'De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld.'
Ronald VroomSenior Inkoopadviseur

juli 2018 | Ronald Vroom

Wat is de Superformule?

De Superformule is een formule die in aanbestedingen gebruikt kan worden om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van Beste Prijs Kwaliteitsverhouding vast te stellen. Net zoiets als bijvoorbeeld de formules “Evaluatieprijs=Inschrijfprijs-Totale meerwaarde” (Gunnen Op Waarde) of “Punten voor prijs = Laagste prijs/Prijs inschrijving)*100 in combinatie met Totaal aantal punten = punten voor Prijs + Punten voor kwaliteit”.

In de Superformule worden naast Prijs (P)) en Kwaliteit (Q) van de inschrijving ook de prijs en kwaliteit van de zogenaamde referentieinschrijving en de exponent “n” als input gebruikt. De prijs van de referentieinschrijving is dan Pref en de kwaliteit van de referentieinschrijving is dan Qref. Deze referentieinschrijving geeft aan welk kwaliteitsniveau Qref de aanbestedende dienst bij een vooraf vastgesteld prijsniveau Pref (in de meeste gevallen een budgetkader) verwacht en acceptabel vindt. Met de hoogte van “n” bepaalt de aanbestedende dienst hoeveel extra kwaliteit (bijvoorbeeld 20%) een 10% duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Het resultaat van de Superformule is de emvi-score.

Wat is de referentieinschrijving?

Om een goede referentieinschrijving vast te stellen is het belangrijk dat de aanbestedende dienst goed inzicht heeft in de eigen behoefte, voldoende kennis van de desbetreffende markt en producten heeft en helder heeft wat het prijskader is. In de praktijk lijkt het niet altijd even eenvoudig om Pref en Qref vast te stellen, maar de praktijk leert dat er bijna altijd wel een prijskader in de vorm van een budget en een referentiekwaliteit is vast te stellen. Bijkomend voordeel van het goed nadenken over een referentieinschrijving is dat de aanbestedende dienst goed zich bewust is van wat zij wil (en wat niet..) en hoeveel geld dat haar waard is.

Als in de Superformule voor P en Q de waarden Pref en Qref worden ingevuld krijgt de inschrijving een emvi-score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q gelijk worden gewaardeerd aan de referentieinschrijving hebben ook een emvi score van 1. Inschrijvingen die op basis van P en Q hoger worden gewaardeerd dan de referentieinschrijving hebben een emvi-score lager dan 1, inschrijvingen die lager worden gewaardeerd een emvi-score hoger dan 1.

Hoe bepaal je “n”?

De hoogte van “n” is voor de aanbestedende dienst niet eenvoudig vast te stellen als helder is hoeveel extra kwaliteit een duurdere offerte moet bieden om nog interessant te zijn. Dat is hogere wiskunde! In de praktijk wordt voor de factor “n” door de aanbestedende dienst dan ook een ‘bekende’ waarde uit de volgende tabel gekozen1:

n Percentage hogere prijs Nodige extra kwaliteit om nog interessant te zijn
1,00 10,0% 10,0%
2,98 10,0% 12,5%
4,24 10,0% 15,0%
5,68 10,0% 20,0%
6,41 10,0% 25,0%
7,23 10,0% 30,0%

Tabel 1: waarden voor "n"

Dat de waarden van “n” zo vreemd overkomen ligt – en daar is niets aan te doen- aan de wiskundige eigenschappen van de Superformule .

Vindt de aanbestedende dienst extra kwaliteit net zo belangrijk als een hogere prijs dan kiest de aanbestedende dienst voor “n”=1 en levert de Superformule dezelfde uitkomsten op als Gunnen Op Waarde. Eigenlijk gebruikt iedereen die Gunnen Op Waarde toepast de Superformule dus al!

Wat hebben inschrijvers aan de Superformule?

De Superformule geeft de aanbestedende dienst zoals we zagen de mogelijkheid om expliciet vooraf aan te geven
wat ten aanzien van de inschrijvingen het referentieniveau van de aanbestedende dienst is;
hoe belangrijk de aanbestedende dienst extra kwaliteit vindt ten opzichte van een hogere prijs.
Door de inschrijvers met een rekentool (bv in Excel) waar zij hun prijs en de kwaliteit die zij verwachten kunnen invoeren de emvi-score te laten berekenen kunnen zij zelf beoordelen hoe hun inschrijving scoort t.o.v. de referentieinschrijving.

Voor de liefhebbers: zo luidt de Superformule!

emvi= n1/2[(P/Pref)n+(2-Q/Qref)n ]

waarin
emvi = De emvi-score van een inschrijving.
n = De factor waarmee de verhoudingen tussen kwaliteit en prijs voor inschrijvingen met eenzelfde emvi score worden bepaald.
P= Inschrijfprijs.
Pref = Inschrijfprijs van de referentieinschrijving.
Q = Totale kwaliteit van de inschrijving in punten of Euro’s.
Qref = Totale kwaliteit van de referentieinschrijving in punten of Euro’s.

