Betonnen kano

Een tijdje geleden vertelde een collega mij over een organisatie waar de inkoopfunctie zeer uitvoerend en weinig kritisch was. Het verhaal deed daar de ronde, dat je bij de inkoopafdeling zonder problemen een betonnen kano kon bestellen.

Daar gaan je handen toch van jeuken? De grootste toegevoegde waarde van inkoop zit toch in de specificatie fase, waarin een goede inkoper de dialoog aangaat met de interne klant.

Een tijdje geleden vertelde een collega mij over een organisatie waar de inkoopfunctie zeer uitvoerend en weinig kritisch was. Het verhaal deed daar de ronde, dat je bij de inkoopafdeling zonder problemen een betonnen kano kon bestellen.

Daar gaan je handen toch van jeuken? De grootste toegevoegde waarde van inkoop zit toch in de specificatie fase, waarin een goede inkoper de dialoog aangaat met de interne klant. Deze komt immers vaak bij ons met een oplossing, en je kunt pas echt meedenken als je ook de achterliggende probleemstelling kent. Daarom stellen we vragen als: wat wil je gaan doen met die kano? Mag hij ook van hout, carbonvezel, of iets anders gemaakt zijn? En mag het ook een roeiboot, hovercraft of een heel ander vervoermiddel zijn? Of is het niet bedoeld als vervoermiddel, maar ligt de eigenlijke behoefte op een heel ander vlak? Wil je bijvoorbeeld een sportieve of een romantische middag hebben? Kortom: luisteren, samenvatten, doorvragen. Zoals het een goed inkoper betaamt, specificeren we uiteindelijk het liefst functioneel. Dan ga je toch niet zomaar een betonnen kano bestellen? (los van het feit, dat dit natuurlijk bedoeld was als een ‘fopdracht’).

Toch bleek mijn reactie iets te simpel. Door te googlen op ‘betonnen kano’ ging er een wereld voor me open. Er wordt al 35 jaar lang een jaarlijkse Beton Kano Race gehouden, een race met door studenten Bouwkunde en Civiele Techniek gemaakte kano’s van beton. De race is bedoeld om te laten zien dat er méér mogelijk is met beton. Sommige teams bestaan zelfs uit 7 nationaliteiten. De kano’s moeten o.a. licht, sterk, stabiel én snel zijn. Dit blijkt zowel te kunnen met een kano van 15 kg (in 2012 de lichtste) en één van 245 kg (in 2012 de zwaarste). Er is onder meer een innovatieprijs, die helaas vorig jaar niet is uitgereikt omdat de betreffende kano zó innovatief was dat hij niet meer functioneel was: hij kon niet varen. En hoewel ‘betonnen kano’ op het eerste gezicht een technische specificatie lijkt, is het op deze manier eigenlijk een bijzondere vorm van functioneel specificeren.

Om in het thema boten en functioneel specificeren te blijven, wat mij betreft is de mooiste omschrijving ooit van functioneel specificeren (de herkomst wordt betwist, laten we het erop houden dat het uit de overlevering komt): ‘Wanneer je een schip wilt bouwen, breng dan geen mensen bij elkaar om hout aan te slepen, werktekeningen te maken en taken te verdelen, maar leer ze te verlangen naar de eindeloze zee.’ Hoe mooi zou de wereld worden als we onze specificaties aan onze leveranciers zouden geven in termen van onze verlangens…