9 september 2019 | Fulco van Esveld
De inkoopquote is een maat voor de bijdrage die leveranciers leveren aan het product (of dienst) van de organisatie. Waarom is dit kengetal belangrijk, hoe valt het te optimaliseren en wat is de rol van de afdeling Inkoop?
Veel bedrijven vinden het nog steeds moeilijk om hun inkoopkosten onder controle te krijgen. Daarvoor zijn verschillende redenen. Allereerst zien we dat ondernemingen relatief gezien steeds meer zijn gaan inkopen. Bedrijven concentreren zich op hun kernactiviteiten en alles wat daar niet toe behoort, besteedt men uit. Daardoor stijgen de externe uitgaven aan producten en diensten. Dit uit zich in een constante druk op het kostenniveau, de kwaliteit van geleverde diensten en het beheersen van risico's, met als gevolg dat dat veel organisaties hogere eisen aan de inkoopfunctie gaan stellen. In de praktijk zien we dat de organisatorische aanpassingen die nodig zijn om de groeiende inkoopuitgaven onder controle te houden, achterblijven, in zowel kwalitatief als kwantitatief opzicht.
Wat is de inkoopquote?
Hogere externe uitgaven aan producten en diensten komen tot uitdrukking in de zogenaamde inkoopquote. De inkoopquote is het bedrag aan inkoopuitgaven, uitgedrukt als percentage van de omzet van een onderneming. De inkoopquote varieert van gemiddeld 30-40%, bijvoorbeeld bij de overheid en zakelijke dienstverleners, tot ruim 80% bij productiebedrijven en retailers.
Een hoge inkoopquote laat zien dat het belang van de inkoopfunctie binnen ondernemingen sterk is gegroeid. Een goede reden om dieper in deze materie te duiken. Laten we beginnen met de vraag waarom de inkoopquote zo’n nuttig instrument is.
Waarom is de inkoopquote belangrijk?
Allereerst komt het nut van de inkoopquote tot uiting in zijn eenvoud. In één enkel percentage kunt u aantonen wat financieel gezien de impact van inkoop is op een organisatie. Daarbij kan gemakkelijk een vergelijking worden gemaakt met andere afdelingen, omdat ook veel andere kengetallen zijn gebaseerd op de omzet.
Intuïtief denken veel mensen hoe lager de inkoopquote, des te beter het is. Dat verschilt echter per situatie. Stel, u weet de totale inkoopuitgaven van de organisatie te verlagen, bij een gelijkblijvende hoeveelheid aan ingekochte producten en diensten, zonder in te boeten op de kwaliteit. Hiermee wordt een lagere inkoopquote gerealiseerd en dat is positief. Het verschil tussen omzet en inkoopkosten wordt immers groter, en daarmee de winst.
Een hoge inkoopquote kan echter evengoed gebaseerd zijn op een weloverwogen strategische beslissing. Als een hoge inkoopquote het gevolg is van het gestructureerd doorlopen van een insource-outsource afweging, dan is dit hoge percentage geen bezwaar. Zo komen we in de aannemerij inkoopquotes van meer dan 80% tegen. Het gaat dan om bedrijven die alleen het ontwerp en management over een bouwproject voeren en de rest uitbesteden aan onderaannemers en onderonderaannemers. Het is dan een bewuste keuze om zelf niet te investeren in bepaalde activiteiten, omdat externe partijen zowel qua prijzen als dienstverlening een betere kosten-baten verdeling opleveren.
Wat is de rol van de afdeling Inkoop?
In zijn algemeenheid kunnen we zeggen dat als de inkoopquote groeit, ook de behoefte aan een goed georganiseerde inkoopfunctie groeit. Dit behoeft waarschijnlijk weinig toelichting. Naarmate de inkoopuitgaven stijgen wordt meer gevraagd van de inkoopafdeling, in kwantitatief maar ook in kwalitatief opzicht.
Een ander aspect van de toegevoegde waarde van Inkoop is vaak onderbelicht. Bij het optimaliseren van de inkoopquote is het zinvol om Inkoop te betrekken bij strategische keuzes van de organisatie.
Zo zou het de verantwoordelijkheid van Inkoop moeten zijn om een goede inventarisatie en analyse van de leveranciersmarkt te maken, om te komen tot een goede afweging van insourcen of outsourcen. Later in het traject is het aansturen van geselecteerde leveranciers een belangrijke taak voor deze vakmensen. Daarbij moet worden geborgd dat de afgesproken dienstverlening wordt geleverd, tegen de juiste condities .
Download de whitepaper
De inkoopquote is maar één van de elementen die de cruciale rol van Inkoop binnen moderne organisaties illustreren. Meer weten over de inkoopquote en het strategisch belang van inkoop? Download dan onze whitepaper ‘De impact van inkoop’.
