Vakidioot aan het woord: Kim Wijbenga

Vakidioot aan het woord: Kim Wijbenga

Kim Wijbenga (23) werkt sinds 2 jaar bij Emeritor. Ze is junior consultant en ondersteunt publieke organisaties met aanbestedingen en inhuur. We zijn trots dat Kim voor ons werkt! In deze aflevering van ‘Vakidioot aan het woord’ deelt Kim haar ervaringen.

Hoe ben je bij Emeritor terechtgekomen?

“Ik rondde aan de Hogeschool Rotterdam de opleiding HBO Logistics Management af. Mijn afstudeeropdracht was bij Tuinderij Vers, waar ik aan de slag ging met de volwassenheid van de inkoopafdeling. Daar kwam ik erachter dat ik inkoop een leuk vak vond, maar nog niet op een vaste plek wilde zitten. Toen ben ik via Google op zoek gegaan naar een organisatie voor inkoopconsultancy en Emeritor stond vrijwel bovenaan.”

 

Op welke manier heb jij je binnen Emeritor persoonlijk kunnen ontwikkelen?

 “Ik hoop dat ik binnenkort de stap van junior naar medior consultant kan zetten. Dat is mijn doel voor dit jaar. Om dit mogelijk te maken begin ik aan een training op het gebied van leiderschap. Ook heb ik binnenkort twee cursusdagen over contractmanagement. Net als elke junior heb ik eerder al interne trainingen gevolgd over Europees aanbesteden, Spendency en Facilitaire inkoop.
Er wordt heel goed geluisterd naar jou als persoon en je krijgt het vertrouwen dat de organisatie het beste met jou als medewerker voorheeft; dat doet Emeritor heel goed.”

Wat maakt jouw baan aantrekkelijk?

“Ik vind de diversiteit het leukst aan mijn baan. Ik wil niet elke dag hetzelfde doen. Ik heb nu veel afwisseling in mijn werkweek. Bij een opdracht voer ik 32 tot 36 uur per week minicompetities uit voor de inhuurdesk. Mijn overige uren ben ik bezig met Europese aanbestedingen bij twee andere opdrachtgevers. Dit doe ik samen met een ervaren collega, waardoor ik veel kan leren.

Als ik een collega nodig heb, weet ik bij wie ik terecht kan; dat is heel fijn. Iedereen binnen Emeritor is heel toegankelijk.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Kim Wijbenga

Kim Wijbenga

Inkoopadviseur

Vakidioot aan het woord: Judie Agterof

Vakidioot aan het woord: Judie Agterof

Judie Agterof (33) werkt al meer dan 8 jaar bij Emeritor. Ze ontwikkelde zich van financieel data-analist tot senior consultant. In die rol ondersteunt ze publieke organisaties, onder meer met het verbeteren van de inkoopvolwassenheid en Europese aanbestedingen. We zijn trots dat we deze expert zo lang aan ons hebben kunnen binden! In deze aflevering van ‘Vakidioot aan het woord’ deelt Judie haar ervaringen.

Hoe ben je bij Emeritor terechtgekomen?

“Nadat ik de hbo-opleiding Small Business and Retail Management had afgerond, wilde ik nog verder leren en heb ik Bedrijfskunde gedaan. Na het behalen van mijn master ging ik werken bij een detacheringsbureau in de hoek van de zorgverzekeringen. Van daaruit ben ik verder gaan kijken en ik zag een advertentie voor een financieel data-analist bij Emeritor. Ik dacht: nou dat lijkt me wel wat…”

Op welke manier heb jij je binnen Emeritor persoonlijk kunnen ontwikkelen?

“Wanneer de inkoopadviseurs met de financiële analyse aan de slag gingen, kon ik in de rol van financieel data-analist al meekrijgen hoe het inkoopvak in elkaar steekt. Dat sprak me aan en later heb ik de overstap gemaakt naar inkoopadviseur. Ik ben aan de slag gegaan met Europese aanbestedingen. Meer ervaren collega’s zoals Edwin Bijlsma keken uiteraard met me mee, maar ik mocht snel het diepe in.”

Wat maakt jouw baan aantrekkelijk?

“Bij de projecten krijg je overal wat mee van de inhoud, en die kan heel verschillend zijn. Neem mijn werk bij gemeentes: de ene keer heb je het over het onderhoud van de sportvelden, de bomen of de riolering, dan gaat het weer over de opvang van zwerfdieren; er komt van alles voorbij.”

 

Ook niet onbelangrijk: zijn de collega’s bij Emeritor een beetje aardig?

“Het zijn collega’s die je makkelijk kunt bellen en appen; ze staan altijd open voor vragen en helpen je verder. Bovendien weten ze waarover ze het hebben. Dat heeft me wel gebracht tot de kennis die ik nu heb.”
De vraag der vragen: hoe is het Emeritor gelukt om jou al die tijd vast te houden?
“Binnen Emeritor kan er heel veel op het gebied van groei. Dat maakt dat ik het zo naar mijn zin heb.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Judie Agterof

Judie Agterof

Senior Inkoopadviseur

Persoonlijke ontwikkeling: dit heeft de Emeritor Academie jou te bieden

Persoonlijke ontwikkeling,

       dit heeft de Emeritor Academie jou te bieden

Bij Emeritor vinden we het belangrijk om de beste professionals aan ons te binden. Daarom staat persoonlijke ontwikkeling hoog bij ons in het vaandel. Dat maakt Emeritor niet alleen een aantrekkelijke werkgever, ons team van inkoopconsultants wordt ook steeds beter. Met de kennissessies en trainingen van de Emeritor Academie blijven ze up-to-date.

  • Word een super user van Purchase-to-Pay pakketten.

  • Verdiep je in de laatste trends op het gebied van ICT-inkoop.