Conclusie

De Superformule biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om met de keuze voor de waarde van “n” te sturen op “veel meer kwaliteit” voor “meer geld”. Bij Gunnen op Waarde gebruiken we de Superformule al met “n”=1. Wat ons betreft wordt de Superformule vanaf nu ook voor andere waarden van “n” gebruikt. Daar plaats ik wel een kanttekening bij: de aanbestedende dienst moet wel helder uitleggen hoe deze werkt!


1Kuiper, “Beste koop bepaald met de superformule (versie 0.1)”, 5 februari 2016, EMVI-research

 

 

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Onlangs had ik bij een aanbestedende dienst een boeiende dialoog met de accountant over geconstateerde onrechtmatigheden met betrekking tot inkoopuitgaven. Een belangrijke dialoog, want een te grote hoeveelheid onrechtmatigheden kan leiden tot een “accountantsverklaring met beperking” of zelfs een afkeurende accountantsverklaring voor de aanbestedende dienst. Voor bestuur en directie niets vervelender dan dat!

Met “onrechtmatigheid” in inkoopuitgaven wordt bedoeld dat een inkoopuitgave niet is uitgevoerd in overeenstemming met toepasselijke in- en externe wet- en regelgeving. Onderdeel daarvan is de wet- en regelgeving ten aanzien van aanbesteden. Daar valt in ieder geval de Aanbestedingswet 2012 (AW2012) en de uitwerking daarvan (Gids Proportionaliteit, ARW2016, aanbestedingsbesluit, etc.) onder.

De accountant controleert of zich ten aanzien van inkopen onrechtmatigheden hebben voorgedaan door de inkoopuitgaven (op basis van een steekproef) te toetsen aan (in ieder geval) de Aanbestedingswet. Als dat door de aanbestedende dienst met de accountant in het controleprotocol is afgesproken worden de inkoopuitgaven ook getoetst tegen de interne regelgeving zoals bijvoorbeeld het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De jurisprudentie geeft weer hoe het aanbestedingsrecht moet worden opgevat.

Kennis

Om de inkoopuitgaven succesvol te kunnen controleren is dan ook het noodzakelijk dat de accountant voldoende kennis heeft van in ieder geval AW2012. Daarnaast is kennis van de relevante jurisprudentie en de voor de inkoopuitgave relevante markten vereist. De jurisprudentie geeft immers weer hoe het aanbestedingsrecht moet worden opgevat als bijvoorbeeld de letterlijke tekst van AW2012 geen uitkomst biedt. Ook is kennis van de relevante markt (producten en aanbieders) in veel gevallen belangrijk. Het op het juiste peil houden van deze kennis is geen eenvoudige zaak, wekelijks verschijnt er jurisprudentie en markten maken snelle ontwikkelingen door.

Als die kennis bij de accountant niet op orde is kunnen inkoopuitgaven onterecht als onrechtmatig worden bestempeld en zal de aanbestedende dienst haar best moeten doen om uit te leggen dat de inkoopuitgave toch rechtmatig was. Gebeurt dat te vaak dan ontstaat mogelijk een soort “rechtmatigheidskramp” die er toe leidt dat opdrachten die niet hoeven te worden aanbesteed toch worden aanbesteed. Omwille van het enkel strikt navolgen van wet- en regelgeving zou dan wel eens zo veel gemeenschapsgeld kunnen worden uitgegeven (kosten van medewerkers en adviseurs) dat het niet meer uit te leggen is!

Daarnaast is de kans groot dat er een stortvloed aan afwijkingsbesluiten aan de directie wordt vastgelegd zodat “er in ieder geval een afwijkingsbesluit is mocht de accountant moeilijk doen”. Denk hierbij aan situaties waarin niet meervoudig onderhands is aanbesteed waar dat volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid wel had gemoeten. Bestuur en directie hebben wel wat beters te doen dan onnodige afwijkingsbesluiten te behandelen!

Bestuur en directie hebben wel wat beters te doen dan onnodige afwijkingsbesluiten te behandelen!

Verklaren

Natuurlijk ligt het niet alleen aan de accountant! Ook de aanbestedende dienst kan en moet bijdragen aan het terugbrengen van de “rechtmatigheidskramp” ! Hiervoor moet de afdeling die verantwoordelijk is voor inkoop en aanbesteding haar rol als “trusted advisor” naar de business al in het begin van het inkooptraject oppakken. In deze rol worden samen met Juridische Zaken risico’s ten aanzien van (on)rechtmatigheid worden vastgesteld en maatregelen worden genomen om die risico’s te kunnen beheersen. Het is daarbij belangrijk om achteraf te kunnen verklaren waarom bepaalde beslissingen genomen zijn. Beslissingen moeten dan ook goed zijn vastgelegd in het inkoop- of aanbestedingsdossier zodat de accountant op basis van die vastlegging een eventuele onrechtmatigheid beter kan vaststellen.

Op die manier kan de accountant haar werk doen en hoeven discussies over (on)rechtmatigheid minder vaak en minder diepgaand gevoerd te worden.

