4 redenen waarom CLM (Contract Lifecycle Management) Chefsache is!

Vier redenen waarom CLM (Contract Lifecycle Management) Chefsache is!

Organisaties sluiten contracten met anderen om gezamenlijk zo veel mogelijk waarde te scheppen. Dat geldt voor private ondernemingen, maar net zo goed voor overheden, not-for profit organisaties en zorginstellingen! Bijna al onze opdrachtgevers doen al jaren aan “contractmanagement” en hebben daar de organisatie en de systemen voor ingericht.

Hoe definiëren wij CLM?

CLM (Contract Lifecycle Management) definiëren wij als het proces van systematisch, effectief en efficiënt sturen op:

  • de levenscyclus van het contract (voorbereiden, afsluiten, uitvoeren, en verlengen, vernieuwen of beëindigen);
  • de contractafspraken (wat moeten de leverancier én u wanneer doen);
  • de leveranciersprestatie (krijgt u wat u heeft ingekocht?).

De vraag is echter of dat voldoende is om daadwerkelijk die zo vurig gewenste waarde te scheppen. Wat ons betreft is het antwoord “Nee!” Daarom is Contract Lifecycle Management “Chefsache” en verdient het in ieder geval om de 4 volgende redenen wat ons betreft een vaste plek op de agenda van beslissers!

1. Zonder Contract Lifecycle Management ‘loopt de deal leeg’!

Uw leverancier heeft nu eenmaal andere belangen dan u: de leverancier wil zijn marge maximaliseren én tevreden klanten hebben; u wilt een faire prijs betalen én zekerheid krijgen dat u krijgt wat u heeft gevraagd. Als u niet voortdurend in staat bent om vast te stellen of u nog steeds een faire prijs betaalt loopt u het risico dat er geld weglekt naar de leverancier omdat u óf meer voor dezelfde prijs had kunnen krijgen óf omdat u al dan niet ongemerkt steeds meer gaat betalen voor hetzelfde. Denk hierbij aan de standaardbrieven in januari waarin wordt aangekondigd dat de prijzen “zoals u wellicht zult begrijpen” worden verhoogd met x%. Wat ik daar niet van begrijp, is dat er nog steeds organisaties zijn die niet eerst even de indexatieclausule controleren. Als ze het contract al kunnen vinden.

 

2. Zonder Contract Lifecycle Management zit mogelijk uw waardeketen vastgeplakt!

Wat als één of meer van de voor uw waardeketen belangrijkste leverancier niet meer kan leveren zoals afgesproken? Als het goed is heeft u, als die leverancier echt zo belangrijk is, alternatieven, al dan niet “slapend”. Maar u moet dan wel weten wat die alternatieven zijn en wat er voor nodig is om ze te activeren. Om van de situatie dat het alternatieve contract al is afgelopen als u het nodig heeft maar niet te spreken. Ook de situatie dat een leverancier doodleuk meldt dat hij niet meer voor de eerder overeengekomen prijs wil leveren omdat het contract is afgelopen had u kunnen voorkomen als u inzicht had gehad in de binnenkort aflopende contracten. Zulke situaties wilt u voor zijn, nietwaar?

3. Zonder Contract Lifecycle Management is financiële planning & control lastig!

De beroemdste Nederlandse voetballer aller tijden zei het al: ”Als je de bal niet hebt kun je niet scoren!”. Zo is dat ook met financiële planning & control: als je geen zicht heb op de verplichtingen uit lopende contracten kun je de uitgaven en de benodigde liquiditeiten niet plannen en zeker niet beheersen. Over de risico’s als een leverancier onverhoopt niet betaald kan worden maar niet te spreken. Natuurlijk laat u het niet zo ver komen!

 

4. Zonder Contract Lifecycle Management wordt financiële verantwoording onnodig lastig!

Leuk of niet, de accountant kijkt niet alleen maar naar de getrouwheid van de jaarrekening maar vormt zich ook een oordeel over de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Denk bijvoorbeeld aan de niet uit de balans blijkende verplichtingen uit hoofde van afgesloten contracten zoals bijvoorbeeld leasecontracten. Die moeten wel zonder materiële fouten in de jaarrekening terecht kunnen komen. Zonder goed Contract Lifecycle Management wordt dat lastig. Daarnaast zijn er toezichthouders die eisen stellen aan de bedrijfsvoering, denk aan DNB bij financials. Dan moet het Contract Lifecycle Management in orde zijn! Tot slot: als overheidsorganisaties te veel uitgeven zonder (eventueel rechtmatig aanbesteed) contract kan dat betekenen dat de tolerantiegrens (meestal
rond 2% van de begroting) wordt bereikt en geen goedkeurende accountantsverklaring kan worden afgegeven. Politieke ellende gegarandeerd!

