Inkoop en het Pareto-principe

Ongeveer 80% van de winst komt van 20% van de klanten. Zo’n 20% van de criminelen zorgt voor 80% van de misdaad. En 20% van de werknemers is in veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output. Het Pareto-principe lijkt toepasbaar in elke situatie. Hoe zit dat eigenlijk met inkoop?

Het verhaal gaat dat de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto (1848-1923) op een dag iets opmerkelijks in zijn tuin ontdekte: 20% van de erwtenplanten was verantwoordelijk voor 80% van de oogst. Of dit eureka-moment echt heeft plaatsgevonden is onzeker; vaststaat in ieder geval dat Pareto de ontdekker is van het gegeven dat 20% van de bevolking 80% van het land in Italië bezat.

Wat is het Pareto-principe?

Het was Dr. Joseph Juran (1904-2008), de vader van het hedendaagse kwaliteitsmanagement, die voortbouwde op het werk van Pareto. Zijn inzicht was dat voor tal van andere gebeurtenissen eveneens 80% van de effecten voor rekening komt van 20% van de oorzaken. Zo werd de 80/20-regel een universele wet.

Dit zogeheten Pareto-principe heeft ook in het bedrijfsleven zijn nut bewezen. Zo is zo’n 20% van de werknemers van veel bedrijven verantwoordelijk voor 80% van de output, terwijl 20% van de klanten verantwoordelijk is voor 80% van de winst. Dezelfde wetmatigheid is gevonden in vakgebieden als de sport, veiligheidskunde en criminologie.

Nu is de terechte kritiek op het Pareto-principe dat er geen sprake is van een ijzeren wetmatigheid, maar dat het vooral gaat om een manier om naar de wereld te kijken. Op zich maakt deze kanttekening het praktisch nut van de 80/20-regel niet minder groot.

Ook inkoopprofessionals kunnen hierover meepraten. Pareto-analyses spelen een glansrol bij de spendanalyse.

Wat Inkoop kan leren van Pareto

Zoals u zult weten, is de spendanalyse een instrument om inzicht te krijgen in de inkoopuitgaven van een organisatie. Om de verdeling van de spend over grotere en kleinere leveranciers in beeld te krijgen is de 80/20-regel een aangewezen hulpmiddel.

In onze dagelijkse praktijk hanteren we overigens een iets andere indeling. We splitsen de leveranciers van onze klanten namelijk uit in: een groep die verantwoordelijk is voor 80% van de inkoopomzet (de zogenaamde A-leveranciers); een groep van leveranciers met een spend van minder dan €500,- (C-leveranciers); en een groep B-leveranciers, dat wil zeggen de leveranciers die niet tot de A-leveranciers behoren én meer dan €500,- inkoopomzet hebben.

Geheel in lijn met Pareto maken de A-leveranciers – die dus voor 80% van de spend zorgen – idealiter 20% van uw leveranciersbestand uit. In de praktijk zien we echter andere verhoudingen. Dan bestaat de A-categorie bijvoorbeeld uit slechts 10% van de leveranciers, terwijl de andere 90% goed is voor 20% van de spend. Zo’n verdeling kan een indicatie voor de volgende uitdagingen zijn:

  • U bent te afhankelijk van uw grote leveranciers. Een belangrijke vraag is: zijn er (goede) contracten met deze leveranciers? Het is belangrijk na te gaan wat de impact is als een van deze leveranciers om wat voor reden dan ook niet meer levert. Wat is de impact op de eigen organisatie en in welke mate bent u in staat om snel van leverancier te veranderen?

  • U maakt nog niet optimaal gebruik van afgesloten contracten of er ontbreken nog contracten voor inkooppakketten.

  • U hebt veel tail spend. Dat zijn alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces. Kortom, u hebt talloze tijdelijke, kleine leveranciers, wat voor ons een indicatie is dat er ongebreideld leveranciers worden aangemaakt. Dat vergt veel administratieve afhandeling van facturen die binnenkomen.

Vind de oplossing voor uw bedrijf in één van onze whitepapers

De vervolgstappen

Om uitdagingen als de bovenstaande aan te gaan, geven we onze klanten adviezen op maat. Helemaal afhankelijk van de volwassenheid en omvang van inkoop van organisaties kunnen oplossingen in de volgende richtingen worden gezocht:

  • Zorg dat uw contract- en leveranciersmanagement voor de A-leveranciers op orde is. U wilt immers niet verrast worden door de situatie dat één van deze leveranciers de gemaakte afspraken niet kan nakomen. Verzeker u ook van een goed alternatief. Ken de markt, zoek naar mogelijke gelijkwaardige of betere alternatieven en maak uw organisatie minder afhankelijk.

  • Reduceer de B-categorie door leveranciers te bundelen in een nieuw contract of ze onder te brengen in een bestaand contract. Bijkomend voordeel is dat u hierdoor waarschijnlijk betere prijzen betaalt.

  • Mocht u gebruikmaken van kleine leveranciers, zorg er dan voor dat de administratieve afhandeling van de facturen efficiënt is ingericht. Hiermee verlaagt u de administratieve belasting voor uw organisatie. De oplossing is om te kiezen voor een Purchase-to-Pay-systeem. Bovendien zorgt u er met een goed ingericht
    P-to-P-systeem ook voor dat beter inzichtelijk is wie de kleine leveranciers zijn.

  • Leg in uw operationele inkoopbeleid vast hoe nieuwe leveranciers worden aangemaakt. Het doel is dat dit niet meer ongebreideld gebeurt.

Uiteraard is deze blog te kort om al onze kennis over Pareto en spendanalyse te delen. We hebben geprobeerd in 20% van de omvang van een whitepaper 80% van de informatie te geven… Wilt u toch meer weten, houd dan deze blog in de gaten, want binnenkort delen we meer van onze kennis!

Edwin Bijlsma

Edwin Bijlsma

Directeur Zorg & Publiek

Share