Meervoudig onderhandse aanbesteding: vrijheid blijheid of niet?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Jos Anneveld

Natuurlijk bent u het fenomeen wel eens tegengekomen als aanbestedende dienst of als ondernemer: de ‘meervoudig onderhandse aanbesteding’. Maar wat mag er nu wel of niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘Vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Onderstaand artikel geeft u een inkijkje en tien aandachtspunten voor aanbestedende diensten en ondernemers aan de hand van ervaringen uit de wereld van geo-informatie en Geo-ICT.

1. Wanneer meervoudig onderhands?

Een meervoudig onderhandse aanbesteding (verder ook ‘mvo’) vindt in het algemeen plaats als de waarde van de opdracht (excl. BTW) die wordt aanbesteed beneden de zogenaamde EU-drempelwaarden blijft. Die drempelwaarde is voor leveringen en diensten voor de meeste aanbestedende diensten €221.000 maar voor de Rijksoverheid € 144.000. Voor werken is de EU-drempelwaarde voor alle aanbestedende diensten € 5.548.000. In de praktijk worden er voor werken echter lagere drempels voor mvo gehanteerd, en wordt meervoudig onderhands aanbesteden voor opdrachten met een waarde boven de € 1.500.000 niet proportioneel geacht (Gids Proportionaliteit par. 3.4.2). Tussen de € 1.500.00 en de EU-drempelwaarde is de Nationale openbare of niet-openbare procedure aangewezen. Daarnaast zijn voor speciale sector bedrijven de drempelwaarden € 418.000 (leveringen en diensten) en € 5.548.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bv vervoer, transport van energie).
Daarnaast vinden mvo’s plaats als binnen een raamovereenkomst of een erkenningsregeling nadere opdrachten worden uitgezet bij twee of meer ondernemers.

Tip 1

Aanbestedende dienst: zorg er voor dat, als er in het inkoopbeleid is aangegeven wanneer er meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, dat ook gebeurt. Anders handelen kan, maar dan moet er wel een afwijkingsbesluit van de directie zijn. Is dat er niet dan kan de inkoop dor de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.
Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk had moeten worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst een goede reden die u dan maar moet respecteren, maar niet altijd! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten

Hoeveel ondernemers uitnodigen?
In de Gids Proportionaliteit wordt voorgeschreven dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waar veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.
Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd!

Welke ondernemers uitnodigen?
Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria kan lastig zijn, maar denk aan bijvoorbeeld de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. Een mooi voorbeeld in dit verband is de aanbesteding voor een systeem van kabel- en leiding data waar ondernemingen werden uitgenodigd die op een congres hun interesse hierin hadden kenbaar gemaakt. Tot slot kunnen ook de prestaties uit het verleden (bv toerekenbare tekortkoming) worden gehanteerd als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Het helpt als u de criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vaststelt. Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". "

4. Uitsluitingsgronden

Aanbestedende diensten zijn bij mvo’s in feite vrij in de keuze van uitsluitingsgronden zolang deze maar relevant zijn voor de opdracht. Toch zien we in de praktijk zelden uitsluitingsgronden bij mvo’s. Dat is niet zo gek, want bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uitsluitingsgronden als het goed is al getoetst bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 4

Aanbestedende Diensten: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg er voor dat de motivering daarvan klaar ligt!
Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een mvo en ze lijken niet relevant voor de opdracht of de aanbestedende dienst kent u al, vraag dit dan na bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

5. Geschiktheidseisen

Bij mvo’s is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. Het hanteren van geschiktheidseisen is volgens de Gids Proportionaliteit dan ook iets waar zeer terughoudend mee moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Indien de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet kent kan de aanbestedende dienst aan alle uit te nodigen ondernemers (proportionele) geschiktheidseisen stellen. Als de mvo wordt uitgevoerd binnen een erkenningsregeling of raamovereenkomst, zijn de uit te nodigen ondernemers als het goed is al getoetst op de geschiktheid bij de aanbesteding van die erkenningsregeling of raamovereenkomst.

Tip 5

Aanbestedende Diensten: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn en zorg er voor dat die eisen proportioneel zijn.
Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

6. Nota’s van Inlichtingen

Bij mvo’s kent de aanbestedende dienst de ondernemers in verreweg de meeste gevallen. Maar kennen de uitgenodigde ondernemers de aanbestedende dienst en de opdracht goed genoeg? Zorg er dan ook voor dat er vragen kunnen worden gesteld en dat die (vanzelfsprekend) met alle uitgenodigde ondernemers worden gedeeld in één of meer Nota’s van Inlichtingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken.

Tip 6

Aanbestedende Dienst: geef gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen!
Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Volhardt de aanbestedende dienst dan kunt u maar beter niet inschrijven…

7. Transparantie in de offerteaanvraag

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere geïnteresseerde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende Dienst: zorg er, ook als alle inschrijvers bekend zijn, voor dat het duidelijk is wat er van inschrijvers wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij eisen en/of bepalingen waar een sanctie op staat helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er beoordeeld wordt, hoe er beoordeeld wordt en welke scores er kunnen worden behaald. Omdat een zekere mate van subjectiviteit niet te vermijden is heeft de aanbestedende dienst altijd een zekere ruimte voor eigen oordeel om zo het verschil tussen inschrijvers te kunnen maken.
Ondernemers: Lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Misschien overbodig, maar lees de bepalingen over het stellen van vragen goed door en stel vragen! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

"Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt.."