  • Laat je bijpraten over domotica in de zorg door een expert van een grote corporate.

  • Verminder weerstand bij stakeholders tijdens een opdracht.

Het is zomaar een greep uit de onderwerpen die voorbijkomen tijdens de trainingen en kennissessies van de Emeritor Academie. Al sinds 2016 is dit het interne trainingscentrum van Emeritor. Of je nu junior, medior of senior medewerker bent, we weten hoe belangrijk het is dat je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen in je vakgebied. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de Emeritor Academie.

Hoe ziet het aanbod van de Emeritor Academie eruit?

De Emeritor Academie is de vlag waaronder een scala aan interne opleidingsmogelijkheden valt. Zo zijn er de kennissessies die regelmatig op dondermiddag plaatsvinden. Deze korte maar krachtige updates worden gegeven door:

  • óf een interne expert die vertelt over zijn expertise (zoals Marcom, Logistiek, de spendanalyse of Europees aanbesteden);

  • óf een externe spreker die ons bijpraat over ontwikkelingen op de markt; denk aan een leverancier die ons meeneemt door de nieuwste update van een software-oplossing of een advocaat die de laatste inzichten rondom rechtmatigheid en aanbesteden toelicht

Daarnaast bieden we in-company trainingen door externe opleiders aan. Deze cursussen duren een dag of twee en kunnen gaan over zowel praktische onderwerpen (zoals SharePoint) als soft skills (zoals: hoe krijg je stakeholders mee in een project?) en vakinhoudelijke trainingen zoals contractmanagement.

 

Hoe worden de onderwerpen voor de Emeritor Academie geselecteerd?

De inhoudelijke invulling van de Emeritor Academie wordt bepaald door de medewerkers zelf. Zoals HR Manager Lenneke van der Heijden toelicht: “We kunnen het vanuit onze ivoren toren bedenken, maar het is leuker als er sprake is van intrinsieke motivatie.” Dit jaar werd CATS CM geselecteerd voor een in-company training, omdat veel consultants met deze methode voor contractmanagement te maken krijgen.

Kun je als Emeritor-medewerker ook een cursus Spaans of handwerken aanvragen? Helaas… er moet wel altijd een inhoudelijke link met de werkzaamheden zijn; daar heb je als medewerker zelf ook het meeste aan.

Al sinds 2016 is de Emeritor Academie het interne trainingscentrum van Emeritor. Of je nu junior, medior of senior medewerker bent, we weten hoe belangrijk het is dat je op de hoogte blijft van de ontwikkelingen in je vakgebied.

Hoe zit het eigenlijk met het sociale aspect?

Na de online sessies tijdens de coronaperiode vindt de kennisdeling op veler verzoek vaak weer plaats op kantoor, met een hapje en een drankje. Dat blijft de beste manier om van elkaar te leren en de team spirit te versterken.
Bijzondere aandacht verdient wel Emeritor Way. In deze twee dagen worden nieuwe collega’s (zowel consultants als ondersteunende collega’s) op een externe locatie wegwijs gemaakt in de diensten en expertisegebieden van Emeritor. Ook aan de innerlijke mens wordt gedacht, in de vorm van een heerlijk diner en gezelligheid. Meestal wordt er ook een gastspreker uitgenodigd.

 

Zijn er nog andere opleidingsmogelijkheden binnen Emeritor?

Jazeker! Zo krijgen al onze junioren een eigen budget om met hun persoonlijke ontwikkeling aan de slag te gaan. Daarnaast kunnen we elk jaar aan enkele medewerkers een individuele, externe opleiding aanbieden. Zo heeft de ene collega bedrijfskunde gestudeerd. Een andere collega heeft de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.

 

Spreekt Emeritor jou aan als werkgever?

Ben je na het lezen van dit verhaal enthousiast geworden? Misschien zijn wij dan wel een goede match. Neem vrijblijvend contact met ons op of reageer op een van onze vacatures. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.

NOC*NSF

Casestudy NOC*NSF,

       Kees Sijbesma, Inkoopmanager

NOC*NSF is de Nederlandse sportorganisatie met als doel (top)sport in Nederland te bevorderen. Bij de koepel zijn 93 landelijke sportorganisaties aangesloten. Op basis van een spendanalyse en de adviezen van hun experts ondersteunde Emeritor NOC*NSF bij het brengen van de inkoopfunctie naar een hogere inkoopvolwassenheid.

John Bierling zette als zakelijk directeur bij NOC*NSF inkoop hoog op de agenda. “Zijn stelling was: wij moeten toch meer voor de sport kunnen doen met onze euro’s?” vertelt inkoopmanager Kees Sijbesma. “Inkoop zou daar een belangrijke rol in kunnen spelen. Wij hebben toen een uitvraag gedaan naar een aantal inkoopbureaus, en hier is Emeritor als beste uitgekomen.”

 

De uitdaging

De samenwerking met Emeritor begon in de vorm van een pilot waarin een aantal van de aangesloten sportbonden de inkoop collectief zou beleggen. Sijbesma: “Het doel was geld besparen, inkoopbeleid verder vorm geven en efficiënter inkopen.”

Het initiatief leidde tot een rapportage met gerichte adviezen van Emeritor. Op initiatief van zes sportbonden én op basis van de successen van de pilot werd vervolgens Nederland Sport opgericht. Deze door de landelijke overheid gesteunde organisatie houdt zich bezig met de professionalisering van collectieve inkoop in de sport.

NOC*NSF ging zich daarna richten op het verder uitbouwen van inkoop in haar eigen organisatie. Het project rondom collectieve inkoop werd afgerond en de expertise van Emeritor werd ingezet om de inkoopfunctie van NOC*NSF als organisatie – dus zonder de bonden die onder de koepel vallen – naar een hoger niveau te tillen.

