Stop met micromanagen: hoe CATS CM® contractmanagement efficiënter maakt
Als je contracten niet proactief managet, kun je net zo goed stoppen met aanbesteden en inkopen. Heb je deze prikkelende oneliner wel eens gehoord? Die is misschien wat gechargeerd, maar legt wél de vinger op de zere plek. Contractmanagement is soms meer een papierwinkel vol zogenaamde paarse krokodillen dan een efficiënt proces dat bijdraagt aan de organisatiestrategie. Dat moet anders kunnen.
Gedegen contractmanagement als oplossing in onzekere tijden
Er speelt momenteel veel dat invloed heeft op contracten die organisaties hebben met leveranciers: grondstoffen die schaars zijn, personeelstekorten, forse prijsstijgingen, het stikstofdossier, veranderende milieuwetgeving… In de bouw en infra komen projecten soms zelfs helemaal stil te liggen. Met goed contractmanagement ben je weerbaar en voorkom je onaangename verrassingen. Maar wat is goed contractmanagement? En wie is er verantwoordelijk voor?
De 6 fasen in de levensloop van een contract
In het woord contractmanagement lijkt besloten te liggen dat er pas iets beheerd hoeft te worden als het contract er is. Als je kijkt naar onderstaande 6 fasen in de levensloop van een contract, zou je dus verwachten dat de manager van een contract pas bij fase 4 betrokken is.
➜ Fase 1: behoefte specificeren
De opdrachtgever stelt eisen en wensen op voor een product of dienst.
➜ Fase 2: offerte
De opdrachtgever vraagt offertes op en maakt een selectie van leveranciers.
➜ Fase 3: onderhandelen
Leverancier(s) en opdrachtgever onderhandelen over de voorwaarden. (Bij aanbestedingen gaat dat uiteraard anders.)
➜ Fase 4: ondertekenen
Het tekenmoment! Nu wordt het contractdossier samengesteld en het contract geregistreerd.
➜ Fase 5: uitvoeren
De levering of dienstverlening begint; het contract wordt gemonitord. Afwijkingen en wijzigingen registreer je.
➜ Fase 6: beëindigen en evalueren
Het contract is ten einde of gaat een verlenging in. Je werkt de registratie bij. Belangrijke contracten evalueer je. Dat kan eventueel met de eindklant door middel van een klanttevredenheidsonderzoek: contractmanagement 2.0.
Fase 1 tot en met 3 lijken vooral iets voor de afdeling inkoop, de fasen daarna taken voor de contractmanager. Omdat contractmanagement meer behelst dan het fysieke contract zelf, is het echter aan te raden de contractmanager al vanaf fase 1 te betrekken. Contractmanagement raakt allerlei aspecten van een organisatie: processen en procedures, personeel en organisatie, methoden en communicatie, (IT-)systemen en leveranciers. De kunst is om een gestructureerde werkwijze te vinden waarin je al die aspecten meeneemt, zonder te veel tijd kwijt te zijn aan onbeduidende details.
Geen paarse krokodillen met CATS CM®
Hoe doe je dat nu, die volledige levensloop van contracten pragmatisch, professioneel en effectief inrichten met alle betrokken collega’s en leveranciers? Hiervoor werken wij al jaren samen met CM Partners. Zij ontwikkelden de methode CATS CM® vanuit de volgende overtuiging:
- Het is beter brandjes te voorkomen dan ze te moeten blussen.
- Je kunt niet alles micromanagen: kies welke contracten je intensief beheert en welke niet.
- Een heldere rolverdeling met ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is essentieel.
- De scenario’s en systemen voor contractmanagement moeten écht werken voor de organisatie.
Met de methode CATS CM® kies je die scenario’s en systemen, maak je een ideale rolverdeling, help je contractmanagers focussen en krijg je controle over contracten. Zo weet iedereen precies wat hij of zij moet doen en staat de structuur voor contractmanagement als een huis. Al in fase 1 neem je actuele wet- en regelgeving en de missie en visie van de organisatie mee. Organisatiedoelstellingen vertaal je naar contractdoelstellingen. De contractprestaties evalueer je. Zo draagt contractmanagement bij aan de strategische koers van de organisatie.
Klinkt zo’n gestructureerde, overzichtelijke en ritmische contractmanagementmethode je als muziek in de oren? En zit je niet te wachten op ‘paarse krokodillen’? We denken graag met je mee of en hoe CATS CM® voor jouw organisatie zou kunnen werken. Neem contact met ons op voor een gesprek.