Inkoop en het Pareto-principe

Inkoop en het Pareto-principe

Ongeveer 80% van de winst komt van 20% van de klanten. Zo’n 20% van de criminelen zorgt voor 80% van de misdaad. En 20% van de werknemers is in veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output. Het Pareto-principe lijkt toepasbaar in elke situatie. Hoe zit dat eigenlijk met inkoop?

Het verhaal gaat dat de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto (1848-1923) op een dag iets opmerkelijks in zijn tuin ontdekte: 20% van de erwtenplanten was verantwoordelijk voor 80% van de oogst. Of dit eureka-moment echt heeft plaatsgevonden is onzeker; vaststaat in ieder geval dat Pareto de ontdekker is van het gegeven dat 20% van de bevolking 80% van het land in Italië bezat.

Wat is het Pareto-principe?

Het was Dr. Joseph Juran (1904-2008), de vader van het hedendaagse kwaliteitsmanagement, die voortbouwde op het werk van Pareto. Zijn inzicht was dat voor tal van andere gebeurtenissen eveneens 80% van de effecten voor rekening komt van 20% van de oorzaken. Zo werd de 80/20-regel een universele wet.

Dit zogeheten Pareto-principe heeft ook in het bedrijfsleven zijn nut bewezen. Zo is zo’n 20% van de werknemers van veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output, terwijl 20% van de klanten verantwoordelijk is voor 80% van de winst. Dezelfde wetmatigheid is gevonden in vakgebieden als de sport, veiligheidskunde en criminologie.

Nu is de terechte kritiek op het Pareto-principe dat er geen sprake is van een ijzeren wetmatigheid, maar dat het vooral gaat om een manier om naar de wereld te kijken. Op zich maakt deze kanttekening het praktisch nut van de 80/20-regel niet minder groot.

Ook inkoopprofessionals kunnen hierover meepraten. Pareto-analyses spelen een glansrol bij de spendanalyse.

Wat Inkoop kan leren van Pareto

Zoals u zult weten, is de spendanalyse een instrument om inzicht te krijgen in de inkoopuitgaven van een organisatie. Om de verdeling van de spend over grotere en kleinere leveranciers in beeld te krijgen is de 80/20-regel een aangewezen hulpmiddel.

In onze dagelijkse praktijk hanteren we overigens een iets andere indeling. We splitsen de leveranciers van onze klanten namelijk uit in: een groep die verantwoordelijk is voor 80% van de inkoopomzet (de zogenaamde A-leveranciers); een groep van leveranciers met een spend van minder dan €500,- (C-leveranciers); en een groep B-leveranciers, dat wil zeggen de leveranciers die niet tot de A-leveranciers behoren én meer dan €500,- inkoopomzet hebben.

Geheel in lijn met Pareto maken de A-leveranciers – die dus voor 80% van de spend zorgen – idealiter 20% van uw leveranciersbestand uit. In de praktijk zien we echter andere verhoudingen. Dan bestaat de A-categorie bijvoorbeeld uit slechts 10% van de leveranciers, terwijl de andere 90% goed is voor 20% van de spend. Zo’n verdeling kan een indicatie voor de volgende uitdagingen zijn:

  • U bent te afhankelijk van uw grote leveranciers. Een belangrijke vraag is: zijn er (goede) contracten met deze leveranciers? Het is belangrijk na te gaan wat de impact is als een van deze leveranciers om wat voor reden dan ook niet meer levert. Wat is de impact op de eigen organisatie en in welke mate bent u in staat om snel van leverancier te veranderen?

  • U maakt nog niet optimaal gebruik van afgesloten contracten of er ontbreken nog contracten voor inkooppakketten.

  • U hebt veel tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kortom, u hebt talloze tijdelijke, kleine leveranciers, wat voor ons een indicatie is dat er ongebreideld leveranciers worden aangemaakt. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

De vervolgstappen

Om uitdagingen als de bovenstaande aan te gaan, geven we onze klanten adviezen op maat. Helemaal afhankelijk van de volwassenheid en omvang van inkoop van organisaties kunnen oplossingen in de volgende richtingen worden gezocht:

  • Zorg dat uw contract- en leveranciersmanagement voor de A-leveranciers op orde is. U wilt immers niet verrast worden door de situatie dat één van deze leveranciers de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Verzeker u ook van een goed alternatief. Ken de markt, zoek naar mogelijke gelijkwaardige of betere alternatieven en maak uw organisatie minder afhankelijk.

  • Reduceer de B-categorie door leveranciers te bundelen in een nieuw contract of ze onder te brengen in een bestaand contract. Bijkomend voordeel is dat u hierdoor waarschijnlijk betere prijzen betaalt.