“Hoewel inkoop al wel was gestructureerd door ons inkoopbeleid,” vertelt Sijbesma, “kon iedereen zelf uitgaven doen. Daardoor hadden we een heel palet aan leveranciers.” Dat kon slimmer en efficiënter.

 

De uitvoering

Samen met Emeritor ging de inkoopmanager aan de slag om inkoop gestructureerd uit te rollen in de organisatie. Het startpunt vormde een spendanalyse. “Zo kregen we inzicht in: waar maken we nu eigenlijk ons geld aan op vanuit inkoop? En dat inzicht betekende dat we gingen inzetten op minder leveranciers, meer kwaliteit en uiteindelijk ook beter inkopen voor minder geld.”

Om de inkoop verder te stroomlijnen ondersteunden experts van Emeritor een aantal zware projecten, zoals de implementatie van een Purchase-to-Pay-oplossing en het inkopen van IT. “Ook bij de aanbesteding voor een digitaal platform sportinfrastructuur – een miljoenenproject – dacht Emeritor met NOC*NSF mee. Denk aan het uitzetten van de uitvraag, het mede beoordelen van de voorstellen en het opstellen van de contracten.”

Een specifiek vraagstuk vormden de sponsorcontracten, waarin destijds ook inkooprechten waren opgenomen. Door deze verweving van inkoop en sales was de nettowaarde van een sponsor niet altijd duidelijk. “Die inkooprechten hebben we uit de sponsorcontracten gehaald, en komen er alleen in als die voor beide partijen echt renderen.”

“Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie ..."

Kees Sijbesma

Inkoopmanager NOC*NSF

Persoonlijke ontwikkeling

Voor Sijbesma, die geen achtergrond had in het inkoopvak, vervulde Emeritor ook de rol van vraagbaak. In relatief korte tijd groeide hij op deze manier zelf uit tot een inkoopprofessional. In 2020, toen de wereld in de ban raakte van corona, kon hij die kennis goed gebruiken.

“We hadden van alles nodig: sneltesten, mondkapjes, stickers voor op de vloer, professionele apparatuur, knowhow, et cetera… Binnen no time kwam de opdracht om Covid-19-materialen in te kopen bij mij te liggen.” Het medische team van NOC*NSF adviseerde hem daarin. Die informatie kon Sijbesma weer delen met de sportbonden, die de adviezen op hun beurt doorspeelden naar sportverenigingen.

“De innovatie in deze periode is het kroontje op mijn werk,” blikt Sijbesma terug. Binnenkort gaat hij met pensioen. Als inkoopmanager was hij parttimer, maar zijn opvolger Marnix Stellwag gaat meer tijd aan inkoop besteden. Een teken hoe serieus inkoop inmiddels bij de sportkoepel wordt genomen, mede door sturing van John Bierling, een groeiend draagvlak binnen de organisatie en de inspanningen die Sijbesma samen met Emeritor heeft verricht.

 

De resultaten

De inkoopfunctie bij NOC*NSF heeft nu een stevig fundament en de nieuwe inkoopmanager gaat vol door om inkoop bij NOC*NSF naar een nog hoger niveau van inkoopvolwassenheid te tillen. Emeritor heeft bijgedragen aan contracten met een betere prijs-kwaliteitsverhouding. “Dat leidt ertoe dat we als NOC*NSF klinkende munt slaan uit inkoop.”

Sijbesma’s eindoordeel? “Wat zo mooi is aan het werken met Emeritor is dat er altijd een heel leuke, warme loyaliteit achter zit. Het is bij Emeritor niet uurtje-factuurtje, maar er is veel toewijding in vrij meedenken. Zo hebben de consultants regelmatig tips en zijn zij bereid een stapje extra te doen voor jouw organisatie. Dat spreekt heel erg aan en past ook echt in de sport en met name binnen de werkcultuur van NOC*NSF! Niet alleen vanuit business samenwerken maar ook vanuit jouw eigen competentie iets meegeven. Door deze samenwerking is het draagvlak voor inkoop 102% toegenomen.”

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

De interim procurement managers van Emeritor: het beste van twee werelden

Wie op zoek is naar een ervaren procurement manager, kan die inhuren via Emeritor. Sinds kort heeft ook een aantal van de beste zelfstandige professionals zich bij ons aangesloten. Een win-win situatie: we maken gebruik van elkaars kennis en ervaring en profiteren van elkaars netwerk voor extra business. Onze Algemeen Directeur Karin Brommer en Interim Procurement Manager Vicky Wagemakers lichten het innovatieve netwerk toe.

Wat is de meerwaarde van interim procurement managers?

Vicky Wagemakers: “Interim procurement managers worden met name ingezet om verandering te brengen, de inkoopfunctie te verbeteren en om een transitie in de organisatie te realiseren. Voorbeelden hiervan zijn het opzetten van inkoopfuncties en -afdelingen. Hierbij wordt de focus gelegd op de organisatiedoelstellingen. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de operationele en tactische kant van inkoop, maar er wordt met name een koppeling gelegd naar de bedrijfsstrategie en doelstellingen.”

 

Hoe ontstond het idee voor een netwerk van zelfstandige professionals?

Karin Brommer: “Wij vroegen ons af: hoe kunnen we mensen meer bij ons bedrijf betrekken, terwijl ze wel zelfstandig kunnen blijven? Ons antwoord op die vraag was: laten we mensen aan ons binden door het uitwisselen van kennis en ervaringen. Wij zijn erachter gekomen dat er geen netwerken zijn voor interimmanagers, zij werken vaak alleen en alleen is ook maar alleen… Als lid van ons netwerk kan je altijd met ons sparren, ook als je een opdracht hebt die niet via Emeritor loopt.”

Welke vaardigheden worden van een professional verwacht als ze zich bij het netwerk willen aansluiten?