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing consultant

10 zaken die u moet weten over meervoudig onderhandse aanbestedingen

10 zaken die u moet weten over meervoudig onderhandse aanbestedingen

De regels voor meervoudig onderhands aanbesteden zijn niet voor iedereen even duidelijk. Wat mag er nu wel en wat niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Aan de hand van 10 thema’s uit de aanbestedingspraktijk van aanbestedende diensten en ondernemers geven we even zoveel tips!

1. Wat bedoelen we met meervoudig onderhands aanbesteden?

In de zin van de Aanbestedingswet 2012 vraagt een aanbestedende dienst bij meerdere (in de regel drie tot vijf) ondernemers offertes op voor een levering, werk of dienst beneden de Europese drempelwaarden. Deze zijn met ingang van 1 januari 2022 voor leveringen en diensten € 215.000 excl. BTW (voor de Rijksoverheid €140.000 excl. BTW) en voor werken € 5.382.000 excl. BTW. Daarnaast zijn voor speciale-sectorbedrijven (infrastructuur t.b.v. water, energie, openbaar vervoer) de drempelwaarden € 431.000 (leveringen en diensten) en € 5.382.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bijvoorbeeld vervoer, transport van water en energie).

Veel aanbestedende diensten hanteren in hun inkoopbeleid ook drempels waaronder niet meervoudig onderhands hoeft te worden aanbesteed.

Tip 1

Aanbestedende dienst: als er in het inkoopbeleid is aangegeven dat een opdracht meervoudig onderhands aanbesteed moet worden kan een lichtere procedure (bijvoorbeeld 1-op-1) worden toegepast. Zorg dan wel dat er een gemotiveerd afwijkingsbesluit van de directie is. Is dat er niet, dan kan de inkoop door de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.

Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk meervoudig onderhands moet worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst volgens haar een goede reden, maar niet altijd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

2. Hoeveel ondernemers uitnodigen?

De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waarvoor veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.

Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd.

3. Welke ondernemers uitnodigen?

Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) wordt/worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria lijkt lastig, maar denk bijvoorbeeld aan de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. De crux is dat het objectieve criteria zijn. Denk ook aan prestaties uit het verleden als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Stel deze criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vast en neem ze op in het aanbestedingsdossier.

Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers wel zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

4. Hoe zit het met uitsluitingsgronden?

Aanbestedende diensten kunnen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen ondernemers uitsluiten als zij voldoen aan één of meer van de uitsluitingsgronden uit de Aanbestedingswet 2012. In de praktijk zien we zelden dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen uitsluitingsgronden worden gehanteerd. Dat is niet zo gek, want bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de uit te nodigen ondernemers kent.

Tip 4

Aanbestedende dienst: hanteer alleen uitsluitingsgronden als dat relevant is voor de opdracht en zorg ervoor dat de motivering daarvan klaar ligt.

Ondernemers: als er uitsluitingsgronden worden gehanteerd bij een meervoudig onderhandse aanbesteding en ze lijken niet relevant voor de opdracht, stel dan een vraag (zie tip 6). Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de Aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

5. Wat zijn geschiktheidseisen?

Geschiktheidseisen zijn eisen die worden gesteld aan de ondernemer, bijvoorbeeld certificeringen als ISO 14000 of relevante ervaring. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het uitgangspunt dat de aanbestedende dienst de ondernemers die zij uitnodigt kent en geschikt acht. De Gids Proportionaliteit stelt dat bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zeer terughoudend met het hanteren van geschiktheidseisen moet worden omgegaan, met name om de administratieve lasten te beperken. Kent de aanbestedende dienst de uitgenodigde ondernemer(s) niet, dan kunnen aan alle uit te nodigen ondernemers proportionele geschiktheidseisen worden gesteld.

Tip 5

Aanbestedende dienst: stel alleen geschiktheidseisen als één of meer ondernemers niet bekend zijn. Verdiep je vooraf in die ondernemers en zorg ervoor dat die eisen proportioneel zijn.