  • Mocht u gebruikmaken van kleine leveranciers, zorg er dan voor dat de administratieve afhandeling van de facturen efficiënt is ingericht. Hiermee verlaagt u de administratieve belasting voor uw organisatie. De oplossing is om te kiezen voor een Purchase-to-Pay-systeem. Bovendien zorgt u er met een goed ingericht
    P-to-P-systeem ook voor dat beter inzichtelijk is wie de kleine leveranciers zijn.

  • Leg in uw operationele inkoopbeleid vast hoe nieuwe leveranciers worden aangemaakt. Het doel is dat dit niet meer ongebreideld gebeurt.

Uiteraard is deze blog te kort om al onze kennis over Pareto en spendanalyse te delen. We hebben geprobeerd in 20% van de omvang van een whitepaper 80% van de informatie te geven… Wilt u toch meer weten, houd dan deze blog in de gaten, want binnenkort delen we meer van onze kennis!

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek

Pak rechtmatigheid proactief aan

Pak rechtmatigheid proactief aan

6 tips om vervelende verrassingen voor te zijn

Op dit moment zijn veel (overheids) organisaties bezig met de jaarafsluiting of daar net mee klaar. Dat is een uitstekend moment om de vraag te stellen: hoe staat het met uw rechtmatigheid? Wij geloven erin dat u dit thema proactief moet aanpakken. Hoe? In dit artikel geven we zes tips.

Een raadszaal ergens in Nederland. We zijn getuige van een scène die zich al vele malen heeft afgespeeld. En zich nog vaak zal herhalen… Tijdens een verhitte gemeenteraadsvergadering wordt een motie van wantrouwen tegen een wethouder ingediend.

De jaarrekening van de gemeente is namelijk zojuist bekendgemaakt. De middelgrote stad bevindt zich al langere tijd in financieel zwaar weer en is onder verscherpt toezicht gesteld door de provincie. Nu blijkt uit de accountantscontrole van de jaarrekening dat er voor ongeveer anderhalf miljoen euro aan onzekerheden zijn wat betreft de rechtmatigheid van aanbestedingen.

Er is echter geen sprake van ongecontroleerd geld verstrekken, benadrukt de wethouder tegenover de raad. Wel geeft hij toe dat er essentiële documenten in dossiers ontbreken. Uiteindelijk weet hij het vege lijf te redden wanneer de motie wordt verworpen met acht stemmen voor en negen stemmen tegen.

Hoewel de jaarrekening met een nipte meerderheid is aangenomen, was het een avond die geen enkele wethouder wil meemaken.

Liever proactief dan reactief

Of u nu wethouder bent of inkoopmanager bij een (lokale) overheid, het laatste wat u wilt is dat er na afloop vragen ontstaan over de rechtmatigheid van uitgaven. Veel liever bent u die problemen vóór. Dan wordt u namelijk niet geconfronteerd met een fait accompli, maar kunt u de zaken nog bijsturen.

Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste instrumenten waarmee u grip houdt op rechtmatigheid.

1. Up-to-date contractenadministratie
Een goed inkoopproces is niet ad-hoc; er gaat het nodige denkwerk aan vooraf. Daarom moet een contractenadministratie niet alleen up-to-date zijn, deze moet ook belangrijke momenten signaleren. Het systeem kan u bijvoorbeeld op de volgende momenten waarschuwen:

● Over drie maanden loopt uw leasecontract af.
● U nadert de 1 miljoen euro die is afgesproken in de raamovereenkomst met uw IT-leverancier.

Omdat het in beide voorbeelden gaat om diensten die in voorkomende gevallen moeten worden uitbesteed, helpen deze signaleringen u de rechtmatigheid op orde te houden.

2. Purchase-to-Pay (van bestellen tot betalen)
Het Purchase-to-Pay-proces – of misschien bij u bekend onder de naam ‘van bestellen tot betalen’ – geeft grip op de uitgaven. Deze werkwijze biedt veel voordelen, ook op het gebied van rechtmatigheid. Het systeem koppelt bijvoorbeeld bestellingen aan de contracten waaronder ze zijn geplaatst. Op basis van deze gegevens weet u meteen ook dat facturen rechtmatig zijn; ze vallen immers onder een direct oproepbaar, rechtmatig contract.

3. Spendanalyse
Naast de contractenadministratie en ‘van bestellen tot betalen’ biedt de spendanalyse een extra toets. De spendanalyse levert informatie op als: hoeveel geld wordt uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?