Karin: “Interim procurement managers die zich bij Emeritor hebben aangesloten zijn toppers op hun vakgebied en bieden meer toegevoegde waarde dan de gemiddelde inkoper door hun visie en aanpak. Ze zijn communicatief vaardig, innovatief en in staat om een goed eindresultaat neer te zetten waar de klant nog jarenlang zijn voordeel uit kan halen. Ook hebben zij minimaal 20 jaar werkervaring, wat zorgt voor senioriteit en maatwerk binnen elk (complex) vraagstuk.”

 

Wat is het voordeel voor jullie klanten van deze samenwerking?

Vicky: “Ik zie het als het beste van twee werelden: organisaties krijgen niet alleen een ervaren interim procurement manager, maar ook de tools en templates van Emeritor. Bovendien weet je als klant dat de interimmanager te rade kan gaan bij een hele reeks experts binnen Emeritor en het netwerk, die elk hun eigen expertises hebben.”
Karin: “Bovendien weet je als opdrachtgever altijd waar je aan toe bent: bij Emeritor maken wij een inschatting van hoe lang een opdracht gaat duren en is er altijd de mogelijkheid om op of af te schalen indien nodig. Hiermee dragen we zorg voor flexibiliteit, wat in de dynamische wereld van onze klant regelmatig nodig is…”

 

Wat kunnen we verder van het professionalsnetwerk verwachten?

Karin: “Wij hebben afgesproken om drie keer per jaar met onze interim procurement managers bij elkaar te komen. Emeritor organiseert en faciliteert deze bijeenkomsten, maar gezamenlijk bepalen we de onderwerpen die relevant zijn. Dat geeft ook ruimte voor tegengas; er moet gespard kunnen worden over de inhoud. Zo ben ik benieuwd naar de mening van de professionals over onze modellen.”

Het raakvlak tussen management, commercie en Human Resources is de rode draad in de carrière van Karin Brommer, Algemeen Directeur van Emeritor. Op haar cv staan leidinggevende functies bij bekende consultancy- en detacheringbureaus en activiteiten als ondernemer in Spanje en Groot-Brittannië. Sinds 2015 werkt Karin bij Emeritor.

Vicky Wagemakers ging 22 jaar geleden direct vanuit de schoolbanken bij Emeritor werken, waar ze opklom van Junior via Medior tot Senior Consultant. Inmiddels heeft ze ervaring met alle facetten van het inkoopvak bij de meest uiteenlopende organisaties en heeft ze de stap gemaakt om als ZZP-er verbonden te blijven bij Emeritor en het Interim Procurement Managers netwerk.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van een van onze senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Dit is de toegevoegde waarde van een interim procurement manager

Wanneer u als organisatie ontdekt dat u de inkoop niet voldoende op orde heeft, begint de zoektocht naar een manager van het juiste strategische niveau. Wel eens overwogen om een interim procurement manager in te schakelen? Twee toppers uit het vak vertellen wat ze voor organisaties als de uwe kunnen betekenen.

Op het gebied van inkopers is de arbeidsmarkt krap. Dat stelt organisaties die hun inkoopproces naar een hoger plan willen tillen voor een aantal uitdagingen. Met name mid market-bedrijven, met zo’n 200 tot 2000 medewerkers, hebben het moeilijk bij het vinden van de juiste mensen.

Greenfield: ad hoc inkoop

De situatie in die organisaties is vaak dat inkoopmedewerkers zich op het tactisch en operationeel niveau bevinden, maar dat strategische expertise ontbreekt. Kortom, het inkopen van dag tot dag (en ook de iets langere termijn) gaat prima, maar het lukt niet om in de waan van de dag stappen te zetten op het gebied van beleid, procesverbetering, automatisering, digitalisering en het goed managen van leveranciers en de afgesloten contracten.

Ook startups en scale-ups in het mid market-segment worstelen veelal met hun inkoop. Het gaat dan om spelers die het goed doen en snel groeien, maar die de ‘achterkant’ van hun organisatie nog niet op orde hebben; het accent ligt op business development en sales. Er wordt vrij ad hoc ingekocht, zonder dat er een gestroomlijnd proces achter zit; de inkoopfunctie is een greenfield.

De oplossing: een interim procurement manager

Om een transitie te realiseren die de inkoopfunctie met al haar facetten naar een hoger plan tilt, hebben organisaties, in ieder geval tijdelijk, iemand nodig met strategische kennis en vaardigheden: een interim procurement manager die de noodzakelijke verandering in de organisatie voor elkaar krijgt.
Emeritor werkt samen met zelfstandige inkoopprofessionals die excelleren in verandermanagement en een brede management- en/of bestuurlijke ervaring hebben, gecombineerd met jarenlange strategische inkoopervaring bij een veelheid aan organisaties. Deze toppers op inkoopgebied maken deel uit van een nieuw netwerk van Emeritor, waarin ze ook van elkaars kennis en ervaring kunnen profiteren.

Eén van hen is Menno van Mastrigt, die benadrukt dat zijn rol niet die van de klassieke inkoopmanager is. “Zoals zo vaak is mijn werk een onderdeel van een groter veranderproces,” vertelt Van Mastrigt. “Ik zie procurement echt als onderdeel van de business. Ik kijk door de hele keten heen en probeer ook altijd aansluiting te vinden bij finance en verkoop om de businessdoelstellingen te realiseren. Kortom, ik probeer inkoop zodanig te positioneren in een organisatie dat het businessmodel, het operating model, beter functioneert.”

 

Partnership met voordelen voor iedereen

Ook Matthijs Creutzberg is aangesloten bij het professionalsnetwerk van Emeritor. Dat heeft veel voordelen voor de klanten, weet hij. “Er worden heel ervaren interimmers op projecten gezet, die weten wat je moet doen om een afdeling efficiënt te laten functioneren en tegelijkertijd een verandering door te voeren. Zo garandeer je snel resultaten en ‘blijft de winkel tijdens de verbouwing gewoon open’.”