Ondernemers: als er geschiktheidseisen worden gesteld en de aanbestedende dienst u al kent, stel dan de vraag waarom er nu toch geschiktheidseisen worden gesteld. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

6. Wat is het nut van Nota’s van Inlichtingen?

Natuurlijk heeft de aanbestedende dienst goed nagedacht over de opdracht. Toch, hoe goed een aanbestedende dienst ook nadenkt: is het duidelijk wat ze opschrijven, zien ze iets over het hoofd, heeft de markt misschien een suggestie waardoor de opdracht nog beter kan worden ingevuld, en staat er iets in de voorwaarden wat absoluut niet past? In de Nota’s van Inlichtingen worden de vragen van ondernemers en de antwoorden daarop geanonimiseerd met alle uitgenodigde ondernemers gedeeld.

Tip 6

Aanbestedende dienst: geef ruimschoots de gelegenheid tot het stellen van vragen, ook al denkt u dat de ondernemers u en uw opdracht kennen. Het kost tijd aan de voorkant, maar leidt in de regel tot veel betere inschrijvingen. Let er daarbij wel op dat ondernemers voldoende tijd hebben om de vragen te formuleren en de antwoorden in hun inschrijvingen te verwerken. Tot slot: geef snel en inhoudelijk antwoord met waar passend een motivering!!

Ondernemer: maak gebruik van de mogelijkheid tot vragen stellen! Is die mogelijkheid er niet, vraag dan waarom niet. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

7. Waardoor wordt de offerteaanvraag transparant?

Net als bij Europese aanbestedingen moet de aanbestedende dienst de offerteaanvraag en bijlagen zo opstellen dat iedere uitgenodigde ondernemer in staat is vast te stellen of hij kans op de opdracht maakt. Daarnaast moet de aanbestedende dienst volgens de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht transparant handelen: ze moet doen wat ze in de aanbestedingsstukken opschrijft.

Tip 7

Aanbestedende dienst: ook als alle inschrijvers bij u bekende ondernemers zijn, zorg ervoor dat het duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Geef bijvoorbeeld bij bepalingen waarop een sanctie staat (zoals: referenties bijvoegen, anders ongeldige inschrijving) helder aan wanneer de sanctie wordt opgelegd en wat deze precies inhoudt. Nog belangrijker is het dat bij de beoordeling wordt aangegeven wat er wordt beoordeeld, hoe dat gebeurt en welke scores er kunnen worden behaald.

Ondernemers: lees de aanbestedingsstukken heel zorgvuldig door en stel vragen zodra iets niet duidelijk is. Ga niet uit van wat gewoon of standaard is bij de aanbestedende dienst, maar let op de bepalingen in de documenten! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

8. Wat betekent gelijke behandeling bij aanbestedingen?

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen moet de aanbestedende dienst inschrijvers op gelijke wijze behandelen; dat schrijft artikel 1.15 van de Aanbestedingswet 2012 voor. Geeft een aanbestedende dienst één partij extra tijd om de inschrijving in te dienen, dan moeten de andere die ook krijgen!

Tip 8

Aanbestedende dienst: behandel inschrijvers gewoon gelijk, dat scheelt een hoop ellende. En bij twijfel: stel je liever te correct op dan dat je na afloop tegen problemen oploopt.

Ondernemers: als u anders bent behandeld dan andere inschrijvers, maak dat dan zo snel mogelijk kenbaar bij de aanbestedende dienst! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

9. Wanneer is een gunningsbeslissing compleet?

Om de inschrijvers te informeren over de uitslag van een meervoudig onderhandse aanbesteding moet de aanbestedende dienst een gunningsbeslissing sturen naar alle inschrijvers. Dit document moet alle relevante redenen voor de gunningsbeslissing bevatten. Belangrijk, want na het verzenden ervan mogen er geen nieuwe redenen voor de gunningsbeslissing worden aangedragen. De reden hiervoor is dat een afgewezen inschrijver op basis van de genoemde redenen moet kunnen bepalen of het zinvol is bezwaar te maken. Daarnaast biedt een goede afwijzing een inschrijver de kans volgende keer beter aan te bieden.

Tip 9

Aanbestedende dienst: vermeld alle relevante redenen in de gunningsbeslissing, zodat ze voor een afgewezen inschrijver kunnen worden herleid naar de offerteaanvraag.