Als bepaalde onderwerpen bij tal van leveranciers worden gekocht, haalt u dat op deze manier boven water. Zo was er ooit een provincie die ongeveer driehonderd communicatiebureaus in de arm had genomen. Zulke versnippering is niet alleen inefficiënt en duur; wanneer het totaalbedrag hoog genoeg is, zou het zelfs een onbewuste schending van de aanbestedingsregels kunnen zijn.

4. Procedure voor de afwijking van rechtmatigheid
Soms is het onmogelijk om een inkoop rechtmatig te doen of is een onrechtmatigheid al begaan. In dat geval moet een verklaring worden getekend. Hoe dit document precies heet, verschilt per organisatie; we kwamen onder meer ‘managementbesluit onrechtmatigheid’, ‘waiver’ en ‘afwijkingsprocedure’ tegen.

Deze verklaring houdt de organisatie scherp, omdat elke onrechtmatigheid moet kunnen worden uitgelegd. Bovendien kan een inkoopmanager ingrijpen wanneer deze verklaringen al te vaak worden ingezet.

Het uitzonderingsdocument koppelt u in het Purchase-to-Pay-systeem aan de desbetreffende factuur of overeenkomst. Zo laat u de accountant zien dat u zich van de problematiek bewust bent en uitzonderingen zo veel mogelijk wilt voorkomen in de toekomst. Nog meer grip krijgt u door periodiek te rapporteren over deze onrechtmatigheden.

5. Inkoopkalender
Door vooruit te kijken komt u minder snel voor verrassingen te staan. Een inkoopkalender biedt hier een instrument voor. Op basis van de spendanalyse en contractadministratie maakt u een planning van wat u verwacht uit te geven en welke capaciteit u nodig denkt te hebben. Zonder inkoopkalender wordt het sturen op rechtmatigheid bijna onmogelijk.

6. Inkoop- en aanbestedingssoftware
Gespecialiseerde softwarepakketten ondersteunen bij het inkoopproces, met name aanbestedingen. Hierin kunt u het hele aanbestedingsproces automatiseren. Denk daarbij aan handelingen als: documenten opstellen, de aanbesteding publiceren, aanbieders uitnodigen, offertes ontvangen, offertes beoordelen en vragen stellen.

Het voordeel van deze pakketten is dat u vanaf het begin de gehele procedure vastlegt. Vaak wordt nog een koppeling naar de hieruit voortvloeiende contracten gemaakt. Hierdoor wordt de rechtmatigheidscontrole eenvoudiger.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Transparantie

De rode draad in het bovenstaande verhaal is transparantie. Bij elke stap laat u zo veel mogelijk zien hoe uw inkoopproces verloopt en hoe rechtmatig het is. Op deze manier maakt u het leven gedurende het hele jaar al makkelijker, maar als bonus is de piekbelasting tijdens controles ook een stuk lager.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing consultant

Dennis Dirkzwager foto

Dennis Dirkzwager

Managing consultant

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificeringen en ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’

Certificaten en de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet is ingewikkelde materie. Door een oerwoud van regels kan wel eens het doel uit zicht raken: het selecteren van de voor u meest passende leverancier.

Met name harde eisen voor een keurmerk of certificering kunnen voor hoofdbrekens zorgen… of zelfs een rechtszaak. Hoe zit het precies met het vragen om certificaten en wanneer zijn ‘gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen’ toegestaan?

Wanneer u een inschrijver bij een aanbesteding uitsluit, kan het zomaar gebeuren dat u zich kort daarna voor de rechter moet verantwoorden. En daar zit niemand op te wachten. Zo werd Stadswerk072 onlangs voor de rechter gesleept. Dit bedrijf houdt zich bezig met publieke diensten als afvalverwerking en groenonderhoud in de gemeente Alkmaar en omstreken. Wat was er gebeurd?

 

Concept-certificaat geldig?

In april schreef Stadswerk072 een openbare aanbesteding uit voor correctief onderhoud aan gemalen. Daarbij was het ARW2016 van toepassing maar de relevante bepalingen daarvan zijn gelijk aan die uit de Aanbestedingswet.Het programma van eisen (PvE) bevatte onder meer de volgende zinsnede: “Een kopie procescertificaat Kwaliteitsgestuurd Onderhoud aan Pompen en Gemalen afgegeven door Kiwa, dient bij de inschrijving ingediend te worden.”

Bedrijf Y. schreef zich in, maar diende alleen een concept-certificaat in, overigens wel met de uitleg dat het juiste certificaat nog zou volgen. De inschrijving van bedrijf Y. werd door Stadswerk072 vervolgens ongeldig verklaard en terzijde gelegd. Bedrijf Y. leverde 5 dagen na ontvangst van de afwijzing alsnog een certificaat aan. Dat certificaat vermeldde certificering vóór de inschrijvingsdatum maar was opgesteld ná de inschrijvingsdatum. Stadswerk072 bleef bij haar beslissing.