8. Gelijke behandeling van inschrijvers

Bij mvo’s moet de Aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen, dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de anderen die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: liever gelijk dan achteraf gez….
Ondernemers: als u er op een of andere wijze lucht van krijgt dat u niet gelijk bent behandeld, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

9. Gunningsbeslissing

Ook bij mvo’s moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. In die gunningsbeslissing moeten alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing staan, want na het verzenden van de gunningsbeslissing mogen er geen nieuwe redenen voor afwijzing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken.

Tip 9

Aanbestedende dienst: zorg voor dat alle relevante redenen in de gunningsbeslissing staan.
Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

10. Opschortende termijn

In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een opschortende termijn bij een mvo. Toch is er voor aanbestedende diensten op grond van vaste jurisprudentie de verplichting om bij een mvo een opschortende termijn in acht te nemen. Gebeurt dat niet dan is de kans groot dat afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen, wat volgens de rechter in strijd is met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste 5 werkdagen maar liever 7 kalenderdagen in acht.
Ondernemers: bent u van mening dat u onterecht bent afgewezen en wordt er in de gunningsbeslissing geen opschortende termijn genoemd? Reageer dan direct met een bezwaar en verzoek om een opschortende termijn! Is het antwoord niet bevredigend, bedenk dan of de opdracht belangrijk genoeg is om een klacht in te dienen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts of een kort geding te starten.

[1] Bij de Nationale procedure wordt de opdracht alleen in Nederland gepubliceerd.
[2] Zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl
[3] De Gids Proportionaliteit geeft op basis van ‘Comply or explain’ een nadere uitwerking van het begrip ‘Proportionaliteit’ uit de Aanbestedingswet. De voorschriften in de Gids Proportionaliteit moeten worden nageleefd, maar indien deugdelijk gemotiveerd kan er worden afgeweken.

Doet 'ie het of doet 'ie het niet: twijfels aan een inschrijving

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Vast allemaal het volgende wel eens meegemaakt: de inschrijvingen op een aanbesteding zijn binnen en er is een inschrijver waarvan je denkt "Nou nou, gaat er wel geleverd worden wat er is gevraagd?". Lastig, want je wilt de toekomstige leverancier natuurlijk het vertrouwen geven dat deze het kan en doet! Maar niets menselijks is ons vreemd: zekerheid willen we allemaal!

Natuurlijk kan je om verduidelijking vragen maar dat mag immers niet tot gevolg hebben dat de inschrijving wordt gewijzigd, en het is dus maar de vraag wat je met het antwoord gaat doen! Er zijn twee mogelijkheden:

1. Je hebt het gevoel dat het niet gaat lukken maar je kunt het niet hard maken. In dat geval is een vraag als "Kunt u bevestigen dat uw inschrijving voldoet aan alle gestelde eisen, zowel de eisen uit het PvE als de uitvoeringseisen?" de enige mogelijkheid. Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". Bij "Nee" moet de inschrijving ongeldig worden verklaard en terzijde worden gelegd omdat er niet aan de eisen wordt voldaan. Bij "Ja" heb je geen andere keus dan de inschrijving te accepteren zoals deze is en  in de uitvoering van de overeenkomst zeer frequent monitoren of de overeenkomst wordt nagekomen en zo niet de noodzakelijke acties ondernemen.

"Op deze vraag zijn maar twee antwoorden mogelijk: "Ja" en "Nee". "

2. Je twijfelt op basis van kennis en ervaring of de inschrijver het wel waar kan maken wat er is opgeschreven. In dat geval kan je de inschrijver vragen te verduidelijken of en hoe deze aan de eisen denkt te gaan voldoen. Bestaat er dan nog steeds twijfel dan kan de inschrijving ongeldig worden verklaard maar dan moet je, gezien de jurisprudentie van de afgelopen jaren, als aanbestedende dienst wel met sterke bewijzen (liefst op basis van onafhankelijk onderzoek) komen. Je kunt natuurlijk ook de vraag onder 1) stellen. 

Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt. Twijfel je, stel dan een vraag . Bedenk daarbij vooraf wat de antwoorden kunnen zijn, want als een inschrijver uit enthousiasme een inschrijving wijzigt waar eigenlijk niets mee aan de hand was moet de inschrijving terzijde worden gelegd. Denk hierbij aan de situatie waarin de inschrijver denkt een nog betere aanbieding te doen terwijl de eerste aanbieding prima was maar de uitleg nodig was voor begrip aan jouw kant. Erg jammer als dat nou achteraf de winnende inschrijving bleek te zijn…

"Het uitgangspunt is en blijft altijd dat je het moet doen met de inschrijving die er ligt.."

Elektronisch aanbesteden, bent u er klaar voor?

Ronald Vroom

Inkoopadviseur

Per 1 juli aanstaande is het voor aanbestedende diensten verplicht om alle overheidsopdrachten, die op grond van de Aanbestedingswet 2012 moeten worden aangekondigd, elektronisch aan te besteden. Wat ons betreft geldt dit ook voor opdrachten die nationaal, bijvoorbeeld op basis van inkoopbeleid, of vrijwillig vooraf worden aangekondigd. 

Elektronisch aanbesteden betekent dat, zoals ook in de Aanbestedingswet is geregeld, alle communicatie tussen inschrijvers (ook gegadigden) enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen. Natuurlijk geldt deze verplichting alleen als volledige elektronische communicatie feitelijk mogelijk is. Denk in dit kader bijvoorbeeld aan in te zenden monsters en maquettes die nu eenmaal niet per e-mail kunnen worden verstuurd!

Er is echter geen verplichting om de beoordeling van de inschrijvingen (of aanmeldingen) en de bepaling van de rangorde van inschrijvers elektronisch uit te voeren.

"Elektronisch aanbesteden betekent dat alle communicatie tussen inschrijvers enerzijds en de aanbestedende dienst anderzijds volledig elektronisch moet verlopen."

Elektronisch aanbesteden kan met TenderNed  (daar publiceert u al dan niet via een ander platform nu ook al), maar ook met andere platforms als Negometrix, CTM solutions of andere vergelijkbare platforms. Deze commerciële platforms bieden meer functionaliteiten, bijvoorbeeld het toewijzen van vragen aan collega’s, en opties zoals contractmanagement dan TenderNed. Maar de inrichting van uw inkooporganisatie en het aantal aanbestedingen dat u jaarlijks elektronisch zou moeten uitvoeren bepaalt de keuze. 

Gaat u TenderNed vanaf 1 juli gebruiken, dan is het verstandig om goed bekend te raken met de functionaliteiten van TenderNed zoals de berichtenmodule, de beoordelingsmodule en de vraag- en antwoord module. Maar dat geldt natuurlijk ook als u na 1 juli start met een commercieel platform.

"Welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn."

Wilt u alle aanbestedingen en dus ook de meervoudig onderhandse aanbestedingen, de dynamische aankoopsystemen en groslijsten elektronisch uitvoeren, dan komt alleen een commercieel systeem in aanmerking.

Tot slot, welk systeem u ook gebruikt, maak in de aanbestedingsstukken (in feite de door u in het systeem geplaatste content) duidelijk wat de inschrijvers moeten doen als er problemen zijn. Daarbij hoort in ieder geval het attenderen op tijdig starten met de inschrijving, een afwenteling van risico’s (die aan de inschrijver zijn toe te rekenen) naar de inschrijvers en een verwijzing naar de helpdesk van het systeem.

Als het aan de Eerste Kamer ligt wel. Zij heeft het wetsvoorstel met betrekking tot de wijzigingen van de Aanbestedingswet (de ‘Implementatiewet’) aangenomen en daarmee lijkt de weg vrij om de wijzigingen per 1 juli 2016 in te laten gaan.

Maar er is ook nog het Aanbestedingsbesluit (‘Besluit van tot wijziging van het Aanbestedingsbesluit in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU’) (AB) dat met name regelt dat de gewijzigde versie van de ‘Gids Proportionaliteit’ en het (nieuwe) ‘Aanbestedings Reglement Werken 2016’ (ARW2016) van kracht worden.

Read more Halen we 1 juli 2016?

Het aanbestedingsrecht is met recht geen eenvoudige materie! De eerste kennismaking (of dat nu met de eerste of de laatste implementatie van de EU-richtlijnen was dan wel is) leidde bij velen tot de verzuchting “En nu mag er niets meer..”. Tot er wat ervaring met de materie werd opgebouwd, de nodige verdiepingscolleges werden gevolgd en de nodige literatuur en jurisprudentie was geraadpleegd!

Read more Aanbestedingsrecht is niet complexer

Kwetsbaarheid, Kwaliteit, en kosten. Dat zijn meestal de drie argumenten die worden genoemd om vormen van samenwerking tussen overheidsorganisaties op het gebied van bijvoorbeeld ICT  te rechtvaardigen. In de meeste gevallen is kosten het dominante argument, waarschijnlijk omdat aan Euro’s goed kan worden gerekend en budgetten en realisatie uitstekend meetbaar zijn. Over de vastgestelde hoogte van het budget en de feitelijke realisatie ervan  wordt men het sneller eens dan over de norm en de realisatie van de te behalen kwaliteit of de te vermijden kwetsbaarheid. Deze laatste twee argumenten kunnen zeker ook in kwantitatieve zin worden geformuleerd, maar dat is binnen veel overheidsorganisatie niet eenvoudig gebleken. Kwaliteit en kwetsbaarheid  worden dan ook in de meeste gevallen in kwalitatieve zin geformuleerd.

Read more Waar het bij samenwerkingsverbanden werkelijk om gaat!

“Wij informatieprofessionals zijn van mening dat informatie en IT allesbepalend zijn voor de waarde van de bedrijfsvoering en dienstverlening van de overheid.” Dat is volgens de website it-manifest.nl de boodschap die verkondigd wordt door de ondertekenaars van het “IT-manifest voor de overheid”, verder voor het gemak “IT-manifest”.   De vraag die ik heb is of  het IT-manifest gaat bijdragen aan succesvol(ler) inkopen en aanbesteden.  