Ondernemer: als de gunningsbeslissing niet duidelijk is, stel dan direct een vraag! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

10. Wat is de bezwaartermijn bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Bij een Europese aanbesteding kan een afgewezen inschrijver in de verplichte ‘opschortende termijn’ bezwaar maken. In de Aanbestedingswet 2012 is niets opgenomen over een bezwaartermijn bij een meervoudig onderhandse aanbesteding. Toch zijn aanbestedende diensten volgens vaste jurisprudentie verplicht om bij een meervoudig onderhandse aanbesteding een opschortende termijn van tenminste vijf werkdagen of zeven kalenderdagen in acht te nemen. Zou dat niet gebeuren, dan zouden afgewezen inschrijvers niets meer tegen de gunning kunnen doen; en dat is volgens de rechter in strijd met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Tip 10

Aanbestedende dienst: neem een opschortende termijn van tenminste vijf werkdagen of zeven kalenderdagen in acht.

Ondernemers: wordt er in de aanbestedingsstukken geen opschortende termijn genoemd, stel daar dan direct een vraag over! Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

Tot slot

Het fundament van elk aanbestedingstraject is het Programma van Eisen (PvE). Is hiermee iets mis, dan zult u ook ontevreden zijn met de uitkomst. Het document ‘8 aandachtspunten voor een effectief Programma van Eisen’ beschrijft de eisen aan een goed PvE en hoe dat document het inkoopproces ondersteunt. Download de whitepaper hier.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant

Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Wat is een aanbestedingskalender en waarom is deze zo nuttig?

Aanbesteden zonder de juiste resources, dat is een slecht idee! Dat geldt zeker in budget-gedreven omgevingen als in de publieke sector! Een aanbestedingskalender biedt uitkomst.

De wil om de – veelal verplichte – aanbesteding(en) uit te voeren is er vaak wel binnen de publieke sector. Het knelpunt is echter dat noodzakelijke inkopen niet kunnen plaatsvinden omdat de juiste resources (budget, interne denk- en uitvoeringskracht) niet of niet op tijd beschikbaar zijn . Zo kan het gebeuren dat een organisatie de onrechtmatigheid ziet oplopen en/of overeenkomsten die op korte termijn aflopen niet kan aanbesteden waar dat wel moet.

Aanbestedingskalender: het wat

Een aanbestedingskalender is een overzicht van welke aanbestedingen wanneer in de tijd moeten gaan starten en tot een gunning moeten komen. De vorm ervan kan variëren van een handmatig bijgehouden Excel bestand tot een functionaliteit in de inkoop- en contractmanagementsoftware.

 

Aanbestedingskalender: het waarom

Met een aanbestedingskalender dwingt u af dat er rekening wordt gehouden met de capaciteit van inkoop bij de komende aanbestedingen en indien nodig extra capaciteit kan worden aangetrokken. Daarnaast levert zo’n kalender inzicht in de benodigde resources in ‘de business’, zodat deze kunnen worden afgezet tegen de beschikbare resources. Zo dek je de voorgenomen uitgaven en vermijd je zo veel als mogelijk dat voorgenomen aanbestedingen niet kunnen worden uitgevoerd omdat de resources niet tijdig zijn toegewezen.

Aanbestedingskalender: het hoe

Eén manier om de aanbestedingskalender op te stellen is natuurlijk om door ieder jaar bij elkaar te gaan zitten en de voorgenomen aanbestedingen wel of niet op de kalender te plaatsen. Dat lost de problemen in de praktijk echter niet op, omdat gedurende het jaar ook behoeften ontstaan. Ook gebeurt het dat in deze periode bestaande overeenkomsten aflopen, terwijl de organisatie de dienst of het product toch nodig heeft. Vanzelfsprekend heeft u hier ver van tevoren op kunnen anticiperen met behulp van contractbeheer.

Om die redenen is het beter om de aanbestedingskalender periodiek – bijvoorbeeld per kwartaal – te verversen, waarbij er nieuwe projecten aan worden toegevoegd. De juiste frequentie is afhankelijk van de omvang van de organisatie, maar ook van de informatie die in de organisatie beschikbaar is. Veel van onze opdrachtgevers die aanbestedingskalenders gebruiken stemmen die af met de uitkomsten van de budgetteringsronden.