Bij bedrijf Y. accepteerden ze de gang van zaken niet en in augustus volgde een gang naar de kortgedingrechter. De eisende partij werd in het ongelijk gesteld. Wie alle details wil weten kan de gehele uitspraak eens nalezen, maar de kern van het vonnis is dat een conceptcertificaat geen vervanging is voor een echt certificaat.

Interessant is dat bedrijf Y. het ingediende conceptcertificaat voorstelde als een ‘gelijkwaardig certificaat’. In het PvE was opgenomen dat opdrachtnemer houder van het hiervoor genoemde certificaat dient te zijn of over een gelijkwaardig certificaat beschikt. Hier was echter geen sprake van, oordeelde de rechter, omdat een conceptcertificaat simpelweg geen geldig certificaat is.


Dilemma’s voor inkopers

De hierboven beschreven gang van zaken is natuurlijk ongelukkig. Uiteindelijk hoefde Stadswerken072 zijn gunning niet terug te draaien, maar een rechtszaak kost wel tijd en geld, ook wanneer je in het gelijk wordt gesteld. Bovendien maakt de onduidelijkheid over definities het werk van inkopers moeilijker. En willen inkopers wat soepeler omgaan met de regels, dan kan dat óók tot een strijd in de rechtszaal leiden. Want stel dat de inschrijving van bedrijf Y niet ongeldig was verklaard en zij de aanbesteding had gewonnen, dan had concurrent X. wellicht aan de bel getrokken. Die had terecht bezwaar kunnen maken, wanneer een bedrijf dat het papierwerk niet op orde had, was bevoordeeld.

Dilemma’s als deze maken inkoopwerk uitdagend. En uiteraard moet het uiteindelijke doel niet uit het oog worden verloren: het selecteren van de leverancier die de beste kwaliteit tegen de gunstigste prijs aanbiedt. Aan ons als inkoopspecialisten de schone taak om aanbestedingsstukken zodanig te formuleren dat de procedure het gewenste resultaat heeft én rechtmatig is. Laten we samen eens dieper de wet- en regelgeving in duiken.

Enige kanttekeningen

Anders dan in de casus-Stadswerk072 wordt in aanbestedingsstukken vaak opgenomen dat de geschiktheid kan worden bewezen met een certificaat óf een beschrijving van gelijkwaardige kwaliteitsmaatregelen. Hoewel het goed is dat de eisen zo duidelijk mogelijk zijn, lost deze formulering niet alles op. De volgende kanttekeningen kunnen namelijk worden gezet:

De verificatie van de gelijkwaardigheid kan veel tijd kosten als veel en uitgebreide beschrijvingen worden aangeleverd. Die verificatie moet wel worden uitgevoerd om bezwaren van gepasseerde ondernemers te kunnen pareren.
Veel aanbestedende diensten hebben geen expertise in huis om de gelijkwaardigheid vast te stellen. Hiervoor zal externe capaciteit moeten worden ingehuurd.
Het is maar de vraag of ‘gelijkwaardige maatregelen’ altijd toelaatbaar zijn als bewijs in de zin van de Aanbestedingswet 2012 (Aw2012).

Op deze laatste kanttekening gaan we verder inIn Aw2012 is in artikel 2.96 het volgende opgenomen (tekst in bold sinds de laatste herziening in 2016):

“1. Indien een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen, met inbegrip van normen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, voldoet, verwijst hij naar kwaliteitsbewakingsregelingen die op de Europese normenreeksen op dit terrein zijn gebaseerd en die zijn gecertificeerd door instanties die voldoen aan de Europese normenreeks voor certificering.

Een aanbestedende dienst aanvaardt gelijkwaardige certificaten van in andere lidstaten van de Europese Unie gevestigde instanties. Een aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking indien de ondernemer die certificaten niet binnen de gestelde termijnen kan verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, mits de ondernemer bewijst dat de voorgestelde maatregelen op het gebied van de kwaliteitsbewaking aan de kwaliteitsnormen voldoen.”

Artikel 2.97 Aw2012 is van gelijke strekking in het geval dat ‘een aanbestedende dienst de overlegging verlangt van een door een onafhankelijke instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde systemen of normen inzake milieubeheer voldoet’.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers


‘Redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’

Zijn deze artikelen duidelijk? Dat zouden ze zijn als duidelijk was wat dan die ‘redenen die hem niet aangerekend kunnen worden’ zijn. De wet (evenals de Memorie van Toelichting) noemt er geen enkele. In de jurisprudentie worden ze ook niet genoemd, ondanks het feit dat er steeds meer uitspraken over de in 2.96 en 2.97 bedoelde certificaten verschijnen.

Wat ons betreft zijn er maar twee mogelijkheden:

De ondernemer is begonnen met een certificeringsproject en verwacht dat voor de definitieve gunning te hebben afgerond.
De ondernemer zou al voor de inschrijving gecertificeerd moeten zijn, maar de certificerende instelling is failliet gegaan.

De rechter heeft nu in de zaak-Stadswerk072 geconcludeerd dat de eerste optie afvalt; eigenlijk blijft alleen optie twee over.

Welke conclusie kunnen we trekken uit deze materie? Als u certificaten vraagt, bedenk dan goed welke redenen u acceptabel vindt om alternatief bewijs aan te mogen dragen. Een mogelijk voordeel daarvan is dat u kunt ‘voorsorteren’ op inschrijvers die gecertificeerd zijn omdat u dit vooraf kunt controleren. Wees daar wel voorzichtig mee, want een certificering zegt lang niet alles: slechte producten of diensten die worden voortgebracht door een gecertificeerde ondernemer worden niet vanzelf beter!

Het begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen is geen sinecure. Vanuit Emeritor hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn dan ook met recht een specialist.

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant

Onze juniorentijd

Onze juniorentijd

Over waarom wij werken bij Emeritor aanraden

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie?

Als junior werk je bij Emeritor aan interessante uiteenlopende inkoopprojecten samen met enthousiaste en gemotiveerde collega’s, die veel kennis en kunde hebben van inkoop. Bij Emeritor werken betekent nooit een dag hetzelfde! Werk je aan een financiële analyse, start je samen met een collega een nieuw project op? Of staat er vandaag een training op het programma van de Emeritor Academie of een intervisiesessie met alle jonge talenten?

Ben je net afgestudeerd en op zoek naar een leerzame junior functie? Emeritor is een inkoop dienstverlener met ongeveer 60 enthousiaste vakidioten met passie voor het inkoopvak. Wij bieden een sterk inhoudelijke werkomgeving met een grote diversiteit aan uitdagende opdrachten. Onze opdrachten liggen verspreid door het hele land waarbij Nieuwkoop onze thuishaven is. Als jouw voorkeur bij een platte organisatie ligt met een informele sfeer waar je je eigen ideeën kunt inbrengen én deze vaak ook zelf mag uitvoeren, dan is werken bij Emeritor wellicht iets voor jou! Natuurlijk, wij kunnen onszelf goed aanprijzen. Maar misschien laat jij je liever inspireren door junioren die al een tijdje bij Emeritor in dienst zijn. Daarom laten we er een aantal aan het woord!

Ontwikkeling als professional en als mens

Vincent is al een tijdje bij ons in dienst en heeft de eerste twee jaar bij Emeritor als erg positief ervaren. “Mijn eerste opdracht was een Europese aanbesteding. Mijn collega die verantwoordelijk was voor de betreffende opdracht liet mij zoveel mogelijk zelf de werkzaamheden uitvoeren, ondanks dat ik vrijwel geen ervaring had op dit gebied. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik binnen een paar maanden helemaal zelfstandig een Europese aanbesteding kon uitvoeren.”

Vincent vindt het palet van Europese aanbestedingen enorm divers. “Ik krijg telkens te maken met nieuwe materie.” Zijn tijd bij Emeritor heeft volgens Vincent bijgedragen aan zijn ontwikkeling als professional maar ook als mens. Daarnaast heeft Vincent ook de mogelijkheid gehad om zijn NEVI-2 diploma te halen.


Alle facetten van het inkooptraject

Louise vertelt ons dat de zelfstandigheid van een junior binnen Emeritor groot is. “Je bent proactief en informeert altijd naar nieuwe opdrachten. Daarbij ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen ontwikkeling en ga je op zoek naar de specialisatie in de richting die jou het beste past.”

In het groeipad dat je bewandelt bij Emeritor stel je jezelf continu bij aan de hand van de opdrachten die je gaat uitvoeren bij de opdrachtgevers. “Zelf heb ik bij de Luchtmacht (Defensie) in Woensdrecht de grootste ontwikkeling doorgemaakt. De publieke sector is een mooie plek om te leren en biedt veel kansen!” Zo’n opdracht stelt de consultant in staat om alle facetten van het inkooptraject door te maken, van specificeren tot het beheer van contracten. Op die manier leer je de organisatie kennen, vergroot je je eigen vakinhoudelijke kennis en krijg je kansen om op hoger niveau te acteren.