Read more Succesvol inkopen en aanbesteden met het “IT-manifest”, droom of realiteit?

Functioneel aanbesteden door commissie Elias verplicht, de zorgen verlicht?

Ronald Vroom"In de Geo-wereld besteden we al lang functioneel aan!"

16 april 2015 | Ronald Vroom  & Jos Anneveld | Publicatie: Geo-Info

Wat zegt de commissie Elias over functioneel aanbesteden, wat is functioneel aanbesteden, eigenlijk, wat zijn de voor- en nadelen voor de geo-wereld, zou een verplichting hiertoe in de aanbestedingswet 2016 zoden aan de dijk zetten, heeft functioneel aanbesteden gevolgen voor de (contractuele) verhoudingen tussen aanbestedende dienst en leverancier en zijn er verder nog aandachtspunten? Deze vragen worden in dit artikel beantwoord.

Aanbeveling 8 b op pagina 18 van de commissie Elias houdt in dat functioneel aanbesteden verplicht is, tenzij de opdrachtgever kan uitleggen waarom dat bij een specifiek project nadelig zou zijn (‘comply or explain’). Wat is functioneel aanbesteden, wat zijn de voor- en nadelen voor de geo-wereld, zou een verplichting hiertoe in de aanbestedingswet 2016 zoden aan de dijk zetten, heeft functioneel aanbesteden gevolgen voor de (contractuele) verhoudingen tussen aanbestedende dienst en leverancier (veelal softwarebureau of ingenieursbureau) en zijn er verder nog belangrijke aandachtspunten? Voorgaande vragen met betrekking tot functioneel aanbesteden worden in het vervolg uitgewerkt met als uitgangspunt dat aan actief contractmanagement wordt gedaan.

Over actief contractmanagement: het is nodig om dit te doen zegt de commissie Elias in conclusie 9 op pagina 19 , en op de pagina’s 157 en 178 van haar rapport. Het is belangrijk dat eerdere ervaringen in het contract worden verwerkt. De projectmanager moet het contract kennen en altijd bij de hand hebben. Het contract mag zeker niet in een la verdwijnen! In de praktijk blijkt vaak dat projectmanagers er moeite mee hebben om artikelen uit het contract met de leverancier te bespreken. Dat hoeft vaak ook helemaal niet, zo is de ervaring! In veel gevallen kunnen te bespreken artikelen namelijk worden vertaald naar agendapunten bij vergaderingen.

Wat is functioneel aanbesteden?

Functioneel aanbesteden betekent volgens pagina 18 uit het rapport van de commissie Elias het volgende: bij de aanbesteding worden de meer specifieke technische details overgelaten aan de opdrachtnemer. Dat lijkt op het eerste gezicht een heldere beschrijving, maar het moet wat ons betreft breder en ook scherper.

Functioneel aanbesteden betekent zeker dat er zaken worden overgelaten aan de opdrachtnemer, maar deze omvatten in onze beleving meer dan de “meer specifieke technische details” zoals in de betekenis van de commissie Elias. Functioneel aanbesteden is in essentie een 2-dimensionaal begrip, ofwel een begrip met twee aspecten: het kent een ’wat’-aspect en een ‘hoe’-aspect. Beide aspecten moeten in de overeenkomst die bij gunning tot stand komt worden omschreven.

Het ‘wat’ beschrijft wat er daadwerkelijk door de leverancier wordt opgeleverd, zowel in termen van op te leveren resultaten (welke functionaliteit(en) moet(en) er worden opgeleverd?; wat voor performance is vereist?; of, welke data moeten worden opgeleverd, en/of wat zijn de eisen qua precisie, betrouwbaarheid, volledigheid en actualiteit?) als in termen van met die resultaten na te streven doelen (wat is het blijvend resultaat van de inzet van de opgeleverde functionaliteit(en)?). Een mooi voorbeeld is de aanbesteding van wat we in klassieke zin een ‘brug’ zouden noemen, maar functioneel kan worden beschreven als een oplossing die ‘zorgt voor ontwikkeling van een gebied door het verzorgen van een oeververbinding’. Een ander voorbeeld uit de wereld van de Geo-ICT is ontleend aan conversie naar grafische data: als bekend is in welk beheersysteem de gegevens moeten worden opgenomen, dan zal een functionaliteit zijn dat gegevens migreerbaar moeten zijn naar beheersysteem X. In de te sluiten overeenkomst zal er dan een artikel moeten zijn dat bepaalt dat de gegevens migreerbaar zijn naar beheersysteem X.