Aanbestedingskalender: de informatie

De informatie die wordt gebruikt om de aanbestedingskalender op te stellen bepaalt het succes ervan, dat zal geen verrassing zijn. In de ideale situatie kan op ieder moment met ‘een druk op de knop’ volautomatisch een aanbestedingskalender worden gegenereerd. Dan moet natuurlijk wel alle informatie over lopende overeenkomsten en voorgenomen inkopen voortdurend worden vastgelegd en beheerd.
Dat kan eigenlijk alleen maar als én alle onderdelen van het inkoopproces worden ondersteund door een adequaat werkend informatiesysteem én alle betrokken medewerkers de inkoopprocessen vlekkeloos uitvoeren. Geen utopie maar ook geen situatie die voor iedere organisatie haalbaar is. De waarheid zal in het midden liggen, maar inzicht in de lopende overeenkomsten én de toekomstige wensen is essentieel. Daarvoor is een systeem nodig waaruit de status van de overeenkomsten (omvang, uitputting, looptijd) is te halen. Daarnaast moet de inkoopafdeling in contact zijn en blijven met de interne afnemers om helder te krijgen welke nieuwe projecten op stapel staan.

 

Tot slot

Een aanbestedingskalender helpt om mensen, tijd en geld planmatig in te zetten en niet te worden verrast en zorgt nadrukkelijk niet dat er resources komen die er eerder niet waren. Wel kan een aanbestedingskalender zorgen voor een groter bewustzijn ten aanzien van resources die de komende tijd nodig zijn. Toch is het geen wondermiddel. Een ‘zwarte zwaan’ als de COVID-19 pandemie heeft ons geleerd dat er nu eenmaal zaken zijn die we niet kunnen voorzien en die een grote impact hebben. Denk ook aan de politiek: niets zo grillig!

Ronald Vroom

Ronald VRoom

Managing Consultant

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificaten en de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet is ingewikkelde materie. Door een oerwoud van regels kan wel eens het doel uit zicht raken: het selecteren van de voor u meest passende leverancier.

Met name harde eisen voor een keurmerk of certificering kunnen voor hoofdbrekens zorgen… of zelfs een rechtszaak. Hoe zit het precies met het vragen om certificaten en wanneer zijn ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’ toegestaan?

Wanneer u een inschrijver bij een aanbesteding uitsluit, kan het zomaar gebeuren dat u zich kort daarna voor de rechter moet verantwoorden. En daar zit niemand op te wachten. Zo werd Stadswerk072 onlangs voor de rechter gesleept. Dit bedrijf houdt zich bezig met publieke diensten als afvalverwerking en groenonderhoud in de gemeente Alkmaar en omstreken. Wat was er gebeurd?

 

Concept-certificaat geldig?

In april schreef Stadswerk072 een openbare aanbesteding uit voor correctief onderhoud aan gemalen. Daarbij was het ARW2016 van toepassing maar de relevante bepalingen daarvan zijn gelijk aan die uit de Aanbestedingswet.Het programma van eisen (PvE) bevatte onder meer de volgende zinsnede: “Een kopie procescertificaat Kwaliteitsgestuurd Onderhoud aan Pompen en Gemalen afgegeven door Kiwa, dient bij de inschrijving ingediend te worden.”

Bedrijf Y. schreef zich in, maar diende alleen een concept-certificaat in, overigens wel met de uitleg dat het juiste certificaat nog zou volgen. De inschrijving van bedrijf Y. werd door Stadswerk072 vervolgens ongeldig verklaard en terzijde gelegd. Bedrijf Y. leverde 5 dagen na ontvangst van de afwijzing alsnog een certificaat aan. Dat certificaat vermeldde certificering vóór de inschrijvingsdatum maar was opgesteld ná de inschrijvingsdatum. Stadswerk072 bleef bij haar beslissing.

Bij bedrijf Y. accepteerden ze de gang van zaken niet en in augustus volgde een gang naar de kortgedingrechter. De eisende partij werd in het ongelijk gesteld. Wie alle details wil weten kan de gehele uitspraak eens nalezen, maar de kern van het vonnis is dat een conceptcertificaat geen vervanging is voor een echt certificaat.

Interessant is dat bedrijf Y. het ingediende conceptcertificaat voorstelde als een ‘gelijkwaardig certificaat’. In het PvE was opgenomen dat opdrachtnemer houder van het hiervoor genoemde certificaat dient te zijn of over een gelijkwaardig certificaat beschikt. Hier was echter geen sprake van, oordeelde de rechter, omdat een conceptcertificaat simpelweg geen geldig certificaat is.


