoopfunctie kon verbeteren om structureel beter in te kopen. Met name op het gebied van contracten en voorwaarden was er nog aardig wat te winnen. ‘Meer waarde krijgen’ voor je geld was het devies. Zowel Auping als Emeritor heeft toen een aantal contracten herzien of andere leveranciers geselecteerd.

Zo onderhandelde een daarin gespecialiseerde consultant van Emeritor met de ICT-leveranciers over betere contracten. “Bij zulke gevallen is specialistische vakkennis handig,” aldus de Manager Procurement. “We zijn geen multinational, we hebben inkopers die van best veel dingen verstand hebben, maar we hebben geen inkoopspecialist op ICT-gebied.”

Auping beeld (1)

 “Op zich kun je stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. ...Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.”

Arjan van der Plas

Manager Procurement Koninklijke Auping B.V.

Maar het belangrijkste onderdeel van het project was het inkoopbeleid dat Emeritor samen met de afdeling Inkoop ontwikkelde. “Hierin spraken we met elkaar af hoe we inkopen, wat je daar belangrijk in vindt en welke spelregels je volgt. Een voorbeeld: vanaf een bepaald bedrag vragen we minimaal drie offertes op.” Ook zijn alle stappen in het inkoopproces – van specificeren en selecteren tot contracteren en bestellen – nu duidelijk omschreven, inclusief een autorisatiebeleid.

Uiteindelijk moeten afspraken ook worden geborgd in de dagelijkse werkpraktijk. “Daarom stelden we een toolkit samen om de collega’s in de business te ondersteunen, met daarin documenten zoals algemene voorwaarden, formats voor contracten en een behoeftestellingformulier. We konden putten uit de aanzienlijke voorraad standaarddocumenten die al bestonden bij Emeritor en deze passend maken voor Auping. Dat de consultants dit al vaker gedaan hadden, hielp ons enorm om snelheid te maken.”


De resultaten

Het project is na negen maanden succesvol afgerond. Een concreet resultaat is al dat er nieuwe contracten met tal van leveranciers zijn, die meer waarde bieden voor hetzelfde budget. En hoe staat het met het inkoopproces bij Auping?

“We hebben een eerste, belangrijke stap gezet in de interne bewustwording van het onderwerp NPR en de rol van Inkoop daarin,” resumeert Van der Plas, die enthousiast is over de prettige samenwerking met consultants Stefan Wildekamp en Edwin Bijlsma. “We zijn nu bezig om de NPR-inkoop verder te professionaliseren. Nu Emeritor weg is, moeten we zelf leren fietsen. Zonder wieltjes, maar dat gaat ons goed af.”

Onze juniorentijd

Posted on by Emeritor Procurement Services

Onze juniorentijd

Over waarom wij werken bij Emeritor aanraden

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie?

Als junior werk je bij Emeritor aan interessante uiteenlopende inkoopprojecten samen met enthousiaste en gemotiveerde collega’s, die veel kennis en kunde hebben van inkoop. Bij Emeritor werken betekent nooit een dag hetzelfde! Werk je aan een financiële analyse, start je samen met een collega een nieuw project op? Of staat er vandaag een training op het programma van de Emeritor Academie of een intervisiesessie met alle jonge talenten?

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie? Emeritor is een inkoop dienstverlener met ongeveer 60 enthousiaste vakidioten met passie voor het inkoopvak. Wij bieden een sterk inhoudelijke werkomgeving met een grote diversiteit aan uitdagende opdrachten. Onze opdrachten liggen verspreid door het hele land waarbij Nieuwkoop onze thuishaven is. Als jouw voorkeur bij een platte organisatie ligt met een informele sfeer waar je je eigen ideeën kunt inbrengen én deze vaak ook zelf mag uitvoeren, dan is werken bij Emeritor wellicht iets voor jou! Natuurlijk, wij kunnen onszelf goed aanprijzen. Maar misschien laat jij je liever inspireren door junioren die al een tijdje bij Emeritor in dienst zijn. Daarom laten we er een aantal aan het woord!

Ontwikkeling als professional en als mens

Vincent is al een tijdje bij ons in dienst en heeft de eerste twee jaar bij Emeritor als erg positief ervaren. “Mijn eerste opdracht was een Europese aanbesteding. Mijn collega die verantwoordelijk was voor de betreffende opdracht liet mij zoveel mogelijk zelf de werkzaamheden uitvoeren, ondanks dat ik vrijwel geen ervaring had op dit gebied. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik binnen een paar maanden helemaal zelfstandig een Europese aanbesteding kon uitvoeren.”

Vincent vindt het palet van Europese aanbestedingen enorm divers. “Ik krijg telkens te maken met nieuwe materie.” Zijn tijd bij Emeritor heeft volgens Vincent bijgedragen aan zijn ontwikkeling als professional maar ook als mens. Daarnaast heeft Vincent ook de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.


Alle facetten van het inkooptraject

Louise vertelt ons dat de zelfstandigheid van een junior binnen Emeritor groot is. “Je bent proactief en informeert altijd naar nieuwe opdrachten. Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling en ga je op zoek naar de specialisatie in de richting die jou het beste past.”

In het groeipad dat je bewandelt bij Emeritor stel je jezelf continu bij aan de hand van de opdrachten die je gaat uitvoeren bij de opdrachtgevers. “Zelf heb ik bij de Luchtmacht (Defensie) in Woensdrecht de grootste ontwikkeling doorgemaakt. De publieke sector is een mooie plek om te leren en biedt veel kansen!” Zo’n opdracht stelt de consultant in staat om alle facetten van het inkooptraject door te maken, van specificeren tot het beheer van contracten. Op die manier leer je de organisatie kennen, vergroot je je eigen vakinhoudelijke kennis en krijg je kansen om op hoger niveau te acteren.

Maak gebruik van de kennissessies en trainingen

Wat Marinda erg aanspreekt wat betreft het werken bij Emeritor is de diversiteit in opdrachten en projecten. “De mogelijkheid om in verschillende sectoren ‘een kijkje in de keuken’ te nemen, te leren en te ontwikkelen vind ik fantastisch!” Junioren krijgen bij Emeritor de vrijheid en mogelijkheid om zich te blijven ontwikkelen door middel van kennissessies en trainingen. “Deze zijn leerzaam en ook nog eens leuk om te volgen”, vertelt Marinda. “Het lastige van het consultancyvak is dat je je eigen collega’s langzaam leert kennen. Dit komt omdat je steeds van opdracht naar opdracht verplaatst. Daarom zijn er intervisiebijeenkomsten, welke naast het leeraspect ook een sociaal aspect hebben. Door gebruik te maken van de app Yammer kan je wel volgen waar collega’s zich mee bezig houden.”

Lees meer over onze oplossingen in één van onze whitepapers

Zo verliep mijn eerste opdracht

Een eerste opdracht is natuurlijk altijd spannend… Martijn deelt graag zijn ervaring met je. “Bij mijn eerste opdracht werkte ik mee aan een optimalisatieprogramma voor een bedrijf dat landbouwvoertuigen produceert. Met een dergelijk project zit je ook met de afdeling Research & Development aan tafel. De mensen van deze afdeling hebben de technische kennis over het product in huis en als inkoopadviseur moet je zorgen dat je zo snel mogelijk op de hoogte bent van waar het product uit bestaat.

Uiteindelijk brachten we bij dit project een advies uit hoe de opdrachtgever kon besparen en kregen we de vrijheid om met de leveranciers om tafel te zitten om samen tot die besparing te komen.”


De enorme diversiteit aan omgevingen werkt motiverend

Roel zoekt zijn uitdaging in de continue wisseling van opdrachtgevers. Wel vertelt hij: “Wanneer je een tijdje binnen een opdrachtgever actief bent, wordt het teamgevoel minder en bij sommige opdrachten kan dit vrij ‘eenzaam’ voelen. Het in contact blijven met mijn collega’s van Emeritor helpt dan wel. En de enorme diversiteit aan omgevingen werkt hierin juist ook motiverend.”

Alicia heeft in het begin van haar carrière bij Emeritor veel voor Defensie betekent. Zo kocht ze reserveonderdelen van de diverse gevechtsvoertuigen – bijvoorbeeld een Leopard tank en een CV90-infanteriegevechtsvoertuig – in. “Dat kunnen kleine schroefjes tot aan infraroodcamera’s zijn.” Ze heeft veel geleerd bij Defensie. “Naast inhoudelijke kennis over de diverse gevechtsvoertuigen heb ik ook geleerd dat je soms geduldig moet zijn binnen de publieke sector. Je hebt niet 1, 2, 3 toegang tot de diverse systemen en de informatie die je nodig hebt om de artikelen te kunnen inkopen.”

Emeritor is gewoon een leuke werkgever

Als je Stein vraagt naar zijn ervaring bij ons is hij heel helder: “Ontwikkeling, kennis en ervaring! Dat zijn de eerste woorden die bij mij opkomen als ik aan Emeritor denk. Daarnaast de leuke collega’s en opdrachten bij verschillende organisaties.” Stein vertelt verder dat Emeritor een bedrijf van het juiste formaat is om als junior te beginnen én te kunnen groeien. “Jouw talenten en vaardigheden kan je aanwenden binnen de organisatie, vooral omdat de medewerkers qua verschillende talenten en vaardigheden sterk uiteenlopen.”

Vind hier die leuke baan als Inkoopadviseur!

Contact

Denk je na het lezen van al deze ervaringen: wat tof! Misschien zijn wij wel een goede match? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ook als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.

