10 zaken die u moet weten over meervoudig onderhandse aanbestedingen

De regels voor meervoudig onderhands aanbesteden zijn niet voor iedereen even duidelijk. Wat mag er nu wel en wat niet in een dergelijke aanbesteding? Is het ‘vrijheid blijheid’ of zijn de regels strikter dan u dacht? Aan de hand van 10 thema’s uit de aanbestedingspraktijk van aanbestedende diensten en ondernemers geven we even zoveel tips!

1. Wat bedoelen we met meervoudig onderhands aanbesteden?

In de zin van de Aanbestedingswet 2012 vraagt een aanbestedende dienst bij meerdere (in de regel drie tot vijf) ondernemers offertes op voor een levering, werk of dienst beneden de Europese drempelwaarden. Deze zijn voor leveringen en diensten € 214.000 excl. BTW (voor de Rijksoverheid €139.000 excl. BTW) en voor werken € 5.350.000 excl. BTW. Daarnaast zijn voor speciale-sectorbedrijven (infrastructuur t.b.v. water, energie, openbaar vervoer) de drempelwaarden € 418.000 (leveringen en diensten) en € 5.350.000 (werken) als het een opdracht is die te maken heeft met hun kernactiviteit (bijvoorbeeld vervoer, transport van water en energie).

Veel aanbestedende diensten hanteren in hun inkoopbeleid ook drempels waaronder niet meervoudig onderhands hoeft te worden aanbesteed.

Tip 1

Aanbestedende dienst: als er in het inkoopbeleid is aangegeven dat een opdracht meervoudig onderhands aanbesteed moet worden kan een lichtere procedure (bijvoorbeeld 1-op-1) worden toegepast. Zorg dan wel dat er een gemotiveerd afwijkingsbesluit van de directie is. Is dat er niet, dan kan de inkoop door de controlerend accountant als onrechtmatig worden aangemerkt.

Ondernemer: als er een vermoeden bestaat dat er eigenlijk meervoudig onderhands moet worden aanbesteed, vraag dan de aanbestedende dienst waarom dat niet gebeurt. Vaak heeft de aanbestedende dienst volgens haar een goede reden, maar niet altijd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

 

2. Hoeveel ondernemers uitnodigen?

De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat er minimaal drie en ten hoogste vijf ondernemers worden uitgenodigd. Afwijkingen hiervan moeten worden gemotiveerd als een ondernemer daarom vraagt. Drie wordt meestal voorgeschreven in het inkoopbeleid, maar meer dan drie kan handig zijn bij opdrachten waarvoor veel aanbieders met verschillende kwaliteiten bestaan.

 

Tip 2

Aanbestedende dienst: weeg het aantal ondernemers dat wordt uitgenodigd zorgvuldig af tegen de inspanning en de kosten van het schrijven van een offerte door ondernemers. Betrek ook het karakter van de opdracht in verhouding tot de markt in deze keuze.

Ondernemers: in het grootste deel van alle aanbestedingen worden drie ondernemers uitgenodigd, maar even navragen hoeveel ondernemers er zijn uitgenodigd mag altijd.

 

3. Welke ondernemers uitnodigen?


Natuurlijk willen de aanbestedende diensten zelf bepalen wie ze uitnodigen om een offerte uit te brengen. Toch is de vrijheid hier niet zo groot als deze lijkt, omdat de aanbestedende dienst op basis van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 objectieve criteria moet vaststellen welke ondernemer(s) wordt/worden uitgenodigd. Het vinden van dergelijke criteria lijkt lastig, maar denk bijvoorbeeld aan de omvang van de onderneming, voor de opdracht relevante diploma’s, certificering etc. De crux is dat het objectieve criteria zijn. Denk ook aan prestaties uit het verleden als criterium, maar dat moet dan wel goed worden onderbouwd.

 

Tip 3

Aanbestedende dienst: zorg dat u altijd kunt motiveren hoe u de ondernemers die u heeft uitgenodigd op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd. Stel deze criteria al bij de voorbereiding van de aanbesteding vast en neem ze op in het aanbestedingsdossier.

Ondernemer: als u niet bent uitgenodigd, vraag dan op basis van welke objectieve criteria de uitgenodigde ondernemers wel zijn geselecteerd. Is het antwoord onbevredigend, vraag dan door en overweeg of de opdracht belangrijk genoeg is om eerst een klacht in te dienen bij de aanbestedende dienst – en daarna eventueel bij de Commissie van Aanbestedingsexperts – of een kort geding te starten.

De vervolgstappen

Om uitdagingen als de bovenstaande aan te gaan, geven we onze klanten adviezen op maat. Helemaal afhankelijk van de volwassenheid en omvang van inkoop van organisaties kunnen oplossingen in de volgende richtingen worden gezocht:

  • Zorg dat uw contract- en leveranciersmanagement voor de A-leveranciers op orde is. U wilt immers niet verrast worden door de situatie dat één van deze leveranciers de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Verzeker u ook van een goed alternatief. Ken de markt, zoek naar mogelijke gelijkwaardige of betere alternatieven en maak uw organisatie minder afhankelijk.

  • Reduceer de B-categorie door leveranciers te bundelen in een nieuw contract of ze onder te brengen in een bestaand contract. Bijkomend voordeel is dat u hierdoor waarschijnlijk betere prijzen betaalt.

  • Mocht u gebruikmaken van kleine leveranciers, zorg er dan voor dat de administratieve afhandeling van de facturen efficiënt is ingericht. Hiermee verlaagt u de administratieve belasting voor uw organisatie. De oplossing is om te kiezen voor een Purchase-to-Pay-systeem. Bovendien zorgt u er met een goed ingericht
    P-to-P-systeem ook voor dat beter inzichtelijk is wie de kleine leveranciers zijn.

  • Leg in uw operationele inkoopbeleid vast hoe nieuwe leveranciers worden aangemaakt. Het doel is dat dit niet meer ongebreideld gebeurt.

Uiteraard is deze blog te kort om al onze kennis over Pareto en spendanalyse te delen. We hebben geprobeerd in 20% van de omvang van een whitepaper 80% van de informatie te geven… Wilt u toch meer weten, houd dan deze blog in de gaten, want binnenkort delen we meer van onze kennis!

Ronald Vroom

Ronald Vroom

Managing Consultant