3 redenen waarom u een spendanalyse moet uitvoeren
Hoe krijgen organisaties meer grip op hun inkoop? Daarvoor is niet alleen de juiste informatie nodig, maar ook inzicht. Want de data zijn meestal wel aanwezig, maar hoe die te vertalen naar (relevante) inkoopinformatie? Een spendanalyse biedt uitkomst. We beschrijven de voordelen aan de hand van herkenbare situaties.
Met de spendanalyse – ook wel inkoopuitgaven-analyse genoemd – als vertrekpunt krijgen organisaties weer grip op hun uitgaven. Hierbij wordt de financiële informatie gekoppeld aan een inkoopcategorisering en contracten, zodat deze geschikt wordt gemaakt als managementinformatie. Welke bedragen worden bijvoorbeeld uitgegeven, door wie gebeurt dat, waaraan en bij welke leveranciers?
De spendanalyse bewijst zijn nut op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel.
De spendanalyse op strategisch niveau
Als we het hebben over strategische doelen, is de spendanalyse vooral een nuttig instrument voor het management binnen een organisatie, met name de CFO en inkoopmanagers.
De spendanalyse geeft inzicht in span of control en administratieve belasting van het inkoopproces. Op die manier beschikken beslissers over een onderbouwing voor de inrichting van de inkoop- en administratieve organisatie.
Bovendien worden ook mogelijke kansen en risico’s van leveranciersbijdragen aan organisatiedoelstellingen inzichtelijk gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan de mate waarin leveranciers bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), potentiële leveranciersafhankelijkheid en de mate waarin de organisatie lokale of regionale leveranciers inzet.
Door structureel spendanalyses uit te voeren krijgen de beslissers ook inzicht in trends, bijvoorbeeld op het gebied van kostenontwikkeling of verzwaring van administratieve lasten. Door dit inzicht kan tijdig worden bijgestuurd als dat wenselijk of noodzakelijk is.
Strategische doelen in de praktijk
Het management van een zorgorganisatie heeft maatschappelijk verantwoord ondernemen als speerpunt voor het nieuwe jaar geformuleerd. Met name van inkoop wordt verwacht dat duurzaamheid en arbeidsomstandigheden in de keten zwaar wegen bij beslissingen. Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (MVI) is het nieuwe devies.
Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.
Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.
De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.
Maar waar moeten ze beginnen met een inkoop die mens en milieu ten goede komt? Om de huidige situatie in beeld te krijgen huren ze een expert in die een spendanalyse uitvoert. Het is een specifieke analyse waarbij de kostenposten worden gekoppeld aan data van het MVO-Register.
Deze stichting brengt prestaties en keurmerken van bedrijven in kaart op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hier is een indeling van 23 risico’s uit voortgekomen, met betrekking tot het gebruik van grondstoffen, verpakkingen, CO2, arbeidsverhoudingen en verspilling van water.
De spendanalyse brengt veel duidelijkheid: de zorginstelling kan niet anders dan een aantal leveranciers aan de kant zetten die slecht scoren op MVI-gebied. Dan is er nog een aantal partijen dat zich in de gevarenzone bevindt: op duurzaamheid scoren ze matig, maar de medische hulpmiddelen die ze leveren zijn zo cruciaal voor het proces dat een vervanging op dit moment niet opportuun is. Immers, ook MVI moet soms een afweging van belangen zijn.
De spendanalyse op tactisch niveau
Ook voor meerjaren inkoopplannen vormt een spendanalyse de basis. Op dit tactische niveau is het vaak de inkoopmanager die verantwoordelijk is. Hij plant de inkoopkalender in, waarbij vragen aan bod komen als:
Welke projecten moeten worden opgepakt in het kader van optimalisatie van budgetten en reductie van inkooprisico’s?
Binnen welke inkooppakketten ‘ontbreken’ contracten en/of lopen we (juridische) risico’s?
Worden contracten goed uitgenut?
Tactische doelen in de praktijk
Gemeenten en provincies moeten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Een wethouder van een gemeente wil weten of de inkoopfunctie goed functioneert en de gemeente hier geen risico’s op onrechtmatigheid loopt.
Vanaf dat moment laat de wethouder elke drie maanden een spendanalye uitvoeren. Die geeft hem meteen antwoord op de vragen wie de leveranciers zijn, of er een geldig contract is en hoe deze is aanbesteed.
Ontbreekt er een contract, dan moet inkoop samen met de verantwoordelijke afdeling(en) meteen aan de slag om de onrechtmatigheid op te lossen. Op deze manier wordt het bestuur bij de jaarrekening niet verrast en zal de uitkomst van de rechtmatigheidstoets voorspelbaar zijn.
De spendanalyse op operationeel niveau
De inkoopfunctie is ook verantwoordelijk voor de operationele aspecten van inkoop. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is het de inkoopmanager dan wel een van zijn teamleden die het operationele proces stuurt.
Hier vormt de spendanalyse de basis voor de inrichting van de diverse inkoopstromen en optimalisatie van het bestel- en facturatieproces (Purchase-to-Pay).
Operationele doelen in de praktijk
De omzet van een onderneming loopt terug en daarmee de winst. Kostenbesparing moet het bedrijf uit deze impasse halen. De kaasschaaf dan maar hanteren en elke afdeling opdragen 5% minder uit te geven? In plaats daarvan wordt gekozen voor een slimmere aanpak.
De onderneming huurt expertise in op het gebied van inkoop. De ingevlogen consultant maakt een spendanalyse en komt tot de conclusie dat er sprake is van een torenhoge tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kenmerkend is dat er gebruikgemaakt wordt van heel veel leveranciers (soms wel 80% van het totaal) met elk maar één of enkele bestellingen met lage inkoopwaarde. Kortom, de onderneming heeft talloze tijdelijke, kleine leveranciers. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.
Samen met de consultant gaat de afdeling Inkoop op zoek naar een manier om de facturenstroom efficiënter in te richten. Gekozen wordt voor een Purchase-to-Pay-proces en -systeem. Dat bespaart niet alleen veel handwerk, maar geeft ook inzicht in bestellingen en inkoopstromen per leverancier.
Meer weten over spendanalyses?
Bovenstaande voorbeelden maken het nut van een spendanalyse glashelder. Maar hoe voer je deze taak eigenlijk uit? En welke eisen zijn er verbonden aan de software die u gebruikt? Onze jarenlange ervaring met spendanalyses heeft geresulteerd in een aantal best practices. Die delen we in een gloednieuwe whitepaper. Download ‘De spendanalyse: het vertrekpunt van een professionele inkooporganisatie’ hier.