OLVG

Posted on by Emeritor Procurement Services

Casestudy OLVG,

       Michel Overwijk, Manager Food & Beverages

OLVG, onderdeel van het samenwerkingsverband Santeon, koos in de aanbesteding van de personeels-restaurants en de commerciële horeca voor de best value inkoopmethode. Het Amsterdamse topklinische ziekenhuis daagde daarmee leveranciers uit om op een eigentijds manier invulling te geven aan de totale dienstverlening in deze takken van sport, oftewel om het makelaarschap in gastvrijheid op zich te nemen. Michel Overwijk, manager Food & Beverage, vertelt hoe Emeritor dit proces begeleidde en wat dat opgeleverd heeft.

Met twee ziekenhuislocaties en ruim 6000 medewerkers is OLVG een van de grootste topklinische ziekenhuizen in Nederland. Binnen deze organisatie is Michel Overwijk verantwoordelijk voor de personeelsrestaurants, de patiëntenvoeding, roomservice aan het bed en de commerciële horeca, waar in totaal 270 mensen werken.

Michel: ‘Wij wilden voor de dienstverlening van onze personeelsrestaurants en commerciële horeca een aanbesteding uitschrijven. Onze inkoopafdeling adviseerde dat via de best value inkoopmethode te doen. Om dat traject te begeleiden werd Emeritor, met wie OLVG al langere tijd samenwerkt, naar voren geschoven.’ Er ontstond een nauwe samenwerking tussen Michel als projecteigenaar en de contactpersoon van Emeritor als projectmanager en inkoopkennishebber.

Naast het overdragen van de noodzakelijke kennis over de best value methode, begeleidde zij OLVG bij het formuleren van de doelstellingen waaraan de aanbiedingen moesten voldoen en bij het bepalen van de objectieve beoordelingscriteria.

Michel: ‘Over de beoordelingscriteria zijn we heel duidelijk geweest, kwaliteit stond daarin bovenaan. Daarbuiten hebben we feitelijk maar één vraag gesteld: hoe zouden jullie de totale horecafunctie eigentijds en inspirerend inrichten: van de bemensing tot en met het interieur en het assortiment (totale concept ontwikkeling). We zijn op zoek gegaan naar een makelaar in gastvrijheid waardoor we niet, zoals we dat voorheen deden, verschillende soorten dienstverleners zelf hoefden in te kopen en aan te sturen.’

 

Objectievere beoordeling, meer draagvlak en completere dienstverlening

Hoewel Michel ervoer dat er in een best value inkooptraject minder ruimte is om te onderhandelen, is hij content met de gekozen inkoopmethodiek en met de uitkomst ervan. Enerzijds omdat de vooraf bepaalde criteria ervoor zorgden dat de verschillende aanbiedingen objectief beoordeeld konden worden door een commissie waarin alle relevante stakeholders vertegenwoordigd waren: van mensen van de werkvloer tot directie en management. Michel: ‘Dat leidde tot een groot draagvlak voor het proces en dus ook voor de gekozen partner.’

Anderzijds omdat de aanbiedingen innovatieve ideeën en oplossingen bevatten, die OLVG zelf nooit bedacht zou hebben. Michel: ‘In de reguliere manier van inkopen hadden we zelf de specificaties bedacht waaraan de aanbiedingen moesten voldoen, terwijl we geen conceptontwikkelaars zijn. Nu hebben we kunnen profiteren van de kennis en ervaring van specialisten en dat is terug te zien in het design van de horecagelegenheden, het assortiment en in extra dienstverlening voor onze gasten en medewerkers, denk hierbij aan een supermarkt maar ook een 24-uurs ophaalpunt.’

“Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd."”

Michel Overwijk

Head of Food & Beverages

Tevreden over de samenwerking

De samenwerking met Emeritor heeft Michel als onontbeerlijk ervaren. Emeritor bracht de nodige kennis van best value inkoop in en zorgde ook voor een goede planning en projectvoortgang, zowel inhoudelijk als in faciliterende zin. Michel: ‘Ik heb het als een partnership ervaren waarin we samen voor het beste resultaat gingen. Onze contactpersoon was meer dan goed op haar taak berekend: ze was betrokken, reageerde snel en dacht mee. Ik kon het niet bedenken of zij had het al bedacht. Daarnaast kreeg ze de mensen mee door hun inbreng op waarde te schatten.

Ook bereidde ze inhoudelijke presentaties en stukken uitstekend voor, getuige het feit dat onze Raad van Bestuur recentelijk positief geadviseerd heeft over het adviesdocument waarin de businesscase en de uitkomst van het inkooptraject gepresenteerd worden.’ Dat Emeritor van alle inkoopmarkten thuis is en goed inspeelt op de behoeften en belangen van de klant, blijkt uit de aanbesteding van patiëntenvoeding, die aansluitend opgepakt werd. Michel: ‘Binnen OLVG is er een visiedocument opgesteld over patiëntenvoeding voor de beide ziekenhuizen. Op advies van Emeritor hebben we dat document als kader genomen voor een aanbesteding waarin elementen van best value gebruikt zijn. We hebben een goed gevoel bij die keuze en de uitkomst van de aanbesteding. Ook in dit traject heeft Emeritor uitstekend werk geleverd.’