Deze professionals kunnen bovendien gebruikmaken van de bewezen effectieve modellen, tools en templates waar Emeritor bekend om staat. Creutzberg is enthousiast over het Emeritor-gedachtegoed. “Ze hebben bijvoorbeeld een goede visie op het inschatten van de volwassenheid van inkooporganisaties en een pragmatische aanpak om deze te verhogen.”

Maar de samenwerking is ook interessant voor de professionals zelf. “Met name kennisdeling en uitwisselen van het netwerk vind ik interessant,” zegt Menno van Mastrigt. “Ik zie andere zelfstandigen nooit als concurrenten. We kunnen elkaar juist versterken in een samenwerkingsverband.”

Zo zal Van Mastrigt, als de situatie zich voordoet, zeker een beroep doen op een collega die gespecialiseerd is in thema’s als NPR (Non-Product Related inkoop) of IT.

Maar wat levert een interimmer eigenlijk op?

Voor veel opdrachtgevers is inkoop aanvankelijk een kostenkwestie. Overigens kan de wens om te besparen al voldoende reden zijn om voor een goede procurement manager te kiezen. Dat neemt niet weg dat inkoop nog veel méér behelst dan kostenbesparingen. Het gaat ook om het verminderen van risico’s: je loopt minder kans op claims en toekomstige kosten.

Een procurement manager die weet hoe een organisatie bedrijfsmatig werkt en ook nog een verandering kan bewerkstelligen, die combinatie is lastig te vinden. Maar Emeritor biedt deze professionals aan. Wilt u gebruikmaken van de skills en ervaring van Matthijs, Menno of een van onze andere senior procurement managers? Neem dan contact met ons op.

SVB

Casestudy SVB,

       Ebbing Osinga, Hoofd Inkoop & Contractmanagement

Op het moment dat Ebbing Osinga, tot februari 2020 de voorganger van Dorien Sellmeijer als hoofd Inkoop en Contractmanagement van de SVB, startte met de invoering het Leverancier Segmentatie Model viel een van zijn contractmanagers langdurig uit. Emeritor bracht uitkomst met de detachering van een ervaren inkoopadviseur.

Het Leverancier Segmentatie Model (LSM) dat Ebbing binnen de SVB introduceerde, segmenteert de samenwerking met leveranciers op basis van de complexiteit van het contract (procedures) en de businessimpact (maatschappelijk, bestuurlijk, politiek en procesmatig). Ebbing: ‘Het model komt van het UWV en verdeelt leverancierscontracten en dus de leveranciers in een aantal groepen. Hoe groter de complexiteit en de businessimpact hoe groter de noodzaak tot het wederzijds investeren in de relatie en in de dienstverlening.’ Voor SVB is het hebben van een goed functionerend LSM belangrijk. De afdeling contractmanagement is niet groot: de beschikbare capaciteit en de aandacht voor leveranciers moet zo ingezet moet worden dat gemaakte contractafspraken, procedures en kwaliteitscontroles geborgd zijn. Ebbing: ‘Om het LSM goed te implementeren moesten we daarom enerzijds procesafspraken maken met onze business en onze leveranciers. Anderzijds moesten we het LSM verder ontwikkelen, aangepast op onze organisatie.’

Op het moment van implementeren viel een van de twee contractmanagers echter langdurig uit, waarna Ebbing op zoek ging naar een vervanger met voldoende ervaring om direct aan de slag te kunnen. Ebbing wende zich onder andere tot Emeritor. Ebbing: ‘Ik sparde regelmatig met Emeritor, over de ontwikkeling van inkoop en contract-management in de markt en binnen SVB. Vanuit die betrokkenheid kon Emeritor goed inschatten welke persoonlijkheid en expertise we nodig hadden.

Emeritor reageerde daadkrachtig en maakte op het voor ons juiste moment een goede match.’ De inkoopadviseur die instroomde had onder ander bij de NS gewerkt en bracht de juiste ervaring in. Ebbing: ‘Hij heeft voor ons alle facilitaire contracten in het LSM ingebracht. Hij begreep de problematiek en de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van sommige contracten. Daarnaast bleek hij uitstekend in staat te zijn om te ontwikkelen én hands on uit te voeren.’

“De medewerker van Emeritor heeft voor ons alle facilitaire contracten in het LSM ingebracht. Hij begreep de problematiek en de politieke en maatschappelijke gevoeligheid van sommige contracten. Daarnaast bleek hij uitstekend in staat te zijn om te ontwikkelen én hands on uit te voeren.”

Ebbing Osinga

Hoofd Inkoop & Contractmanagement

Na het succesvol afronden van de opdracht, werd de Emeritor inkoopadviseur binnen SVB intern doorgeplaatst naar de afdeling Contract en Leveranciersmanagement van de directie IT. Daar werkt hij nu samen met SVB aan de implementatie van het LSM en draagt hij zijn kennis over op de inkopers en contractmanagers van IT. Ebbing: ‘Hij verricht gewoon heel goed werk voor ons.’ In voorkomende gevallen zal Ebbing niet aarzelen om wederom de hulp van Emeritor in te roepen. Ebbing: ‘Er is wederzijds vertrouwen en Emeritor heeft bewezen de kennis, ervaring en capaciteit in huis te hebben waarmee wij geholpen zijn.’