Het ‘hoe’-aspect beschrijft aan welke uitvoeringsvoorwaarden moet worden voldaan bij de uitvoering van de opdracht. Dat betekent dus niet dat de opdrachtgever voorschrijft hoe de opdracht moet worden uitgevoerd maar binnen welke uitvoeringsvoorwaarden dat moet gebeuren. In de praktijk betekent dit dat bijvoorbeeld maximumeisen worden gesteld aan de doorlooptijd of dat oplossingen die minder overlast voor de organisatie of omgeving opleveren hoger worden gewaardeerd. Zo kunnen inschrijvers bij een aanbesteding van Geo-ICT voor op de werkplek beter scoren naarmate ze bij de uitrol de medewerkers minder lastig vallen tijdens werktijd. Bij de mogelijkheden tot functioneel aanbesteden loopt de geo-branche wat data betreft voorop. Voor data is namelijk met de Delftse theorie, ontwikkeld door Professor Baarda en zijn medewerkers, een goed model beschikbaar voor de beschrijving van de kwaliteit van deze data (precisie en betrouwbaarheid). Hoe deze data tot stand komt doet er niet toe. De Delftse theorie is goed operationeel toegankelijk gemaakt in een aantal softwarepakketten, zoals Move. Toch moeten de resultaten van de berekeningen met de software altijd met verstand van zaken worden bekeken.

Voor- en nadelen van functioneel aanbesteden en zou een verplichting tot functioneel aanbesteden in de Aanbestedingswet 2016 zoden aan de dijk zetten?

Waarom zouden we eigenlijk functioneel aanbesteden in de geo-wereld? Het is toch prima als we weten hoe het moet, we dat de leverancier (het softwarebureau of het ingenieursbureau) alleen maar hoeven te vertellen en we vervolgens rustig kunnen wachten op de oplevering?

Allereerst denken aanbestedende diensten vaak meer te weten dan de leveranciers uit de markt, maar dat kan niet zo zijn. De softwarebureaus en ingenieursbureaus zijn immers dagelijks bezig met hun vak en leren van iedere uitgevoerde opdracht, ook hoe ze die niet hadden moeten uitvoeren. Aanbestedende diensten besteden geen tijd aan het uitvoeren van opdrachten zoals de leveranciers en aanbestedende diensten hebben dus op dit gebied een kennisachterstand. Als leveranciers dan precies doen wat aanbestedende diensten vragen is het resultaat minder dan wat de markt in het beste geval te bieden heeft. Door een vermeende kennisvoorsprong krijgt de opdrachtgever dus minder dan er mogelijk is. Dat betekent dat er met de uitgaven en/of investeringen minder waarde wordt verkregen dan mogelijk. Hieruit volgt dat het zeker zinvol is om de verplichting (op basis van ‘comply or explain’) tot functioneel aanbesteden op te nemen in de naar aanleiding van de nieuwste Europese aanbestedingsrichtlijnen op te stellen nieuwe Aanbestedingswet. Dit sluit aan bij het huidige artikel 1.4 lid 2 Aanbestedingswet 2012 (“De aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf draagt zorg voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen bij het aangaan van een schriftelijke overeenkomst als bedoeld in het eerste lid.”).

Gevolgen van functioneel aanbesteden voor de (contractuele) verhoudingen tussen aanbestedende dienst en leverancier. Bij functioneel aanbesteden moet een aantal onderwerpen in de overeenkomst worden besproken. De onderwerpen die de kern van de functionele aanbesteding betreffen en die te maken hebben met het hierboven genoemde ‘wat’ en ‘hoe’ van de functionele aanbesteding (kwaliteit, tijd, prijs, uitvoeringsvoorwaarden en een procedure hoe met veranderingen om te gaan), horen thuis in de artikelen. De onderwerpen die meer te maken hebben met de bedoeling van de functionele aanbesteding en de context horen terug te komen in de overwegingen. Een en ander hangt ook af van de omstandigheden van het geval, bijvoorbeeld hoe concreet een onderwerp kan worden beschreven. Zo zal migreerbaarheid van het opgeleverde product bij migreerbaarheid naar een concreet beheersysteem in een artikel worden geregeld. Indien niet van een concreet beheersysteem sprake is, maar er migreerbaarheid moet worden gegarandeerd naar elk beheersysteem dat over Y jaar een marktaandeel van minimaal Z procent heeft, dan hoort dit thuis in de overwegingen. Niet alleen de artikelen zelf, maar ook de overwegingen bij de overeenkomst zijn belangrijk: bij een geschil wordt op de overwegingen teruggegrepen wanneer de artikelen geen uitkomst bieden. Dit zal met name voorkomen bij een geschil over de uitvoeringsvoorwaarden of als de uitvoeringsvoorwaarden geen soelaas bieden. Het is een illusie te denken dat het eindproduct dat we uiteindelijk willen hebben van tevoren precies kan worden beschreven. Daarom is het essentieel een goed doordachte en evenwichtige wijzigingsprocedure in het contract op te nemen. Hierbij kan worden gedacht aan een Change Advisory Board in de betekenis van Prince 2, maar dit zal in veel gevallen niet nodig zijn. In veel gevallen kan worden volstaan met een werkgroep die zeer regelmatig, bijvoorbeeld eens per twee weken, bijeenkomt en een stuurgroep die met een lagere frequentie, bijvoorbeeld eens per kwartaal, bijeenkomt. Zowel in de werkgroep als in de stuurgroep dienen vertegenwoordigers van zowel de aanbestedende dienst als de leverancier te worden opgenomen. De leverancier doet per e-mail voorstellen voor verfijning van het bestek aan de werkgroep. Deze beslist bij de volgende bijeenkomst, tenzij bepaalde drempels qua financiën of doorlooptijd worden overschreden. Indien dit het geval is, beslist de stuurgroep. Altijd moeten tijd, prijs en kwaliteit agendapunten van de stuurgroep zijn.