Maak gebruik van de kennissessies en trainingen

Wat Marinda erg aanspreekt wat betreft het werken bij Emeritor is de diversiteit in opdrachten en projecten. “De mogelijkheid om in verschillende sectoren ‘een kijkje in de keuken’ te nemen, te leren en te ontwikkelen vind ik fantastisch!” Junioren krijgen bij Emeritor de vrijheid en mogelijkheid om zich te blijven ontwikkelen door middel van kennissessies en trainingen. “Deze zijn leerzaam en ook nog eens leuk om te volgen”, vertelt Marinda. “Het lastige van het consultancyvak is dat je je eigen collega’s langzaam leert kennen. Dit komt omdat je steeds van opdracht naar opdracht verplaatst. Daarom zijn er intervisiebijeenkomsten, welke naast het leeraspect ook een sociaal aspect hebben. Door gebruik te maken van de app Yammer kan je wel volgen waar collega’s zich mee bezig houden.”

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Zo verliep mijn eerste opdracht

Een eerste opdracht is natuurlijk altijd spannend… Martijn deelt graag zijn ervaring met je. “Bij mijn eerste opdracht werkte ik mee aan een optimalisatieprogramma voor een bedrijf dat landbouwvoertuigen produceert. Met een dergelijk project zit je ook met de afdeling Research & Development aan tafel. De mensen van deze afdeling hebben de technische kennis over het product in huis en als inkoopadviseur moet je zorgen dat je zo snel mogelijk op de hoogte bent van waar het product uit bestaat.

Uiteindelijk brachten we bij dit project een advies uit hoe de opdrachtgever kon besparen en kregen we de vrijheid om met de leveranciers om tafel te zitten om samen tot die besparing te komen.”


De enorme diversiteit aan omgevingen werkt motiverend

Roel zoekt zijn uitdaging in de continue wisseling van opdrachtgevers. Wel vertelt hij: “Wanneer je een tijdje binnen een opdrachtgever actief bent, wordt het teamgevoel minder en bij sommige opdrachten kan dit vrij ‘eenzaam’ voelen. Het in contact blijven met mijn collega’s van Emeritor helpt dan wel. En de enorme diversiteit aan omgevingen werkt hierin juist ook motiverend.”

Alicia heeft in het begin van haar carrière bij Emeritor veel voor Defensie betekent. Zo kocht ze reserveonderdelen van de diverse gevechtsvoertuigen – bijvoorbeeld een Leopard tank en een CV90-infanteriegevechtsvoertuig – in. “Dat kunnen kleine schroefjes tot aan infraroodcamera’s zijn.” Ze heeft veel geleerd bij Defensie. “Naast inhoudelijke kennis over de diverse gevechtsvoertuigen heb ik ook geleerd dat je soms geduldig moet zijn binnen de publieke sector. Je hebt niet 1, 2, 3 toegang tot de diverse systemen en de informatie die je nodig hebt om de artikelen te kunnen inkopen.”

Emeritor is gewoon een leuke werkgever

Als je Stein vraagt naar zijn ervaring bij ons is hij heel helder: “Ontwikkeling, kennis en ervaring! Dat zijn de eerste woorden die bij mij opkomen als ik aan Emeritor denk. Daarnaast de leuke collega’s en opdrachten bij verschillende organisaties.” Stein vertelt verder dat Emeritor een bedrijf van het juiste formaat is om als junior te beginnen én te kunnen groeien. “Jouw talenten en vaardigheden kan je aanwenden binnen de organisatie, vooral omdat de medewerkers qua verschillende talenten en vaardigheden sterk uiteenlopen.”

Contact

Denk je na het lezen van al deze ervaringen: wat tof! Misschien zijn wij wel een goede match? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Ook als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure of over een bepaalde functie, bel of WhatsApp je met Lenneke van der Heijden, via 06 – 44 65 00 63.

Drie innovaties in de Zorg

Drie innovaties in de Zorg

Wat betekenen ze voor Inkoop

Sinds het begin van de coronacrisis is e-health in een enorme stroomversnelling terechtgekomen.

Zo is beeldzorg definitief doorgebroken. De toename van ICT-toepassingen in de zorg heeft invloed op de gehele organisatie. Wat betekent dat voor uw Inkoopfunctie?

De coronacrisis markeert een omslag in het gebruik van ICT in de zorg. Nog niet eerder is er in zulke grote mate gebruikgemaakt van oplossingen als videoconsulten of WhatsAppen met patiënten. Consulten via videobellen is een revolutie op zich, maar het leidt bovendien tot een versnelling van de ontwikkeling en toepassing van e-health en domotica in een breder perspectief. .