Monuta

Casestudy Monuta,

       Bas Brouwer, Head of Corporate Development

Uitvaartverzorger en verzekeraar Monuta had een probleem: door natuurlijk verloop was in korte tijd veel inkoopexpertise uit de organisatie verdwenen. Emeritor werd te hulp geroepen. We hielpen het bedrijf met het inrichten van een nieuwe inkoopafdeling. En toen we toch binnen waren, konden we ook substantiële besparingen realiseren. Bas Brouwer van Monuta vertelt hoe hij samen met ons aan de slag ging

Bas Brouwer is Head of Corporate Development bij Monuta. “Ik ben verantwoordelijk voor een aantal domeinen die als overkoepelend thema hebben dat we vanuit de organisatie van binnen naar buiten kijken,” vertelt Brouwer, “dus fusies en overnames, onze langetermijnstrategie en innovatie.”

Sinds eind 2019 valt ook inkoop onder zijn verantwoordelijkheid. “Inkoop heeft ook te maken met naar buiten kijken, naar je leveranciers, naar je toeleveringsketen,” licht Brouwer toe.
Kort daarvoor was de afdeling verplaatst van het uitvaartbedrijf naar de holding. “Zo kon Inkoop zich gaan richten op inkoopwerkzaamheden voor de hele groep, dus niet alleen voor het uitvaartbedrijf maar ook de verzekeringstak.”

Als nieuwe verantwoordelijke voor inkoop werd Brouwer meteen met een probleem geconfronteerd: door natuurlijk verloop van langgediende werknemers was de afdeling bijna helemaal leeg gestroomd. Aan Brouwer de schone taak om de afdeling opnieuw op te bouwen.

Grip op data

Vóór 2019 had Bas Brouwer nog geen inkoopervaring. Reden om een deel van de expertise buiten de deur te zoeken. Omdat de inkoopdienstverlener in 2016 ook naar tevredenheid een inkoopbesparingsprogramma had uitgevoerd, was het voor Brouwer logisch ook nu Emeritor te benaderen.

In gezamenlijk overleg werd besloten om een traject te starten langs twee sporen. Allereerst zou Emeritor-consultant Rick Schoots, die al enige tijd bij Monuta gedetacheerd was, zo veel mogelijk taken oppakken als de facto teamleider. Extra capaciteit kwam in de vorm van andere Emeritor-medewerkers.

“In de tussentijd voerde ik sollicitatiegesprekken voor een vaste teamleider. Die is in februari 2020 begonnen. Ondanks de krappe arbeidsmarkt voor inkopers hebben we in Edwin van der Veer een heel sterke teamleider binnengehaald die mijn ambities voor Inkoop deelt, er goed in slaagt de organisatie mee te nemen en een groot netwerk heeft. Samen met hem zijn we het team gaan opbouwen. Met elke hire konden we de inzet van Emeritor afschalen.”

Brouwer prijst de flexibiliteit die de inzet van de Emeritor-consultants hem opleverde en hun ‘heel goede, warme overdracht’.

Het tweede spoor dat Brouwer samen met Emeritor volgde was het structureren van de toekomstige afdeling. “Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”

“Mijn aandachtspunt voor het team was heel sterk: grip op data. Het ging om vragen als: hoeveel leveranciers hebben we, wie zijn onze grootste leveranciers, welke grote leveranciers hebben we onder contract en welke niet?”

Bas Brouwer

Head of Corporate Development

Het bleek veel moeite te kosten om op deze – in wezen simpele – vragen antwoord te krijgen. “We hadden namelijk een heel gedecentraliseerde inkoop, waar veel in de business zelf gedaan werd en er relatief weinig onder contract gebeurde.”

Door systemen aan elkaar te knopen en met de tools en expertise van Emeritor werd de benodigde data boven water gehaald. “Medio 2020 hadden we de antwoorden op al onze vragen. We wisten hoeveel leveranciers we hadden, welke leveranciers al dan niet onder contract stonden, in welke inkoopcategorieën we compliant waren en in welke we dit nog konden verbeteren.”

 

Besparingen en structuur

Het resultaat van al deze data? In dezelfde zomer presenteerde Brouwers team een nieuwe inkoopstrategie. “Hiermee dachten we forse inkoopvoordelen te realiseren binnen afzienbare tijd. De directie herkende de ontwikkeling van een operationele afdeling naar een strategische en was vanzelfsprekend enthousiast over de plannen. Zij daagde ons uit om nog sneller tastbare resultaten te boeken. En als we daarvoor externe capaciteit nodig hadden, moesten we een voorstel doen.”

Het was al snel duidelijk dat Emeritor hierin ook een rol kon spelen, met hun eerder opgedane ervaring bij Monuta. Samen met de inkoopexperts werd een inkoopbesparingsprogramma opgetuigd.

“We hebben de verschillende pakketten verdeeld over onze eigen medewerkers en de experts van Emeritor. Op het gebied van bijvoorbeeld lease, vastgoed, marketingcommunicatie en facilitair konden we gebruikmaken van hun specifieke kennis.”

Een eerste resultaat was het bundelen van contracten en het verbeteren van voorwaarden, met veel besparingen als gevolg. Deze contracten vormden op hun beurt de basis voor een tweede resultaat: het implementeren en uitrollen van een Purchase-to-Pay-systeem en proces, dat tijdens dit interview zijn voltooiing nadert

 

Gevoeligheden van de uitvaartbranche

Terugkijkend op de diverse trajecten zegt een tevreden Brouwer: “Emeritor heeft niet alleen capaciteitsproblemen opgelost, maar ons ook geholpen met het naar boven halen van de nodige data. De inzichten uit de data hebben we gebruikt om als Inkoop strategisch op te treden en pro-actief verbetervoorstellen in de volle breedte van de organisatie uit te werken en uit te rollen. Bovendien hebben we stevig bespaard.”

De Head of Corporate Development kreeg Inkoop onder zich zonder ervaring in het vak. “Ik moest voor een deel leunen op de kennis van Emeritor. Zij hebben me heel snel bijgebracht wat het betekent om op strategisch niveau met inkoop bezig te zijn. Bovendien begrepen ze de complexiteiten en gevoeligheden van onze branche.”

Rhenus

Casestudy Rhenus Logistics,

       Markus Simons, Finance Director

Rhenus is een wereldwijd opererend logistiek dienstverlener met een jaaromzet van 5,4 miljard euro. De 33.500 medewerkers bieden klanten in verschillende industrieën een breed scala aan supply chain oplossingen. Emeritor hielp Rhenus de inkoop naar een hoger niveau te tillen.

In 2018 trad Markus Simons aan als Finance Director bij Rhenus Contract Logistics. “Ik kwam als outsider binnen,” vertelt Simons, die afkomstig was van elektronicafabrikant Canon. “Dat was een enorme organisatie die al erg ver was op het vlak van het professionele inkoopproces.”

Al snel kwam hij tot de conclusie dat er bij Rhenus nog stappen waren te zetten op dit gebied. Hoewel Rhenus Contract Logistics een onderdeel vormde van het veel grotere internationale Rhenus, kon het op veel gebieden autonoom beslissingen nemen.

Simons: “Ik ben voor mezelf spendrapportages gaan opstellen en ik zag dat we een bepaald spend-patroon hadden dat voor verbetering vatbaar was. Terwijl het inkopen van carrier services onder controle was – deze uitgaven ondersteunen ons primair proces -, was er nog winst te halen bij de indirecte spend.”

De analyse

Rhenus had een periode van snelle groei achter de rug en wilde ook blijven groeien. Een goed moment om met de uitgaven aan de slag te gaan. Na overleg met de directie kreeg Simons het mandaat om een externe partij in te huren die in deze problematiek gespecialiseerd is.

Simons: “Emeritor was een van de partijen die we kenden uit de markt. Zo zijn we in gesprek gekomen. Toen we een goede klik met ze bleken te hebben, zijn we fase 1 gestart: de facts & figures.”

De Finance Director was zelf al begonnen aan een inkoopanalyse. Emeritor nam deze klus over en voegde waarde toe door ook de benchmarks uit de markt hieraan te koppelen. Vervolgens gingen de consultants van Emeritor in gesprek met de sleutelspelers in het bedrijf. “Dat was het meest waardevol. Tijdens dit kwalitatieve aspect van het onderzoek hebben ze alle aanwezige kennis en informatie bij betrokken collega’s verkregen en samengebracht.”

De combinatie van data en gesprekken mondde uit in een eindverslag dat Emeritor presenteerde. “Dat was uitermate concreet,” vertelt Simons enthousiast, “er stond in begrijpelijke taal wat de consultants geconstateerd hadden, goed gefundeerd met data en interviewcontent.”

 

De uitvoering

Tijd voor de tweede fase: het uitvoeren van het advies! Omdat er binnen Rhenus niet genoeg capaciteit was om dit te doen, werd Emeritor opnieuw gevraagd. “Zo kochten we ook tijd om onze inkoopfunctie uit te breiden. Bovendien lag het in dit geval voor de hand om het advies te laten implementeren door de partij die het bedacht had.”

Het plan bestond uit twee aspecten. Aan de ene kant werd de inkooporganisatie beter gestructureerd. “Het gaat dan om het inkoopbeleid en de juiste bouwstenen in een inkoopproces. Het doel was te groeien in inkoopvolwassenheid.”
Aan de andere kant waren er inkoopprojecten waarop direct bezuinigingen waren te realiseren. “Op die manier konden we een deel – of meer – van de kosten van Emeritor terugverdienen.”

Het bijzondere van dit hele traject was dat het moest plaatsvinden binnen een omgeving die altijd in beweging is. “We zijn integraal onderdeel van de supply chain van onze klanten; logistiek is een dynamische omgeving waar we moeten zorgen dat de belangen van onze klanten zo goed mogelijk worden behartigd. Je kunt het zien als verbouwen terwijl de winkel druk bezocht wordt…”

“De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”

Markus Simons

Finance Director Rhenus Logistics

De resultaten

Met de hulp van Emeritor heeft Rhenus flinke stappen gezet in het professionaliseren van de inkoopfunctie. “Met name door de tactische rollen die we in overleg met Emeritor hebben ingevuld.”

Op de planning staat nog een verdere stroomlijning van de operationele inkoopfunctie. Die hangt nauw samen met de spoedige implementatie van een Purchase-to-Pay systeem.

Ook heeft Emeritor flinke kostenbesparingen gerealiseerd: gemiddeld 13% over inkooppakketten zoals pallets en gebouwonderhoud. “De inschatting van de potentiële besparingen die Emeritor van tevoren heeft gemaakt, was niet verkeerd. Dat zegt ook wel iets over de kennis die ze van de markt hebben.”

Naast de besparingen is een groot aantal contracten ook kwalitatief op orde gebracht. Dat betekent dat de voorwaarden nu beter zijn dan in het verleden.

Bij Rhenus waren ze zo tevreden over deze resultaten dat ze Emeritor-consultant Rob van Dijk vroegen om nog enkele maanden als Manager Procurement a.i. op te treden. “Hij heeft veel ervaring, gaat professioneel om met leveranciers en past goed bij onze organisatie,” aldus Markus Simons.

Terugkijkend op de samenwerking voegt hij tevreden toe: “De match tussen Rhenus en Emeritor is: ter zake kundig, geen wollige taal en gericht op actie en resultaat.”

Auping

Casestudy Koninklijke Auping B.V.,

       Arjan van der Plas, Manager Procurement

Zonder grondstoffen valt er weinig te produceren

Auping is een Nederlands succesverhaal. De geliefde bedden en matrassen die in Deventer worden geproduceerd, staan bekend om hun kwaliteit. Zoals bij alle maakbedrijven speelt inkoop een centrale rol. Hoe hielp Emeritor de afdeling Inkoop van Auping met het verder ontwikkelen van de dienstverlening intern en richting leveranciers?

Bij Auping kunnen de inkoopuitgaven worden opgesplitst in twee grote blokken. “Onder product related (PR) inkoop valt alles wat te maken heeft met materialen die we inkopen voor de productie,” vertelt Manager Procurement Arjan van der Plas. “Die spullen vormen een eerste levensbehoefte voor het bedrijf, want zonder materialen en grondstoffen valt er weinig te produceren.” Met zijn team zorgt Van der Plas voor de continuïteit van de leveringen.

De andere uitgaven vallen onder het kopje non-product related (NPR). Daarbij kun je denken aan inkoop voor activiteiten die niet direct aan het product gerelateerd zijn, bijvoorbeeld aan marketingactiviteiten, klantenservice, informatie- en communicatietechnologie, of schoonmaakdiensten.

“De primaire verantwoordelijkheid voor deze uitgaven,” vervolgt de manager, “ligt bij de budgethouders.” Maar inmiddels speelt Inkoop hierin een steeds grotere rol. Wat is hiervan de achtergrond?

De uitdaging

In 2019 rijpte bij Auping het inzicht dat er op de NPR-uitgaven, die een significant deel van de totale uitgaven vormden, besparing mogelijk zou zijn. Om meer grip te krijgen op deze uitgaven zou Inkoop eerder betrokken moeten worden bij het inkoopproces van dit soort uitgaven.

“Vanuit Inkoop besteedden we destijds niet voldoende aandacht aan de NPR-uitgaven,” kijkt Van der Plas terug. “We zaten regelmatig pas aan het eind van het proces aan tafel.”

Vanuit de overtuiging dat je als Inkoop veel eerder met de business in gesprek moet om een goed resultaat te behalen, werd besloten om het inkoopproces te stroomlijnen; van adhoc-beslissingen wilde Auping bewegen naar een centraal gecoördineerde Inkoop.

Van der Plas: “Op zich kun je zulke stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. Zo kwam het idee om een bureau in te schakelen. Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.” In oktober 2019 ging Emeritor aan de slag.

Het project

De opdracht voor Emeritor was om een structuur en Auping-brede werkwijze op te zetten zodat van daaruit de besparingen vanzelf zouden volgen, nu maar ook in de toekomst. Om een deel van de kosten van het traject terug te verdienen vroeg Auping ook of Emeritor mee wilde helpen kosten te besparen.

Het traject begon met een inkoopanalyse, bestaande uit een kwalitatieve analyse van de Auping Inkoopfunctie en een . Zo werd een splitsing gemaakt van kosten die beïnvloedbaar zijn en kosten die dat niet zijn. Dit vormde de basis voor het realiseren van besparingen.

De uitkomsten van de kwalitatieve analyse gaf inzicht op welke punten Auping haar inkoopfunctie kon verbeteren om structureel beter in te kopen. Met name op het gebied van contracten en voorwaarden was er nog aardig wat te winnen. ‘Meer waarde krijgen’ voor je geld was het devies. Zowel Auping als Emeritor heeft toen een aantal contracten herzien of andere leveranciers geselecteerd.

Zo onderhandelde een daarin gespecialiseerde consultant van Emeritor met de ICT-leveranciers over betere contracten. “Bij zulke gevallen is specialistische vakkennis handig,” aldus de Manager Procurement. “We zijn geen multinational, we hebben inkopers die van best veel dingen verstand hebben, maar we hebben geen inkoopspecialist op ICT-gebied.”

Auping beeld (1)

 “Op zich kun je stappen ook zelf zetten, maar we wilden rap aan de slag. Dan heb je ook capaciteit nodig en die was intern niet voldoende aanwezig. ...Vanwege positieve verhalen uit ons netwerk en door de relevante ervaring van Emeritor, werd gekozen voor de inkoopexpert uit Nieuwkoop.”

Arjan van der Plas

Manager Procurement Koninklijke Auping B.V.

Maar het belangrijkste onderdeel van het project was het inkoopbeleid dat Emeritor samen met de afdeling Inkoop ontwikkelde. “Hierin spraken we met elkaar af hoe we inkopen, wat je daar belangrijk in vindt en welke spelregels je volgt. Een voorbeeld: vanaf een bepaald bedrag vragen we minimaal drie offertes op.” Ook zijn alle stappen in het inkoopproces – van specificeren en selecteren tot contracteren en bestellen – nu duidelijk omschreven, inclusief een autorisatiebeleid.

Uiteindelijk moeten afspraken ook worden geborgd in de dagelijkse werkpraktijk. “Daarom stelden we een toolkit samen om de collega’s in de business te ondersteunen, met daarin documenten zoals algemene voorwaarden, formats voor contracten en een behoeftestellingformulier. We konden putten uit de aanzienlijke voorraad standaarddocumenten die al bestonden bij Emeritor en deze passend maken voor Auping. Dat de consultants dit al vaker gedaan hadden, hielp ons enorm om snelheid te maken.”


De resultaten

Het project is na negen maanden succesvol afgerond. Een concreet resultaat is al dat er nieuwe contracten met tal van leveranciers zijn, die meer waarde bieden voor hetzelfde budget. En hoe staat het met het inkoopproces bij Auping?

“We hebben een eerste, belangrijke stap gezet in de interne bewustwording van het onderwerp NPR en de rol van Inkoop daarin,” resumeert Van der Plas, die enthousiast is over de prettige samenwerking met consultants Stefan Wildekamp en Edwin Bijlsma. “We zijn nu bezig om de NPR-inkoop verder te professionaliseren. Nu Emeritor weg is, moeten we zelf leren fietsen. Zonder wieltjes, maar dat gaat ons goed af.”