Verdere belangrijke aandachtspunten bij functioneel aanbesteden

Goed functioneel aanbesteden is, zo menen wij, lastig. De aanbestedende dienst zal lang niet altijd de kennis in huis hebben om deze professioneel te begeleiden, noch inhoudelijk, noch procesmatig. In tegenstelling tot wat de Commissie Elias over externe adviseurs schrijft (pagina 144 van het rapport), blijft het daarom in een aantal gevallen toch nodig dat de aanbestedende dienst een externe deskundige inhuurt. Het is wel essentieel dat de in te huren deskundige onafhankelijk is, ook al is het erg moeilijk hiervoor sluitende criteria op te stellen, zeker in de tijd (hoe blijft een externe deskundige onafhankelijk?). De externe deskundige kan de aanbestedende dienst adviseren wat deze echt nodig heeft (het samen met de aanbestedende dienst formuleren van de functionele vraag), adviseren hoe te krijgen wat nodig is (begeleiden van de functionele aanbesteding zelf) en adviseren over het gebruik van wat de aanbestedende dienst krijgt (nadat de functionele aanbesteding heeft plaats gevonden). De externe deskundigheid kan betrekking hebben op het proces (aanbesteding, besluitvorming, projectmanagement en kwaliteitsborging), maar ook op de inhoud (wat is haalbaar?, welke risico’s doen zich voor?). Het voorgaande geldt zowel voor Geo-ICT als voor data.

Voor een goede functionele aanbesteding is het nodig dat de projecten niet al te klein in omvang (gemeten naar opdrachtwaarde) groot zijn (een ondergrens van rond de € 50.000 is vanuit ervaring realistisch, maar zal voor data-projecten hoger liggen dan voor Geo-ICT projecten). Het is dan namelijk de moeite waard om relatief veel tijd en energie te steken in het opstellen van een goede functionele specificatie. Daarnaast zullen veel aanbestedende diensten boven dat bedrag een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure moeten starten. De leverancier heeft ook voordelen bij een wat groter project; hij heeft namelijk de keus uit een breder scala aan technieken en de mogelijkheid om een leercurve te doorlopen en zijn leergeld terug te verdienen. Overigens lijkt dit advies op gespannen voet te staan met het standpunt van de Commissie Elias dat enkel kleine projecten in verband met de beheersbaarheid ervan worden uitbesteed. Anderzijds spreekt uit het rapport van de commissie Elias een tendens naar centralisatie. Dit zou kunnen leiden tot een grotere markt voor met name te ontwikkelen software, waardoor de leercurve ook bij kleinere ontwikkeltrajecten kan worden doorlopen.

Bij functioneel aanbesteden is het essentieel dat de sleutelfiguren – net als bij andere aanbestedingen- ter zake kundige mensen zijn. Het is daarom belangrijk dat de sleutelfiguren niet worden vervangen tijdens het project. Dit vindt de commissie Elias ook. Zie hiervoor pagina 147 van het rapport Elias. Mocht dit onverhoopt toch nodig zijn, dan kan een sleutelfiguur alleen worden vervangen door iemand die zowel voor de aanbestedende dienst als voor de leverancier acceptabel is. De procedure hiertoe moet in een artikel van de overeenkomst worden geregeld. Het is de moeite waard om (opnieuw) een discussie te starten of continuing professional development (CPD), zie ook pagina 147 van het rapport Elias over permanente educatie, en/of certificering waardevol zijn bij functioneel aanbesteden. We kennen al jaren de ‘register informaticus’(r.i. achter de naam), maar wie stelt nog de eis ‘registratie als registerinformaticus’ aan externe ICT-deskundigen? Het is goed stil te staan bij nut, noodzaak en toekomst van deze onderscheiding. Op geo-gebied zijn er met name op Europees niveau (CLGE) ontwikkelingen op het gebied van regulering van de beroepsgroep.

Het is zaak om bij de artikelen en overwegingen de koppeling te maken tussen overeenkomst en scores op subgunningscriteria. Als 95% beschikbaarheid is aangeboden met een score van €100.000 i.p.v. 99% met een (maximale) score van €200.000 moet dat ook – desnoods met bijbehorende sancties als bijvoorbeeld boetes of kortingen- in de overeenkomst worden opgenomen. Als dit niet gebeurt, dan ontstaat niet alleen onduidelijkheid maar zullen minder professionele leveranciers er bij uitvoering wellicht de spreekwoordelijke kantjes af lopen.

Uit het voorgaande zal duidelijk zijn dat de aanbevelingen van de Commissie Elias tot verplichting om functioneel aan te besteden met actief contactmanagement zoden aan de dijk zetten. Het verdient aanbeveling om deze aanbevelingen over te nemen in de Aanbestedingswet 2016 en hiervoor te lobbyen op Europees niveau.

 

Bekijk het volledige artikel hier (pagina 52):

Geo-Info (246 downloads)