Drie innovaties in de Zorg

Laten we eens dieper ingaan op de veelbelovende innovaties in de zorg. Daarbij laten we ons onder meer inspireren door de Zorg Innovatie Monitor (ZIM), die op basis van input van bestuurders, zorgmanagers en zorgprofessionals in kaart brengt welke innovaties door de coronacrisis in een stroomversnelling terecht zijn gekomen. Wat zijn dus de vernieuwingen die zullen beklijven?

1. Inzet van nieuwe kanalen

Videoconsulten en WhatsApp-contact met patiënten is erg geschikt gebleken. Verwacht wordt dat de inzet van deze middelen stabiel blijft. De mogelijkheden qua beeldbellen zijn natuurlijk enorm; er zijn apps speciaal ontworpen voor consumenten, maar er zijn zeker ook toepassingen die exclusief voor de zorg zijn ontwikkeld.


2. E-health brengt blijvende oplossingen

Medisch inhoudelijke tools en apps voor diagnoses en informatie-uitwisseling zijn niet meer weg te denken, zo blijkt verder uit de monitor. Zo zijn er in de eerste helft van 2020 diverse nieuwe apps gelanceerd.

Onder meer op het gebied van Quality of Life (QoL) en posttrauma-effecten zijn er nieuwe applicaties gelanceerd. Met deze tools kunnen patiënten gediagnosticeerd worden en verder worden begeleid.


3. Vernieuwingen op het gebied van coördinatie en afstemming

Het tekort aan geneesmiddelen is een chronisch probleem dat al langer speelt. Het aantal niet-verkrijgbare geneesmiddelen is in 2019 bijna verdubbeld. Maar tijdens de coronacrisis is gebleken dat centrale coördinatie veel beter werkt dan centrale inkoop.

Gerard Hugenholtz en Mathieu Tjoeng, respectievelijk voorzitter en oud-voorzitter van de apothekersvereniging NVZA, pleiten er dan ook voor om de centrale coördinatie van medicijnvoorraden in stand te houden, ook buiten crisistijd.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Wat betekent dit voor Inkoop?

Sommige van deze bovengenoemde ontwikkelingen (zoals de inzet van nieuwe kanalen) zijn al enkele jaren gaande, maar zijn tijdens de coronacrisis op grote schaal snel geïmplementeerd. Echter, het (te) haastig implementeren van nieuwe ICT-zorgoplossingen kan – naast de bovengenoemde positieve aspecten – ook potentiële risico’s met zich meebrengen.

Bovendien kunt u niet verwachten dat dit soort keuzes over de te volgen inkoopstrategie wordt genomen door verplegend of behandelend personeel. Deze collega’s worden niet gemotiveerd door bedrijfskundige aangelegenheden, maar des te meer door kansen om de zorg te verbeteren. De keuze voor nieuwe technische toepassingen ligt in de praktijk echter wel bij deze groep. Leveranciers doen daarom hun best juist deze zorgmedewerkers te beïnvloeden en verleiden.

Inkoop kan op dit gebied een hoop problemen voorkomen. Hoe? In onze nieuwe whitepaper gaan we dieper in op de rol van Inkoop bij de keuze voor ICT-toepassingen.

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek

Overziet u wel alle kansen die de Nota van Inlichtingen biedt?

Overziet u wel alle kansen die de Nota van Inlichtingen biedt?

Nota van inlichtingen

Het doel van een aanbesteding is om vraag en aanbod met elkaar te matchen. Om de kans op een goede match te vergroten heeft u verschillende instrumenten ter beschikking. De Nota van Inlichtingen is één van die instrumenten. Haalt u wel het maximale uit de Nota van Inlichtingen? In deze blog geven wij u tips die u kunt gebruiken voor een optimaal resultaat!

Een aanbestedingsstuk roept vragen op. Vragen over wat de aanbestedende dienst precies voor ogen heeft, de specificaties die zij hebben opgesteld, de contractuele voorwaarden waar mee gewerkt wordt, de spelregels, de eisen en wensen die leiden tot de uiteindelijke keuze. Deze vragen kunnen worden gesteld in de Nota van Inlichtingen.


Laat de gelegenheid op goede interactie niet aan u voorbijgaan

Wij zien de Nota van Inlichtingen als een – vaak niet goed benutte – kans om interactie te creëren. Die interactie heeft voor iedereen meerwaarde. Namelijk:

Een betere verstandhouding tussen de aanbestedende dienst en de markt;
Een duidelijkere uitvraag waarmee het aanbod beter afgestemd is op de vraag;
Een heldere routekaart naar het beoogde eindresultaat van het aanbestedingsproces.

