Steeds meer bedrijven hebben een Purchase-to-Pay-proces ingericht. Jouw organisatie ook? Mooi! Maar ben je dan klaar met het digitaliseren van inkoop- en contractmanagement? Nee, er is nog veel meer mogelijk! In deze blog lees je hoe digitalisering van inkoop de hele organisatie aangaat en over de cruciale rol van verandermanagement.
Purchase-to-Pay als startpunt voor verdere digitalisering
Een aantal jaar geleden gaf in een onderzoek 80% van de Nederlandse bedrijven aan dat zij in Purchase-to-Pay (P2P) wilden investeren. Als ze die goede voornemens zijn nagekomen, kun je er dus vanuit gaan dat heel veel Nederlandse bedrijven inmiddels het proces van inkoopaanvraag tot betaling hebben geautomatiseerd. Maar is daarmee het volledige inkoopproces gedigitaliseerd?
Digitaliseren van inkoop- en contractmanagement kan op elk niveau
Met Purchase-to-Pay (P2P) is een gedeelte van het operationele inkoopproces geautomatiseerd. Goed nieuws voor crediteurenafdelingen: die hoeven minder repeterend werk te doen, bijvoorbeeld rondom het goedkeuren van facturen. Het digitaliseren van inkoopprocessen kan echter nog veel verder gaan. Hoe dan? We geven je hieronder een idee van de mogelijkheden op verschillende niveaus en binnen verschillende processen.
Strategisch niveau
Organisaties zien inkoop vaak nog als een operationeel proces. Beslissingen rondom inkoop, contracten en leveranciers kunnen echter van grote betekenis zijn voor organisatiedoelstellingen. Door digitalisering kun je als inkooporganisatie efficiënter opereren, meer toegevoegde waarde leveren, beter in control komen en beter sturen op duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen. Hoe fijn zou het zijn als je op managementniveau een signaal krijgt als er onnodige inkopen worden gedaan, of dat er een niet-duurzame leverancier is gekozen?
Spendanalyse
Als je tienduizenden facturen per jaar verwerkt, heb je aan data geen gebrek. Met een goede tool kun je inzichtvolle spendanalyses maken. Zo krijg je een blik op wat je als organisatie spendeert in welke inkoopcategorieën. Wat geef je bijvoorbeeld uit aan kantoorbenodigdheden, aan software of aan externe inhuur van personeel? Hoe meer gestandaardiseerde data, hoe bruikbaarder de uitkomsten.
Inkoopplanning en performance
Een ander vlak waarop je kunt digitaliseren is inkoopplanning en performance. Bij grotere organisaties zijn vaak meerdere inkopers werkzaam. Met welke taken zijn die eigenlijk dagelijks bezig en wat zijn daarvan de resultaten? Er zijn tools om dat inzichtelijk te maken. Zo kun je zien aan welke projecten de inkoopafdeling werkt, hoeveel tijd dat kost en wat het oplevert. En: of dit strookt met de organisatiedoelstellingen.
Een bijkomend voordeel van het digitaliseren van de inkoopplanning: met een goede inschatting van de capaciteit van de inkoopafdeling kun je inkopers ‘vrijspelen’ voor risicomitigatie. Denk aan het thema leveringszekerheid. Met voldoende capaciteit kun je een inkoper bijvoorbeeld inzetten om een tweede leverancier voor een kritieke grondstof te zoeken, zodat je niet afhankelijk bent van één leverancier.
Tactisch inkopen: van marktanalyse tot leveranciersselectie
Ook het proces van inkoopstrategie tot marktanalyse tot leveranciersselectie (Source-to-Contract) is te automatiseren. Er is tooling beschikbaar die het tenderproces structureert en efficiënter maakt, ondersteunt bij het beoordelen van offertes en bij leveranciersselectie verschillende scenario’s doorrekent. Kortom, de software neemt werk uit handen. Zo kunnen inkopers meer projecten per jaar uitvoeren. Handig, toch?
Contract- en leveranciersmanagement
Leverancier gevonden? Digitalisering helpt eveneens bij de vervolgstap: het opstellen van contracten. Met templates en tekstvoorstellen gaat dat een stuk sneller. En: met slimme workflows verloopt het redigeren en goedkeuren van contracten efficiënter.
Loopt het contract eenmaal, dan zijn er softwarefunctionaliteiten om het contract te beheren, belangrijke milestones te signaleren en om het naleven van afspraken te checken. Komt de leverancier de gemaakte overeenkomst, levertijden en het Service Level Agreement (SLA) na? Door digitalisering krijg je vanzelf alerts over dit soort zaken.
(Te) veel keuze uit IT-oplossingen voor inkoop
Voor al die processen die we hierboven noemen zijn talloze IT-oplossingen beschikbaar. Bekijk voor de grap maar eens deze procurement technology market map. Je zou er haast duizelig van worden. Wat te doen? Kies je voor een pakket zodat je alles geïntegreerd hebt in één oplossing? Of ga je voor de beste software per proces? Het is waarschijnlijk geen overbodige luxe om hierbij de hulp van een leveranciersonafhankelijk inkoopadviesbureau in te schakelen…
Digitalisering vraagt om verandermanagement
Digitalisering van inkoop wordt vaak gezien als een ‘feestje van de inkoopafdeling’. Onderschat niet: bijna alle medewerkers van een organisatie krijgen met inkoop te maken, je moet rekening houden met leveranciers én de uiteindelijke (interne) klant. De impact van inkoop is groot.
Mensen vinden het comfortabel om te doen wat ze al jaren doen. Een digitale transformatie vraagt van je personeel soms nieuwe vaardigheden. Medewerkers die zich nu op operationeel niveau bezighouden met het inkoopproces, moeten misschien wel groeien naar een tactisch of strategisch niveau.
Meer lezen?
Of je nu CFO, inkoopprofessional of IT-manager bent, Emeritor denkt graag mee over het digitaliseren van inkoopprocessen. Over die eerste stap – Purchase-to-Pay – schreven we een whitepaper. Benieuwd welke voordelen een goed ingericht Purchase-to-Pay-proces heeft? Lees de whitepaper hier.