Dilemma’s voor inkopers

De hierboven beschreven gang van zaken is natuurlijk ongelukkig. Uiteindelijk hoefde Stadswerken072 zijn gunning niet terug te draaien, maar een rechtszaak kost wel tijd en geld, ook wanneer je in het gelijk wordt gesteld. Bovendien maakt de onduidelijkheid over definities het werk van inkopers moeilijker. En willen inkopers wat soepeler omgaan met de regels, dan kan dat óók tot een strijd in de rechtszaal leiden. Want stel dat de inschrijving van bedrijf Y niet ongeldig was verklaard en zij de aanbesteding had gewonnen, dan had concurrent X. wellicht aan de bel getrokken. Die had terecht bezwaar kunnen maken, wanneer een bedrijf dat het papierwerk niet op orde had, was bevoordeeld.

Dilemma’s als deze maken inkoopwerk uitdagend. En uiteraard moet het uiteindelijke doel niet uit het oog worden verloren: het selecteren van de leverancier die de beste kwaliteit tegen de gunstigste prijs aanbiedt. Aan ons als inkoopspecialisten de schone taak om aanbestedingsstukken zodanig te formuleren dat de procedure het gewenste resultaat heeft én rechtmatig is. Laten we samen eens dieper de wet- en regelgeving in duiken.

Enige kanttekeningen

Anders dan in de casus-Stadswerk072 wordt in aanbestedingsstukken vaak opgenomen dat de geschiktheid kan worden bewezen met een certificaat óf een beschrijving van gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen. Hoewel het goed is dat de eisen zo duidelijk mogelijk zijn, lost deze formulering niet alles op. De volgende kanttekeningen kunnen namelijk worden gezet:

De verificatie van de gelijkwaardigheid kan veel tijd kosten als veel en uitgebreide beschrijvingen worden aangeleverd. Die verificatie moet wel worden uitgevoerd om bezwaren van gepasseerde ondernemers te kunnen pareren.
Veel aanbestedende diensten hebben geen expertise in huis om de gelijkwaardigheid vast te stellen. Hiervoor zal externe capaciteit moeten worden ingehuurd.
Het is maar de vraag of ‘gelijkwaardige maatregelen’ altijd toelaatbaar zijn als bewijs in de zin van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012).

Op deze laatste kanttekening gaan we verder inIn Aw2012 is in artikel 2.96 het volgende opgenomen (tekst in bold sinds de laatste herziening in 2016):

“1. Indien een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen, met inbegrip van normen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, voldoet, verwijst hij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering.

Een aanbestedende dienst aanvaardt gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten van de Europese Unie gevestigde instanties. Een aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking indien de ondernemer die certificaten niet binnen de gestelde termijnen kan verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, mits de ondernemer bewijst dat de voorgestelde maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking aan de kwaliteitsnormen voldoen.”

Artikel 2.97 Aw2012 is van gelijke strekking in het geval dat ‘een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde systemen of normen inzake milieubeheer voldoet’.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers


‘Redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’

Zijn deze artikelen duidelijk? Dat zouden ze zijn als duidelijk was wat dan die ‘redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’ zijn. De wet (evenals de Memorie van Toelichting) noemt er geen enkele. In de jurisprudentie worden ze ook niet genoemd, ondanks het feit dat er steeds meer uitspraken over de in 2.96 en 2.97 bedoelde certificaten verschijnen.

Wat ons betreft zijn er maar twee mogelijkheden:

De ondernemer is begonnen met een certificeringsproject en verwacht dat voor de definitieve gunning te hebben afgerond.
De ondernemer zou al voor de inschrijving gecertificeerd moeten zijn, maar de certificerende instelling is failliet gegaan.

De rechter heeft nu in de zaak-Stadswerk072 geconcludeerd dat de eerste optie afvalt; eigenlijk blijft alleen optie twee over.

Welke conclusie kunnen we trekken uit deze materie? Als u certificaten vraagt, bedenk dan goed welke redenen u acceptabel vindt om alternatief bewijs aan te mogen dragen. Een mogelijk voordeel daarvan is dat u kunt ‘voorsorteren’ op inschrijvers die gecertificeerd zijn omdat u dit vooraf kunt controleren. Wees daar wel voorzichtig mee, want een certificering zegt lang niet alles: slechte producten of diensten die worden voortgebracht door een gecertificeerde ondernemer worden niet vanzelf beter!

Het begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen is geen sinecure. Vanuit Emeritor hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn dan ook met recht een specialist.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant