“Bonden doen inkoop erbij. Dan haal je niet het maximale eruit”

Van het formuleren van inkoopdoelstellingen tot het doen van een marktonderzoek. En van het vinden van de juiste leverancier tot het implementeren van de ingekochte dienst. Inkoop is een vak. Toch zien veel bedrijven en organisaties dat nog onvoldoende. NOC*NSF ziet het wel.

Auteur: Guus Peters

Verstand van de kwaliteit, pasvorm of comfort van een basketbaltenue heeft hij niet. Wel weet Fulco van Esveld als inkoopspecialist van Emeritor alles op het gebied van inkoop. Met hun kennis ondersteunde Emeritor de basketbalbond tijdens de selectieprocedure van een nieuwe kledingleverancier. Samen met de bond wisten zij de sponsorbijdrage te optimaliseren zodat binnen het beschikbare budget meer kleding ingekocht kon worden. “Het realiseren van dit soort deals is onze expertise”, zegt Van Esveld. Inkopen is een vak apart. Toch zien veel bedrijven en organisaties het nog altijd niet zo, merkt Van Esveld. Uit ervaring weet hij dat inkoop veelal een ondersteunende afdeling is binnen organisaties. De reden: het behoort vrijwel nooit tot het primaire proces van een organisatie. Daardoor blijven veel kansen onbenut.

De samenwerking tussen de basketbalbond en Emeritor laat volgens Van Esveld zien hoe het ook kan. De inkoopdienstverlener begeleidt NOC*NSF en een aantal aangesloten bonden, waaronder de basketbalbond, nu ongeveer anderhalf jaar en helpt hen om onder de naam van NLsport een centrale inkoopafdeling op te zetten waarbij op den duur (het liefst) alle 75 sportbonden zich hebben aangesloten. Het moet ervoor zorgen dat gezamenlijke afspraken worden gemaakt en professionals de collectieve inkoop op zich nemen.

Van Esveld: “Nu maken bonden los van elkaar soms verschillende afspraken met dezelfde leverancier, omdat ze van elkaar niet weten dat ze zakendoen met die leverancier. Als je dat beter op elkaar afstemt, kun je daar veel meer voordeel uit halen. Daarvoor heb je mensen nodig die het inkoopvak kennen. Nu doen medewerkers van bonden het inkoopproces erbij. Dan kom je een heel eind, maar haal je niet het maximale eruit.”

Niet alleen kostenbesparing

Van Esveld merkt dat veel organisaties bij inkoop gefocust zijn op kostenbesparingen. Terecht, merkt hij op. Maar hij voegt daar direct aan toe dat voor hem als inkoopspecialist nog twee pijlers belangrijk zijn: waardecreatie en risicobeheersing. Het zijn volgens hem deze drie aspecten waar een inkoopdienstverlener zijn meerwaarde kan tonen. “Bij de kostenbesparing probeer je de prijs te reduceren. Maar het kan ook zijn dat de focus meer ligt op de waardecreatie. Dan kijk je bijvoorbeeld naar de kwaliteit van de producten die je inkoopt of het niveau van de dienstverlening. En bij risicobeheersing ligt de nadruk op het afdekken van risico’s wanneer noodzakelijk. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je jouw producten toch geleverd krijgt als de leverancier in deze coronatijd omvalt?”

NOC*NSF heeft een stuurgroep collectieve inkoop opgezet. Onder begeleiding van Emeritor is het de bedoeling dat er uiteindelijk een eigen professionele inkoopafdeling komt. Om dat te bereiken, is het maken van stappen in inkoopvolwassenheid nodig. Van gefragmenteerde naar gestructureerde inkoop. Van gestructureerde naar gecoördineerde inkoop. Als dat is gelukt, ga je naar een geïntegreerde toeleveringsketen of een geoptimaliseerde waardeketen. Dus met de leveranciers, of uiteindelijk met de klant erbij een zo efficiënt en concurrerend mogelijke voortbrengingsketen inrichten.

De specialisten van Emeritor ondersteunen de stuurgroep van NOC*NSF van de eerste naar de tweede stap en van de tweede naar de derde stap. “We kunnen een nog niet bestaande inkooporganisatie vormgeven en begeleiden ze naar gecoördineerde inkoop”, aldus Van Esveld. “Zodra dat staat doen wij een stapje terug en vormen wij een flexibele schil.” Tot die tijd neemt Emeritor NOC*NSF en de bonden bij de hand op weg naar inkoopvolwassenheid. Door collectief in te kopen hoeft niet elke bond alle kennis in huis te hebben. Van Esveld: “Een kleine bond waar maar een paar mensen werken, heeft
misschien geen specialisten op het gebied van inkoop, dus doen ze het zelf maar. Door de krachten en kennis te bundelen hoeven zij het niet meer zelf te doen.”

Om dat goed op elkaar af te stemmen is het belangrijk om inkoopdoelstellingen en een strategie te bepalen. Wat heb je nodig? Welke leveranciers zijn daarvoor op de markt? Hoe voer ik het marktonderzoek uit? Wie is de beste leverancier? Hoe stel je contracten op? En hoe implementeer je deze? “Het is een proces dat wij continu doorlopen”, zegt Van Esveld. Niet voor niks. Gemiddeld wordt maar liefst 52 procent van de begroting van een bond besteed aan inkoop. Met uitschieters naar onder en naar boven, tot wel tachtig procent van de begroting. Met inkoop wordt alles bedoeld waar een factuur van een externe partij tegenover staat. “Als je weet dat inkoop zo’n groot deel van de begroting opslokt, heeft dat natuurlijk een grote impact op heel je organisatie.”

Inkooploket

Van Esveld benadrukt daarbij dat het niet zo is dat Emeritor het hele inkoopproces overneemt, maar dat het in nauwe samenwerking gaat met de desbetreffende bond of bonden. “De selectieprocedure voor een nieuwe kledingleverancier voor de basketbalbond is daar een sprekend voorbeeld van. Wij pretenderen geen verstand van de pasvorm en kwaliteit van de kleding te hebben, maar weten wel hoe je bepaalde onderhandelingsstrategieën toepast en hoe je de kosten uiteindelijk kunt drukken.” Op dezelfde manier werkt het wanneer meerdere bonden collectief iets willen inkopen. “Veel bonden weten nu niet van elkaar waar ze behoefte aan hebben of met welke leveranciers ze schakelen. Wij proberen dat op elkaar af te stemmen en over de sport heen te kijken. Hoe meer volume en hoe aantrekkelijker je bent als klant, hoe sterker je positie is.

Zo hebben we bijvoorbeeld een mantelovereenkomst gesloten met Ricoh Nederland.” Aan de hand van de expertise van Emeritor moet onder de naam van NLsport een specifiek loket voor collectieve inkoop ontstaan, met een eigen inkoopafdeling die is bemand door professionele inkopers. Want net als marketing en sales is ook inkoop een vak. En bovendien een domein waar kansen liggen. Hoe meer bespaard wordt op inkoop hoe meer overblijft voor de sport en sporters. “Kijk maar naar de basketbalbond. De besparing die we hebben bereikt bij de kledingleverancier kunnen ze nu ergens anders voor gebruiken.”

---

Bovenstaande artikel is afkomstig uit een special van het NOC*NSF. U kunt hieronder de hele special downloaden door op het logo te klikken.

impact van inkoop

Meer weten?

Download onze whitepaper 'De Impact van Inkoop'