Vier redenen waarom CLM (Contract Lifecycle Management) Chefsache is!
Organisaties sluiten contracten met anderen om gezamenlijk zo veel mogelijk waarde te scheppen. Dat geldt voor private ondernemingen, maar net zo goed voor overheden, not-for profit organisaties en zorginstellingen! Bijna al onze opdrachtgevers doen al jaren aan “contractmanagement” en hebben daar de organisatie en de systemen voor ingericht.
Hoe definiëren wij CLM?
CLM (Contract Lifecycle Management) definiëren wij als het proces van systematisch, effectief en efficiënt sturen op:
- de levenscyclus van het contract (voorbereiden, afsluiten, uitvoeren, en verlengen, vernieuwen of beëindigen);
- de contractafspraken (wat moeten de leverancier én u wanneer doen);
- de leveranciersprestatie (krijgt u wat u heeft ingekocht?).
De vraag is echter of dat voldoende is om daadwerkelijk die zo vurig gewenste waarde te scheppen. Wat ons betreft is het antwoord “Nee!” Daarom is Contract Lifecycle Management “Chefsache” en verdient het in ieder geval om de 4 volgende redenen wat ons betreft een vaste plek op de agenda van beslissers!
1. Zonder Contract Lifecycle Management ‘loopt de deal leeg’!
Uw leverancier heeft nu eenmaal andere belangen dan u: de leverancier wil zijn marge maximaliseren én tevreden klanten hebben; u wilt een faire prijs betalen én zekerheid krijgen dat u krijgt wat u heeft gevraagd. Als u niet voortdurend in staat bent om vast te stellen of u nog steeds een faire prijs betaalt loopt u het risico dat er geld weglekt naar de leverancier omdat u óf meer voor dezelfde prijs had kunnen krijgen óf omdat u al dan niet ongemerkt steeds meer gaat betalen voor hetzelfde. Denk hierbij aan de standaardbrieven in januari waarin wordt aangekondigd dat de prijzen “zoals u wellicht zult begrijpen” worden verhoogd met x%. Wat ik daar niet van begrijp, is dat er nog steeds organisaties zijn die niet eerst even de indexatieclausule controleren. Als ze het contract al kunnen vinden.
2. Zonder Contract Lifecycle Management zit mogelijk uw waardeketen vastgeplakt!
Wat als één of meer van de voor uw waardeketen belangrijkste leverancier niet meer kan leveren zoals afgesproken? Als het goed is heeft u, als die leverancier echt zo belangrijk is, alternatieven, al dan niet “slapend”. Maar u moet dan wel weten wat die alternatieven zijn en wat er voor nodig is om ze te activeren. Om van de situatie dat het alternatieve contract al is afgelopen als u het nodig heeft maar niet te spreken. Ook de situatie dat een leverancier doodleuk meldt dat hij niet meer voor de eerder overeengekomen prijs wil leveren omdat het contract is afgelopen had u kunnen voorkomen als u inzicht had gehad in de binnenkort aflopende contracten. Zulke situaties wilt u voor zijn, nietwaar?
3. Zonder Contract Lifecycle Management is financiële planning & control lastig!
De beroemdste Nederlandse voetballer aller tijden zei het al: ”Als je de bal niet hebt kun je niet scoren!”. Zo is dat ook met financiële planning & control: als je geen zicht heb op de verplichtingen uit lopende contracten kun je de uitgaven en de benodigde liquiditeiten niet plannen en zeker niet beheersen. Over de risico’s als een leverancier onverhoopt niet betaald kan worden maar niet te spreken. Natuurlijk laat u het niet zo ver komen!
4. Zonder Contract Lifecycle Management wordt financiële verantwoording onnodig lastig!
Leuk of niet, de accountant kijkt niet alleen maar naar de getrouwheid van de jaarrekening maar vormt zich ook een oordeel over de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Denk bijvoorbeeld aan de niet uit de balans blijkende verplichtingen uit hoofde van afgesloten contracten zoals bijvoorbeeld leasecontracten. Die moeten wel zonder materiële fouten in de jaarrekening terecht kunnen komen. Zonder goed Contract Lifecycle Management wordt dat lastig. Daarnaast zijn er toezichthouders die eisen stellen aan de bedrijfsvoering, denk aan DNB bij financials. Dan moet het Contract Lifecycle Management in orde zijn! Tot slot: als overheidsorganisaties te veel uitgeven zonder (eventueel rechtmatig aanbesteed) contract kan dat betekenen dat de tolerantiegrens (meestal
rond 2% van de begroting) wordt bereikt en geen goedkeurende accountantsverklaring kan worden afgegeven. Politieke ellende gegarandeerd!