Gebruik de Nota van Inlichtingen om met elkaar in dialoog te gaan. Maar hoe doet u dat op een goede manier? Wij delen graag onze tips voor zowel inschrijvers als aanbestedende diensten.

Tijd voor tips! Zo kijkt u met een andere bril naar de Nota van Inlichtingen

Tips voor u als inschrijver

1. Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer
Door de juiste vragen te stellen kunt u achterhalen wat de houding van de aanbestedende dienst is. Is de aanbestedende dienst flexibel? Staat zij open voor ideeën of is de toon rigide en strikt?

2. Stel altijd open vragen 
Door korte en gesloten vragen te stellen nodigt u uit tot ja/nee antwoorden. Geef daarom altijd aan waarom u de vraag stelt, onderbouw kort uw belang bij het stellen van deze vraag, en stel deze open. Neem eventueel suggesties mee in uw vraag en vraag om toelichting op keuzes in de aanbesteding.

3. Wist u dat u vertrouwelijke vragen kunt stellen?
Soms wilt u niet dat uw concurrenten uw vraag en het antwoord daarop meekrijgen. Gelukkig is er om die reden altijd een optie om een vraag vertrouwelijk in te dienen. Let op, dit is wel aan voorwaarden verbonden.

4. Stel vragen eerder
In aanbestedingen is een deadline gesteld voor het stellen en het beantwoorden van vragen. Door uw vragen eerder te stellen kan de aanbestedende dienst ook eerder antwoorden, is er mogelijkheid tot het stellen van verder verduidelijkende vragen én kunt u eerder aan de slag met de nieuwe informatie.

5. Wees proactief 
Als u snel een antwoord nodig heeft, bijvoorbeeld om te bepalen of u wel of niet gaat inschrijven, kunt u de aanbestedende dienst verzoeken uw vraag snel te beantwoorden.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

Tips voor u als aanbesteder

Zie de Nota van Inlichtingen als een thermometer – Na publicatie is de Nota van Inlichtingen dé thermometer om te zien hoe de markt reageert op de uitvraag. Zijn partijen wel geïnteresseerd? Zien zij grote hindernissen in de uitvoering? Krijgt u geen vragen? Dat is ook een signaal, maar wat voor signaal?

Zorg dat de argumentatie helder is – Maak duidelijk waarom u bepaalde keuzes maakt; wees transparant in de onderbouwing van uw antwoorden.

Maak een afgewogen keuze over de inrichting van de vragenronde – U heeft opties die passen bij verschillende inkoopprojecten. U bent zeer vrij in de inrichting van de Nota van Inlichting. Kies daarom de inrichting die past bij de aard van uw aanbesteding. Een voorbeeld is het gebruik maken van de mogelijkheid tot doorlopend vragen stellen en beantwoorden van vragen.

Wijs partijen erop dat vertrouwelijke vragen kunnen worden gesteld – Benoem in uw aanbesteding de mogelijkheid tot het stellen van vertrouwelijke vragen. Geef daarbij ook aan welke spelregels hiervoor gelden.

Denk na over de achtergrond van de gestelde vraag – Probeer na te gaan waar een vraag precies vandaan komt. Denk hierbij na over de aard van de vraag: wordt om verduidelijking gevraagd, is uw input niet toereikend, probeert de vragensteller concurrentievoordeel te halen? Pas uw antwoord hierop aan.

Maak de Nota van Inlichtingen interactiever – Sommige vragen zijn moeilijk alleen schriftelijk te beantwoorden. Een oplossing hiervoor is het opnemen en publiceren van een video waarin u antwoorden toelicht of een schouw.

Pas uw stukken aan naar aanleiding van vragen – Gestelde vragen kunnen leiden tot aanpassingen of verduidelijking van uw aanbestedingsstukken. Bekijk per aanbesteding of deze aanpassingen na afloop van de vragenronde verwerkt moeten worden in uw aanbesteding. Wij adviseren in ieder geval het conceptcontract in nieuwe versie te publiceren na het beantwoorden van de laatste vragen.

Heeft u behoefte aan meer begeleiding bij uw aanbestedingen?

Het Emeritor Aanbestedingscentrum

Vanuit het Emeritor Aanbestedingscentrum (EAC) hebben wij vele honderden aanbestedingen begeleid; wij zijn met recht een expert. Binnen de EAC bundelen onze inkoopspecialisten, aanbestedingsdeskundigen en aanbestedingsjuristen hun krachten. Zo kunnen wij u op efficiënte en effectieve manier ondersteunen bij Europese Aanbestedingen. Daarbij kijken we naar rechtmatigheid en doelmatigheid van uw aanbesteding. Meer weten?

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek