BVP: prestatie-inkoop nader toegelicht (1)

BVP staat voor ‘Best Value Procurement’ (ook wel ‘Prestatie-inkoop genoemd) en is een inkoopmethodiek waarbij een aantal aspecten wezenlijk anders zijn als bij een ‘normaal’ inkoopproject.  

BVP staat voor ‘Best Value Procurement’ (ook wel ‘Prestatie-inkoop genoemd) en is een inkoopmethodiek waarbij een aantal aspecten wezenlijk anders zijn als bij een ‘normaal’ inkoopproject. Hieronder de belangrijkste:

Optimaal gebruik expertise

BVP gaat uit van het optimaal gebruik maken van de expertise van de leverancier in plaats van dat een opdrachtgever in detail voorschrijft wat hij wil hebben. De leverancier krijgt hierbij de ruimte om zijn kennis in te zetten, hij is immers de expert. De opdrachtgever hoeft zo minder kennis te hebben van alle (detail)mogelijkheden en varianten. De uitvraag dient daarmee zo functioneel mogelijk te zijn en uit te gaan van het ‘wat’ en niet van het ‘hoe’. Dus niet ‘Ik wil een boormachine kopen van X Watt, Y spindel en Z aandraaimoment’ maar ‘Ik wil volgende week een schilderij ophangen’. Een boormachine kan natuurlijk ook gehuurd worden, of er kan iemand langskomen met een boormachine, daarnaast is montagekit misschien wel beter of biedt een schilderij-rail veel toegevoegde waarde.
Door minder voor te schrijven wordt de leveranciers de kans gegeven zich te onderscheiden en wordt een betere oplossing verkregen. Ook bespaart het tijd om geen uitgebreid PVE te hoeven maken. Bij BVP worden daarom alleen de scope en de projectdoelstellingen in detail beschreven, leveranciers krijgen hierna de ruimte om op basis van hun kennis en expertise een oplossing aan te bieden.

Plafondprijs

BVP gaat uit van een plafondprijs en deze wordt in de aanbestedingsdocumenten expliciet genoemd. Een opdrachtgever geeft hiermee aan dat hij de beste oplossing voor dit bedrag wil hebben en dus niet meer een oplossing die voldoet aan zijn ‘programma van eisen’ voor het laagste bedrag. Vergelijk het met het kopen van een auto, ook dan wil je de beste auto voor je budget.

Kansen – Risico´s

BVP gaat onder andere uit van het beoordelen van een leverancier op basis van de kansen en risico’s die hij ziet. Daarnaast wordt door middel van interviews met ‘sleutelfunctionarissen’ onderzocht of een leverancier het vraagstuk doorgrond en overziet. Pas later wordt met de voorkeursleverancier het aanbod in detail besproken en uitgewerkt.

Leveranciersvertrouwen

BVP gaat daarmee uit van vertrouwen in de leverancier. De leverancier dient bij de aanbesteding overtuigend aan te tonen het vraagstuk aan te kunnen en de risico’s te kunnen managen, daarna bij de implementatie neemt bij het voortouw (en verantwoordelijkheid), ook in het managen van de (interne) risico’s. Dit vraagt om vertrouwen en een andere manier van samenwerken tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer in de uitvoeringsfase.

Kan BVP altijd?

Is BVP geschikt voor alle inkoopvraagstukken? BVP past bij het ene vraagstuk beter dan bij het andere. Als een bedrijf alleen een stuk of wat laptops nodig heeft en de specificaties hiervan heel duidelijk kan benoemen is BVP niet wenselijk. In dit geval ligt een ‘normale’ aanbesteding, waarbij de prijs een zeer hoge waardering krijgt, meer voor de hand. Op basis van BVP wordt deze uitvraag onnodig complex (met een kansen- en riscodossier, interviews, etc).
Ook heel complexe aanbestedingen waarbij zowel de opdrachtgever als de mogelijke opdrachtnemers het vraagstuk niet goed kunnen overzien (b.v. complexe ICT projecten) lenen zich niet voor BVP. Als het vraagstuk door de leveranciers niet goed is af te bakenen zullen zij nooit een goede calculatie kunnen maken en niet offreren. In dit geval ligt een concurrentiegerichte dialoog meer voor de hand (of een vergelijkbare procedure in de private sector).
In het algemeen past BVP het beste bij inkoopvraagstukken:

  • Waarvan het moeilijk is een complete en heldere specificatie te maken.
  • Waarvan de opdrachtgever weinig kennis heeft en/of het veel tijd kost deze kennis op te doen.
  • Waarbij het wenselijk is te varen op de kennis van de leverancier(s).
  • Waarbij een oplossing wordt gezocht die aansluit bij (standaard) marktoplossingen waarbij de ‘standaard’ oplossing van de leverancier een grote rol speelt.
  • Waarbij de laagste prijs minder belangrijk is maar een hoge kwaliteit juist wel, uiteraard binnen budget.

BVP is dus niet geschikt voor alle inkoopvraagstukken, het is daarom belangrijk om dit bij het bepalen van de inkoopstrategie goed uit af te wegen.